커뮤니케이션 감사를 성공적으로 수행하는 방법

커뮤니케이션을 잘 관리하는 것이 오늘날보다 더 어려운 일은 없었습니다.

계속해서 증가하는 플랫폼, 항상 연결되어 있는 고객 기반, 클릭 속도로 움직이는 온라인 세계에서 실시간 반응은 독특한 도전 과제를 유지합니다. 점점 더 많은 터치포인트가 의사소통을 계획하지 않은 방향으로 이끌기 쉽고, 그 결과 메시지를 전달하는 방법, 장소 및 대상을 관리하기 위한 일관된 전략이 결여되는 경우가 많습니다.

플러그를 뽑고 잠시 뒤로 물러나 사물을 재평가해야 할 때입니다. 의사 소통 방법에 대한 명확한 비전을 갖는 것은 현재 위치를 아는 것에서 시작됩니다. 즉, 커뮤니케이션 도구 상자에 대한 정직한 목록을 작성하고 현재 운영 방식이 앞으로의 경로와 어떻게 일치하는지 확인해야 합니다. 여기에서 통신 감사가 시작됩니다.

커뮤니케이션 감사란 무엇입니까?

커뮤니케이션 감사에는 모든 이해 관계자와 브랜드 커뮤니케이션을 얼마나 잘 유지하고 있는지 평가하는 것이 포함됩니다. 커뮤니케이션이 브랜드 이미지, 가치 및 비즈니스 목표와 얼마나 일치하는지 결정하여 세상과 상호 작용하는 방식을 명확히 합니다. 또한 다양한 청중, 채널 및 컨텍스트로 나누어질 때 명확하고 일관되며 적절한 음성의 중요성을 자주 간과하는 데 도움이 됩니다.

커뮤니케이션 감사는 효과가 있는 것과 개선할 수 있는 것을 식별하고 여기에는 더 많은 리소스를 할당하고 더 적은 리소스를 사용해야 한다는 것을 인식할 수 있는 기회입니다.

감사 결과를 통해 시간이 지남에 따라 다양한 청중과 소통하면서 통합된 브랜드 인상을 얼마나 잘 유지할 수 있었는지 알 수 있습니다. 재무 또는 성과 감사와 마찬가지로 커뮤니케이션 감사는 모든 규모의 조직과 관련이 있으며 모든 것을 질서 있게 유지하고 전반적인 성공에 기여하기 위해 정기적으로 수행해야 합니다.

이전에 커뮤니케이션 감사가 감지되지 않았다면 이제 다른 사람과 연결하는 방식을 크게 개선할 수 있는 작은 변화를 만들기 위해 무엇을 할 수 있는지 살펴봐야 할 것입니다. 시작할 수 있도록 현재 커뮤니케이션 상태를 더 잘 이해할 수 있도록 안내하는 로드맵을 마련했습니다.

적절한 커뮤니케이션 감사를 수행하기 위한 6단계

과거와 현재의 커뮤니케이션 전략에 대해 자세히 알아보는 것은 생각보다 어렵지 않습니다. 의사 소통 방식의 근본적인 측면으로 분류하고 다른 관점에서 볼 수 있다면 특히 쉽습니다. 다음은 자신만의 커뮤니케이션 감사를 만드는 데 도움이 되는 6단계입니다.

1. 현재 내부 및 외부 커뮤니케이션의 범위를 분석합니다.

다양한 연락처와 통신하는 장소의 목록을 작성하기 시작하면 놀랄 것입니다. 브랜드와 관련된 모든 것이 중요하다는 것을 기억하십시오. 이메일 바닥글을 세셨습니까? 이메일 제목은 어떻습니까? 귀하의 YouTube 채널 설명은 무엇입니까?

