วิธีดำเนินการตรวจสอบการสื่อสารให้ประสบความสำเร็จ

การจัดการการสื่อสารของคุณให้ดีไม่เคยมีความท้าทายมากไปกว่าทุกวันนี้

ปฏิกิริยาแบบเรียลไทม์บนแพลตฟอร์มจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ฐานลูกค้าที่เชื่อมต่ออยู่เสมอ และโลกออนไลน์ที่เคลื่อนที่ด้วยความเร็วเพียงคลิกเดียว ล้วนสร้างความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร เป็นเรื่องง่ายสำหรับจุดติดต่อที่เพิ่มขึ้นจำนวนมากที่จะนำการสื่อสารของคุณไปในทิศทางที่คุณไม่เคยวางแผนมาก่อน ซึ่งมักจะส่งผลให้ขาดกลยุทธ์ที่สอดคล้องกันสำหรับการจัดการว่าคุณจะส่งข้อความของคุณอย่างไร ที่ไหน และกับใคร

อาจถึงเวลาที่ต้องถอดปลั๊ก ถอยออกมาสักครู่แล้วประเมินสิ่งต่างๆ อีกครั้ง การมีวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีที่คุณต้องการสื่อสารเริ่มต้นด้วยการรู้ว่าตอนนี้คุณอยู่ที่ไหน นั่นหมายถึงการตรวจสอบกล่องเครื่องมือสื่อสารของคุณอย่างตรงไปตรงมาและตรวจดูว่าวิธีดำเนินการของคุณในปัจจุบันนั้นสอดคล้องกับเส้นทางข้างหน้าหรือไม่ นี่คือที่มาของการตรวจสอบการสื่อสาร

การตรวจสอบการสื่อสารคืออะไร?

การตรวจสอบการสื่อสารเกี่ยวข้องกับการประเมินว่าคุณรักษาการสื่อสารแบรนด์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้ดีเพียงใด พวกเขาชี้แจงวิธีที่คุณโต้ตอบกับโลกโดยกำหนดว่าการสื่อสารของคุณสอดคล้องกับภาพลักษณ์ ค่านิยม และเป้าหมายทางธุรกิจของคุณอย่างไร นอกจากนี้ยังช่วยเน้นย้ำถึงความสำคัญที่มักถูกมองข้ามของเสียงที่ชัดเจน สม่ำเสมอ และเหมาะสม เมื่อมีการแบ่งกลุ่มผู้ชม ช่องทาง และบริบทต่างๆ

การตรวจสอบการสื่อสารเป็นโอกาสที่จะระบุสิ่งที่ใช้ได้ผลและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ เพื่อให้ทราบว่าทรัพยากรควรถูกนำไปที่นี่มากขึ้นและมีทรัพยากรน้อยลงที่นั่น

ผลการตรวจสอบสามารถเปิดเผยว่าคุณสามารถรักษาความประทับใจในแบรนด์ที่เป็นหนึ่งเดียวได้ดีเพียงใดในขณะที่คุณสื่อสารกับผู้ชมที่หลากหลายเมื่อเวลาผ่านไป เช่นเดียวกับการตรวจสอบทางการเงินหรือประสิทธิภาพ การตรวจสอบการสื่อสารมีความเกี่ยวข้องกับองค์กรทุกขนาดและจำเป็นต้องดำเนินการอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบและนำไปสู่ความสำเร็จโดยรวม

หากการตรวจสอบการสื่อสารไม่เคยอยู่ในเรดาร์ของคุณมาก่อน อาจถึงเวลาแล้วที่จะพิจารณาสิ่งที่คุณทำได้เพื่อทำการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ ที่สามารถเปลี่ยนเป็นการปรับปรุงครั้งใหญ่ในวิธีที่คุณเชื่อมต่อกับผู้อื่น เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ เราได้จัดทำแผนงานเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจสถานะปัจจุบันของการสื่อสารได้ดีขึ้น

6 ขั้นตอนในการดำเนินการตรวจสอบการสื่อสารที่เหมาะสม

การเจาะลึกกลยุทธ์การสื่อสารของคุณทั้งในอดีตและปัจจุบัน ไม่ยากอย่างที่คุณคิด เป็นเรื่องง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณสามารถแบ่งมันออกเป็นแง่มุมพื้นฐานของวิธีที่คุณสื่อสารและมองจากมุมมองที่แตกต่างกัน ต่อไปนี้เป็นหกขั้นตอนที่จะช่วยสร้างการตรวจสอบการสื่อสารของคุณเอง

