Come condurre con successo un audit di comunicazione

Gestire bene le tue comunicazioni non è mai stata così difficile come lo è oggi.

Reazioni in tempo reale su un numero sempre crescente di piattaforme, una base di clienti sempre collegata e un mondo online che si muove alla velocità di un clic rendono il mantenimento di una sfida unica. È facile per il numero crescente di punti di contatto guidare le tue comunicazioni in direzioni che non avevi mai pianificato, provocando spesso la mancanza di una strategia coerente per gestire come, dove e con chi diffondere il tuo messaggio.

Potrebbe essere il momento di staccare la spina, fare un passo indietro per un momento e rivalutare le cose. Avere una visione chiara di come vuoi comunicare inizia sapendo dove sei ora. Ciò significa fare un onesto inventario della tua cassetta degli attrezzi di comunicazione e verificare come il modo in cui operi attualmente si allinea, o meno, con il tuo percorso da seguire. È qui che entra in gioco un audit delle comunicazioni.

Che cos'è un audit di comunicazione?

Gli audit di comunicazione implicano la valutazione della capacità di mantenere le comunicazioni del marchio con tutte le parti interessate. Chiariscono il modo in cui interagisci con il mondo determinando la coerenza delle tue comunicazioni con l'immagine, i valori e gli obiettivi aziendali del tuo marchio. Aiutano anche a focalizzare l'attenzione sull'importanza spesso trascurata di una voce chiara, coerente e appropriata poiché viene divisa tra diversi pubblici, canali e contesti.

Un audit delle comunicazioni è un'opportunità per identificare cosa funziona e cosa può essere migliorato, per riconoscere che più risorse dovrebbero essere indirizzate qui e meno risorse là.

I risultati di un audit possono rivelare quanto sei stato in grado di mantenere un'impressione unificata del marchio mentre comunichi con vari segmenti di pubblico nel tempo. Proprio come gli audit finanziari o delle prestazioni, gli audit della comunicazione sono rilevanti per organizzazioni di ogni dimensione e devono essere condotti regolarmente per mantenere tutto in ordine e contribuire al successo generale.

Se gli audit delle comunicazioni non sono mai stati sul tuo radar prima, è probabilmente il momento di dare un'occhiata a cosa puoi fare per apportare i piccoli cambiamenti che possono trasformarsi in grandi miglioramenti nel modo in cui ti connetti con gli altri. Per iniziare, abbiamo messo insieme una tabella di marcia per indirizzarti verso una migliore comprensione dello stato attuale delle tue comunicazioni.

6 passaggi per condurre una corretta verifica della comunicazione

Fare un tuffo nelle tue strategie di comunicazione, sia passate che presenti, non è così difficile come potresti pensare. È particolarmente facile se riesci a scomporlo negli aspetti fondamentali del modo in cui comunichi e a guardarlo da prospettive diverse. Ecco sei passaggi che ti aiuteranno a creare il tuo audit delle comunicazioni.

1. Analizza l'ambito delle tue attuali comunicazioni interne ed esterne

Rimarrai stupito quando inizierai a fare un elenco del numero di posti in cui comunichi con i vari contatti. Ricorda, tutto ciò che è associato al tuo marchio conta. Hai contato il piè di pagina della tua email? Che ne dici della riga dell'oggetto delle tue email? La descrizione del tuo canale YouTube?

Qualunque cosa faccia la tua lista, va ben oltre le cose facili come i contenuti del sito web, i post sui social media, le newsletter e i comunicati stampa. Ogni opuscolo, ogni insegna o banner, ogni pezzo di copertura mediatica e persino il tuo logo: contribuiscono tutti a contribuire all'efficacia complessiva del tuo modo di comunicare.

Questo passaggio ti aiuterà ad aprire gli occhi su quanti punti di contatto del marchio ci sono e a riconoscere che stabilire una sorta di coerenza richiede un piano. Proprio come anche le piccole spese contano in un audit finanziario, ci sono molti piccoli componenti dell'impronta del tuo marchio che influenzano il modo in cui vieni percepito. Quando stabilisci il vero scopo delle tue attuali comunicazioni, assicurati di includere anche i pezzi più piccoli.

2. Valutare tutte le comunicazioni passate ed esistenti

Ciò potrebbe richiedere un po' più di investimento nel tempo, ma ripagherà in termini di informazioni che fornisce. Tornare indietro nella cronologia delle comunicazioni renderà più facile identificare il pubblico, le piattaforme e i problemi che svolgono un ruolo molto più importante di altri.

