Cara Berhasil Melakukan Audit Komunikasi

Mengelola komunikasi Anda dengan baik tidak pernah lebih menantang daripada sekarang ini.

Reaksi real-time di sejumlah platform yang terus bertambah, basis pelanggan yang selalu terhubung, dan dunia online yang bergerak dengan kecepatan satu klik, semuanya menjadi tantangan yang unik. Sangat mudah bagi peningkatan jumlah titik kontak untuk mengarahkan komunikasi Anda ke arah yang tidak pernah Anda rencanakan, seringkali mengakibatkan kurangnya strategi yang koheren untuk mengelola bagaimana, di mana, dan dengan siapa Anda menyampaikan pesan Anda.

Mungkin sudah waktunya untuk mencabut, mengambil langkah mundur sejenak dan mengevaluasi kembali hal-hal. Memiliki visi yang jelas tentang bagaimana Anda ingin berkomunikasi dimulai dengan mengetahui di mana Anda berada sekarang. Itu berarti melakukan inventarisasi yang jujur ​​dari kotak peralatan komunikasi Anda dan memeriksa untuk melihat bagaimana cara Anda beroperasi saat ini sejalan – atau tidak – dengan jalur Anda ke depan. Di sinilah audit komunikasi masuk.

Apa itu audit komunikasi?

Audit komunikasi melibatkan penilaian seberapa baik Anda mempertahankan komunikasi merek dengan semua pemangku kepentingan. Mereka memperjelas cara Anda berinteraksi dengan dunia dengan menentukan seberapa konsisten komunikasi Anda dengan citra merek, nilai, dan tujuan bisnis Anda. Mereka juga membantu memusatkan perhatian pada pentingnya suara yang jelas, konsisten, dan tepat yang sering diabaikan karena suara tersebut terbagi di antara audiens, saluran, dan konteks yang berbeda.

Audit komunikasi adalah kesempatan untuk mengidentifikasi apa yang berhasil dan apa yang dapat ditingkatkan, untuk mengenali bahwa lebih banyak sumber daya harus diarahkan ke sini dan lebih sedikit sumber daya di sana.

Hasil audit dapat mengungkapkan seberapa baik Anda dapat mempertahankan kesan merek terpadu saat Anda berkomunikasi dengan berbagai audiens dari waktu ke waktu. Sama seperti audit keuangan atau kinerja, audit komunikasi relevan untuk organisasi dari berbagai ukuran dan perlu dilakukan secara teratur untuk menjaga semuanya tetap teratur dan berkontribusi pada kesuksesan secara keseluruhan.

Jika audit komunikasi belum pernah Anda perhatikan sebelumnya, mungkin inilah saatnya untuk melihat apa yang dapat Anda lakukan untuk membuat perubahan kecil yang dapat berubah menjadi peningkatan besar dalam cara Anda terhubung dengan orang lain. Untuk memulai, kami telah menyusun peta jalan untuk membantu mengarahkan Anda ke pemahaman yang lebih baik tentang keadaan komunikasi Anda saat ini.

6 langkah untuk melakukan audit komunikasi yang tepat

Menyelami lebih dalam strategi komunikasi Anda, baik dulu maupun sekarang, tidak sesulit yang Anda kira. Ini sangat mudah jika Anda dapat memecahnya menjadi aspek mendasar dari cara Anda berkomunikasi dan melihatnya dari perspektif yang berbeda. Berikut adalah enam langkah yang akan membantu Anda membuat audit komunikasi Anda sendiri.

1. Analisis ruang lingkup komunikasi internal dan eksternal Anda saat ini

Anda akan kagum ketika Anda mulai membuat daftar jumlah tempat di mana Anda berkomunikasi dengan berbagai kontak. Ingat, semua yang terkait dengan merek Anda penting. Apakah Anda menghitung footer email Anda? Bagaimana dengan baris subjek email Anda? Deskripsi saluran YouTube Anda?