목록을 만드는 것이 무엇이든 웹사이트 콘텐츠, 소셜 미디어 게시물, 뉴스레터 및 보도 자료와 같은 쉬운 것 이상입니다. 모든 브로셔, 모든 간판 또는 배너, 모든 미디어 보도, 심지어 귀하의 로고까지 모두 귀하가 의사 소통하는 방식의 전반적인 효율성에 기여하는 데 도움이 됩니다.

이 단계는 얼마나 많은 브랜드 접점이 있는지 눈을 뜨게 하고 어떤 종류의 일관성을 설정하려면 계획이 필요하다는 것을 인식하는 데 도움이 될 것입니다. 재무 감사에서 작은 비용이 고려되는 것처럼 브랜드 발자국의 많은 작은 구성 요소가 인식 방식에 영향을 미칩니다. 현재 커뮤니케이션의 진정한 범위를 설정할 때 가장 작은 부분도 포함해야 합니다.

2. 모든 과거 및 기존 커뮤니케이션 평가

이를 위해서는 시간 투자가 조금 더 필요할 수 있지만 제공하는 통찰력 측면에서 성과를 거둘 것입니다. 커뮤니케이션 기록을 다시 살펴보면 다른 것보다 훨씬 더 큰 역할을 하는 청중, 플랫폼 및 문제를 더 쉽게 식별할 수 있습니다.

그것이 당신의 비즈니스 목표와 일치하기 때문에 그 초점이 정당화됩니까? 아니면 다른 것을 희생했기 때문입니까? 커뮤니케이션 결과를 살펴보면 만족스럽습니까? 아니면 다른 방향을 택했더라면 더 잘할 수 있었을까요? 특별한 실수나 승리가 눈에 띄는가? 여기서 핵심은 커뮤니케이션 전략을 계속 유지했는지 여부를 나타내는 요점을 찾는 것입니다.

충분히 긴 기간에 걸쳐 충분한 자료가 있다면 커뮤니케이션에서 일종의 성장 또는 진화를 인식할 수 있을 것입니다. 어떻게, 왜 바뀌었나요? 그것은 의식적인 결정이었습니까, 아니면 그냥 일어난 일입니까? 지금이 더 나은가요, 아니면 그때가 더 나은가요? 과거의 커뮤니케이션 전략의 일부 측면을 돌이켜보고 "우리가 이것을 할 수 있다는 것이 믿기지 않습니다"라고 생각하면 올바른 방향으로 성장했거나 잘 작동했던 것에서 벗어났다는 신호입니까?

3. 직원, 고객, 이해 관계자 및 일반 청중으로부터 통찰력을 수집하십시오.

겸손과 열린 마음으로 이 단계에 접근해야 합니다. 주요 목표 중 하나는 귀하의 커뮤니케이션에 대해 그들이 어떻게 생각하는지 이해하는 것이기 때문에 주요 이해 관계자로부터 피드백을 받는 것은 모든 커뮤니케이션 감사에 절대적으로 중요합니다.

당신이 받는 답변은 약간 따끔할 수 있지만 이 피드백은 강점과 약점을 강조할 때 사용할 수 있는 귀중한 가이드 중 하나입니다. 커뮤니케이션 전략을 Amazon의 제품으로 생각하십시오. 이 단계는 고객 리뷰로 바로 이동하는 것입니다.

이 피드백을 수행하는 프로세스는 조직의 규모와 커뮤니케이션 활동의 범위에 따라 어느 정도 결정됩니다. 관련된 물류에는 포커스 그룹, 설문 조사, 경영진 및 직원과의 인터뷰 등을 구성하기 위해 제3자의 참여가 필요할 수도 있습니다.

요점은 가능한 한 많은 목소리로부터 의견을 수렴하는 것입니다. 어쩌면 가치 있는 고객과 지역 사회를 포함하도록 확장할 수도 있습니다. 모든 사람에게 문을 열어 두되, 창의적인 프로세스에 참여한 경험을 바탕으로 커뮤니케이션을 가장 잘 평가할 수 있는 위치에 있는 직원에게 특히 비중을 두십시오. 동료들이 한 번도 공유하지 않은 훌륭한 아이디어에 놀랄 수 있습니다.

