Minderung des Vertragsrisikos: 8 Best Practices, die Sie befolgen müssen

Wenn es einen roten Faden gibt, den Sie in jeder Organisation verfolgen und verwenden können, um die Gesundheit und das Wohlergehen eines Unternehmens zu verfolgen, dann ist es der Vertragslebenszyklus. Eine schlechte Klausel hier oder eine unartikulierte Formulierung dort kann das Unternehmen schnell einer Vielzahl von Vertragsrisiken aussetzen.

Es ist nicht einfach, Ihren Vertrag jedes Mal richtig zu machen, aber auch nicht unmöglich, wenn Sie die richtigen Tools und Techniken verwenden. Es erfordert Sorgfalt, Liebe zum Detail und einen optimierten Prozess, bei dem die neuesten Strategien zur Minderung des Vertragsrisikos zum Einsatz kommen.

Mit einer effektiven Strategie zur Minderung des Vertragsrisikos können Sie die unbekannten Gewässer der kontinuierlichen Unterbrechung, Innovation und geschäftlichen Agilität navigieren.

Was ist Vertragsrisikominderung?

Vertragsrisikominderung ist der Prozess der Identifizierung, Bewertung und Begrenzung der Risikoexposition in Ihrem Unternehmen. Es hängt von einer strategischen Bewertung aller potenziellen Gefahren ab, denen eine Organisation während des Betriebs ausgesetzt sein kann.

Auch wenn Sie möglicherweise nicht in der Lage sind, jedes Risiko zu managen oder vorherzusehen, können Sie verschiedene Situationen einplanen, um deren Auswirkungen auf das Unternehmen zu verringern. Die gleiche Regel gilt für alle Geschäftsvereinbarungen, die Ihr Unternehmen unterzeichnet.

Ein effektiver Contract Lifecycle Management (CLM)-Prozess stellt die Risikominderung in den Vordergrund jeder Geschäftsvereinbarung. Ohne eine angemessene Risikominderungsstrategie, die Ihren Vertragsprozess vorantreibt, können Unternehmen laut Analysten von KPMG und World Commerce and Contracting 9 % ihres Wertes verlieren. Wenn Sie Ihr CLM in den Mittelpunkt Ihrer digitalen Transformation stellen, können Sie Risiken mithilfe eines kollaborativen Frameworks identifizieren, bewerten und mindern.

So managen Sie Vertragsrisiken effektiv

Vertragsmanagement ist eine Disziplin, die alle Elemente Ihres Unternehmens betrifft. Es regelt Ihre Mitarbeitervereinbarungen, Partnerschaften, Lieferantenleistung und fast alle anderen Facetten der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Rechtsanwälte, Vertragsmanager und Beschaffungsteams verstehen die inhärenten Risiken jeder Geschäftsvereinbarung, wissen aber auch, dass das effektive Management der Risiken den Vertragsprozess verlangsamt.

Ein effektives Risikomanagement während jeder Iteration des Vertragsprozesses erfordert eine agile Organisation, die effektiv auf Änderungen reagieren kann.

Dynamisches Risikomanagement erfordert drei Schlüsselkomponenten:

1. Verbesserte Risikoerkennung – Entwicklung einer Fähigkeit, aufkommende Bedrohungen anhand von Datenpunkten innerhalb und außerhalb des Unternehmens vorherzusagen, vorherzusehen und zu beobachten. Unternehmen müssen diese Datensätze verwenden, um das Ausmaß der Risiken, die Auswirkungen und die Dauer sowie den Plan zur effektiven Reaktion auf Risiken zu quantifizieren.
2. Abgegrenzte Risikobereitschaft – Dynamisches Eingehen zusätzlicher Risiken unter Nutzung der Wachstumsstrategie, des aktuellen Werts und der Fähigkeiten zur Risikominderung und -kontrolle der Organisation, wenn möglich. Dieser Ansatz lässt jede verantwortliche Ressource wissen, was das richtige Maß an akzeptablem Risiko ist und wo der richtige Schwellenwert festgelegt werden muss.
3. Entwicklung von Risikomanagementstrategien – Etablieren eines Risikomanagementansatzes in Ihrer Organisation, der Feedback und Leistungsindikatoren generiert, um über Änderungen in Ihrer Strategie zu informieren. Dazu gehört, wie Risiken auf der Grundlage interner und externer Faktoren reagiert, eingegangen oder gemindert werden.

