Cum să desfășurați cu succes un audit de comunicare

Gestionarea bine a comunicațiilor nu a fost niciodată mai o provocare decât este astăzi.

Reacțiile în timp real pe un număr din ce în ce mai mare de platforme, o bază de clienți care este întotdeauna conectată și o lume online care se mișcă cu viteza unui clic fac ca menținerea pasului să fie o provocare unică. Este ușor pentru numărul tot mai mare de puncte de contact să vă conducă comunicațiile în direcții pe care nu le-ați planificat niciodată, ceea ce duce adesea la lipsa unei strategii coerente pentru gestionarea modului, unde și cu cine transmiteți mesajul.

Ar putea fi timpul să deconectați, să faceți un pas înapoi pentru un moment și să reevaluați lucrurile. A avea o viziune clară asupra modului în care doriți să comunicați începe cu a ști unde vă aflați acum. Aceasta înseamnă să faceți un inventar onest al instrumentului dvs. de comunicații și să verificați pentru a vedea cum modul în care lucrați în prezent se aliniază – sau nu – cu calea de urmat. Aici intervine un audit al comunicațiilor.

Ce este un audit de comunicare?

Auditurile de comunicare implică evaluarea cât de bine mențineți comunicarea mărcii cu toate părțile interesate. Ele clarifică modul în care interacționați cu lumea, determinând cât de consistente sunt comunicările dvs. cu imaginea mărcii, valorile și obiectivele de afaceri. Ele ajută, de asemenea, să se concentreze asupra importanței adesea trecute cu vederea a unei voci clare, consecvente și adecvate, deoarece aceasta este împărțită în diferite audiențe, canale și contexte.

Un audit de comunicații este o șansă de a identifica ce funcționează și ce poate fi îmbunătățit, de a recunoaște că mai multe resurse ar trebui direcționate aici și mai puține resurse acolo.

Rezultatele unui audit pot dezvălui cât de bine ați reușit să păstrați o impresie unificată a mărcii pe măsură ce comunicați cu diverse audiențe de-a lungul timpului. La fel ca auditurile financiare sau de performanță, auditurile de comunicare sunt relevante pentru organizațiile de orice dimensiune și trebuie efectuate în mod regulat pentru a menține totul în ordine și pentru a contribui la succesul general.

Dacă auditurile de comunicații nu au mai fost niciodată pe radar, probabil că este timpul să aruncați o privire la ceea ce puteți face pentru a face micile schimbări care se pot transforma în îmbunătățiri majore în modul în care vă conectați cu ceilalți. Pentru a începe, am creat o foaie de parcurs care să vă ajute să vă direcționați către o mai bună înțelegere a stării actuale a comunicațiilor dvs.

6 pași pentru realizarea unui audit de comunicare adecvat

Să te aprofundezi în strategiile tale de comunicare, atât din trecut, cât și din prezent, nu este atât de greu pe cât ai putea crede. Este mai ales ușor dacă îl puteți descompune în aspectele fundamentale ale modului în care comunicați și îl priviți din perspective diferite. Iată șase pași care vă vor ajuta să vă creați propriul audit al comunicațiilor.

1. Analizați sfera comunicării dumneavoastră interne și externe actuale

Veți fi uimit când veți începe să faceți o listă cu numărul de locuri în care comunicați cu diverse contacte. Amintiți-vă, tot ceea ce este asociat cu marca dvs. contează. Ți-ai numărat subsolul e-mailului? Ce zici de subiectul e-mailurilor tale? Descrierea canalului tău YouTube?

Indiferent ce face lista ta, aceasta depășește cu mult lucruri simple, cum ar fi conținutul site-ului web, postările pe rețelele sociale, buletinele informative și comunicatele de presă. Fiecare broșură, fiecare semn sau banner, fiecare parte de acoperire media și chiar logo-ul dvs. - toate contribuie la eficacitatea generală a modului în care comunicați.

Acest pas vă va ajuta să vă deschideți ochii asupra numărului de puncte de contact ale mărcii și să recunoașteți că stabilirea unui fel de consistență necesită un plan. Așa cum chiar și cheltuielile mici contează într-un audit financiar, există o mulțime de componente mici ale amprentei mărcii dvs. care influențează modul în care sunteți perceput. Când stabiliți adevărata sferă a comunicațiilor dvs. actuale, asigurați-vă că includeți chiar și cele mai mici piese.

2. Evaluați toate comunicările trecute și existente

Acest lucru ar putea necesita puțin mai multă investiție în timp, dar va avea roade în ceea ce privește informațiile pe care le oferă. Revenind prin istoricul comunicațiilor, va fi mai ușor să identificați audiențele, platformele și problemele care joacă un rol mult mai important decât altele.

