如何成功进行沟通审核

管理好您的通信从未像现在这样具有挑战性。

跨越来越多的平台的实时反应、始终在线的客户群以及以点击速度移动的在线世界，所有这些都构成了一项独特的挑战。 越来越多的接触点很容易将您的沟通引向您从未计划过的方向，这通常会导致缺乏连贯的策略来管理您如何、在何处以及与谁发布您的信息。

可能是时候拔掉电源了，退后一步，重新评估一下。 清楚地了解您希望如何进行沟通，首先要了解您现在的位置。 这意味着要诚实地盘点您的沟通工具箱，并检查您当前的运营方式如何与您的前进道路保持一致（或不一致）。 这就是沟通审计的用武之地。

什么是沟通审核？

沟通审核涉及评估您与所有利益相关者保持品牌沟通的情况。 它们通过确定您的沟通与您的品牌形象、价值观和业务目标的一致性来阐明您与世界互动的方式。 它们还有助于将注意力集中在清晰、一致和适当的声音经常被忽视的重要性，因为它在不同的受众、渠道和环境中存在分歧。

沟通审计是一个机会，可以确定哪些工作有效，哪些可以改进，并认识到应该将更多的资源用于这里，而将更少的资源用于那里。

审计结果可以揭示随着时间的推移，当您与各种受众进行交流时，您在保持统一品牌印象方面的能力如何。 就像财务或绩效审计一样，沟通审计与各种规模的组织相关，需要定期进行，以保持一切井井有条并有助于整体成功。

如果您以前从未关注过通信审计，那么可能是时候看看您可以做些什么来做出可以转化为与他人联系方式的重大改进的小改变。 为了帮助您入门，我们制定了一个路线图，以帮助您更好地了解当前的通信状态。

进行适当沟通审核的 6 个步骤

深入了解您过去和现在的沟通策略并不像您想象的那么难。 如果您可以将其分解为您沟通方式的基本方面并从不同的角度看待它，那就特别容易了。 以下六个步骤将有助于创建您自己的沟通审核。

1. 分析您当前的内部和外部沟通范围

当您开始列出您与各种联系人交流的地点数量时，您会感到惊讶。 请记住，与您的品牌相关的一切都很重要。 你数过你的电子邮件页脚吗？ 你的电子邮件的主题行怎么样？ 您的 YouTube 频道说明？

无论您的清单是什么，它都远远超出了网站内容、社交媒体帖子、新闻通讯和新闻稿等简单的事情。 每本小册子、每一个标志或横幅、每条媒体报道甚至是您的徽标——它们都有助于提高您沟通方式的整体有效性。

这一步将有助于让您了解有多少品牌接触点，并认识到建立某种一致性需要一个计划。 就像财务审计中即使是很小的费用也很重要，你的品牌足迹中有很多小部分会影响你的形象。 在确定当前通信的真实范围时，请确保包括最微小的部分。

2. 评估所有过去和现有的沟通

这可能需要更多的时间投资，但会在它提供的洞察力方面得到回报。 回顾您的通信历史将更容易识别比其他人发挥更大作用的受众、平台和问题。

这种关注是否合理，因为它符合您的业务目标，还是可能以牺牲其他东西为代价？ 查看您的沟通结果，它们是否令人满意，或者您是否可以通过采取不同的方向做得更好？ 有没有特别突出的错误或胜利？ 这里的关键是寻找能表明你是否坚持你的沟通策略的要点。

如果您有足够的材料跨越足够长的时间段，您可能能够识别出您的沟通中的一种增长或演变。 它是如何改变的，为什么？ 这是一个有意识的决定还是只是发生了？ 现在更好还是当时更好？ 如果您回顾过去的沟通策略的某些方面并认为“我不敢相信我们做到了”，这是否表明您已经朝着正确的方向发展，或者您是否远离了一些行之有效的东西？

3. 从员工、客户、利益相关者和普通受众那里收集见解

你必须以谦逊和开放的心态来完成这一步。 从关键利益相关者那里获得反馈对于任何沟通审计都是绝对必要的，因为主要目标之一是了解他们对您的沟通的看法。

你得到的答案可能有点刺痛，但在强调优势和劣势时，这些反馈是可用的宝贵指南之一。 将您的沟通策略视为亚马逊上的产品。 这一步就是直接进入客户评论。

获得这种反馈的过程在某种程度上取决于您的组织规模和沟通活动的范围。 所涉及的物流甚至可能需要第三方的参与来组织焦点小组、调查、与管理层和员工的访谈等。

关键是要从尽可能多的声音中获得意见，甚至可以扩展到包括尊贵的客户甚至您当地的社区。 向所有人敞开大门，但要特别重视能够根据参与创作过程的经验对您的沟通进行最佳评估的员工。 您可能会对自己的同事从未分享过的伟大想法感到惊讶，因为正如他们所说：您从未问过！