Um einen Rahmen für das Risikomanagement zu schaffen, der effektiv auf Änderungen reagieren kann, empfiehlt McKinsey & Company, fünf verschiedene Maßnahmen zu ergreifen.

Quelle: McKinsey & Company

Nach welchen allgemeinen Vertragsrisikoarten sollten Sie Ausschau halten?

Da Verträge einer der wichtigsten Container für die Verlagerung von Risiken durch das Unternehmen sind, sollte jede Änderung Ihrer Strategie in jeder Phase Ihres CLM die folgenden vier vertraglichen Risikoarten berücksichtigen.

1. Regulatorische und rechtliche Risiken

Da moderne Unternehmen über traditionelle Territorien hinaus expandieren, wachsen die rechtlichen und regulatorischen Compliance-Risiken exponentiell. Diese Elemente beinhalten normalerweise einen Vertragsbruch, der das Potenzial für rechtliche Verantwortlichkeit und Rechtsstreitigkeiten birgt.

Ein Verstoß dieser Art kann Compliance-Verstöße gegen regulatorische Rahmenbedingungen beinhalten wie:

• Service Organization Controls ( SOC) 2 Typ 2 – Berichte und Audits für alle Datensicherheitsverfahren, -prozesse und -technologien
• Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) – Bewahrt den Datenschutz und die Sicherheit von Kreditkarteninformationen
• Federal Information Security Management Act ( FISMA) – Regelt die Datensicherheit bei Bundesorganisationen
• Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA) – Schützt persönlich identifizierbare Informationen (PII)
• Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act ( HITECH Act) – Fördert die Einführung von Technologien zur Verbesserung elektronischer Patientenaktensysteme (EHR).
• Arbeitssicherheits- und Gesundheitsgesetz ( OSHA) – Ziel ist es, sicherere Arbeitsbedingungen für alle Mitarbeiter zu schaffen
• Sarbanes-Oxley Act (SOX) – Regelt die Praktiken zur Führung von Finanzunterlagen in börsennotierten Unternehmen

Die obige Liste ist nicht umfangreich, da das rechtliche und regulatorische Risiko jedes Unternehmens von seiner Geschäftstätigkeit und seiner geografischen Präsenz abhängt. Für Unternehmen, die in der Europäischen Union (EU) geschäftlich tätig sind, gilt zusätzlich die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dasselbe gilt für Unternehmen, die in Kanada (PIPEDA) oder Staaten wie Kalifornien (CCPA) tätig sind.

Die größten Risiken bestehen hier in der Verletzung der Privatsphäre oder der fehlenden Sicherung personenbezogener Daten. Es gibt auch zusätzliche Risiken wie Diebstahl von geistigem Eigentum (IP), Verwendung der falschen Sprache in Klauseln, unkontrollierte Offenlegung von Informationen, unzureichende Versicherungs- oder Lizenzpraktiken und allgemeine Rechtsstreitigkeiten.

2. Sicherheitsrisiken

Viele der oben aufgeführten Rechtsakte befassen sich ausschließlich mit dem Datenschutz, aber es gibt zusätzliche Sicherheitsrisiken, die Sie bei der Bewertung Ihrer Strategie berücksichtigen sollten. Jede unerwünschte Zerstörung von Daten, unbefugter Zugriff und unbefugte Verbreitung von Informationen oder Verletzung von Unternehmenssystemen kann zu einer Vielzahl von Problemen für das Unternehmen führen.

Da Verträge viele dieser sensiblen Informationen enthalten, sollten Sie diese als Teil der inhärenten Risiken bei der Optimierung Ihres CLM berücksichtigen. Das Risiko, dass diese Informationen in die falschen Hände geraten, ist beträchtlich, wenn man bedenkt, wie viel Korrespondenz und Kommunikation während der verschiedenen Vertragsphasen stattfinden.

Das Risiko steigt exponentiell, wenn Sie ungesicherte Methoden verwenden, um Vertragsinformationen zwischen Parteien zu übermitteln. Sie können sich auch durch unzureichende Schulungen, ineffektive Datenschutzrichtlinien oder laxe Berechtigungen und Zugriffskontrollen Sicherheitsrisiken aussetzen.