Este această concentrare justificată pentru că se potrivește cu obiectivele tale de afaceri sau poate a venit în detrimentul a altceva? Privind rezultatele comunicărilor tale, sunt ele satisfăcătoare sau ai fi putut să faci mai bine luând o altă direcție? Ies în evidență anumite greșeli sau victorii? Cheia aici este să căutați concluzii care să indice dacă ați păstrat sau nu cursul cu strategia de comunicare.

Dacă aveți suficient material care se întinde pe o perioadă de timp suficient de lungă, s-ar putea să puteți recunoaște un fel de creștere sau evoluție în comunicarea dvs. Cum s-a schimbat și de ce? A fost o decizie conștientă sau pur și simplu s-a întâmplat? Este mai bine acum sau era mai bine atunci? Dacă te uiți înapoi la un aspect al strategiei tale de comunicare din trecut și te gândești „Nu pot să cred că am făcut asta ” este un semn că ai crescut în direcția corectă sau ai scăpat de ceva care a funcționat bine?

3. Colectați informații de la angajați, clienți, părți interesate și publicul dvs. general

Va trebui să abordați acest pas cu puțină umilință și o minte deschisă. Obținerea de feedback de la părțile interesate cheie este absolut esențială pentru orice audit de comunicare, deoarece unul dintre obiectivele principale este de a înțelege ce cred aceștia despre comunicările dvs.

Răspunsurile pe care le primiți s-ar putea să usture puțin, dar acest feedback se numără printre ghidurile valoroase disponibile atunci când vine vorba de evidențierea punctelor forte și a punctelor slabe. Gândește-te la strategia ta de comunicare ca la un produs pe Amazon. Acest pas se referă la a merge direct la recenziile clienților.

Modul în care procesul de obținere a acestui feedback va fi determinat într-o oarecare măsură de dimensiunea organizației dumneavoastră și de amploarea activităților dumneavoastră de comunicare. Logistica implicată poate chiar necesita participarea unei terțe părți pentru a organiza lucruri precum focus grupuri, sondaje, interviuri cu managementul și personalul și multe altele.

Ideea este să obțineți contribuții de la cât mai multe voci puteți, poate chiar să vă extindeți pentru a include clienți valoroși și chiar comunitatea dvs. locală. Păstrați ușa deschisă tuturor, dar acordați o importanță deosebită personalului care este în măsură să vă evalueze cel mai bine comunicațiile, pe baza experienței lor de participare la procesul creativ. S-ar putea să fii surprins de ideile grozave care nu au fost niciodată împărtășite de propriii tăi colegi, deoarece, așa cum vor spune ei: nu ai întrebat niciodată!

4. Efectuați o analiză SWOT

În primul rând, un memento rapid pentru oricine are nevoie de el. O analiză SWOT este o reprezentare vizuală a punctelor forte, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor implicate în orice strategie. În acest context, este vorba de a ajuta la stabilirea dacă strategia ta de comunicare te împinge spre obiectivele de afaceri sau te îndepărtează.

Matricea simplă SWOT poate ajuta la evidențierea activelor pe care să le utilizați și pe care să le construiți, a vulnerabilităților de abordat și reparat, să puneți accent pe oportunitățile de progres rapid și să vă avertizeze cu privire la pericolele care trebuie evitate.

Din nou, la fel ca un audit financiar, starea performanței de comunicare a unei companii poate fi parțial bazată pe aceeași evaluare strategică a factorilor de ansamblu și a mediului de afaceri mai larg. Răspunsurile sincere la câteva întrebări simple pot contribui la o evaluare realistă a calității performanței tale.

La ce ești bun? Cum poți să te faci mai bine? Unde ar trebui să vă concentrați? Trebuie să îmbunătățiți ceea ce faceți sau să schimbați complet direcțiile? Punerea totul sub forma unei analize SWOT vă poate ajuta să vă organizați gândurile și să vă clarificați abordarea asupra modului în care gândiți strategiile actuale.

Veți ști că acest pas a fost util dacă îl puteți finaliza cu o idee mai bună despre ceea ce funcționează pentru dvs., ce trebuie să schimbați, ce oportunități aveți chiar în fața dvs. și ce are potențialul de a vă răni dacă nu nu o repara acum.

5. Creați o machetă a unei strategii de comunicare în viitor

În acest moment, ar trebui să începeți să aveți o viziune mai bună despre cum ar trebui să arate lucrurile pe măsură ce vă întoarceți spre viitor. Puteți lua decizii pe baza unei înțelegeri complete a împerecherilor dintre canale și audiențe. Înțelegi acoperirea comunicărilor tale, de la cea mai mică mențiune media până la cea mai mare platformă de marcă.

Ați făcut un inventar al lucrării dvs. din trecut și din prezent și l-ați extras pentru a obține informații despre evoluția modului în care vă desfășurați activitatea. Feedback-ul extins de la o serie de contacte a oferit o înțelegere și mai profundă a modului în care munca dvs. este percepută și chiar ați folosit diagrame strategice pentru a formula un plan de acțiune pentru viitor.

