So führen Sie ein Kommunikationsaudit erfolgreich durch

Die Verwaltung Ihrer Kommunikation war noch nie eine größere Herausforderung als heute.

Echtzeitreaktionen auf einer ständig wachsenden Zahl von Plattformen, ein Kundenstamm, der immer verbunden ist, und eine Online-Welt, die sich mit der Geschwindigkeit eines Klicks bewegt, machen es zu einer einzigartigen Herausforderung, Schritt zu halten. Die zunehmende Anzahl von Berührungspunkten kann Ihre Kommunikation leicht in Richtungen lenken, die Sie nie geplant hatten, was häufig dazu führt, dass es an einer kohärenten Strategie für die Verwaltung, wie, wo und mit wem Sie Ihre Botschaft vermitteln, fehlt.

Es könnte an der Zeit sein, den Stecker zu ziehen, einen Moment zurückzutreten und die Dinge neu zu bewerten. Eine klare Vorstellung davon zu haben, wie Sie kommunizieren möchten, beginnt damit, dass Sie wissen, wo Sie sich gerade befinden. Das bedeutet, eine ehrliche Bestandsaufnahme Ihrer Kommunikations-Toolbox zu machen und zu prüfen, ob Ihre derzeitige Arbeitsweise mit Ihrem Weg in die Zukunft übereinstimmt – oder nicht. Hier kommt ein Kommunikationsaudit ins Spiel.

Was ist ein Kommunikationsaudit?

Kommunikationsaudits beinhalten die Bewertung, wie gut Sie die Markenkommunikation mit allen Stakeholdern pflegen. Sie verdeutlichen die Art und Weise, wie Sie mit der Welt interagieren, indem sie bestimmen, wie konsistent Ihre Kommunikation mit Ihrem Markenimage, Ihren Werten und Geschäftszielen ist. Sie helfen auch dabei, den Fokus auf die oft übersehene Bedeutung einer klaren, einheitlichen und angemessenen Stimme zu lenken, wenn sie über verschiedene Zielgruppen, Kanäle und Kontexte verteilt wird.

Ein Kommunikationsaudit ist eine Gelegenheit, um festzustellen, was funktioniert und was verbessert werden kann, um zu erkennen, dass hier mehr Ressourcen und dort weniger Ressourcen eingesetzt werden sollten.

Die Ergebnisse eines Audits können zeigen, wie gut es Ihnen gelungen ist, bei der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen im Laufe der Zeit einen einheitlichen Markeneindruck zu bewahren. Genau wie Finanz- oder Wirtschaftlichkeitsprüfungen sind Kommunikationsprüfungen für Organisationen jeder Größe relevant und müssen regelmäßig durchgeführt werden, um alles in Ordnung zu halten und zum Gesamterfolg beizutragen.

Wenn Kommunikationsaudits noch nie auf Ihrem Radar waren, ist es wahrscheinlich an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen, was Sie tun können, um die kleinen Änderungen vorzunehmen, die zu großen Verbesserungen in der Art und Weise führen können, wie Sie mit anderen in Kontakt treten. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine Roadmap zusammengestellt, die Ihnen hilft, den aktuellen Stand Ihrer Kommunikation besser zu verstehen.

6 Schritte zur Durchführung eines ordnungsgemäßen Kommunikationsaudits

Es ist nicht so schwer, wie Sie vielleicht denken, tief in Ihre Kommunikationsstrategien einzutauchen, sowohl in die Vergangenheit als auch in die Gegenwart. Besonders einfach ist es, wenn man es auf die wesentlichen Aspekte der Art und Weise, wie man kommuniziert, herunterbrechen und aus verschiedenen Perspektiven betrachten kann. Hier sind sechs Schritte, die Ihnen helfen werden, Ihr eigenes Kommunikationsaudit zu erstellen.

1. Analysieren Sie den Umfang Ihrer aktuellen internen und externen Kommunikation

Sie werden erstaunt sein, wenn Sie beginnen, eine Liste mit der Anzahl der Orte zu erstellen, an denen Sie mit verschiedenen Kontakten kommunizieren. Denken Sie daran, alles , was mit Ihrer Marke zu tun hat, zählt. Haben Sie Ihre E-Mail-Fußzeile gezählt? Wie sieht es mit der Betreffzeile Ihrer E-Mails aus? Ihre YouTube-Kanalbeschreibung?

