コミュニケーション監査を成功させる方法
公開: 2020-06-03コミュニケーションを適切に管理することは、今日ほど難しいことはありません。
増え続けるプラットフォーム全体でのリアルタイムの反応、常にプラグインされている顧客ベース、クリックの速さで移動するオンライン世界のすべてが、独自の課題を維持することを可能にします。 タッチポイントの数が増えると、コミュニケーションが計画外の方向に進みやすくなり、多くの場合、メッセージを発信する方法、場所、相手を管理するための一貫した戦略が欠如します。
プラグを抜いて、一歩下がって、物事を再評価する時かもしれません。 どのようにコミュニケーションしたいかについて明確なビジョンを持つことは、自分が今どこにいるのかを知ることから始まります。 つまり、コミュニケーション ツールボックスの正直な目録を作成し、現在の運用方法が今後の道筋とどのように一致しているか (または一致していないか) を確認することを意味します。 ここで、通信監査の出番です。
コミュニケーション監査とは何ですか？
コミュニケーション監査には、すべての利害関係者とのブランド コミュニケーションをどの程度維持しているかを評価することが含まれます。 コミュニケーションがブランド イメージ、価値観、ビジネス目標とどの程度一致しているかを判断することで、世界との関わり方を明確にします。 また、さまざまな聴衆、チャネル、コンテキストにまたがって意見が分かれる中で、明確で一貫性のある適切な意見の重要性が見過ごされがちであることに注意を向けるのにも役立ちます。
コミュニケーションの監査は、機能しているものと改善できるものを特定する機会であり、より多くのリソースをここに向け、そこに向けるリソースを減らす必要があることを認識します。
監査の結果は、さまざまな対象者と時間をかけてコミュニケーションする際に、統一されたブランドの印象をどれだけ維持できたかを明らかにすることができます。 財務監査やパフォーマンス監査と同様に、コミュニケーション監査はあらゆる規模の組織に関連しており、すべてを正常に保ち、全体的な成功に貢献するために定期的に実施する必要があります。
コミュニケーションの監査がこれまで目にしたことがない場合は、おそらく、小さな変更を加えて、他の人とのつながりを大きく改善するために何ができるかを検討するときです。 開始するために、コミュニケーションの現在の状態をよりよく理解するためのロードマップをまとめました。
適切なコミュニケーション監査を実施するための 6 つのステップ
過去と現在のコミュニケーション戦略を深く掘り下げることは、思ったほど難しくありません。 コミュニケーション方法の基本的な側面に分解し、さまざまな視点から見ることができれば、特に簡単です。 独自のコミュニケーション監査を作成するのに役立つ 6 つのステップを以下に示します。
1. 現在の内部および外部コミュニケーションの範囲を分析する
さまざまな連絡先と通信する場所の数のリストを作成し始めると、驚かれることでしょう。 ブランドに関連するすべてが重要であることを忘れないでください。 メールのフッターを数えましたか? メールの件名はどうですか？ あなたの YouTube チャンネルの説明は?
リストが何であれ、ウェブサイトのコンテンツ、ソーシャル メディアの投稿、ニュースレター、プレス リリースなどの簡単なものをはるかに超えています。 すべてのパンフレット、すべての看板またはバナー、すべてのメディア報道、さらにはロゴまでもが、コミュニケーション方法の全体的な効果に貢献します。
このステップは、ブランドのタッチポイントがいくつあるかに目を向け、ある種の一貫性を確立するには計画が必要であることを認識するのに役立ちます. 財務監査ではわずかな費用もカウントされるのと同じように、ブランド フットプリントには、あなたの認識に影響を与える小さな要素がたくさんあります。 現在のコミュニケーションの真の範囲を確立するときは、最も小さな部分でも含めるようにしてください。
2. 過去および既存のすべてのコミュニケーションを評価する
これにはもう少し時間の投資が必要になるかもしれませんが、提供される洞察という点では報われます。 コミュニケーションの履歴をさかのぼると、他の人よりもはるかに大きな役割を果たしている対象者、プラットフォーム、および問題を特定しやすくなります。
その焦点はあなたのビジネス目標に合致するという理由で正当化されますか、それとも他の何かを犠牲にしてきたのでしょうか? あなたのコミュニケーションの結果を見て、それらは満足のいくものでしたか、それとも別の方向に進むことでより良くできたでしょうか? 目立ったミスや勝利はありますか？ ここで重要なのは、コミュニケーション戦略が順調に進んでいるかどうかを示す要点を探すことです。
十分に長い期間にわたる資料が十分にあれば、コミュニケーションの一種の成長または進化を認識することができるかもしれません。 それはどのように、そしてなぜ変わったのですか？ それは意識的な決定でしたか、それとも単に起こったのですか？ 今の方が良いですか、それとも当時の方が良かったですか？ 過去のコミュニケーション戦略の一部を振り返って、「これをやったなんて信じられない」と思うなら、それはあなたが正しい方向に成長したこと、またはうまくいったことから逃れたことを示していますか?
3. 従業員、顧客、利害関係者、および一般の聴衆から洞察を収集する
謙虚さと心を開いて、このステップに取り組む必要があります。 主な目標の 1 つは、主要な利害関係者があなたのコミュニケーションについてどう考えているかを理解することであるため、主要な利害関係者からフィードバックを得ることはコミュニケーション監査にとって絶対に不可欠です。
得られる回答は少し辛辣かもしれませんが、このフィードバックは、長所と短所を強調する際に利用できる貴重なガイドの 1 つです。 コミュニケーション戦略を Amazon の商品と考えてください。 このステップは、カスタマーレビューに直接行くことです.
このフィードバックをどのように実施するかは、組織の規模とコミュニケーション活動の範囲によってある程度決定されます。 関連するロジスティクスには、フォーカス グループ、調査、経営陣やスタッフへのインタビューなどを組織するために、第三者の参加が必要になる場合もあります。
ポイントは、できるだけ多くの声から意見を聞くことです。おそらく、大切な顧客や地元のコミュニティにまで手を広げます。 すべての人に門戸を開いておきますが、創造的なプロセスに参加した経験に基づいて、あなたのコミュニケーションを最もよく評価できる立場にあるスタッフを特に重視してください。 同僚が言うように、あなたは決して尋ねなかったので、あなたは自分の同僚によって決して共有されなかった素晴らしいアイデアに驚くかもしれません!
4. SWOT分析を実施する
まず、必要な方への簡単なリマインダーです。 SWOT分析は、あらゆる戦略に含まれる強み、弱み、機会、脅威を視覚的に表したものです。 この文脈では、コミュニケーション戦略がビジネス目標に向かってあなたを押し進めているのか、それとも遠ざけているのかを確認するのに役立ちます.
SWOT の単純なマトリックスは、使用して構築する資産、対処および修復する脆弱性を強調し、迅速な進歩の機会に焦点を当て、回避すべき危険を警告するのに役立ちます。
ここでも、財務監査と同様に、企業のコミュニケーション パフォーマンスのステータスは、全体像の要因とより大きなビジネス環境の同じ戦略的評価に部分的に基づいている可能性があります。 いくつかの簡単な質問に対する率直な回答は、パフォーマンスの質を現実的に評価するのに役立ちます。
あなたは何が得意ですか？ どうすれば良くなりますか？ あなたの焦点はどこにあるべきですか？ 今していることを改善する必要がありますか、それとも方向を完全に変える必要がありますか? すべてを SWOT 分析の形にすることで、考えを整理し、現在の戦略に対する考え方を明確にすることができます。
何が自分に合っているか、何を変える必要があるか、目の前にあるチャンスは何か、そしてそうしないと何があなたを傷つける可能性があるかをよりよく理解して完了することができれば、このステップが役に立ったことがわかるでしょう。今直さないと。
5. 今後のコミュニケーション戦略のモックアップを作成する
この時点までに、将来に向けて物事がどのように見えるべきかについて、より良いビジョンを持ち始める必要があります. チャネルとオーディエンスの組み合わせを完全に理解した上で決定を下すことができます。 最小のメディアでの言及から最大のブランド プラットフォームまで、コミュニケーションのリーチを理解しています。
あなたは過去と現在から自分の仕事の目録を作成し、それを掘り下げて、自分の運営方法の進化についての洞察を得ました。 さまざまな連絡先からの広範なフィードバックにより、あなたの仕事がどのように認識されているかについてさらに深い理解が得られ、今後の行動計画を策定するために戦略図を使用することさえありました.