Insbesondere Datenschutzverletzungen stellen angesichts der stetigen Zunahme von Cyberkriminalität und deren verheerenden Auswirkungen auf Unternehmen ein enormes Risiko dar. Angreifer fingen an, Anwaltskanzleien ins Visier zu nehmen, da diese Unternehmen einen Schatz an Informationen speichern, verwalten und für Kunden aufbewahren. Die Verwaltung der Sicherheitsrisiken in Ihrem CLM-Prozess bleibt eine der größten Herausforderungen für moderne Unternehmen.

3. Finanzrisiken

Versäumte Verpflichtungen, unzureichende Gewährleistungen oder Schadensfälle setzen die Organisation finanziellen Risiken aus. Es gibt unzählige Szenarien, in denen sich diese Situationen in den Vertragsprozess einschleichen, wenn die Risikominderung keine Priorität für das Unternehmen hat. Diese beinhalten:

• Kreditrisiken – Umfasst eine Vielzahl von Risiken, wie z. B. den Ausfall einer Gegenpartei, die die vertraglichen Verpflichtungen nicht erfüllt
• Liquiditätsrisiken – Beschreibt die Fähigkeit, einen Vertrag vor Fälligkeit auszuzahlen, ohne unannehmbare Verluste zu erleiden
• Asset-Backed-Risiken – Sind Finanzstrukturen zur Trennung und Minderung von Risiken unter Verwendung von Instrumenten zur Verbriefung des Risikos der Organisation
• Aktienrisiken – Beinhaltet jede Aktienposition in einem anderen Unternehmen oder Unternehmen, die Ihr Unternehmen zusätzlichen finanziellen Risiken aussetzen kann, wenn dieses Unternehmen nicht funktioniert und die Aktie fällt oder Ihre Gewinne nicht dem Wert entsprechen, den Sie investiert haben

Finanzielle Verluste können auf der Käuferseite (Kreditorenbuchhaltung) oder Verkäuferseite (Debitorenbuchhaltung) auftreten. Die Minderung dieser Risiken ist Teil einer umfassenderen Geschäftsstrategie, kann sich aber dennoch auf einzelne Vereinbarungen auswirken, wenn Sie nicht über die richtigen Kontrollen verfügen. Häufige Ursachen können fehlende Eckdaten aus Verträgen (einschließlich Evergreen-Klauseln), kennzahlenabhängige Vergütungsschwankungen oder nicht durchsetzbare Kündigungsklauseln aufgrund falscher Rechtssprache sein.

4. Markenschaden

Jede Organisation ist auf einen guten Ruf angewiesen, dessen Aufbau Jahrzehnte dauern kann. Zu den Markenrisiken zählen Reputations-, Anerkennungs- und Bekanntheitsschäden, die sich auf die Moral der Mitarbeiter, die Kundenloyalität und die öffentliche Wahrnehmung auswirken können.

Die Gewährleistung der Markensicherheit hängt davon ab, negative Wahrnehmungen zu begrenzen, die durch Assoziationen oder Versäumnisse bei der effektiven Reaktion auf einen Vorfall entstehen können.

Markenschäden können auftreten, wenn:

• Unternehmen behandeln Mitarbeiter schlecht
• Informationen über Unternehmenspraktiken gelangen an die Öffentlichkeit
• Ein Vorfall tritt wie eine Datenschutzverletzung oder ein Informationsleck auf
• Die Organisation verfügt nicht über angemessene PR- oder Medienarbeitsstrategien

Markenschäden und -risiken sind ohne spezifische Klauseln in Bezug auf das Image und die Ethik einer Organisation als Teil der Vereinbarung schwer zu quantifizieren und zu mindern.

Warum sollten Sie Vertragsrisiken mindern?

Obwohl kein Unternehmen alle vertraglichen Risiken vermeiden kann, müssen Sie das Risiko mithilfe einer ausgewogenen Strategie auf ein akzeptables Maß begrenzen. Wenn Unternehmen vertragliche Risiken nicht mindern, können die Auswirkungen katastrophal für die Marke, die finanzielle und betriebliche Gesundheit Ihres Unternehmens sein.

Das Vertragsmanagement umfasst in der Regel mehrere Stakeholder mit konkurrierenden Interessen. Jeder von ihnen stützt sich auch auf eine Vielzahl von Tools und Technologien, um den Betrieb zu verwalten. Der Vertragsprozess muss all diese Interessen unterstützen, gleichzeitig das Risiko begrenzen und ein effizientes CLM im gesamten Unternehmen sicherstellen.