Was auch immer Ihre Liste ausmacht, sie geht weit über einfache Dinge wie Website-Inhalte, Social-Media-Beiträge, Newsletter und Pressemitteilungen hinaus. Jede Broschüre, jedes Schild oder Banner, jede Berichterstattung in den Medien und sogar Ihr Logo – sie alle tragen zur Gesamteffektivität Ihrer Kommunikation bei.

Dieser Schritt wird Ihnen dabei helfen, Ihre Augen dafür zu öffnen, wie viele Marken-Touchpoints es gibt, und zu erkennen, dass die Herstellung einer gewissen Konsistenz einen Plan erfordert. So wie bei einer Finanzprüfung auch kleine Ausgaben zählen, gibt es viele kleine Komponenten Ihres Markenauftritts, die beeinflussen, wie Sie wahrgenommen werden. Achten Sie bei der Ermittlung des wahren Umfangs Ihrer aktuellen Kommunikation darauf, auch die kleinsten Teile einzubeziehen.

2. Werten Sie alle vergangenen und bestehenden Kommunikationen aus

Dies erfordert möglicherweise etwas mehr Zeitaufwand, zahlt sich jedoch in Bezug auf die gewonnenen Erkenntnisse aus. Wenn Sie Ihre Kommunikationshistorie durchgehen, wird es einfacher, die Zielgruppen, Plattformen und Themen zu identifizieren, die eine viel größere Rolle spielen als andere.

Ist dieser Fokus gerechtfertigt, weil er Ihren Geschäftszielen entspricht, oder ging er vielleicht auf Kosten von etwas anderem? Wenn Sie sich die Ergebnisse Ihrer Kommunikation ansehen, sind sie zufriedenstellend oder hätten Sie es besser machen können, indem Sie eine andere Richtung eingeschlagen hätten? Fallen besondere Fehler oder Siege auf? Der Schlüssel hier ist die Suche nach Imbissbuden, die anzeigen, ob Sie mit Ihrer Kommunikationsstrategie auf Kurs geblieben sind oder nicht.

Wenn Sie über genügend Material verfügen, das sich über einen ausreichend langen Zeitraum erstreckt, können Sie möglicherweise eine Art Wachstum oder Entwicklung in Ihrer Kommunikation erkennen. Wie hat es sich verändert und warum? War es eine bewusste Entscheidung oder hat es sich einfach so ergeben? Ist es jetzt besser oder war es damals besser? Wenn Sie auf einen Aspekt Ihrer Kommunikationsstrategie aus der Vergangenheit zurückblicken und denken „Ich kann nicht glauben, dass wir das geschafft haben “, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie in die richtige Richtung gewachsen sind, oder sind Sie von etwas weggekommen, das gut funktioniert hat?

3. Sammeln Sie Erkenntnisse von Mitarbeitern, Kunden, Stakeholdern und Ihrem allgemeinen Publikum

Sie müssen diesen Schritt mit etwas Demut und Offenheit angehen. Das Einholen von Feedback von wichtigen Stakeholdern ist für jedes Kommunikationsaudit absolut unerlässlich, da eines der Hauptziele darin besteht, zu verstehen, was sie über Ihre Kommunikation denken.

Die Antworten, die Sie erhalten, mögen ein wenig stechen, aber dieses Feedback gehört zu den wertvollen Leitfäden, die verfügbar sind, wenn es darum geht, Stärken und Schwächen hervorzuheben. Betrachten Sie Ihre Kommunikationsstrategie als ein Produkt auf Amazon. In diesem Schritt geht es darum, direkt zu den Kundenbewertungen zu gelangen.

Wie der Prozess zum Einholen dieses Feedbacks durchgeführt wird, hängt bis zu einem gewissen Grad von der Größe Ihrer Organisation und dem Umfang Ihrer Kommunikationsaktivitäten ab. Die damit verbundene Logistik erfordert möglicherweise sogar die Teilnahme eines Dritten, um Dinge wie Fokusgruppen, Umfragen, Interviews mit dem Management und den Mitarbeitern und mehr zu organisieren.

Es geht darum, Input von so vielen Stimmen wie möglich zu erhalten, vielleicht sogar um geschätzte Kunden und sogar Ihre lokale Gemeinschaft einzubeziehen. Halten Sie die Tür für alle offen, aber geben Sie den Mitarbeitern besonderes Gewicht, die aufgrund ihrer Erfahrungen mit der Teilnahme am kreativen Prozess in der Lage sind, Ihre Kommunikation am besten zu bewerten. Sie werden vielleicht überrascht sein, welche großartigen Ideen Ihre eigenen Kollegen nie geteilt haben, denn, wie sie sagen werden: Sie haben nie gefragt!