1. วิเคราะห์ขอบเขตของการสื่อสารภายในและภายนอกปัจจุบันของคุณ

คุณจะประหลาดใจเมื่อเริ่มเขียนรายการสถานที่ต่างๆ ที่คุณสื่อสารกับผู้ติดต่อต่างๆ จำไว้ว่า ทุกสิ่ง ที่เกี่ยวข้องกับแบรนด์ของคุณมีความสำคัญ คุณนับส่วนท้ายอีเมลของคุณหรือไม่ แล้วหัวเรื่องของอีเมลของคุณล่ะ? คำอธิบายช่อง YouTube ของคุณ?

อะไรก็ตามที่ทำให้รายการของคุณมีมากกว่าเรื่องง่าย ๆ เช่น เนื้อหาเว็บไซต์ โพสต์บนโซเชียลมีเดีย จดหมายข่าว และข่าวประชาสัมพันธ์ โบรชัวร์ทุกแผ่น ทุกป้ายหรือแบนเนอร์ ทุกส่วนของสื่อ หรือแม้แต่โลโก้ของคุณ – ทั้งหมดนี้ช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพโดยรวมของวิธีการสื่อสารของคุณ

ขั้นตอนนี้จะช่วยเปิดตาของคุณให้รู้ว่ามีจุดสัมผัสของแบรนด์กี่จุด และตระหนักว่าการสร้างความสอดคล้องบางอย่างจำเป็นต้องมีแผน เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่นับในการตรวจสอบทางการเงิน มีองค์ประกอบเล็กๆ มากมายของรอยเท้าแบรนด์ของคุณที่มีอิทธิพลต่อการรับรู้ของคุณ เมื่อกำหนดขอบเขตที่แท้จริงของการสื่อสารในปัจจุบัน อย่าลืมรวมส่วนที่เล็กที่สุดด้วย

2. ประเมินการสื่อสารในอดีตและที่มีอยู่ทั้งหมด

ซึ่งอาจต้องใช้เวลาอีกเล็กน้อยในการลงทุน แต่จะได้ผลในแง่ของข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับ การย้อนกลับไปดูประวัติการสื่อสารของคุณจะทำให้ระบุผู้ฟัง แพลตฟอร์ม และปัญหาที่มีบทบาทมากกว่าคนอื่นๆ ได้ง่ายขึ้น

การมุ่งเน้นนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่เพราะตรงกับเป้าหมายธุรกิจของคุณหรืออาจต้องเสียค่าใช้จ่ายอย่างอื่น? เมื่อดูผลลัพธ์ของการสื่อสารของคุณแล้ว สิ่งเหล่านี้น่าพอใจหรือว่าคุณทำได้ดีกว่านี้ด้วยการใช้แนวทางที่แตกต่างออกไป มีข้อผิดพลาดหรือชัยชนะเป็นพิเศษหรือไม่? สิ่งสำคัญในที่นี้คือการมองหาข้อเสนอที่ระบุว่าคุณได้ปฏิบัติตามกลยุทธ์การสื่อสารของคุณหรือไม่

หากคุณมีเนื้อหาเพียงพอในช่วงเวลาหนึ่งที่นานพอ คุณอาจสามารถรับรู้ถึงการเติบโตหรือวิวัฒนาการในการสื่อสารของคุณ มันเปลี่ยนไปอย่างไรและทำไม? มันเป็นการตัดสินใจอย่างมีสติหรือมันเกิดขึ้นเอง? ตอนนี้ดีขึ้นหรือดีขึ้นแล้ว? หากคุณมองย้อนกลับไปที่บางแง่มุมของกลยุทธ์การสื่อสารในอดีตและคิดว่า “ฉันไม่อยากจะเชื่อเลยว่าเราทำ แบบนี้ ” นั่นเป็นสัญญาณว่าคุณเติบโตมาถูกทางหรือคุณหลีกหนีจากสิ่งที่ได้ผลดี?