4. SWOT 분석 수행

첫째, 필요한 사람을 위한 빠른 알림입니다. SWOT 분석은 모든 전략과 관련된 S 강점 , 약점 , 기회 및 위협을 시각적으로 표현한 것입니다. 이러한 맥락에서 커뮤니케이션 전략이 비즈니스 목표를 향해 나아가고 있는지 아니면 멀어지는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

SWOT 단순 매트릭스는 사용 및 구축할 자산, 해결 및 수리할 취약성을 강조하고, 빠른 진행 기회에 초점을 맞추고, 피해야 할 위험에 대해 경고하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다시 말하지만, 재무 감사와 마찬가지로 회사의 커뮤니케이션 성과 상태는 부분적으로 큰 그림 요소와 더 큰 비즈니스 환경에 대한 동일한 전략적 평가를 기반으로 할 수 있습니다. 몇 가지 간단한 질문에 대한 정직한 답변은 성과의 질에 대한 현실적인 평가에 기여할 수 있습니다.

너는 잘 하는게 뭐야? 어떻게 하면 좋아질 수 있습니까? 당신의 초점은 어디에 있어야 합니까? 현재 하고 있는 작업을 개선하거나 방향을 완전히 변경해야 합니까? 모든 것을 SWOT 분석의 형태로 두면 생각을 정리하고 현재 전략에 대해 생각하는 방식에 대한 접근 방식을 명확히 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

무엇이 자신에게 효과가 있는지, 무엇을 변경해야 하는지, 바로 앞에 있는 기회가 무엇인지, 그렇지 않을 경우 해를 끼칠 수 있는 가능성이 무엇인지에 대한 더 나은 아이디어를 가지고 완료할 수 있다면 이 단계가 유용했다는 것을 알게 될 것입니다. 지금 고치지 마세요.

5. 앞으로의 커뮤니케이션 전략 목업 만들기

이 시점에서 미래로 향할 때 사물이 어떻게 보일지에 대한 더 나은 비전을 갖기 시작해야 합니다. 채널과 잠재고객 간의 페어링에 대한 완전한 이해를 기반으로 결정을 내릴 수 있습니다. 가장 작은 미디어 언급에서 가장 큰 브랜드 플랫폼에 이르기까지 커뮤니케이션의 범위를 이해합니다.

당신은 과거와 현재로부터 당신의 작업 목록을 가지고 당신이 운영하는 방식의 진화에 대한 통찰력을 얻기 위해 그것을 채굴했습니다. 다양한 연락처의 광범위한 피드백을 통해 작업이 어떻게 인식되는지에 대해 더 깊이 이해할 수 있었고 전략 다이어그램을 사용하여 앞으로의 실행 계획을 공식화했습니다.

미래 커뮤니케이션 전략의 목업을 만드는 것은 새로운 과정을 위한 실행 계획 및 템플릿 역할을 합니다. 실제 미래 계획은 정확히 일치하지 않을 수 있습니다. 모든 계획은 변경되지만 지금까지의 작업에서 배운 교훈 목록으로 사용할 수 있습니다.

이것은 또한 지금까지 배운 내용을 공유하고 필요한 변경을 위해 다른 이해 관계자를 참여시켜야 하는 시점이기도 합니다. 예산 또는 기타 조직 목적을 위해 주요 직원과 계획을 공유하는 것도 필요할 수 있습니다.

6. 발견한 내용을 기반으로 새로운 전략을 구현합니다.

마침내 새로운 커뮤니케이션 전략의 스위치를 켜야 할 때입니다. 이전 단계의 목업은 방향을 제공하므로 수행하기만 하면 됩니다. 빠른 성공과 빠른 시작을 가능하게 하고 앞으로 나아가는 데 필요한 추진력을 유지할 수 있는 낮은 성과로 시작하는 것이 좋습니다.