4. Führen Sie eine SWOT-Analyse durch

Zuerst eine kurze Erinnerung für alle, die es brauchen. Eine SWOT-Analyse ist eine visuelle Darstellung der Stärken , Schwächen , Chancen und Risiken einer Strategie. In diesem Zusammenhang geht es darum festzustellen, ob Ihre Kommunikationsstrategie Sie zu Ihren Geschäftszielen bringt oder Sie davon abhält.

Die einfache SWOT-Matrix kann dabei helfen, Ressourcen hervorzuheben, die genutzt und aufgebaut werden können, Schwachstellen, die behoben und repariert werden müssen, den Schwerpunkt auf Möglichkeiten für schnellen Fortschritt zu legen und Sie auf Gefahren aufmerksam zu machen, die es zu vermeiden gilt.

Genau wie bei einer Finanzprüfung kann der Status der Kommunikationsleistung eines Unternehmens teilweise auf derselben strategischen Bewertung von Gesamtbildfaktoren und dem größeren Geschäftsumfeld basieren. Die ehrliche Beantwortung einiger einfacher Fragen kann zu einer realistischen Einschätzung der Qualität Ihrer Leistung beitragen.

Worin bist du gut? Wie kannst du besser werden? Wo soll dein Fokus liegen? Müssen Sie das, was Sie tun, verbessern oder die Richtung komplett ändern? Wenn Sie alles in Form einer SWOT-Analyse zusammenfassen, können Sie Ihre Gedanken ordnen und Ihre Herangehensweise an die Art und Weise, wie Sie über aktuelle Strategien denken, verdeutlichen.

Sie werden wissen, dass dieser Schritt nützlich war, wenn Sie ihn mit einer besseren Vorstellung davon abschließen können, was für Sie funktioniert, was Sie ändern müssen, welche Möglichkeiten Sie direkt vor sich haben und was Sie möglicherweise verletzen könnte, wenn Sie es nicht tun Repariere es jetzt nicht.

5. Erstellen Sie ein Modell einer zukünftigen Kommunikationsstrategie

An diesem Punkt sollten Sie beginnen, eine bessere Vorstellung davon zu haben, wie die Dinge aussehen sollten, wenn Sie sich der Zukunft zuwenden. Sie können Entscheidungen auf der Grundlage eines umfassenden Verständnisses der Paarungen zwischen Kanälen und Zielgruppen treffen. Sie verstehen die Reichweite Ihrer Kommunikation, von der kleinsten Erwähnung in den Medien bis zur größten Markenplattform.

Sie haben eine Bestandsaufnahme Ihrer Arbeit aus Vergangenheit und Gegenwart vorgenommen und diese nach Erkenntnissen über die Entwicklung Ihrer Arbeitsweise durchforstet. Umfangreiches Feedback von einer Reihe von Kontakten hat zu einem noch tieferen Verständnis dafür geführt, wie Ihre Arbeit wahrgenommen wird, und Sie haben sogar strategische Diagramme verwendet, um einen Aktionsplan für die Zukunft zu formulieren.

Das Erstellen eines Modells Ihrer zukünftigen Kommunikationsstrategie dient als Aktionsplan und Vorlage für Ihren neuen Kurs. Ihr tatsächlicher Zukunftsplan entspricht möglicherweise nicht genau – alle Pläne ändern sich, aber er kann als eine Liste der Lehren aus Ihrer bisherigen Arbeit dienen.

Dies ist auch der Punkt, an dem Sie das bisher Gelernte teilen und andere Interessengruppen für notwendige Änderungen an Bord holen müssen. Die Weitergabe Ihres Plans an wichtige Mitarbeiter kann auch aus budgetären oder anderen organisatorischen Gründen erforderlich sein.

6. Implementieren Sie Ihre neue Strategie basierend auf Ihren Erkenntnissen

Es ist endlich an der Zeit, den Schalter Ihrer neuen Kommunikationsstrategie umzulegen. Ihr Mockup aus dem vorherigen Schritt gibt die Richtung vor, alles, was Sie tun müssen, ist, es zu verwirklichen. Es könnte eine gute Idee sein, mit schnellen Erfolgen und den niedrig hängenden Früchten zu beginnen, die Ihnen einen schnellen Einstieg ermöglichen und die Dynamik aufrechterhalten, die Sie benötigen, um die Dinge voranzutreiben.