Implementierung eines ausgewogenen Ansatzes zur Minderung des Vertragsrisikos

Zusammen mit den Bemühungen um die digitale Transformation sollten Unternehmen einen ausgewogenen Ansatz zur Minderung des Vertragsrisikos verfolgen. Sie können dies tun, indem Sie:

• Akzeptable Risiken gegen den Wert neuer Chancen messen
• Vergleichen Sie die aktuellen Einnahmen mit etwaigen zusätzlichen Kosten
• Bewertung des Innovationspotenzials anhand von Compliance-Anforderungen

Mit einer digitalen Vertragsmanagementlösung können Unternehmen die erforderlichen Minderungsstrategien zum Schutz vor betrieblichen, finanziellen und Markenrisiken festlegen.

Best Practices zur Minderung von Vertragsrisiken

Die Einrichtung eines Rahmens, der Ihr Risiko während des Vertragsabschlusses konsequent mindert, sollte Teil Ihrer Governance-, Risiko- und Compliance-Strategie (GRC) sein. Sie können diesen Schritten folgen, um eine effektive Strategie zur Minderung des Vertragsrisikos zu entwickeln.

1. Identifizieren Sie Vertragsrisiken

Der erste Schritt besteht darin, Ihr aktuelles Risikoprofil zu verstehen, indem Sie ermitteln, wo jedes Risiko in Ihren aktuellen Vereinbarungen besteht . Sie sollten jeden Vertrag auf die oben genannten Risikoarten überprüfen und diese in Ihrer Bewertung aufführen.

Sie sollten sich auch Ihren aktuellen CLM-Prozess ansehen und feststellen, wo Risiken in den Workflow eintreten, um zu verstehen, wo Sie zusätzliche Kontrollen einrichten müssen.

2. Risiken bewerten und bewerten

Sobald Sie verstanden haben, wo Risiken bestehen, müssen Sie jedes nach den erwarteten Folgen und der Eintrittswahrscheinlichkeit bewerten . Auf diese Weise können Sie eine Scorecard Ihrer aktuellen Risikoexposition erstellen und Prioritäten setzen, wo Sie mit Ihren Minderungsbemühungen beginnen müssen. Überall dort, wo Sie das Risiko nicht eliminieren können, sollten Sie akzeptable Schwellenwerte festlegen, um sicherzustellen, dass Sie die Exposition begrenzen können.

3. Richten Sie ein Vertragsrisikoteam ein

Ausgestattet mit diesen Informationen können Sie damit beginnen, die erforderlichen Kontrollen und Minderungsprozesse in Ihrem Vertragsmodell einzurichten. Dazu müssen Sie ein verantwortungsbewusstes, rechenschaftspflichtiges, konsultiertes und informiertes Modell (RACI) für alle beteiligten Stakeholder erstellen, einschließlich eines Risikoreaktionsplans mit klaren Rollen und Bezeichnungen.

Sie sollten dann die erforderlichen Notfallpläne für Risiken mit höherer Exposition oder Eintrittswahrscheinlichkeit entwickeln und Ihr Team über seine Rollen und Verantwortlichkeiten beim Umgang mit diesen Vorfällen informieren.

4. Digitalisieren Sie den Vergabeprozess

Um es Ihren Teams zu erleichtern, digitalisieren Sie Ihren Vertragsprozess und richten Sie ein zentrales (idealerweise verschlüsseltes) Repository für alle zugehörigen Dokumente und Aufzeichnungen ein. Ihr RACI-Modell hilft Ihnen dabei, die für Ihr digitales System erforderlichen Schlüsselrollen zu identifizieren, und Sie können Ihre Authentifizierung, Autorisierung und Zugriffskontrollen einrichten.

5. Verwenden Sie Warnungen und Benachrichtigungen

Es ist einfacher, alle über Ihre vertraglichen Verpflichtungen auf dem Laufenden zu halten, indem Sie Warnungen und Benachrichtigungen verwenden, die die Vertragsprozesse steuern. Verwenden Sie einen standardisierten Prozess für die gesamte Kommunikation und das Onboarding von Drittanbietern, um Ihre neuen Vertragsanfragen und Dokumentenaufnahmeaufgaben zu rationalisieren.