Apa pun yang membuat daftar Anda, itu jauh melampaui hal-hal mudah seperti konten situs web, posting media sosial, buletin, dan siaran pers. Setiap brosur, setiap tanda atau spanduk, setiap liputan media dan bahkan logo Anda – semuanya membantu berkontribusi pada efektivitas keseluruhan cara Anda berkomunikasi.

Langkah ini akan membantu membuka mata Anda tentang berapa banyak titik kontak merek yang ada dan untuk mengenali bahwa membangun semacam konsistensi memerlukan rencana. Sama seperti pengeluaran kecil yang diperhitungkan dalam audit keuangan, ada banyak komponen kecil dari jejak merek Anda yang memengaruhi persepsi Anda. Saat menetapkan cakupan sebenarnya dari komunikasi Anda saat ini, pastikan untuk menyertakan bagian terkecil sekalipun.

2. Evaluasi semua komunikasi masa lalu dan yang sudah ada

Ini mungkin memerlukan sedikit lebih banyak investasi dalam waktu tetapi akan terbayar dalam hal wawasan yang diberikannya. Melihat kembali riwayat komunikasi Anda akan memudahkan untuk mengidentifikasi audiens, platform, dan masalah yang memainkan peran yang jauh lebih besar daripada yang lain.

Apakah fokus itu dibenarkan karena sesuai dengan tujuan bisnis Anda atau mungkin mengorbankan hal lain? Melihat hasil komunikasi Anda, apakah memuaskan atau dapatkah Anda melakukan lebih baik dengan mengambil arah yang berbeda? Apakah ada kesalahan atau kemenangan tertentu yang menonjol? Kuncinya di sini adalah mencari takeaways yang menunjukkan apakah Anda tetap berada di jalur dengan strategi komunikasi Anda atau tidak.

Jika Anda memiliki cukup materi yang mencakup periode waktu yang cukup lama, Anda mungkin dapat mengenali semacam pertumbuhan atau evolusi dalam komunikasi Anda. Bagaimana itu berubah dan mengapa? Apakah itu keputusan yang disengaja atau hanya terjadi begitu saja? Apakah sekarang lebih baik atau lebih baik dulu? Jika Anda melihat kembali beberapa aspek dari strategi komunikasi Anda dari masa lalu dan berpikir "Saya tidak percaya kami melakukan ini " apakah itu pertanda bahwa Anda telah tumbuh ke arah yang benar atau apakah Anda menjauh dari sesuatu yang bekerja dengan baik?

3. Kumpulkan wawasan dari karyawan, pelanggan, pemangku kepentingan, dan audiens umum Anda

Anda harus mendekati langkah ini dengan kerendahan hati dan pikiran terbuka. Mendapatkan umpan balik dari pemangku kepentingan utama sangat penting untuk setiap audit komunikasi karena salah satu tujuan utama adalah untuk memahami apa yang mereka pikirkan tentang komunikasi Anda.

Jawaban yang Anda dapatkan mungkin sedikit menyakitkan, tetapi umpan balik ini adalah salah satu panduan berharga yang tersedia untuk menyoroti kekuatan dan kelemahan. Pikirkan strategi komunikasi Anda sebagai produk di Amazon. Langkah ini adalah tentang langsung ke ulasan pelanggan.

Bagaimana proses mendapatkan umpan balik ini dilakukan akan ditentukan sampai tingkat tertentu oleh ukuran organisasi Anda dan tingkat aktivitas komunikasi Anda. Logistik yang terlibat bahkan mungkin memerlukan partisipasi pihak ketiga untuk mengatur hal-hal seperti kelompok fokus, survei, wawancara dengan manajemen dan staf, dan banyak lagi.

Intinya adalah untuk mendapatkan masukan dari sebanyak mungkin suara, bahkan mungkin bercabang untuk menyertakan pelanggan berharga dan bahkan komunitas lokal Anda. Biarkan pintu terbuka untuk semua orang, tetapi berikan bobot khusus kepada staf yang berada dalam posisi untuk mengevaluasi komunikasi Anda dengan baik, berdasarkan pengalaman mereka berpartisipasi dalam proses kreatif. Anda mungkin terkejut dengan ide-ide hebat yang tidak pernah dibagikan oleh rekan kerja Anda sendiri karena, seperti yang akan mereka katakan: Anda tidak pernah bertanya!

