التخفيف من مخاطر العقود: أفضل 8 ممارسات تحتاج إلى اتباعها

إذا كان هناك خيط واحد يمكنك متابعته من خلال كل مؤسسة واستخدامه لتتبع صحة الشركة ورفاهيتها ، فهي دورة حياة العقد. يمكن أن يؤدي وجود شرط سيئ هنا أو عبارة غير واضحة هناك إلى تعريض المنظمة بسرعة لمجموعة من المخاطر التعاقدية.

الحصول على عقدك بشكل صحيح في كل مرة ليس بالأمر السهل ، ولكنه ليس مستحيلًا أيضًا إذا كنت تستخدم الأدوات والتقنيات المناسبة. يتطلب الاجتهاد والاهتمام بالتفاصيل وعملية مبسطة باستخدام أحدث استراتيجيات التخفيف من مخاطر العقود.

من خلال إستراتيجية فعالة لتخفيف مخاطر العقود ، يمكنك التنقل في المياه المجهولة للاضطراب المستمر والابتكار وسرعة الأعمال.

ما هو تخفيف مخاطر العقد؟

تخفيف مخاطر العقد هو عملية تحديد وتقييم والحد من التعرض للمخاطر عبر مؤسستك. يعتمد ذلك على التقييم الاستراتيجي لجميع المخاطر المحتملة التي قد تواجهها المنظمة أثناء العمليات.

بينما قد لا تكون قادرًا على إدارة أو توقع كل المخاطر ، يمكنك التخطيط لمواقف مختلفة للمساعدة في تقليل تأثيرها على العمل. تنطبق نفس القاعدة على أي اتفاقية عمل توقعها شركتك.

تضع عملية إدارة دورة حياة العقد الفعالة (CLM) التخفيف من المخاطر في مقدمة كل اتفاقية عمل. بدون إستراتيجية مناسبة لتخفيف المخاطر تقود عملية التعاقد الخاصة بك ، يمكن للمؤسسات تسريب 9٪ من القيمة وفقًا للمحللين في KPMG و World Commerce and Contracting. يتيح لك وضع CLM الخاص بك في قلب التحول الرقمي الخاص بك تحديد وتقييم وتخفيف المخاطر باستخدام إطار عمل تعاوني.

كيفية إدارة مخاطر العقود بشكل فعال

إدارة العقود هي نظام يؤثر على كل عنصر من عناصر عملك. إنه يحكم اتفاقيات الموظفين والشراكات وأداء الموردين وتقريباً كل جوانب عمليات الشركة. يتفهم المستشارون القانونيون ومديرو العقود وفرق المشتريات المخاطر الكامنة في كل اتفاقية عمل ولكنهم يعلمون أيضًا أن إدارة التعرض بشكل فعال تؤدي إلى إبطاء عملية التعاقد.

تتطلب إدارة المخاطر بشكل فعال خلال كل تكرار لعملية التعاقد مؤسسة رشيقة يمكنها الاستجابة للتغيرات بفعالية.

تتطلب إدارة المخاطر الديناميكية ثلاثة مكونات رئيسية:

1. تحسين الكشف عن المخاطر - تطوير القدرة على التنبؤ بالتهديدات الناشئة وتوقعها ومراقبتها باستخدام نقاط البيانات من داخل الشركة وخارجها. تحتاج الشركات إلى استخدام مجموعات البيانات هذه لتحديد حجم المخاطر والتأثير والمدة ، والخطة الخاصة بكيفية الاستجابة للمخاطر بشكل فعال.
2. شهية محددة للمخاطر - تحمل مخاطر إضافية بشكل ديناميكي باستخدام استراتيجية نمو المنظمة ، والقيمة الحالية ، وقدرات التخفيف من المخاطر والسيطرة عليها عندما يكون ذلك ممكنًا. يتيح هذا النهج لكل مورد خاضع للمساءلة معرفة المقدار الصحيح للمخاطر المقبولة وأين يتم تعيين الحد الأدنى الصحيح.
3. تطور استراتيجيات إدارة المخاطر - إنشاء نهج لإدارة المخاطر في مؤسستك يولد ردود فعل ومؤشرات أداء للإبلاغ عن أي تغييرات في استراتيجيتك. يتضمن ذلك كيفية الاستجابة أو التعهد أو التخفيف من المخاطر بناءً على العوامل الداخلية والخارجية.