Nicht alles lässt sich über Nacht erledigen, also unterteilen Sie den Plan je nach Bedarf in kurz-, mittel- und langfristige Schritte. Denken Sie daran, dass immer ein gewisses Maß an Flexibilität vorhanden sein muss und Verzögerungen, Hindernisse und eine sich ändernde Landschaft unvermeidlich sind.

Sobald Ihr Plan sicher steht und sich im Umsetzungsprozess befindet, werden Sie Ihre Kommunikationsaktivitäten sorgfältiger überwachen, was zukünftige Audits einfacher macht. Apropos Zukunft, Ihr nächstes Audit wird nicht allzu weit entfernt sein, nachdem Sie Ihren ersten Aktionsplan umgesetzt haben; zweimal im Jahr sollte für die meisten Operationen ausreichen.

Vorlage für Kommunikationsprüfungsfragen

Finanzergebnisse werden geprüft, Spesenabrechnungen werden geprüft, die Leistung der Mitarbeiter wird geprüft und sogar Büromaterialien werden inventarisiert! Obwohl es für viele eine neue Idee sein mag, sollte ein Kommunikationsaudit auch ein Standardbestandteil der Bewertung jeder Organisation sein. Angesichts der entscheidenden Rolle der Kommunikation in der heutigen vernetzten, immer verbundenen Welt mit Benachrichtigungsklingeln war es noch nie so wichtig, die Art und Weise zu optimieren, wie Sie verwalten, wie andere Sie wahrnehmen.

Denken Sie im Rahmen Ihres eigenen Kommunikationsaudits daran, ein einfaches Feedback von Ihren Kunden einzuholen. Direkt zur Quelle zu gehen ist oft der beste Weg, um herauszufinden, was sie beschäftigt.

Versuche es mit Fragen wie:

• Wie beurteilen Sie unsere aktuelle Kommunikationsstrategie? (1-5, wobei 5 am besten ist)
• Wie möchten Sie Informationen von uns erhalten?
• Wie oft möchten Sie Mitteilungen von uns erhalten?
• Wie einfach ist es, die gesuchten Informationen zu finden?
• Wie können wir unsere Kommunikationsstrategie in Zukunft besser verbessern?

Es wird immer Ausreißer geben, aber die durchschnittliche Zahl hier wird Ihnen definitiv sagen, ob Sie von einer guten Stelle aus starten oder nicht.

Es mag leicht sein, viele der Antworten vorherzusagen, aber Sie werden überrascht sein, von Trends zu erfahren, die Sie möglicherweise nicht kennen, oder von Medien, die unterversorgt sind. Ein sehr übersehenes Problem ist, wenn sich ihre Antwort von Ihrer Vorstellung unterscheidet, denken Sie daran, dass sie Recht hat und Sie sich irren.

Was Ihnen einfach und selbstverständlich erscheint, ist für einen Erstbesucher möglicherweise keine großartige Gelegenheit, neue Perspektiven auf etwas zu erhalten, mit dem Sie sich täglich befassen. Bei offenen Fragen weiß man nie, was man lernt und viele Kunden werden dieser Einladung gerne nachkommen.

Fazit

Kommunikationsstrategien und -praktiken können, wie andere Aspekte von Unternehmen und Organisationen, veraltet, ineffizient und einer Überarbeitung bedürfen. Ein Kommunikationsaudit ist eine Gelegenheit, einen Spiegel Ihrer Art und Weise vorzuhalten, wie Sie Ihre Öffentlichkeitsarbeit verwalten, und zu sehen, welche Teile gut funktionieren und welche ein Umdenken gebrauchen könnten.

Indem Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Kommunikationsaktivitäten machen, sie an den Geschäftszielen ausrichten und mit den Beteiligten zusammenarbeiten, können Sie einen Plan formulieren, um das zu nutzen, was Sie richtig machen, und das zu beheben, was Sie falsch machen. Einmal neu konfiguriert, um Ihren Markenzielen und -werten zu entsprechen, kann Ihre Kommunikationsstrategie zu einem wertvollen Kapital werden und gleichzeitig die Gesamtleistung des Unternehmens unterstützen.