4. Lakukan analisis SWOT

Pertama, pengingat cepat bagi siapa saja yang membutuhkannya. Analisis SWOT adalah representasi visual dari kekuatan S , kelemahan , peluang dan ancaman yang terlibat dalam strategi apapun. Dalam konteks ini, ini tentang membantu menentukan apakah strategi komunikasi Anda mendorong Anda ke arah tujuan bisnis atau menarik Anda menjauh.

Matriks sederhana SWOT dapat membantu menyoroti aset untuk digunakan dan dibangun, kerentanan untuk diatasi dan diperbaiki, berfokus pada peluang untuk kemajuan cepat dan memperingatkan Anda akan bahaya yang harus dihindari.

Sekali lagi, seperti audit keuangan, status kinerja komunikasi perusahaan sebagian dapat didasarkan pada evaluasi strategis yang sama terhadap faktor gambaran besar dan lingkungan bisnis yang lebih besar. Jawaban jujur ​​atas beberapa pertanyaan sederhana dapat berkontribusi pada penilaian realistis kualitas kinerja Anda.

Apa yang kamu kuasai? Bagaimana Anda bisa menjadi lebih baik? Di mana seharusnya fokus Anda? Apakah Anda perlu meningkatkan apa yang Anda lakukan atau mengubah arah sepenuhnya? Menempatkan segala sesuatu dalam bentuk analisis SWOT dapat membantu mengatur pemikiran Anda dan memperjelas pendekatan Anda terhadap cara Anda berpikir tentang strategi saat ini.

Anda akan tahu langkah ini berguna jika Anda dapat menyelesaikannya dengan gagasan yang lebih baik tentang apa yang berhasil untuk Anda, apa yang perlu Anda ubah, peluang apa yang Anda miliki tepat di depan Anda dan apa yang berpotensi menyakiti Anda jika Anda tidak melakukannya. tidak memperbaikinya sekarang.

5. Buat mockup strategi komunikasi ke depan

Pada titik ini, Anda harus mulai memiliki visi yang lebih baik tentang bagaimana hal-hal akan terlihat saat Anda beralih ke masa depan. Anda dapat membuat keputusan berdasarkan pemahaman penuh tentang penyandingan antara saluran dan pemirsa. Anda memahami jangkauan komunikasi Anda, dari penyebutan media terkecil hingga platform bermerek terbesar.

Anda telah menginventarisasi pekerjaan Anda dari masa lalu dan masa kini dan menggalinya untuk wawasan tentang evolusi cara Anda beroperasi. Umpan balik yang luas dari berbagai kontak telah memberikan pemahaman yang lebih dalam tentang bagaimana pekerjaan Anda dirasakan dan Anda bahkan telah menggunakan diagram strategis untuk merumuskan rencana tindakan ke depan.

Membuat mockup strategi komunikasi masa depan Anda berfungsi sebagai rencana tindakan dan template untuk kursus baru Anda. Rencana masa depan Anda yang sebenarnya mungkin tidak sama persis dengan itu – semua rencana berubah, tetapi dapat berfungsi sebagai daftar pelajaran yang dipetik dari pekerjaan Anda sejauh ini.

Ini juga merupakan titik di mana Anda perlu membagikan apa yang telah Anda pelajari sejauh ini dan mengajak pemangku kepentingan lain untuk ikut serta dalam perubahan yang diperlukan. Berbagi rencana Anda dengan staf kunci mungkin juga diperlukan untuk anggaran atau tujuan organisasi lainnya.

6. Terapkan strategi baru Anda berdasarkan temuan Anda

Akhirnya tiba saatnya untuk mengaktifkan strategi komunikasi baru Anda. Maket Anda dari langkah sebelumnya memberikan arahan, yang perlu Anda lakukan hanyalah mewujudkannya. Mungkin merupakan ide yang baik untuk memulai dengan kemenangan cepat dan hasil yang rendah yang dapat membantu Anda memulai dengan cepat dan mempertahankan momentum yang Anda butuhkan untuk membuat segala sesuatunya terus bergerak maju.