Questa concentrazione è giustificata perché corrisponde ai tuoi obiettivi di business o forse è arrivata a scapito di qualcos'altro? Guardando i risultati delle tue comunicazioni, sono soddisfacenti o avresti potuto fare di meglio prendendo una direzione diversa? Spiccano errori o vittorie particolari? La chiave qui è cercare elementi da asporto che indichino se sei rimasto o meno in linea con la tua strategia di comunicazione.

Se hai abbastanza materiale che copre un periodo di tempo abbastanza lungo, potresti essere in grado di riconoscere una sorta di crescita o evoluzione nelle tue comunicazioni. Come è cambiato e perché? È stata una decisione consapevole o è semplicemente accaduta? Adesso va meglio o va meglio allora? Se guardi indietro ad alcuni aspetti della tua strategia di comunicazione del passato e pensi "non posso credere che l'abbiamo fatto " è un segno che sei cresciuto nella giusta direzione o ti sei allontanato da qualcosa che ha funzionato bene?

3. Raccogli informazioni da dipendenti, clienti, stakeholder e pubblico in generale

Dovrai affrontare questo passaggio con un po' di umiltà e una mente aperta. Ottenere feedback dalle parti interessate chiave è assolutamente essenziale per qualsiasi audit delle comunicazioni perché uno degli obiettivi primari è capire cosa pensano delle tue comunicazioni.

Le risposte che ottieni potrebbero pungere un po', ma questo feedback è tra le preziose guide disponibili quando si tratta di evidenziare punti di forza e di debolezza. Pensa alla tua strategia di comunicazione come a un prodotto su Amazon. Questo passaggio consiste nel passare direttamente alle recensioni dei clienti.

In che modo il processo per ottenere questo feedback sarà determinato in una certa misura dalle dimensioni della tua organizzazione e dalla portata delle tue attività di comunicazione. La logistica coinvolta può anche richiedere la partecipazione di una terza parte per organizzare cose come focus group, sondaggi, interviste con la direzione e il personale e altro ancora.

Il punto è ottenere input da quante più voci possibile, magari espandendosi per includere clienti stimati e persino la tua comunità locale. Tieni la porta aperta a tutti, ma dai un peso particolare al personale che è in grado di valutare al meglio le tue comunicazioni, in base alla loro esperienza di partecipazione al processo creativo. Potresti essere sorpreso dalle grandi idee che non sono mai state condivise dai tuoi stessi colleghi perché, come diranno: non hai mai chiesto!

4. Condurre un'analisi SWOT

Innanzitutto, un rapido promemoria per chiunque ne abbia bisogno. Un'analisi SWOT è una rappresentazione visiva delle forze, delle debolezze , delle opportunità e delle minacce coinvolte in qualsiasi strategia. In questo contesto, si tratta di aiutare a stabilire se la tua strategia di comunicazione ti sta spingendo verso obiettivi di business o ti sta allontanando.

La semplice matrice SWOT può aiutare a evidenziare le risorse da utilizzare e su cui costruire, le vulnerabilità da affrontare e riparare, concentrarsi sulle opportunità per un rapido progresso e avvisarti dei pericoli da evitare.

Anche in questo caso, proprio come un audit finanziario, lo stato delle prestazioni di comunicazione di un'azienda può essere parzialmente basato sulla stessa valutazione strategica dei fattori di quadro generale e dell'ambiente aziendale più ampio. Le risposte oneste ad alcune semplici domande possono contribuire a una valutazione realistica della qualità della tua performance.

In cosa sei bravo? Come puoi migliorare? Dove dovrebbe essere il tuo focus? Hai bisogno di migliorare quello che stai facendo o di cambiare completamente direzione? Mettere tutto sotto forma di un'analisi SWOT può aiutare a organizzare i tuoi pensieri e chiarire il tuo approccio al modo in cui pensi alle strategie attuali.

Saprai che questo passaggio è stato utile se riesci a completarlo con un'idea migliore di cosa funziona per te, cosa devi cambiare, quali opportunità hai di fronte a te e cosa potrebbe farti del male se non non aggiustarlo ora.

5. Crea un mockup di una strategia di comunicazione per il futuro

A questo punto, dovresti iniziare ad avere una visione migliore di come dovrebbero apparire le cose mentre ti giri verso il futuro. Puoi prendere decisioni basate su una piena comprensione degli accoppiamenti tra canali e pubblico. Comprendi la portata delle tue comunicazioni, dalla più piccola menzione dei media alla più grande piattaforma di marca.

Hai fatto un inventario del tuo lavoro dal passato e dal presente e lo hai estratto per ottenere informazioni sull'evoluzione del tuo modo di operare. Un ampio feedback da una serie di contatti ha fornito una comprensione ancora più profonda di come viene percepito il tuo lavoro e hai persino utilizzato diagrammi strategici per formulare un piano d'azione per il futuro.