3. รวบรวมข้อมูลเชิงลึกจากพนักงาน ลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และผู้ชมทั่วไปของคุณ

คุณจะต้องเข้าสู่ขั้นตอนนี้ด้วยความถ่อมตัวและเปิดใจ การรับข้อเสนอแนะจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตรวจสอบการสื่อสาร เนื่องจากเป้าหมายหลักประการหนึ่งคือการทำความเข้าใจว่า พวกเขา คิดอย่างไรเกี่ยวกับการสื่อสารของคุณ

คำตอบที่คุณได้รับอาจดูยากสักหน่อย แต่ความคิดเห็นนี้เป็นหนึ่งในแนวทางที่มีประโยชน์ในการเน้นย้ำจุดแข็งและจุดอ่อน คิดว่ากลยุทธ์การสื่อสารของคุณเป็นผลิตภัณฑ์ใน Amazon ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนเกี่ยวกับการตรวจสอบลูกค้าโดยตรง

กระบวนการในการรับความคิดเห็นนี้จะถูกกำหนดในระดับหนึ่งโดยขนาดขององค์กรและขอบเขตของกิจกรรมการสื่อสารของคุณ โลจิสติกส์ที่เกี่ยวข้องอาจต้องการการมีส่วนร่วมของบุคคลที่สามในการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ เช่น กลุ่มสนทนา การสำรวจ การสัมภาษณ์ผู้บริหารและพนักงาน และอื่นๆ

ประเด็นคือการรับฟังความคิดเห็นให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ บางทีอาจแยกสาขาออกไปเพื่อรวมลูกค้าที่มีคุณค่าและแม้แต่ชุมชนท้องถิ่นของคุณ เปิดประตูให้ทุกคน แต่ให้น้ำหนักเฉพาะกับพนักงานที่อยู่ในตำแหน่งที่สามารถประเมินการสื่อสารของคุณได้ดีที่สุด โดยพิจารณาจากประสบการณ์ของพวกเขาในการเข้าร่วมในกระบวนการสร้างสรรค์ คุณอาจจะแปลกใจกับความคิดดีๆ ที่เพื่อนร่วมงานของคุณไม่เคยแบ่งปัน เพราะอย่างที่พวกเขาจะพูด: คุณไม่เคยถาม!

4. ดำเนินการวิเคราะห์ SWOT

ประการแรก การแจ้งเตือนอย่างรวดเร็วสำหรับทุกคนที่ต้องการ การวิเคราะห์ SWOT เป็นการแสดงภาพของจุดแข็ง S จุดจุด W จุดโอกาส O และความเสี่ยง T ที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ใดๆ ในบริบทนี้ มันเกี่ยวกับการช่วยสร้างว่ากลยุทธ์การสื่อสารของคุณกำลังผลักดันคุณไปสู่เป้าหมายทางธุรกิจหรือดึงคุณออกไป

เมทริกซ์อย่างง่ายของ SWOT สามารถช่วยเน้นสินทรัพย์ที่จะใช้และสร้าง ช่องโหว่ในการแก้ไขและแก้ไขปัญหา ให้ความสำคัญกับโอกาสในการก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว และเตือนคุณถึงอันตรายที่ควรหลีกเลี่ยง

เช่นเดียวกับการตรวจสอบทางการเงิน สถานะของประสิทธิภาพการสื่อสารของบริษัทอาจขึ้นอยู่กับการประเมินเชิงกลยุทธ์ของปัจจัยภาพรวมและสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่ใหญ่ขึ้นบางส่วน คำตอบที่ตรงไปตรงมาสำหรับคำถามง่ายๆ สองสามข้อสามารถช่วยในการประเมินคุณภาพการปฏิบัติงานของคุณตามความเป็นจริง

คุณเก่งอะไร คุณจะดีขึ้นได้อย่างไร? คุณควรเน้นที่จุดไหน? คุณต้องการปรับปรุงสิ่งที่คุณทำหรือเปลี่ยนทิศทางโดยสิ้นเชิงหรือไม่? การวางทุกอย่างในรูปแบบของการวิเคราะห์ SWOT สามารถช่วยจัดระเบียบความคิดของคุณและชี้แจงแนวทางของคุณในวิธีคิดเกี่ยวกับกลยุทธ์ปัจจุบัน