لبناء إطار عمل لإدارة المخاطر يمكن أن يستجيب للتغييرات بشكل فعال ، توصي McKinsey & Company باتخاذ خمسة إجراءات منفصلة.

المصدر: McKinsey & Company

ما هي أنواع مخاطر العقود الشائعة التي يجب أن تبحث عنها؟

نظرًا لأن العقود هي إحدى الحاويات الرئيسية لنقل المخاطر من خلال العمل ، فإن أي تغيير في استراتيجيتك يجب أن يأخذ في الاعتبار أنواع المخاطر التعاقدية الأربعة التالية خلال كل مرحلة من مراحل CLM الخاصة بك.

1. المخاطر التنظيمية والقانونية

مع توسع الأعمال الحديثة خارج المناطق التقليدية ، تنمو مخاطر الامتثال القانوني والتنظيمي بشكل كبير. عادة ما تتضمن هذه العناصر خرقًا للعقد يحمل إمكانية المساءلة القانونية والتقاضي.

يمكن أن يشمل الخرق من هذا النوع حالات فشل في الامتثال للأطر التنظيمية مثل:

• ضوابط مؤسسة الخدمة ( SOC) 2 النوع 2 - تقارير ومراجعات لجميع إجراءات وعمليات وتقنيات أمن البيانات
• معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (PCI DSS) - يحافظ على خصوصية معلومات بطاقة الائتمان وأمانها
• قانون إدارة أمن المعلومات الفيدرالي ( FISMA) - يحكم أمن البيانات في المنظمات الفيدرالية
• قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة لعام 1996 (HIPAA) - يحمي معلومات التعريف الشخصية (PII)
• قانون تكنولوجيا المعلومات الصحية للصحة الاقتصادية والإكلينيكية ( HITECH Act) - يشجع على اعتماد تقنيات لتحسين أنظمة السجلات الصحية الإلكترونية (EHR)
• قانون السلامة والصحة المهنية ( OSHA) - يهدف إلى توفير ظروف عمل أكثر أمانًا لجميع الموظفين
• قانون Sarbanes-Oxley (SOX) - يحكم ممارسات حفظ السجلات المالية في الشركات المتداولة علنًا

القائمة أعلاه ليست واسعة النطاق ، حيث أن التعرض للمخاطر القانونية والتنظيمية لكل مؤسسة سيعتمد على عملياتها وبصماتها الجغرافية. بالنسبة للشركات التي تمارس نشاطًا تجاريًا في الاتحاد الأوروبي (EU) ، سيتم أيضًا تطبيق اللائحة العامة الجديدة لحماية البيانات (GDPR). وينطبق الشيء نفسه على المشاريع التي تعمل في كندا (PIPEDA) أو ولايات مثل كاليفورنيا (CCPA).

تتمثل أكبر المخاطر هنا في التعدي على الخصوصية الشخصية أو الفشل في تأمين معلومات التعريف الشخصية. هناك أيضًا مخاطر إضافية مثل سرقة الملكية الفكرية (IP) ، واستخدام لغة خاطئة في البنود ، والإفصاح غير المنضبط عن المعلومات ، والتأمين غير الكافي أو ممارسات الترخيص ، والنزاعات القانونية العامة.

2. المخاطر الأمنية

تتعامل العديد من الأعمال المذكورة أعلاه بشكل حصري مع خصوصية البيانات ولكن هناك مخاطر أمنية إضافية يجب مراعاتها عند تقييم استراتيجيتك. يمكن أن يؤدي أي إتلاف غير مرغوب فيه للبيانات أو الوصول غير المصرح به إلى المعلومات ونشرها أو خرق أنظمة الشركة إلى مجموعة من المشكلات للمؤسسة.

نظرًا لأن العقود تحتوي على الكثير من هذه المعلومات الحساسة ، يجب أن تضعها في الاعتبار كجزء من المخاطر الكامنة عند تحسين CLM الخاص بك. إن خطر وقوع هذه المعلومات في الأيدي الخطأ كبير عندما تفكر في مقدار المراسلات والاتصالات التي تحدث خلال مراحل التعاقد المختلفة.

تزداد المخاطر بشكل كبير إذا كنت تستخدم طرقًا غير آمنة لتوصيل المعلومات التعاقدية بين الأطراف. يمكنك أيضًا تعريض نفسك لمخاطر أمنية من خلال التدريب غير الكافي ، أو سياسات حماية البيانات غير الفعالة ، أو التراخي في الأذونات وضوابط الوصول.