6. Gehen Sie zuerst mit den größten Risiken um

Sie können Scope Creep verhindern, indem Sie den gesamten Arbeitsumfang (SOW) frühzeitig im Prozess klar definieren. Dies eliminiert auch das Risiko zukünftiger Streitigkeiten und verkürzt die Zeit, die zum Abschluss der Vertragsverhandlungsphase des Lebenszyklus benötigt wird.

7. Optimieren Sie den Entwurfsprozess

Verwenden Sie Klausel- und Vorlagenbibliotheken, um den Entwurfsprozess mit vorab genehmigter Rechtssprache für alle Ihre Bedingungen und Vertragsarten zu optimieren. Sie können Automatisierungstools wie eine Workflow-Engine nutzen, um alle Ihre Geschäftsregeln wie Überprüfungen, Genehmigungen und Klarstellungen zu verwalten.

Verwenden Sie die Versionskontrolle, um alle Änderungen und Dokumentkommentare nachzuverfolgen und einen vollständigen Audit-Trail für jede Vereinbarung zu erstellen. Sie können auch elektronische Signaturen verwenden, um Verträge von überall aus zu genehmigen und so den gesamten Prozess weiter zu optimieren.

8. Überprüfen und optimieren Sie gegebenenfalls

Wenn Sie über einen digitalen Prozess verfügen, können Sie damit beginnen, Analysen über die Effizienz Ihres CLM zu erstellen, um zukünftige Entscheidungen zu treffen. Sie können Verträge nach Risiken gruppieren und sehen, wo Ihre Minderungsbemühungen nicht zu den gewünschten Ergebnissen geführt haben. Verwenden Sie diese Informationen, um Ihre Risikominderungsstrategie ständig zu überprüfen und entsprechend zu optimieren.

Quelle: Contract Logix

Warum sollten Sie eine Vertragsmanagement-Software verwenden?

Die heutige Geschäftslandschaft ist komplexer denn je. Angesichts von Faktoren wie Remote-Arbeit, grenzüberschreitenden Lösungen, Digitalisierung und der Dienstleistungswirtschaft ist die Minderung von Vertragsrisiken ein wesentlicher Bestandteil des Managements eines erfolgreichen Unternehmens.

Die heute verfügbaren Tools und Technologien ermöglichen es, einen robusten Rahmen für die Vertragsrisikominderung von einer zentralen Stelle aus einzurichten. Sie können ein Cloud-fähiges Vertragsmanagementsystem bereitstellen, das gemäß Ihrem spezifischen CLM-Modell vollständig konfigurierbar ist.

Vertragsverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, alle Ihre Vertragsinformationen zu nutzen und Ihre Bemühungen zur digitalen Transformation zu beschleunigen.

Da immer mehr Unternehmen nach digitalen Technologien suchen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, kann die Entscheidung, wo das größte Wertpotenzial liegt, eine Herausforderung darstellen. Da sich Verträge durch die gesamte Organisations- und Betriebsstruktur eines Unternehmens ziehen, ist es sinnvoll, dass die Priorisierung dieser Prozesse Ihnen den größten Nutzen bringt.

Gehen Sie kein Risiko ein

Die Minderung von Vertragsrisiken bleibt eine der Herausforderungen für Rechtsteams und Vertragsmanager auf der ganzen Welt. Neue Vertragsmodelle verlangen von Unternehmen, den strategischen Teil des Entscheidungsprozesses mit Analysen und Daten zu verbinden, die aus der betrieblichen Leistung des Unternehmens generiert werden. Verträge enthalten wichtige Geschäftsinformationen, die Ihnen helfen können, zusätzliches Potenzial zu erschließen und wertvolle Erkenntnisse über die Gesundheit und das Wohlergehen des Unternehmens zu gewinnen.

Vertragsrisiken können Sie nicht ausschließen oder vermeiden. Sie können diese Risiken nur auf ein akzeptables Maß reduzieren. Die effektive Verwaltung von Verträgen mit einem digitalen, vernetzten System liefert Ihnen alle Informationen und Daten, die Sie benötigen, um robuste Kontrollen in Ihrem gesamten CLM einzurichten. Die Minderung des Vertragsrisikos kann Ihnen dabei helfen, Ihre Initiativen zur digitalen Transformation zu beschleunigen und zusätzlichen Nutzen aus Ihren aktuellen Prozessen zu ziehen.

Möchten Sie mehr über Best Practices zum sicheren Speichern Ihrer Dokumente erfahren? Sehen Sie sich diese Kurzanleitung zur Dokumentenspeicherung an.