كيفية إجراء تدقيق الاتصال بنجاح

لم تكن إدارة اتصالاتك بشكل جيد أبدًا أكثر صعوبة مما هي عليه اليوم.

ردود الفعل في الوقت الفعلي عبر عدد متزايد من الأنظمة الأساسية ، وقاعدة عملاء متصلة دائمًا وعالم عبر الإنترنت يتحرك بسرعة نقرة ، كلها تجعل من مواكبة التحدي الفريد. من السهل أن يقود العدد المتزايد من نقاط الاتصال اتصالاتك في اتجاهات لم تخطط لها من قبل ، مما يؤدي غالبًا إلى عدم وجود استراتيجية متماسكة لإدارة كيف وأين ومع من توصل رسالتك.

قد يكون الوقت قد حان لفصل التيار ، والتراجع للحظة وإعادة تقييم الأشياء. إن امتلاك رؤية واضحة للطريقة التي تريد التواصل بها يبدأ بمعرفة مكانك الآن. هذا يعني إجراء جرد صادق لمجموعة أدوات الاتصالات الخاصة بك والتحقق لمعرفة كيف تتماشى الطريقة التي تعمل بها حاليًا - أو لا - مع مسارك للأمام. هذا هو المكان الذي يأتي فيه تدقيق الاتصالات.

ما هو تدقيق الاتصالات؟

تتضمن عمليات تدقيق الاتصالات تقييم مدى جودة الحفاظ على اتصالات العلامة التجارية مع جميع أصحاب المصلحة. يوضحون الطريقة التي تتفاعل بها مع العالم من خلال تحديد مدى اتساق اتصالاتك مع صورة علامتك التجارية وقيمك وأهداف عملك. كما أنها تساعد في التركيز على الأهمية التي غالبًا ما يتم تجاهلها لصوت واضح ومتسق ومناسب حيث يتم تقسيمه عبر جماهير وقنوات وسياقات مختلفة.

تدقيق الاتصالات هو فرصة لتحديد ما هو ناجح وما يمكن تحسينه ، لإدراك أنه يجب توجيه المزيد من الموارد هنا والموارد الأقل هناك.

يمكن أن تكشف نتائج التدقيق عن مدى قدرتك على الحفاظ على انطباع موحد للعلامة التجارية أثناء تواصلك مع جماهير مختلفة بمرور الوقت. تمامًا مثل عمليات التدقيق المالي أو تدقيق الأداء ، تعتبر عمليات تدقيق الاتصالات ذات صلة بالمنظمات من جميع الأحجام وتحتاج إلى إجرائها بانتظام من أجل الحفاظ على كل شيء بالترتيب والمساهمة في النجاح الشامل.

إذا لم تكن عمليات تدقيق الاتصالات على رادارك من قبل ، فمن المحتمل أن يكون الوقت قد حان لإلقاء نظرة على ما يمكنك القيام به لإجراء التغييرات الصغيرة التي يمكن أن تتحول إلى تحسينات كبيرة في طريقة تواصلك مع الآخرين. لتبدأ ، قمنا بتجميع خارطة طريق للمساعدة في توجيهك نحو فهم أفضل للحالة الحالية لاتصالاتك.

6 خطوات لإجراء تدقيق اتصالات مناسب

الغوص العميق في استراتيجيات الاتصال الخاصة بك ، في الماضي والحاضر ، ليس بالصعوبة التي قد تتصورها. إنه سهل بشكل خاص إذا كان بإمكانك تقسيمها إلى الجوانب الأساسية للطرق التي تتواصل بها والنظر إليها من وجهات نظر مختلفة. فيما يلي ست خطوات من شأنها أن تساعد في إنشاء تدقيق الاتصالات الخاص بك.

1. تحليل نطاق اتصالاتك الداخلية والخارجية الحالية

ستندهش عندما تبدأ في عمل قائمة بعدد الأماكن التي تتواصل فيها مع جهات اتصال مختلفة. تذكر أن كل شيء مرتبط بعلامتك التجارية مهم. هل عدت تذييل البريد الإلكتروني الخاص بك؟ ماذا عن سطر الموضوع لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ وصف قناتك على YouTube؟

أيًا كان ما يجعل قائمتك ، فهي تتجاوز الأشياء السهلة مثل محتوى موقع الويب ومنشورات الوسائط الاجتماعية والنشرات الإخبارية والبيانات الصحفية. كل كتيب وكل علامة أو لافتة وكل جزء من التغطية الإعلامية وحتى شعارك - كلها تساعد في المساهمة في الفعالية الشاملة للطريقة التي تتواصل بها.