تشكل انتهاكات البيانات على وجه التحديد خطرًا كبيرًا نظرًا للزيادة المطردة في جرائم الإنترنت والآثار المدمرة لها على الشركات. بدأ المهاجمون في استهداف الشركات القانونية بسبب كنز المعلومات الذي تخزنه هذه الكيانات وتديرها وتحتفظ بها للعملاء. تظل إدارة المخاطر الأمنية في عملية CLM الخاصة بك واحدة من أكبر التحديات التي تواجه الأعمال التجارية الحديثة.

3. المخاطر المالية

الالتزامات الضائعة أو الضمانات غير الكافية أو مشاكل المطالبات تعرض المنظمة لمخاطر مالية. هناك عدد لا يحصى من السيناريوهات حيث تتسلل هذه المواقف إلى عملية التعاقد إذا لم يكن التخفيف من المخاطر من أولويات المنظمة. وتشمل هذه:

• مخاطر الائتمان - تشمل مجموعة متنوعة من المخاطر مثل التخلف عن السداد من جانب الطرف المقابل الذي يفشل في التسليم وفقًا لالتزامات العقد
• مخاطر السيولة - تصف القدرة على سداد العقد قبل أن يصل إلى تاريخ الاستحقاق دون تكبد خسائر غير مقبولة.
• المخاطر المدعومة بالأصول - هي هياكل مالية لفصل المخاطر وتخفيفها باستخدام أدوات لتوريق تعرض المؤسسة
• مخاطر الأسهم - تتضمن أي مركز ملكية في شركة أو مشروع آخر يمكن أن يعرض مؤسستك لمخاطر مالية إضافية عندما يفشل هذا الكيان في الأداء وينخفض ​​المخزون أو لا تساوي مكاسبك القيمة التي استثمرتها

يمكن أن تحدث الخسائر المالية على جانب المشتري (حسابات الدفع) أو البائع (حسابات القبض) من العمليات. يعد التخفيف من هذه المخاطر جزءًا من استراتيجية عمل أكبر ولكن لا يزال من الممكن أن يؤثر على الاتفاقيات الفردية عندما لا يكون لديك الضوابط المناسبة. يمكن أن تشمل الأسباب الشائعة عدم وجود تواريخ رئيسية من الاتفاقيات (بما في ذلك البنود الدائمة الخضرة) ، أو اختلافات التعويض بناءً على مؤشرات الأداء ، أو بنود الإنهاء غير القابلة للتنفيذ بسبب لغة قانونية غير صحيحة.

4. تلف العلامة التجارية

تعتمد كل منظمة على سمعتها التي قد تستغرق عقودًا لتأسيسها. تشمل مخاطر العلامة التجارية الإضرار بالسمعة والاعتراف والوعي الذي يمكن أن يؤثر على معنويات الموظفين وولاء العملاء والتصورات العامة.

يعتمد ضمان سلامة العلامة التجارية على الحد من التصورات السلبية التي يمكن أن تأتي من الجمعيات أو الفشل في الاستجابة لحادث ما بشكل فعال.

قد يحدث تلف العلامة التجارية عندما:

• تعامل الشركات الموظفين معاملة سيئة
• تسريبات معلومات حول ممارسات الشركة للجمهور
• تقع حادثة مثل خرق البيانات أو تسرب المعلومات
• ليس لدى المنظمة استراتيجيات علاقات عامة أو إعلامية مناسبة

من الصعب تحديد الأضرار والمخاطر المتعلقة بالعلامة التجارية والتخفيف من حدتها دون وجود بنود محددة تتعلق بصورة المؤسسة وأخلاقياتها كجزء من الاتفاقية.

لماذا يجب أن تخفف من مخاطر العقد؟

على الرغم من أنه لا يمكن لأي مؤسسة تجنب جميع المخاطر التعاقدية ، إلا أنه يجب عليك الحد من التعرض لمستويات مقبولة باستخدام استراتيجية متوازنة. عندما تفشل المؤسسات في التخفيف من المخاطر التعاقدية ، يمكن أن تكون الآثار كارثية على العلامة التجارية لمؤسستك وصحتها المالية والتشغيلية.