Tidak semuanya bisa dilakukan dalam semalam, jadi bagilah rencana tersebut menjadi langkah-langkah jangka pendek, menengah dan panjang sesuai kebutuhan. Ingatlah bahwa tingkat fleksibilitas selalu harus ada, dan penundaan, hambatan, dan lanskap yang berubah tidak dapat dihindari.

Setelah rencana Anda terpasang dengan aman dan dalam proses implementasi, Anda akan lebih hati-hati memantau aktivitas komunikasi Anda, membuat audit di masa mendatang menjadi lebih mudah. Dan berbicara tentang masa depan, audit Anda berikutnya tidak akan terlalu jauh setelah Anda menerapkan rencana tindakan pertama Anda; dua kali setahun harus cukup untuk sebagian besar operasi.

Templat pertanyaan audit komunikasi

Hasil keuangan diaudit, akun pengeluaran diaudit, kinerja karyawan diaudit, dan bahkan perlengkapan kantor diinventarisasi! Meskipun mungkin ide baru bagi banyak orang, audit komunikasi juga harus menjadi bagian standar dari evaluasi organisasi mana pun. Mengingat peran penting komunikasi di dunia lonceng notifikasi yang selalu terhubung, selalu terhubung, saat ini, mengoptimalkan cara Anda mengelola cara orang lain memandang Anda sangatlah penting.

Sebagai bagian dari memulai audit komunikasi Anda sendiri, pikirkan tentang mendapatkan beberapa umpan balik sederhana dari pelanggan Anda. Langsung ke sumbernya sering kali merupakan cara terbaik untuk mengetahui apa yang ada di pikiran mereka.

Coba pertanyaan seperti:

• Bagaimana Anda menilai strategi komunikasi kita saat ini? (1-5, dengan 5 menjadi yang terbaik)
• Bagaimana Anda lebih suka menerima informasi dari kami?
• Seberapa sering Anda ingin menerima komunikasi dari kami?
• Seberapa mudah untuk menemukan informasi yang Anda cari?
• Bagaimana kita dapat lebih meningkatkan strategi komunikasi kita ke depan?

Akan selalu ada outlier, tetapi angka rata-rata di sini pasti akan memberi tahu Anda apakah Anda memulai dari tempat yang bagus atau tidak.

Mungkin mudah untuk memprediksi banyak jawaban, tetapi Anda mungkin terkejut mengetahui tentang tren yang mungkin tidak Anda sadari atau media yang kurang terlayani. Masalah yang sangat diabaikan adalah jika jawaban mereka berbeda dari apa yang Anda pikirkan, ingatlah bahwa mereka benar dan Anda salah.

Apa yang tampak mudah dan jelas bagi Anda mungkin bukan untuk pengunjung pertama kali, peluang besar untuk mendapatkan perspektif baru tentang sesuatu yang Anda hadapi setiap hari. Anda tidak pernah tahu apa yang akan Anda pelajari dari pertanyaan terbuka dan banyak pelanggan akan dengan senang hati menerima undangan ini.

Kesimpulan

Strategi dan praktik komunikasi, seperti aspek bisnis dan organisasi lainnya, dapat menjadi usang, tidak efisien, dan membutuhkan perubahan. Audit komunikasi adalah kesempatan untuk menunjukkan cara Anda mengelola hubungan masyarakat dan melihat bagian mana yang bekerja dengan baik dan bagian mana yang perlu dipikirkan ulang.

Dengan menginventarisasi aktivitas komunikasi Anda, menyelaraskannya dengan tujuan bisnis, dan bekerja dengan pemangku kepentingan, Anda dapat merumuskan rencana untuk memanfaatkan apa yang Anda benar dan memperbaiki apa yang Anda lakukan salah. Setelah dikonfigurasi ulang agar sesuai dengan tujuan dan nilai merek Anda, strategi komunikasi Anda dapat menjadi aset berharga sekaligus mendukung kinerja organisasi secara keseluruhan.