คุณจะรู้ว่าขั้นตอนนี้มีประโยชน์หากคุณทำสำเร็จด้วยแนวคิดที่ดีกว่าว่าอะไรเหมาะกับคุณ สิ่งที่คุณต้องเปลี่ยน โอกาสที่คุณมีอยู่ตรงหน้า และอะไรที่อาจทำร้ายคุณได้หากคุณไม่ทำ ไม่แก้ไขตอนนี้

5. สร้างแบบจำลองของกลยุทธ์การสื่อสารในอนาคต

เมื่อถึงจุดนี้ คุณควรเริ่มมีวิสัยทัศน์ที่ดีขึ้นว่าสิ่งต่างๆ จะเป็นอย่างไรเมื่อคุณหันไปสู่อนาคต คุณสามารถตัดสินใจได้โดยอาศัยความเข้าใจอย่างครบถ้วนเกี่ยวกับการจับคู่ระหว่างช่องและผู้ชม คุณเข้าใจถึงการเข้าถึงของการสื่อสารของคุณ ตั้งแต่สื่อที่กล่าวถึงที่เล็กที่สุดไปจนถึงแพลตฟอร์มแบรนด์ที่ใหญ่ที่สุด

คุณได้นำรายการงานของคุณทั้งในอดีตและปัจจุบันมาขุดเป็นข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิวัฒนาการของวิธีดำเนินการของคุณ ข้อเสนอแนะที่กว้างขวางจากผู้ติดต่อที่หลากหลายได้ให้ความเข้าใจที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการรับรู้งานของคุณ และคุณได้ใช้ไดอะแกรมเชิงกลยุทธ์เพื่อกำหนดแผนปฏิบัติการในอนาคต

การสร้างแบบจำลองของกลยุทธ์การสื่อสารในอนาคตของคุณทำหน้าที่เป็นแผนปฏิบัติการและแม่แบบสำหรับหลักสูตรใหม่ของคุณ แผนในอนาคตที่แท้จริงของคุณอาจไม่สอดคล้องกับแผนทั้งหมด แผนทั้งหมดเปลี่ยนไป แต่สามารถใช้เป็นรายการบทเรียนที่ได้เรียนรู้จากการทำงานของคุณจนถึงตอนนี้

นี่เป็นจุดที่คุณต้องแบ่งปันสิ่งที่คุณได้เรียนรู้และให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นเข้าร่วมในการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น การแบ่งปันแผนของคุณกับเจ้าหน้าที่หลักอาจจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ด้านงบประมาณหรือองค์กรอื่นๆ

6. ใช้กลยุทธ์ใหม่ตามสิ่งที่คุณค้นพบ

ในที่สุดก็ถึงเวลาเปลี่ยนกลยุทธ์การสื่อสารใหม่ของคุณ หุ่นจำลองของคุณจากขั้นตอนก่อนหน้าเป็นแนวทาง สิ่งที่คุณต้องทำคือทำให้มันเกิดขึ้น อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะเริ่มต้นด้วยชัยชนะอย่างรวดเร็วและผลที่ต่ำซึ่งจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วและรักษาโมเมนตัมที่คุณต้องการเพื่อให้สิ่งต่างๆ ก้าวไปข้างหน้า

ไม่ใช่ทุกอย่างที่สามารถทำได้ในชั่วข้ามคืน ดังนั้นให้แบ่งแผนออกเป็นขั้นตอนระยะสั้น ระยะกลาง และระยะยาวตามความจำเป็น โปรดทราบว่าต้องมีระดับของความยืดหยุ่นอยู่เสมอ และความล่าช้า สิ่งกีดขวางบนถนน และภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงไปเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

เมื่อแผนของคุณอยู่ในสถานที่อย่างปลอดภัยและอยู่ในขั้นตอนการดำเนินการ คุณจะพบว่าตัวเองตรวจสอบกิจกรรมการสื่อสารของคุณอย่างรอบคอบมากขึ้น ทำให้การตรวจสอบในอนาคตง่ายขึ้น และเมื่อพูดถึงอนาคต การตรวจสอบครั้งต่อไปของคุณจะไม่ไกลเกินไปหลังจากที่คุณใช้แผนปฏิบัติการครั้งแรกของคุณ ปีละสองครั้งน่าจะเพียงพอสำหรับการดำเนินงานส่วนใหญ่