ستساعد هذه الخطوة على فتح عينيك لمعرفة عدد نقاط الاتصال الخاصة بالعلامة التجارية وإدراك أن إنشاء نوع من الاتساق يتطلب خطة. تمامًا كما يتم احتساب النفقات الصغيرة في التدقيق المالي ، هناك الكثير من المكونات الصغيرة لبصمة علامتك التجارية التي تؤثر على كيفية إدراكك. عند إنشاء النطاق الحقيقي لاتصالاتك الحالية ، تأكد من تضمين أصغر القطع.

2. تقييم جميع الاتصالات السابقة والحالية

قد يتطلب هذا مزيدًا من الاستثمار في الوقت المناسب ولكنه سيؤتي ثماره من حيث الأفكار التي يقدمها. ستجعل الرجوع إلى سجل الاتصالات الخاص بك من السهل تحديد الجماهير والمنصات والقضايا التي تلعب دورًا أكبر بكثير من غيرها.

هل هذا التركيز له ما يبرره لأنه يتطابق مع أهداف عملك أم أنه قد يأتي على حساب شيء آخر؟ بالنظر إلى نتائج اتصالاتك ، هل هي مرضية أم كان بإمكانك القيام بعمل أفضل من خلال اتخاذ اتجاه مختلف؟ هل تبرز أي أخطاء أو انتصارات معينة؟ المفتاح هنا هو البحث عن الوجبات السريعة التي تشير إلى ما إذا كنت قد بقيت على المسار الصحيح مع استراتيجية الاتصالات الخاصة بك أم لا.

إذا كان لديك ما يكفي من المواد التي تمتد لفترة زمنية طويلة بما يكفي ، فقد تتمكن من التعرف على نوع من النمو أو التطور في اتصالاتك. كيف تغيرت ولماذا؟ هل كان قرارًا واعًا أم أنه حدث نوعًا ما؟ هل هو أفضل الآن أم أنه أفضل وقتها؟ إذا نظرت إلى بعض جوانب استراتيجية الاتصال الخاصة بك من الماضي وفكرت "لا أستطيع أن أصدق أننا فعلنا هذا " فهل هذه علامة على أنك تقدمت في الاتجاه الصحيح أو أنك ابتعدت عن شيء نجح؟

3. اجمع الرؤى من الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة والجمهور العام

سيتعين عليك التعامل مع هذه الخطوة ببعض التواضع والعقل المنفتح. يعد الحصول على تعليقات من أصحاب المصلحة الرئيسيين أمرًا ضروريًا للغاية لأي تدقيق للاتصالات لأن أحد الأهداف الأساسية هو فهم ما يفكرون فيه بشأن اتصالاتك.

قد تكون الإجابات التي تحصل عليها مؤلمة قليلاً ، ولكن هذه التعليقات هي من بين الأدلة القيمة المتاحة عندما يتعلق الأمر بإبراز نقاط القوة والضعف. فكر في استراتيجية الاتصالات الخاصة بك كمنتج على Amazon. هذه الخطوة تدور حول الذهاب مباشرة إلى مراجعات العملاء.

سيتم تحديد كيفية تنفيذ عملية الحصول على هذه التعليقات إلى حد ما من خلال حجم مؤسستك ومدى أنشطة الاتصالات الخاصة بك. قد تتطلب الخدمات اللوجستية المعنية مشاركة طرف ثالث لتنظيم أشياء مثل مجموعات التركيز والاستطلاعات والمقابلات مع الإدارة والموظفين وغير ذلك.

الهدف هو الحصول على مدخلات من أكبر عدد ممكن من الأصوات ، وربما حتى التفريع لتشمل العملاء الكرام وحتى مجتمعك المحلي. اجعل الباب مفتوحًا للجميع ، ولكن أعط وزناً خاصاً للموظفين الذين هم في وضع يسمح لهم بتقييم اتصالاتك بشكل أفضل ، بناءً على خبرتهم في المشاركة في العملية الإبداعية. قد تندهش من الأفكار العظيمة التي لم يشاركها زملاؤك في العمل أبدًا لأنهم كما سيقولون: لم تسأل أبدًا!