모든 것이 하룻밤 사이에 완료될 수 있는 것은 아니므로 필요에 따라 계획을 단기, 중기 및 장기 단계로 나누십시오. 어느 정도의 유연성이 항상 존재해야 하며 지연, 장애물 및 변화하는 환경이 불가피하다는 점을 명심하십시오.

계획이 안전하게 수립되고 구현 과정에 있으면 커뮤니케이션 활동을 더 주의 깊게 모니터링하여 향후 감사를 더 쉽게 수행할 수 있습니다. 그리고 미래에 대해 말하자면, 첫 번째 실행 계획을 구현한 후 다음 감사가 그리 멀지 않을 것입니다. 대부분의 작업에는 1년에 두 번이면 충분합니다.

커뮤니케이션 감사 질문 템플릿

재무 결과가 감사되고, 경비 계정이 감사되고, 직원 성과가 감사되고, 사무용품까지 재고가 관리됩니다! 많은 사람들에게 새로운 아이디어일 수 있지만 커뮤니케이션 감사는 모든 조직 평가의 표준 부분이 되어야 합니다. 오늘날의 연결되고 항상 연결된 알림 벨 세계에서 커뮤니케이션의 중요한 역할을 고려할 때 다른 사람들이 당신을 인식하는 방식을 관리하는 방식을 최적화하는 것이 그 어느 때보다 중요합니다.

자체 커뮤니케이션 감사 시작의 일환으로 고객으로부터 간단한 피드백을 받는 것에 대해 생각해 보십시오. 출처를 직접 찾아가는 것이 그들의 마음을 알아내는 가장 좋은 방법인 경우가 많습니다.

다음과 같은 질문을 시도해 보세요.

• 우리의 현재 커뮤니케이션 전략을 어떻게 평가하시겠습니까? (1-5, 5가 가장 좋음)
• 우리로부터 정보를 받는 것을 선호합니까?
• 얼마나 자주 우리로부터 연락을 받기를 원하십니까?
• 원하는 정보를 찾는 것이 얼마나 쉽습니까?
• 앞으로 어떻게 하면 커뮤니케이션 전략을 더 잘 개선할 수 있을까요?

항상 이상치가 있지만 여기의 평균 수치는 당신이 좋은 곳에서 시작하는지 아닌지를 확실히 알려줄 것입니다.

많은 답변을 예측하는 것은 쉬울 수 있지만, 알지 못하는 경향이나 서비스가 제대로 제공되지 않는 매체에 대해 알게 되면 놀랄 수 있습니다. 매우 간과된 문제는 그들의 대답이 당신이 생각한 것과 다른 경우 그들이 옳고 당신은 틀렸다는 것을 기억하는 것입니다.

당신에게는 쉽고 명백해 보이는 것이 처음 방문자에게는 아닐 수도 있습니다. 매일 다루는 것에 대해 새로운 관점을 얻을 수 있는 좋은 기회입니다. 개방형 질문에서 무엇을 배울지 결코 알 수 없으며 많은 고객이 이 초대를 기꺼이 수락할 것입니다.

결론

비즈니스 및 조직의 다른 측면과 마찬가지로 커뮤니케이션 전략 및 관행은 오래되고 비효율적이며 개조가 필요할 수 있습니다. 커뮤니케이션 감사는 당신이 당신의 PR을 관리하는 방식에 대해 거울을 들고 어떤 부분이 잘 작동하고 어떤 부분이 재고할 수 있는지 확인할 수 있는 기회입니다.

커뮤니케이션 활동에 대한 목록을 작성하고 비즈니스 목표에 맞게 조정하고 이해 관계자와 협력하여 자신이 옳은 것을 활용하고 잘못된 것을 수정하기 위한 계획을 수립할 수 있습니다. 브랜드 목표와 가치에 맞게 재구성되면 커뮤니케이션 전략은 조직의 전반적인 성과를 지원하는 동시에 귀중한 자산이 될 수 있습니다.