如何成功進行溝通審核

管理好您的通信從未像現在這樣具有挑戰性。

跨越來越多的平台的實時反應、始終在線的客戶群以及以點擊速度移動的在線世界，所有這些都構成了一項獨特的挑戰。 越來越多的接觸點很容易將您的溝通引向您從未計劃過的方向，這通常會導致缺乏連貫的策略來管理您如何、在何處以及與誰發布您的信息。

可能是時候拔掉電源了，退後一步，重新評估一下。 清楚地了解您希望如何進行溝通，首先要了解您現在的位置。 這意味著要誠實地盤點您的溝通工具箱，並檢查您當前的運營方式如何與您的前進道路保持一致（或不一致）。 這就是溝通審計的用武之地。

什麼是溝通審核？

溝通審核涉及評估您與所有利益相關者保持品牌溝通的情況。 它們通過確定您的溝通與您的品牌形象、價值觀和業務目標的一致性來闡明您與世界互動的方式。 它們還有助於將注意力集中在清晰、一致和適當的聲音經常被忽視的重要性，因為它在不同的受眾、渠道和環境中存在分歧。

溝通審計是一個機會，可以確定哪些工作有效，哪些可以改進，並認識到應該將更多的資源用於這裡，而將更少的資源用於那裡。

審計結果可以揭示隨著時間的推移，當您與各種受眾進行交流時，您在保持統一品牌印象方面的能力如何。 就像財務或績效審計一樣，溝通審計與各種規模的組織相關，需要定期進行，以保持一切井井有條並有助於整體成功。

如果您以前從未關注過通信審計，那麼可能是時候看看您可以做些什麼來做出可以轉化為與他人聯繫方式的重大改進的小改變。 為了幫助您入門，我們制定了一個路線圖，以幫助您更好地了解當前的通信狀態。

進行適當溝通審核的 6 個步驟

深入了解您過去和現在的溝通策略並不像您想像的那麼難。 如果您可以將其分解為您溝通方式的基本方面並從不同的角度看待它，那就特別容易了。 以下六個步驟將有助於創建您自己的溝通審核。

1. 分析您當前的內部和外部溝通範圍

當您開始列出您與各種聯繫人交流的地點數量時，您會感到驚訝。 請記住，與您的品牌相關的一切都很重要。 你數過你的電子郵件頁腳嗎？ 你的電子郵件的主題行怎麼樣？ 您的 YouTube 頻道說明？

無論您的清單是什麼，它都遠遠超出了網站內容、社交媒體帖子、新聞通訊和新聞稿等簡單的事情。 每本小冊子、每一個標誌或橫幅、每條媒體報導甚至是您的徽標——它們都有助於提高您溝通方式的整體有效性。

這一步將有助於讓您了解有多少品牌接觸點，並認識到建立某種一致性需要一個計劃。 就像財務審計中即使是很小的費用也很重要，你的品牌足跡中有很多小部分會影響你的形象。 在確定當前通信的真實範圍時，請確保包括最微小的部分。

2. 評估所有過去和現有的溝通

這可能需要更多的時間投資，但會在它提供的洞察力方面得到回報。 回顧您的通信歷史將更容易識別比其他人發揮更大作用的受眾、平台和問題。

這種關注是否合理，因為它符合您的業務目標，還是可能以犧牲其他東西為代價？ 查看您的溝通結果，它們是否令人滿意，或者您是否可以通過採取不同的方向做得更好？ 有沒有特別突出的錯誤或勝利？ 這裡的關鍵是尋找能表明你是否堅持你的溝通策略的要點。

如果您有足夠的材料跨越足夠長的時間段，您可能能夠識別出您的溝通中的一種增長或演變。 它是如何改變的，為什麼？ 這是一個有意識的決定還是只是發生了？ 現在更好還是當時更好？ 如果您回顧過去的溝通策略的某些方面並認為“我不敢相信我們做到了”，這是否表明您已經朝著正確的方向發展，或者您是否遠離了一些行之有效的東西？

3. 從員工、客戶、利益相關者和普通受眾那裡收集見解

你必須以謙遜和開放的心態來完成這一步。 從關鍵利益相關者那裡獲得反饋對於任何溝通審計都是絕對必要的，因為主要目標之一是了解他們對您的溝通的看法。

你得到的答案可能有點刺痛，但在強調優勢和劣勢時，這些反饋是可用的寶貴指南之一。 將您的溝通策略視為亞馬遜上的產品。 這一步就是直接進入客戶評論。

獲得這種反饋的過程在某種程度上取決於您的組織規模和溝通活動的範圍。 所涉及的物流甚至可能需要第三方的參與來組織焦點小組、調查、與管理層和員工的訪談等。

關鍵是要從盡可能多的聲音中獲得意見，甚至可以擴展到包括尊貴的客戶甚至您當地的社區。 向所有人敞開大門，但要特別重視能夠根據參與創作過程的經驗對您的溝通進行最佳評估的員工。 您可能會對自己的同事從未分享過的偉大想法感到驚訝，因為正如他們所說：您從未問過！