เทมเพลตคำถามการตรวจสอบการสื่อสาร

ผลลัพธ์ทางการเงินได้รับการตรวจสอบ บัญชีค่าใช้จ่ายได้รับการตรวจสอบ ประสิทธิภาพของพนักงานได้รับการตรวจสอบ และแม้กระทั่งอุปกรณ์สำนักงานก็จะถูกตรวจสอบ! แม้ว่าอาจเป็นแนวคิดใหม่สำหรับหลาย ๆ คน แต่การตรวจสอบการสื่อสารควรเป็นส่วนมาตรฐานในการประเมินขององค์กรด้วย เมื่อพิจารณาถึงบทบาทสำคัญของการสื่อสารในโลกการแจ้งเตือนแบบเสียบปลั๊ก เชื่อมต่อตลอดเวลา และกระดิ่งแจ้งเตือน การปรับวิธีจัดการวิธีที่ผู้อื่นมองคุณให้เหมาะสมไม่เคยมีความสำคัญมากไปกว่านี้

ในการเริ่มการตรวจสอบการสื่อสารของคุณเอง ให้นึกถึงการรับคำติชมง่ายๆ จากลูกค้าของคุณ การตรงไปยังแหล่งข้อมูลมักเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาสิ่งที่อยู่ในใจ

ลองคำถามเช่น:

• คุณจะให้คะแนนกลยุทธ์การสื่อสารในปัจจุบันของเราอย่างไร (1-5 กับ 5 ดีที่สุด)
• คุณต้องการรับข้อมูลจากเราอย่างไร?
• คุณต้องการรับการสื่อสารจากเราบ่อยแค่ไหน?
• การค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการทำได้ง่ายเพียงใด
• เราจะปรับปรุงกลยุทธ์การสื่อสารให้ดีขึ้นได้อย่างไรในอนาคต

จะมีค่าผิดปกติอยู่เสมอ แต่จำนวนเฉลี่ยที่นี่จะบอกคุณอย่างแน่นอนว่าคุณกำลังเริ่มต้นจากที่ที่ดีหรือไม่

อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะคาดเดาคำตอบหลายๆ คำตอบ แต่คุณอาจแปลกใจที่ได้เรียนรู้เกี่ยวกับแนวโน้มที่คุณอาจไม่ทราบหรือสื่อที่ด้อยโอกาส ปัญหาที่มองข้ามไปมากคือถ้าคำตอบของพวกเขาแตกต่างจากที่คุณคิด จำไว้ว่าพวกเขาถูกและคุณผิด

สิ่งที่ดูเหมือนง่ายและชัดเจนสำหรับคุณอาจไม่ใช่สำหรับผู้มาเยี่ยมครั้งแรก ซึ่งเป็นโอกาสที่ดีที่จะได้รับมุมมองใหม่ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องเผชิญในทุกๆ วัน คุณไม่มีทางรู้ว่าจะได้เรียนรู้อะไรจากคำถามปลายเปิด และลูกค้าจำนวนมากยินดีที่จะตอบรับคำเชิญนี้

บทสรุป

กลยุทธ์และแนวทางปฏิบัติในการสื่อสาร เช่นเดียวกับแง่มุมอื่นๆ ของธุรกิจและองค์กร อาจล้าสมัย ไม่มีประสิทธิภาพ และต้องการการปรับปรุงใหม่ การตรวจสอบการสื่อสารเป็นโอกาสที่จะสะท้อนถึงวิธีการจัดการการประชาสัมพันธ์ของคุณและดูว่าส่วนใดทำงานได้ดีและส่วนใดที่สามารถใช้การคิดใหม่ได้

ด้วยการจัดทำรายการกิจกรรมการสื่อสารของคุณ จัดตำแหน่งให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถกำหนดแผนเพื่อใช้ประโยชน์จากสิ่งที่คุณถูกและแก้ไขสิ่งที่คุณทำผิด เมื่อกำหนดค่าใหม่เพื่อให้เหมาะสมกับเป้าหมายและค่านิยมของแบรนด์ของคุณแล้ว กลยุทธ์การสื่อสารของคุณจะกลายเป็นสินทรัพย์ที่มีคุณค่าในขณะที่สนับสนุนประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร