İletişim Denetimi Nasıl Başarıyla Yapılır?

İletişiminizi iyi yönetmek hiç bu kadar zor olmamıştı.

Giderek artan sayıda platformda gerçek zamanlı tepkiler, her zaman bağlı olan bir müşteri tabanı ve bir tıklama hızında hareket eden çevrimiçi bir dünya, hepsi benzersiz bir mücadeleye ayak uyduruyor. Artan sayıda temas noktasının iletişimlerinizi asla planlamadığınız yönlere yönlendirmesi kolaydır ve genellikle mesajınızı nasıl, nerede ve kiminle ileteceğinizi yönetmek için tutarlı bir strateji eksikliği ile sonuçlanır.

Fişi prizden çekmenin, bir an için geri adım atmanın ve her şeyi yeniden değerlendirmenin zamanı gelmiş olabilir. Nasıl iletişim kurmak istediğinize dair net bir vizyona sahip olmak, şu anda nerede olduğunuzu bilmekle başlar. Bu, iletişim araç kutunuzun dürüst bir envanterini çıkarmak ve şu anda çalışma şeklinizin ileriye dönük yolunuzla nasıl uyumlu olup olmadığını kontrol etmek anlamına gelir. Burada bir iletişim denetimi devreye girer.

İletişim denetimi nedir?

İletişim denetimleri, tüm paydaşlarla marka iletişimini ne kadar iyi sürdürdüğünüzü değerlendirmeyi içerir. İletişiminizin marka imajınız, değerleriniz ve iş hedeflerinizle ne kadar tutarlı olduğunu belirleyerek dünyayla etkileşim şeklinizi netleştirirler. Aynı zamanda, farklı izleyiciler, kanallar ve bağlamlar arasında bölündükçe net, tutarlı ve uygun bir sesin genellikle gözden kaçan önemine odaklanmaya yardımcı olurlar.

Bir iletişim denetimi, neyin işe yaradığını ve neyin iyileştirilebileceğini belirleme, daha fazla kaynağın buraya, daha az kaynağın buraya yönlendirilmesi gerektiğini anlama şansıdır.

Bir denetimin sonuçları, zaman içinde çeşitli kitlelerle iletişim kurarken birleşik bir marka izlenimini ne kadar iyi koruyabildiğinizi ortaya çıkarabilir. Tıpkı finansal veya performans denetimleri gibi, iletişim denetimleri de her büyüklükteki kuruluşla ilgilidir ve her şeyi yolunda tutmak ve genel başarıya katkıda bulunmak için düzenli olarak yapılması gerekir.

İletişim denetimleri daha önce hiç radarınıza girmediyse, muhtemelen başkalarıyla bağlantı kurma şeklinizde büyük gelişmelere dönüşebilecek küçük değişiklikleri yapmak için neler yapabileceğinize bir göz atmanın zamanı gelmiştir. Başlamanız için, iletişiminizin mevcut durumunu daha iyi anlamanıza yardımcı olacak bir yol haritası hazırladık.

Uygun bir iletişim denetimi yapmak için 6 adım

Hem geçmiş hem de şimdiki iletişim stratejilerinize derinlemesine dalmak düşündüğünüz kadar zor değil. Bunu, iletişim kurma ve farklı perspektiflerden bakma yollarınızın temel yönlerine ayırabilirseniz özellikle kolaydır. İşte kendi iletişim denetiminizi oluşturmanıza yardımcı olacak altı adım.

1. Mevcut iç ve dış iletişiminizin kapsamını analiz edin

Çeşitli kişilerle iletişim kurduğunuz yerlerin sayısının bir listesini yapmaya başladığınızda şaşıracaksınız. Unutmayın, markanızla ilişkili her şey önemlidir. E-posta alt bilginizi saydınız mı? E-postalarınızın konu satırına ne dersiniz? YouTube kanal açıklamanız?

Listeniz ne olursa olsun, web sitesi içeriği, sosyal medya gönderileri, haber bültenleri ve basın bültenleri gibi kolay şeylerin çok ötesine geçer. Her broşür, her işaret veya afiş, medyada yer alan her parça ve hatta logonuz - hepsi iletişim şeklinizin genel etkinliğine katkıda bulunmaya yardımcı olur.

Bu adım, kaç tane marka temas noktası olduğuna gözlerinizi açmanıza ve bir tür tutarlılık oluşturmanın bir plan gerektirdiğini anlamanıza yardımcı olacaktır. Bir finansal denetimde küçük harcamaların bile hesaba katılması gibi, marka ayak izinizin algılanma biçiminizi etkileyen birçok küçük bileşeni vardır. Mevcut iletişiminizin gerçek kapsamını belirlerken, en küçük parçaları bile dahil ettiğinizden emin olun.

2. Tüm geçmiş ve mevcut iletişimleri değerlendirin

Bu, zaman açısından biraz daha fazla yatırım gerektirebilir, ancak sağladığı içgörüler açısından karşılığını verecektir. İletişim geçmişinizi gözden geçirmek, diğerlerinden çok daha büyük bir rol oynayan kitleleri, platformları ve sorunları tanımlamayı kolaylaştıracaktır.

Bu odaklanma, iş hedeflerinizle örtüştüğü için mi haklı, yoksa başka bir şeyin pahasına mı geldi? İletişimlerinizin sonuçlarına baktığınızda tatmin edici mi yoksa farklı bir yöne giderek daha iyisini yapabilir miydiniz? Herhangi bir özel hata veya zafer göze çarpıyor mu? Buradaki anahtar, iletişim stratejinizde rotada kalıp kalmadığınızı gösteren çıkarımları aramaktır.

Yeterince uzun bir süreye yayılan yeterli materyale sahipseniz, iletişimlerinizde bir tür büyüme veya evrimi fark edebilirsiniz. Nasıl değişti ve neden? Bilinçli bir karar mıydı yoksa bir anda mı oldu? Şimdi mi daha iyi yoksa o zaman mı daha iyiydi? Geçmişten gelen iletişim stratejinizin bir yönüne dönüp baktığınızda “ Bunu yaptığımıza inanamıyorum” diye düşünüyorsanız, bu doğru yönde büyüdüğünüzün bir işareti mi yoksa işe yarayan bir şeyden uzaklaştınız mı?

3. Çalışanlardan, müşterilerden, paydaşlardan ve genel hedef kitlenizden bilgi toplayın

Bu adıma biraz alçakgönüllülük ve açık fikirlilikle yaklaşmanız gerekecek. Kilit paydaşlardan geri bildirim almak, herhangi bir iletişim denetimi için kesinlikle çok önemlidir çünkü birincil hedeflerden biri, iletişiminiz hakkında ne düşündüklerini anlamaktır.

Aldığınız cevaplar biraz canınızı sıkabilir, ancak bu geri bildirim, güçlü ve zayıf yönleri vurgulama konusunda mevcut değerli rehberler arasındadır. İletişim stratejinizi Amazon'daki bir ürün olarak düşünün. Bu adım, doğrudan müşteri incelemelerine gitmekle ilgilidir.

Bu geri bildirimi alma süreci, bir dereceye kadar kuruluşunuzun büyüklüğüne ve iletişim faaliyetlerinizin kapsamına göre belirlenecektir. İlgili lojistik, odak grupları, anketler, yönetim ve personelle yapılan görüşmeler ve daha fazlası gibi şeyleri organize etmek için üçüncü bir tarafın katılımını bile gerektirebilir.

Buradaki amaç, mümkün olduğunca çok sesten girdi almak, hatta belki de değerli müşterileri ve hatta yerel topluluğunuzu dahil etmek için dallara ayrılmaktır. Kapıyı herkese açık tutun, ancak yaratıcı sürece katılma deneyimlerine dayanarak iletişiminizi en iyi değerlendirebilecek konumda olan personele özellikle ağırlık verin. Kendi iş arkadaşlarınız tarafından asla paylaşılmayan harika fikirlere şaşırabilirsiniz, çünkü onların diyecekleri gibi: hiç sormadınız!

4. Bir SWOT analizi yapın

İlk olarak, ihtiyacı olan herkes için hızlı bir hatırlatma. Bir SWOT analizi, herhangi bir stratejide yer alan Trendlerin , Zayıflıkların , Fırsatların ve Tehditlerin görsel bir temsilidir . Bu bağlamda, iletişim stratejinizin sizi iş hedeflerine doğru mu ittiğini yoksa uzaklaştırdığını mı belirlemeye yardımcı olmakla ilgilidir.

Basit SWOT matrisi, kullanılacak ve geliştirilecek varlıkları, ele alınacak ve onarılacak güvenlik açıklarını vurgulamaya, hızlı ilerleme fırsatlarına odaklanmaya ve kaçınılması gereken tehlikeler konusunda sizi uyarmaya yardımcı olabilir.

Yine, tıpkı bir mali denetim gibi, bir şirketin iletişim performansının durumu, kısmen büyük resim faktörlerinin ve daha geniş iş ortamının aynı stratejik değerlendirmesine dayanabilir. Birkaç basit soruya verilecek dürüst cevaplar, performansınızın kalitesinin gerçekçi bir şekilde değerlendirilmesine katkıda bulunabilir.

Neyde iyisin? Nasıl iyileşebilirsin? Odak noktanız nerede olmalı? Yaptığınız şeyi iyileştirmeniz veya yönünüzü tamamen değiştirmeniz mi gerekiyor? Her şeyi bir SWOT analizi biçimine sokmak, düşüncelerinizi düzenlemenize ve mevcut stratejiler hakkında düşünme biçiminize yaklaşımınızı netleştirmenize yardımcı olabilir.

Sizin için neyin işe yaradığına, neyi değiştirmeniz gerektiğine, tam önünüzde hangi fırsatlara sahip olduğunuza ve yapmazsanız nelerin size zarar verme potansiyeline sahip olduğuna dair daha iyi bir fikirle tamamlayabilirseniz, bu adımın yararlı olduğunu bileceksiniz. şimdi düzeltme.

5. İleriye dönük bir iletişim stratejisi maketi oluşturun

Bu noktada, geleceğe dönerken işlerin nasıl görünmesi gerektiğine dair daha iyi bir vizyona sahip olmaya başlamalısınız. Kanallar ve izleyiciler arasındaki eşleşmeleri tam olarak anlayarak kararlar verebilirsiniz. En küçük medya sözlerinden en büyük markalı platforma kadar iletişiminizin erişimini anlıyorsunuz.

Geçmişten ve günümüzden çalışmalarınızın bir envanterini çıkardınız ve nasıl faaliyet gösterdiğinizin evrimine ilişkin içgörüler için onu çıkardınız. Bir dizi kişiden gelen kapsamlı geri bildirim, işinizin nasıl algılandığı konusunda daha da derin bir anlayış sağladı ve ileriye dönük bir eylem planı formüle etmek için stratejik diyagramlar bile kullandınız.

Gelecekteki iletişim stratejinizin bir maketini oluşturmak, yeni kursunuz için bir eylem planı ve şablon görevi görür. Gerçek gelecek planınız buna tam olarak uymayabilir - tüm planlar değişir, ancak şimdiye kadar çalışmalarınızdan öğrenilen derslerin bir listesi olarak hizmet edebilir.

Bu aynı zamanda şimdiye kadar öğrendiklerinizi paylaşmanız ve gerekli değişiklikler için diğer paydaşları da dahil etmeniz gereken noktadır. Planınızı kilit personelle paylaşmak, bütçe veya diğer kurumsal amaçlar için de gerekli olabilir.

6. Bulgularınıza dayanarak yeni stratejinizi uygulayın

Sonunda yeni iletişim stratejinizdeki anahtarı çevirmenin zamanı geldi. Bir önceki adımdaki maketiniz size yön veriyor, tek yapmanız gereken bunu gerçekleştirmek. Hızlı kazançlar ve hızlı bir başlangıç ​​yapmanızı sağlayacak ve işleri ileriye götürmek için ihtiyaç duyduğunuz ivmeyi sürdürebilecek düşük kalıcı meyvelerle başlamak iyi bir fikir olabilir.

Her şey bir gecede yapılamaz, bu nedenle planı gerektiği gibi kısa, orta ve uzun vadeli adımlara bölün. Bir dereceye kadar esnekliğin her zaman mevcut olması gerektiğini ve gecikmelerin, barikatların ve değişen bir manzaranın kaçınılmaz olduğunu unutmayın.

Planınız güvenli bir şekilde yerine getirildiğinde ve uygulama sürecinde, kendinizi iletişim faaliyetlerinizi daha dikkatli bir şekilde izleyerek gelecekteki denetimleri kolaylaştıracak şekilde bulacaksınız. Ve gelecekten bahsetmişken, ilk eylem planınızı uyguladıktan sonra bir sonraki denetiminiz çok uzakta olmayacak; çoğu operasyon için yılda iki kez yeterli olacaktır.

İletişim denetimi soru şablonu

Mali sonuçlar denetlenir, gider hesapları denetlenir, çalışan performansı denetlenir ve hatta ofis malzemelerinin envanteri çıkarılır! Birçokları için yeni bir fikir olsa da, iletişim denetimi aynı zamanda herhangi bir organizasyonun değerlendirmesinin standart bir parçası olmalıdır. Günümüzün bağlı, her zaman bağlı, bildirim zili dünyasında iletişimin hayati rolü göz önüne alındığında, başkalarının sizi nasıl algıladığını yönetme şeklinizi optimize etmek hiç bu kadar önemli olmamıştı.

Kendi iletişim denetiminizi başlatmanın bir parçası olarak, müşterilerinizden bazı basit geri bildirimler almayı düşünün. Doğrudan kaynağa gitmek, genellikle akıllarında ne olduğunu öğrenmenin en iyi yoludur.

Şu gibi soruları deneyin:

• Mevcut iletişim stratejimizi nasıl değerlendirirsiniz? (1-5, en iyisi 5 olmak üzere)
• Bizden nasıl bilgi almayı tercih edersiniz?
• Bizden ne sıklıkla iletişim almak istiyorsunuz?
• Aradığınız bilgiyi bulmak ne kadar kolay?
• İleriye dönük iletişim stratejimizi nasıl daha iyi geliştirebiliriz?

Her zaman aykırı değerler olacaktır, ancak buradaki ortalama sayı, iyi bir yerden başlayıp başlamadığınızı size kesinlikle söyleyecektir.

Yanıtların çoğunu tahmin etmek kolay olabilir, ancak farkında olmadığınız trendler veya yeterince hizmet verilmeyen ortamlar hakkında bilgi edinmek sizi şaşırtabilir. Çok gözden kaçan bir konu, eğer cevapları aklınızdakilerden farklıysa, onların doğru olduğunu ve sizin yanlış olduğunuzu unutmayın.

Size kolay ve bariz görünen şey, ilk kez gelen bir ziyaretçi için olmayabilir, her gün uğraştığınız bir şey hakkında yeni bakış açıları elde etmek için harika bir şans. Açık uçlu sorulardan ne öğreneceğinizi asla bilemezsiniz ve birçok müşteri bu daveti memnuniyetle kabul edecektir.

Çözüm

İşletmelerin ve kuruluşların diğer yönleri gibi iletişim stratejileri ve uygulamaları da modası geçmiş, verimsiz ve yenilenmeye ihtiyaç duyabilir. Bir iletişim denetimi, halkla ilişkilerinizi yönetme şeklinize bir ayna tutma ve hangi parçaların iyi çalıştığını ve hangilerinin yeniden düşünülebileceğini görme şansıdır.

İletişim faaliyetlerinizin bir envanterini çıkararak, bunları iş hedefleriyle uyumlu hale getirerek ve paydaşlarla birlikte çalışarak, doğru olanı kullanmak ve yanlış yaptığınızı düzeltmek için bir plan oluşturabilirsiniz. Marka hedeflerinize ve değerlerinize uyacak şekilde yeniden yapılandırıldığında, iletişim stratejiniz kuruluşun genel performansını desteklerken değerli bir varlık haline gelebilir.