عادة ما تتضمن إدارة العقود العديد من أصحاب المصلحة ذوي المصالح المتنافسة. يعتمد كل منها أيضًا على مجموعة متنوعة من الأدوات والتقنيات لإدارة العمليات. تحتاج عملية التعاقد إلى دعم كل هذه المصالح مع الحد من التعرض للمخاطر وضمان وجود مدير مسئول فعال في جميع أنحاء المؤسسة.

تنفيذ نهج متوازن للحد من مخاطر التعاقد

إلى جانب جهود التحول الرقمي ، يجب على المؤسسات اعتماد نهج متوازن لتخفيف مخاطر التعاقد. يمكنك القيام بذلك عن طريق:

• قياس المخاطر المقبولة مقابل قيمة الفرص الجديدة
• مقارنة الإيرادات الحالية بأي تكاليف إضافية
• تقييم إمكانات الابتكار مقابل متطلبات الامتثال

باستخدام حل إدارة العقود الرقمية ، يمكن للمؤسسات وضع استراتيجيات التخفيف المطلوبة للحماية من المخاطر التشغيلية والمالية والعلامة التجارية.

أفضل الممارسات للتخفيف من مخاطر العقد

يجب أن يشكل إنشاء إطار عمل يخفف باستمرار تعرضك للمخاطر أثناء عملية التعاقد جزءًا من إستراتيجية الحوكمة والمخاطر والامتثال (GRC) الخاصة بك. يمكنك اتباع هذه الخطوات لبناء استراتيجية فعالة للحد من مخاطر العقود.

1. تحديد المخاطر التعاقدية

تتمثل الخطوة الأولى في فهم ملف تعريف المخاطر الحالي الخاص بك عن طريق تحديد مكان وجود كل خطر ضمن اتفاقياتك الحالية. سترغب في مراجعة كل عقد لمعرفة أنواع المخاطر المحددة أعلاه وإدراجها في تقييمك.

يجب عليك أيضًا إلقاء نظرة على عملية CLM الحالية الخاصة بك وتحديد مكان دخول المخاطر إلى سير العمل لفهم المكان الذي ستحتاج فيه إلى إنشاء عناصر تحكم إضافية.

2. تقييم وتسجيل المخاطر

بمجرد أن تفهم مكان وجود المخاطر ، فأنت بحاجة إلى تقييم كل منها وفقًا للعواقب المتوقعة واحتمال حدوثها. يمكّنك هذا من إنشاء بطاقة أداء لتعرضك الحالي للمخاطر وتحديد الأولويات حيث ستحتاج إلى بدء جهود التخفيف الخاصة بك. أينما لا يمكنك التخلص من المخاطر ، سترغب في إنشاء عتبات مقبولة لضمان قدرتك على الحد من التعرض.

3. تكوين فريق المخاطر التعاقدية

باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك البدء في إنشاء الضوابط المطلوبة وعمليات التخفيف في نموذج التعاقد الخاص بك. هذا يتطلب منك إنشاء نموذج مسؤول وخاضع للمساءلة ومستشار ومستنير (RACI) لجميع أصحاب المصلحة المعنيين بما في ذلك خطة الاستجابة للمخاطر مع الأدوار والتعيينات الواضحة.

يجب عليك بعد ذلك وضع خطط الطوارئ اللازمة للمخاطر ذات التعرض العالي أو الميل إلى الحدوث وإبلاغ فريقك بأدوارهم ومسؤولياتهم عند التعامل مع هذه الحوادث.

4. رقمنة عملية التعاقد

لتسهيل الأمر على فرقك ، قم برقمنة عملية التعاقد الخاصة بك وإنشاء مستودع مركزي (مشفر بشكل مثالي) لجميع المستندات والسجلات ذات الصلة. سيساعد نموذج RACI الخاص بك في تحديد الأدوار الرئيسية المطلوبة لنظامك الرقمي ، ويمكنك إعداد المصادقة والتفويض وعناصر التحكم في الوصول.

5. استخدام التنبيهات والإخطارات

من السهل إبقاء الجميع على اطلاع بالتزاماتك التعاقدية باستخدام التنبيهات والإشعارات التي تقود عمليات التعاقد. لتبسيط طلبات العقود الجديدة ومهام استلام المستندات ، استخدم عملية موحدة لجميع الاتصالات والإعداد للأطراف الثالثة.