4. 進行 SWOT 分析

首先，快速提醒任何需要它的人。 SWOT分析是任何戰略中涉及的優勢、劣勢、機會和威脅的直觀表示。 在這種情況下，它是關於幫助確定您的溝通策略是推動您實現業務目標還是將您拉走。

SWOT 簡單矩陣有助於突出顯示要使用和構建的資產、要解決和修復的漏洞，將重點放在快速進展的機會上，並提醒您要避免的危險。

同樣，就像財務審計一樣，公司的溝通績效狀況可以部分基於對宏觀因素和更大商業環境的相同戰略評估。 對幾個簡單問題的誠實回答有助於對你的表現質量進行現實的評估。

你擅長什麼？ 你怎樣才能變得更好？ 你的重點應該在哪裡？ 您是否需要改進您正在做的事情或完全改變方向？ 將所有內容都以 SWOT 分析的形式進行分析有助於整理您的想法並闡明您對當前策略的思考方式。

如果你能更好地了解什麼對你有用、你需要改變什麼、你面前有什麼機會以及如果你不這樣做可能會傷害你，你就會知道這一步很有用現在不修了。

5. 創建一個未來的溝通策略模型

至此，您應該開始更好地了解當您轉向未來時事物的外觀。 您可以在充分了解渠道和受眾之間的配對的基礎上做出決策。 您了解您的傳播範圍，從最小的媒體提及到最大的品牌平台。

您已經對過去和現在的工作進行了清點，並從中挖掘出對您運營方式演變的見解。 來自一系列聯繫人的廣泛反饋讓您更深入地了解您的工作是如何被感知的，您甚至使用戰略圖表來製定未來的行動計劃。

創建未來溝通策略的模型可作為新課程的行動計劃和模板。 你的實際未來計劃可能與它不完全對應——所有計劃都會改變，但它可以作為你迄今為止從工作中吸取的教訓的清單。

這也是您需要分享到目前為止所學知識並讓其他利益相關者參與必要更改的地方。 出於預算或其他組織目的，可能還需要與關鍵員工分享您的計劃。

6. 根據你的發現實施你的新策略

終於到了開啟新的溝通策略的時候了。 您上一步的模型提供了方向，您需要做的就是讓它發生。 以速戰速決和唾手可得的成果開始可能是一個好主意，它可以讓您快速開始並保持推動事情向前發展所需的動力。

並非所有事情都可以在一夜之間完成，因此根據需要將計劃分為短期、中期和長期步驟。 請記住，必須始終存在一定程度的靈活性，而延誤、障礙和不斷變化的格局是不可避免的。

一旦您的計劃安全到位並在實施過程中，您會發現自己更仔細地監控您的溝通活動，從而使未來的審計更容易。 說到未來，在您實施第一個行動計劃後，您的下一次審核不會太遠； 對於大多數操作來說，一年兩次就足夠了。

溝通審核題模板

財務結果被審計，費用賬戶被審計，員工績效被審計，甚至辦公用品被盤點！ 儘管對許多人來說這可能是一個新想法，但溝通審計也應該成為任何組織評估的標準部分。 鑑於通信在當今插入式、始終連接、通知鈴聲世界中的關鍵作用，優化您管理他人如何看待您的方式從未如此重要。

作為開始您自己的溝通審核的一部分，請考慮從您的客戶那裡獲得一些簡單的反饋。 直奔源頭通常是了解他們的想法的最佳方式。

嘗試以下問題：

• 您如何評價我們目前的溝通策略？ （1-5，最好是 5）
• 您希望以何種方式接收我們的信息？
• 您希望多久收到一次我們的通訊？
• 找到您正在尋找的信息有多容易？
• 我們如何才能更好地改進我們未來的溝通策略？

總會有異常值，但這裡的平均數字肯定會告訴你你是否從一個好的地方開始。

預測許多答案可能很容易，但您可能會驚訝地發現您可能不知道的趨勢或服務不足的媒介。 一個非常被忽視的問題是，如果他們的答案與您的想法不同，請記住他們是對的，而您是錯​​的。

對您來說似乎很容易和顯而易見的事情可能不適合第一次來訪者，這是一個很好的機會，可以對您每天處理的事情有一些新的看法。 你永遠不知道你會從開放式問題中學到什麼，很多客戶會很樂意接受這個邀請。

結論

與企業和組織的其他方面一樣，溝通策略和實踐可能會變得過時、效率低下並且需要進行改造。 溝通審計是一個機會，可以為您管理公共關係的方式提供一面鏡子，看看哪些部分運作良好，哪些部分可以重新思考。

通過盤點您的溝通活動，使其與業務目標保持一致，並與利益相關者合作，您可以製定計劃來利用您的正確之處並糾正您做錯的地方。 一旦重新配置以適應您的品牌目標和價值觀，您的傳播策略就可以成為一項寶貴的資產，同時支持組織的整體績效。