4. إجراء تحليل SWOT

أولا ، تذكير سريع لمن يحتاجها. تحليل SWOT هو تمثيل مرئي لنقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات التي تنطوي عليها أي استراتيجية. في هذا السياق ، يتعلق الأمر بالمساعدة في تحديد ما إذا كانت استراتيجية الاتصالات الخاصة بك تدفعك نحو أهداف العمل أو تدفعك بعيدًا.

يمكن أن تساعد مصفوفة SWOT البسيطة في إبراز الأصول التي يجب استخدامها والبناء عليها ، ونقاط الضعف التي يجب معالجتها وإصلاحها ، والتركيز على فرص التقدم السريع وتنبيهك إلى المخاطر التي يجب تجنبها.

مرة أخرى ، تمامًا مثل التدقيق المالي ، يمكن أن تستند حالة أداء اتصالات الشركة جزئيًا إلى نفس التقييم الاستراتيجي لعوامل الصورة الكبيرة وبيئة الأعمال الأكبر. يمكن أن تساهم الإجابات الصادقة على بعض الأسئلة البسيطة في التقييم الواقعي لجودة أدائك.

ماذا تجيد؟ كيف يمكنك أن تتحسن؟ أين يجب أن يكون تركيزك؟ هل تحتاج إلى تحسين ما تفعله أو تغيير الاتجاهات تمامًا؟ يمكن أن يساعد وضع كل شيء في شكل تحليل SWOT في تنظيم أفكارك وتوضيح نهجك في طريقة تفكيرك في الاستراتيجيات الحالية.

ستعرف أن هذه الخطوة كانت مفيدة إذا كان بإمكانك إكمالها بفكرة أفضل عما يناسبك ، وما تحتاج إلى تغييره ، وما هي الفرص المتاحة أمامك مباشرةً ، وما الذي يمكن أن يؤذيك إذا لم تفعل ذلك. ر إصلاحه الآن.

5. إنشاء نموذج بالحجم الطبيعي لاستراتيجية الاتصال في المستقبل

عند هذه النقطة ، يجب أن تبدأ في الحصول على رؤية أفضل لكيفية ظهور الأشياء وأنت تتجه نحو المستقبل. يمكنك اتخاذ قرارات بناءً على فهم كامل للازدواج بين القنوات والجماهير. أنت تفهم مدى وصول اتصالاتك ، من أصغر إشارة إعلامية إلى أكبر منصة ذات علامة تجارية.

لقد قمت بعمل جرد لعملك من الماضي والحاضر واستخرجته للحصول على رؤى حول تطور طريقة عملك. لقد وفرت التعليقات المكثفة من مجموعة من جهات الاتصال فهماً أعمق لكيفية إدراك عملك ، كما أنك استخدمت المخططات الإستراتيجية لصياغة خطة عمل للمضي قدمًا.

يُعد إنشاء نموذج بالحجم الطبيعي لاستراتيجية الاتصالات المستقبلية بمثابة خطة عمل ونموذج للدورة التدريبية الجديدة. قد لا تتوافق خطتك المستقبلية الفعلية معها تمامًا - تتغير جميع الخطط ، ولكنها يمكن أن تكون بمثابة قائمة بالدروس المستفادة من عملك حتى الآن.

هذه أيضًا هي النقطة التي تحتاج فيها إلى مشاركة ما تعلمته حتى الآن وإشراك أصحاب المصلحة الآخرين في التغييرات الضرورية. قد تكون مشاركة خطتك مع الموظفين الرئيسيين ضرورية أيضًا لأغراض متعلقة بالميزانية أو لأغراض تنظيمية أخرى.

6. تنفيذ استراتيجيتك الجديدة بناءً على النتائج التي توصلت إليها

لقد حان الوقت أخيرًا لتبديل استراتيجية الاتصال الجديدة. يوفر النموذج الخاص بك من الخطوة السابقة الاتجاه ، كل ما عليك القيام به هو تحقيق ذلك. قد تكون فكرة جيدة أن تبدأ بالمكاسب السريعة والثمار المتدلية التي يمكن أن تبدأ بسرعة وتحافظ على الزخم الذي تحتاجه للحفاظ على تقدم الأمور.