La creazione di un modello della tua futura strategia di comunicazione funge da piano d'azione e modello per il tuo nuovo corso. Il tuo attuale piano futuro potrebbe non corrispondere esattamente ad esso: tutti i piani cambiano, ma può fungere da elenco delle lezioni apprese dal tuo lavoro finora.

Questo è anche il punto in cui è necessario condividere ciò che hai imparato finora e coinvolgere gli altri stakeholder per i cambiamenti necessari. La condivisione del piano con il personale chiave potrebbe essere necessaria anche per scopi organizzativi o di bilancio.

6. Implementa la tua nuova strategia in base alle tue scoperte

È finalmente giunto il momento di dare una svolta alla tua nuova strategia di comunicazione. Il tuo modello del passaggio precedente fornisce la direzione, tutto ciò che devi fare è realizzarlo. Potrebbe essere una buona idea iniziare con vittorie rapide e frutti bassi che possono farti iniziare rapidamente e sostenere lo slancio di cui hai bisogno per far andare avanti le cose.

Non tutto può essere fatto dall'oggi al domani, quindi dividi il piano in passaggi a breve, medio e lungo termine secondo necessità. Tieni presente che un certo grado di flessibilità deve sempre essere presente e che ritardi, blocchi stradali e un panorama in evoluzione sono inevitabili.

Una volta che il tuo piano è a posto in modo sicuro e in fase di implementazione, ti ritroverai a monitorare con maggiore attenzione le tue attività di comunicazione, facilitando gli audit futuri. E parlando del futuro, il tuo prossimo audit non sarà troppo lontano dopo aver implementato il tuo primo piano d'azione; due volte l'anno dovrebbe essere sufficiente per la maggior parte delle operazioni.

Modello di domanda di audit della comunicazione

I risultati finanziari vengono controllati, le note spese vengono controllate, le prestazioni dei dipendenti vengono controllate e persino le forniture per ufficio vengono inventariate! Sebbene possa essere un'idea nuova per molti, un audit delle comunicazioni dovrebbe anche essere una parte standard della valutazione di qualsiasi organizzazione. Dato il ruolo cruciale delle comunicazioni nel mondo dei campanelli di notifica collegato, sempre connesso e connesso, non è mai stato così importante ottimizzare il modo in cui gestisci il modo in cui gli altri ti percepiscono.

Come parte dell'avvio della tua verifica delle comunicazioni, pensa a ricevere un semplice feedback dai tuoi clienti. Andare direttamente alla fonte è spesso il modo migliore per scoprire cosa hanno in mente.

Prova domande come:

• Come valuteresti la nostra attuale strategia di comunicazione? (1-5, di cui 5 è il migliore)
• Come preferisci ricevere informazioni da noi?
• Con quale frequenza desideri ricevere comunicazioni da noi?
• Quanto è facile trovare le informazioni che stai cercando?
• Come possiamo migliorare meglio la nostra strategia di comunicazione in futuro?

Ci saranno sempre valori anomali, ma il numero medio qui ti dirà sicuramente se stai partendo da un buon posto o meno.

Potrebbe essere facile prevedere molte delle risposte, ma potresti essere sorpreso di conoscere tendenze di cui potresti non essere a conoscenza o mezzi che sono sottoserviti. Un problema molto trascurato è se la loro risposta è diversa da quella che hai in mente, ricorda che hanno ragione e tu hai torto.

Ciò che ti sembra facile e ovvio potrebbe non essere adatto a un visitatore per la prima volta, una grande opportunità per avere nuove prospettive su qualcosa con cui hai a che fare ogni giorno. Non sai mai cosa imparerai dalle domande aperte e molti clienti saranno felici di accettare questo invito.

Conclusione

Le strategie e le pratiche di comunicazione, come altri aspetti delle aziende e delle organizzazioni, possono diventare obsolete, inefficienti e necessitano di un rinnovamento. Un audit delle comunicazioni è un'opportunità per mostrare uno specchio del modo in cui gestisci le tue pubbliche relazioni e vedere quali parti funzionano bene e quali potrebbero richiedere un ripensamento.

Facendo un inventario delle tue attività di comunicazione, allineandole con gli obiettivi aziendali e collaborando con le parti interessate, puoi formulare un piano per sfruttare ciò che hai ragione e correggere ciò che stai facendo di sbagliato. Una volta riconfigurata per adattarsi agli obiettivi e ai valori del tuo marchio, la tua strategia di comunicazione può diventare una risorsa preziosa supportando al contempo le prestazioni complessive dell'organizzazione.