6. تعامل مع أكبر المخاطر أولاً

يمكنك منع زحف النطاق من خلال تحديد نطاق العمل بالكامل (SOW) بوضوح في وقت مبكر من العملية. سيؤدي هذا أيضًا إلى القضاء على مخاطر النزاعات في المستقبل وتقصير الوقت المستغرق لإكمال مرحلة التفاوض على العقد من دورة الحياة.

7. تبسيط عملية الصياغة

استخدم مكتبات الجمل والنماذج لتبسيط عملية الصياغة باستخدام لغة قانونية معتمدة مسبقًا لجميع البنود والشروط وأنواع العقود. يمكنك الاستفادة من أدوات الأتمتة مثل محرك سير العمل لإدارة جميع قواعد عملك مثل المراجعات والموافقات والتوضيحات.

استخدم التحكم في الإصدار لتتبع جميع التغييرات وتعليقات المستندات وإنشاء مسار تدقيق كامل لكل اتفاقية. يمكنك أيضًا استخدام التوقيعات الإلكترونية لإتاحة إمكانية الموافقة على العقود من أي مكان ، مما يساعد على تبسيط العملية بأكملها.

8. مراجعة وتحسين عند الضرورة

إذا كانت لديك عملية رقمية ، فيمكنك البدء في إنشاء تحليلات حول كفاءة CLM الخاص بك لإبلاغ القرارات المستقبلية. يمكنك تجميع العقود وفقًا للمخاطر ومعرفة المواضع التي لم تقدم فيها جهود التخفيف النتائج التي تريدها. استخدم هذه المعلومات لمراجعة وتحسين إستراتيجية التخفيف من المخاطر باستمرار وفقًا لذلك.

المصدر: Contract Logix

لماذا يجب عليك استخدام برنامج إدارة العقود؟

أصبح مشهد الأعمال اليوم أكثر تعقيدًا من أي وقت مضى. مع عوامل مثل العمل عن بعد والحلول عبر الحدود والرقمنة واقتصاد الخدمة ، يعد التخفيف من مخاطر العقود جزءًا أساسيًا من إدارة مؤسسة ناجحة.

تتيح الأدوات والتقنيات المتاحة اليوم إمكانية إنشاء إطار عمل قوي للتخفيف من مخاطر العقود من موقع مركزي. يمكنك نشر نظام إدارة العقود الممكّن على السحابة والذي يمكن تكوينه بالكامل وفقًا لنموذج CLM المحدد الخاص بك.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة العقود في البدء في الاستفادة من جميع معلومات العقد الخاصة بك وتسريع جهود التحول الرقمي.

نظرًا لأن المزيد من المؤسسات تتطلع إلى التقنيات الرقمية لاكتساب الميزة التنافسية ، فقد يكون تحديد المكان الذي تمثل فيه القيمة الأكبر تحديًا. مع تغلغل العقود في الهيكل التنظيمي والتشغيلي الكامل للأعمال التجارية ، فمن المنطقي أن إعطاء الأولوية لهذه العمليات سيوفر لك أكبر فائدة.

لا تخاطر

يظل التخفيف من مخاطر العقود أحد التحديات التي تواجه الفرق القانونية ومديري العقود في جميع أنحاء العالم. تتطلب نماذج التعاقد الجديدة من الشركات ربط الجزء الاستراتيجي من عملية صنع القرار بالتحليلات والبيانات الناتجة عن الأداء التشغيلي للشركة. تحمل العقود معلومات عمل حيوية يمكن أن تساعدك على إطلاق العنان لإمكانيات إضافية وتوليد رؤى قيمة حول صحة ورفاهية العمل.

لا يمكنك التخلص من مخاطر العقد أو تجنبها. يمكنك فقط تخفيف هذه المخاطر إلى مستوى مقبول. توفر لك الإدارة الفعالة للعقود باستخدام نظام رقمي متصل جميع المعلومات والبيانات التي تحتاجها لإنشاء ضوابط قوية خلال CLM الخاص بك. يمكن أن يساعدك استخدام التخفيف من مخاطر العقود في تسريع مبادرات التحول الرقمي وإطلاق العنان للقيمة الإضافية من عملياتك الحالية.

هل تريد معرفة المزيد حول أفضل الممارسات لحفظ مستنداتك بأمان؟ تحقق من هذا الدليل السريع حول تخزين المستندات.