لا يمكن فعل كل شيء بين عشية وضحاها ، لذا قسّم الخطة إلى خطوات قصيرة ومتوسطة وطويلة المدى حسب الحاجة. ضع في اعتبارك أن درجة من المرونة يجب أن تكون موجودة دائمًا ، وأن التأخير ، والحواجز ، والمناظر الطبيعية المتغيرة أمر لا مفر منه.

بمجرد وضع خطتك بشكل آمن وعملية التنفيذ ، ستجد نفسك تراقب أنشطة الاتصالات الخاصة بك بعناية أكبر ، مما يجعل عمليات التدقيق المستقبلية أسهل. وبالحديث عن المستقبل ، لن يكون التدقيق التالي بعيدًا جدًا بعد تنفيذ خطة العمل الأولى ؛ يجب أن تكون مرتين في السنة كافية لمعظم العمليات.

نموذج سؤال تدقيق الاتصالات

يتم تدقيق النتائج المالية ، وتدقيق حسابات المصروفات ، وتدقيق أداء الموظفين ، وحتى جرد اللوازم المكتبية! على الرغم من أنها قد تكون فكرة جديدة للكثيرين ، إلا أن تدقيق الاتصالات يجب أن يكون أيضًا جزءًا قياسيًا من تقييم أي منظمة. نظرًا للدور الحاسم للاتصالات في عالم اليوم المتصل ، والمتصل دائمًا ، والإشعارات الجرس ، لم يكن أبدًا أكثر أهمية لتحسين الطريقة التي تدير بها الطريقة التي ينظر بها الآخرون إليك.

كجزء من بدء تدقيق الاتصالات الخاص بك ، فكر في الحصول على بعض الملاحظات البسيطة من عملائك. غالبًا ما يكون الانتقال مباشرة إلى المصدر هو أفضل طريقة لمعرفة ما يدور في أذهانهم.

جرب أسئلة مثل:

• كيف تقيم استراتيجية الاتصال الحالية لدينا؟ (1-5 ، مع كون الرقم 5 هو الأفضل)
• كيف تفضل تلقي المعلومات منا؟
• كم مرة ترغب في تلقي الاتصالات منا؟
• ما مدى سهولة العثور على المعلومات التي تبحث عنها؟
• كيف يمكننا تحسين استراتيجية الاتصال لدينا بشكل أفضل في المستقبل؟

سيكون هناك دائمًا قيم متطرفة ، لكن متوسط ​​الرقم هنا سيخبرك بالتأكيد إذا كنت تبدأ من مكان جيد أم لا.

قد يكون من السهل التنبؤ بالعديد من الإجابات ، ولكن قد تفاجأ بمعرفة الاتجاهات التي قد لا تكون على دراية بها أو الوسائط التي تعاني من نقص في الخدمات. هناك مشكلة تم التغاضي عنها كثيرًا وهي إذا كانت إجابتهم مختلفة عما يدور في ذهنك ، فتذكر أنهم على صواب وأنك مخطئ.

ما يبدو سهلاً وواضحًا بالنسبة لك قد لا يكون للزائر لأول مرة ، فرصة رائعة للحصول على بعض وجهات النظر الجديدة حول شيء تتعامل معه كل يوم. لن تعرف أبدًا ما الذي ستتعلمه من الأسئلة المفتوحة وسيسعد الكثير من العملاء بقبول هذه الدعوة.

استنتاج

يمكن أن تصبح استراتيجيات وممارسات الاتصالات ، مثل الجوانب الأخرى للشركات والمؤسسات ، قديمة وغير فعالة وتحتاج إلى تغيير. تدقيق الاتصالات هو فرصة لرفع مرآة للطريقة التي تدير بها علاقاتك العامة ومعرفة الأجزاء التي تعمل بشكل جيد وأيها يمكن أن يستخدم إعادة التفكير.

من خلال إجراء جرد لأنشطة الاتصالات الخاصة بك ، ومواءمتها مع أهداف العمل ، والعمل مع أصحاب المصلحة ، يمكنك صياغة خطة للاستفادة مما أنت على صواب وإصلاح ما تفعله بشكل خاطئ. بمجرد إعادة تشكيلها لتلائم أهداف علامتك التجارية وقيمها ، يمكن أن تصبح استراتيجية الاتصالات الخاصة بك أحد الأصول القيمة مع دعم الأداء العام للمؤسسة.