将来のコミュニケーション戦略のモックアップを作成すると、新しいコースのアクション プランおよびテンプレートとして機能します。 あなたの実際の将来の計画はそれと正確に一致しないかもしれません.
これは、これまでに学んだことを共有し、必要な変更のために他の利害関係者を参加させる必要があるポイントでもあります. 計画を主要なスタッフと共有することは、予算やその他の組織上の目的のためにも必要になる場合があります。
6. 調査結果に基づいて新しい戦略を実行する
いよいよ、新しいコミュニケーション戦略のスイッチを入れる時が来ました。 前のステップからのモックアップは方向性を提供します。あなたがする必要があるのは、それを実現することだけです。 手っ取り早い勝利と、すぐに始められ、物事を前進させ続けるために必要な勢いを維持できる簡単な成果から始めることをお勧めします。
すべてを一晩でできるわけではないため、必要に応じて計画を短期、中期、長期のステップに分割します。 ある程度の柔軟性が常に存在する必要があり、遅延、障害、変化する状況は避けられないことに留意してください。
計画が確実に実施され、実装の過程にあると、コミュニケーション活動をより注意深く監視できるようになり、将来の監査が容易になります。 将来について言えば、最初の行動計画を実行した後、次の監査はそう遠くないでしょう。 ほとんどの操作では、年に 2 回で十分です。
コミュニケーション監査質問テンプレート
財務結果が監査され、経費勘定が監査され、従業員の業績が監査され、事務用品の在庫さえも監査されます! 多くの人にとっては新しい考えかもしれませんが、コミュニケーション監査は、あらゆる組織の評価の標準的な部分であるべきです。 今日のプラグイン、常時接続、通知ベルの世界におけるコミュニケーションの重要な役割を考えると、他の人が自分をどのように認識するかを管理する方法を最適化することが、これまで以上に重要になっています。
独自のコミュニケーション監査を開始する一環として、顧客から簡単なフィードバックを得ることを検討してください。 多くの場合、情報源に直接アクセスすることが、彼らの考えを知る最善の方法です。
次のような質問をしてみてください。
- 現在のコミュニケーション戦略をどのように評価しますか? (1 ～ 5、5 が最適)
- 私たちからの情報をどのように受け取ることを希望しますか?
- どのくらいの頻度で当社からの連絡を希望しますか?
- 探している情報を見つけるのはどれくらい簡単ですか?
- 今後のコミュニケーション戦略を改善するにはどうすればよいでしょうか?
外れ値は常に存在しますが、ここでの平均値は、良い場所から始めているかどうかを明確に示します.
答えの多くを予測するのは簡単かもしれませんが、気付いていないかもしれないトレンドや十分なサービスを受けていないメディアについて知って驚くかもしれません。 非常に見過ごされがちな問題は、彼らの答えがあなたが考えているものと異なる場合、彼らが正しく、あなたが間違っていることを忘れないでください.
簡単で当たり前のように思えることは、初めての訪問者にとっては難しいかもしれません。毎日扱っていることについて新鮮な視点を得る絶好の機会です。 自由回答式の質問から何を学べるかは決してわかりませんが、多くの顧客はこの招待を喜んで受け入れるでしょう。
結論
ビジネスや組織の他の側面と同様に、コミュニケーションの戦略と実践は時代遅れになり、非効率になり、作り直しが必要になる可能性があります。 コミュニケーション監査は、広報活動の管理方法を反映し、どの部分がうまく機能し、どの部分を再考する必要があるかを確認するチャンスです。
コミュニケーション活動のインベントリを作成し、それらをビジネス目標に合わせ、関係者と協力することで、正しいことを活用し、間違っていることを修正するための計画を立てることができます。 ブランドの目標と価値に合わせて再構成されたコミュニケーション戦略は、組織の全体的なパフォーマンスをサポートしながら、貴重な資産になることができます。