Crearea unei machete a viitoarei strategii de comunicare servește ca plan de acțiune și șablon pentru noul tău curs. Planul dvs. real de viitor poate să nu corespundă exact cu acesta - toate planurile se schimbă, dar poate servi ca o listă a lecțiilor învățate din munca dvs. până acum.

Acesta este, de asemenea, punctul în care trebuie să împărtășiți ceea ce ați învățat până acum și să implicați alte părți interesate pentru schimbările necesare. Partajarea planului dvs. cu personalul cheie ar putea fi, de asemenea, necesară în scopuri bugetare sau organizaționale.

6. Implementează-ți noua strategie pe baza constatărilor tale

În sfârșit, este timpul să pornești noua ta strategie de comunicare. Macheta ta de la pasul anterior oferă direcția, tot ce trebuie să faci este să o faci. Ar putea fi o idee bună să începeți cu câștiguri rapide și cu fructele care vă pot face să începeți rapid și să mențineți impulsul de care aveți nevoie pentru ca lucrurile să meargă înainte.

Nu totul se poate face peste noapte, așa că împărțiți planul în pași pe termen scurt, mediu și lung după cum este necesar. Rețineți că trebuie să existe întotdeauna un grad de flexibilitate, iar întârzierile, blocajele și un peisaj în schimbare sunt inevitabile.

Odată ce planul dvs. este pus în aplicare în siguranță și în procesul de implementare, vă veți trezi că vă monitorizați cu mai multă atenție activitățile de comunicare, facilitând auditurile viitoare. Și vorbind despre viitor, următorul tău audit nu va fi prea departe după ce vei implementa primul tău plan de acțiune; de două ori pe an ar trebui să fie suficient pentru majoritatea operațiunilor.

Șablon de întrebare de audit de comunicare

Rezultatele financiare sunt auditate, conturile de cheltuieli sunt auditate, performanța angajaților este auditată și chiar și rechizitele de birou sunt inventariate! Deși ar putea fi o idee nouă pentru mulți, un audit al comunicațiilor ar trebui să fie, de asemenea, o parte standard a evaluării oricărei organizații. Având în vedere rolul crucial al comunicațiilor în lumea de astăzi conectată, mereu conectată, cu clopoței de notificări, niciodată nu a fost mai important să optimizați modul în care gestionați modul în care vă percep ceilalți.

Ca parte a începerii propriului audit al comunicațiilor, gândiți-vă să obțineți feedback simplu de la clienți. A merge direct la sursă este adesea cea mai bună modalitate de a afla ce au în minte.

Încearcă întrebări precum:

• Cum ați evalua strategia noastră actuală de comunicare? (1-5, 5 fiind cel mai bun)
• Cum preferați să primiți informații de la noi?
• Cât de des doriți să primiți comunicări de la noi?
• Cât de ușor este să găsești informațiile pe care le cauți?
• Cum ne putem îmbunătăți mai bine strategia de comunicare în viitor?

Întotdeauna vor exista valori aberante, dar numărul mediu de aici vă va spune cu siguranță dacă porniți dintr-un loc bun sau nu.

Ar putea fi ușor să prezici multe dintre răspunsuri, dar s-ar putea să fii surprins să afli despre tendințe de care s-ar putea să nu le cunoști sau despre medii care nu sunt deservite. O problemă foarte trecută cu vederea este dacă răspunsul lor este diferit de ceea ce aveți în vedere, amintiți-vă că ei au dreptate și voi greșiți.

Ceea ce vi se pare ușor și evident, poate să nu fie pentru un vizitator pentru prima dată, o șansă grozavă de a obține niște perspective noi asupra a ceva cu care vă ocupați în fiecare zi. Nu știi niciodată ce vei învăța din întrebările deschise și mulți clienți vor fi bucuroși să accepte această invitație.

Concluzie

Strategiile și practicile de comunicare, ca și alte aspecte ale afacerilor și organizațiilor, pot deveni învechite, ineficiente și au nevoie de o schimbare. Un audit de comunicații este o șansă de a ridica o oglindă a modului în care vă gestionați relațiile publice și de a vedea care părți funcționează bine și care ar fi nevoie de o regândire.

Făcând un inventar al activităților dvs. de comunicare, aliniindu-le cu obiectivele de afaceri și lucrând cu părțile interesate, puteți formula un plan pentru a valorifica ceea ce aveți dreptate și a remedia ceea ce faceți greșit. Odată reconfigurată pentru a se potrivi cu obiectivele și valorile mărcii dvs., strategia dvs. de comunicare poate deveni un activ valoros, susținând în același timp performanța generală a organizației.