4. 进行 SWOT 分析

首先，快速提醒任何需要它的人。 SWOT分析是任何战略中涉及的优势、劣势、机会和威胁的直观表示。 在这种情况下，它是关于帮助确定您的沟通策略是推动您实现业务目标还是将您拉走。

SWOT 简单矩阵有助于突出显示要使用和构建的资产、要解决和修复的漏洞，将重点放在快速进展的机会上，并提醒您要避免的危险。

同样，就像财务审计一样，公司的沟通绩效状况可以部分基于对宏观因素和更大商业环境的相同战略评估。 对几个简单问题的诚实回答有助于对你的表现质量进行现实的评估。

你擅长什么？ 你怎样才能变得更好？ 你的重点应该在哪里？ 您是否需要改进您正在做的事情或完全改变方向？ 将所有内容都以 SWOT 分析的形式进行分析有助于整理您的想法并阐明您对当前策略的思考方式。

如果你能更好地了解什么对你有用、你需要改变什么、你面前有什么机会以及如果你不这样做可能会伤害你，你就会知道这一步很有用现在不修了。

5. 创建一个未来的沟通策略模型

至此，您应该开始更好地了解当您转向未来时事物的外观。 您可以在充分了解渠道和受众之间的配对的基础上做出决策。 您了解您的传播范围，从最小的媒体提及到最大的品牌平台。

您已经对过去和现在的工作进行了清点，并从中挖掘出对您运营方式演变的见解。 来自一系列联系人的广泛反馈让您更深入地了解您的工作是如何被感知的，您甚至使用战略图表来制定未来的行动计划。

创建未来沟通策略的模型可作为新课程的行动计划和模板。 你的实际未来计划可能与它不完全对应——所有计划都会改变，但它可以作为你迄今为止从工作中吸取的教训的清单。

这也是您需要分享到目前为止所学知识并让其他利益相关者参与必要更改的地方。 出于预算或其他组织目的，可能还需要与关键员工分享您的计划。

6. 根据你的发现实施你的新策略

终于到了开启新的沟通策略的时候了。 您上一步的模型提供了方向，您需要做的就是让它发生。 以速战速决和唾手可得的成果开始可能是一个好主意，它可以让您快速开始并保持推动事情向前发展所需的动力。

并非所有事情都可以在一夜之间完成，因此根据需要将计划分为短期、中期和长期步骤。 请记住，必须始终存在一定程度的灵活性，而延误、障碍和不断变化的格局是不可避免的。

一旦您的计划安全到位并在实施过程中，您会发现自己更仔细地监控您的沟通活动，从而使未来的审计更容易。 说到未来，在您实施第一个行动计划后，您的下一次审核不会太远； 对于大多数操作来说，一年两次就足够了。

沟通审核题模板

财务结果被审计，费用账户被审计，员工绩效被审计，甚至办公用品被盘点！ 尽管对许多人来说这可能是一个新想法，但沟通审计也应该成为任何组织评估的标准部分。 鉴于通信在当今插入式、始终连接、通知铃声世界中的关键作用，优化您管理他人如何看待您的方式从未如此重要。

作为开始您自己的沟通审核的一部分，请考虑从您的客户那里获得一些简单的反馈。 直奔源头通常是了解他们的想法的最佳方式。

尝试以下问题：

• 您如何评价我们目前的沟通策略？ （1-5，最好是 5）
• 您希望以何种方式接收我们的信息？
• 您希望多久收到一次我们的通讯？
• 找到您正在寻找的信息有多容易？
• 我们如何才能更好地改进我们未来的沟通策略？

总会有异常值，但这里的平均数字肯定会告诉你你是否从一个好的地方开始。

预测许多答案可能很容易，但您可能会惊讶地发现您可能不知道的趋势或服务不足的媒介。 一个非常被忽视的问题是，如果他们的答案与您的想法不同，请记住他们是对的，而您是错的。

对您来说似乎很容易和显而易见的事情可能不适合第一次来访者，这是一个很好的机会，可以对您每天处理的事情有一些新的看法。 你永远不知道你会从开放式问题中学到什么，很多客户会很乐意接受这个邀请。

结论

与企业和组织的其他方面一样，沟通策略和实践可能会变得过时、效率低下并且需要进行改造。 沟通审计是一个机会，可以为您管理公共关系的方式提供一面镜子，看看哪些部分运作良好，哪些部分可以重新思考。

通过盘点您的沟通活动，使其与业务目标保持一致，并与利益相关者合作，您可以制定计划来利用您的正确之处并纠正您做错的地方。 一旦重新配置以适应您的品牌目标和价值观，您的传播策略就可以成为一项宝贵的资产，同时支持组织的整体绩效。