什么是发票处理？ 如何加快供应商付款

已发表: 2022-11-18

供应商交叉是新的商业秩序。

在竞争激烈的市场中，只有可信赖的供应商网络才能让您松一口气。 然而，它比看起来更复杂。
 
供应商或供应商关系通过财务承诺来运作。 供应商只有在收到最后一笔付款后才会注册进一步采购。 正是发票处理策略所确保的。
 

发票处理策略通过在特定时间范围内加快第三方交易来控制发票工作流程。 一致的付款意味着正规化的供应，这有助于销售增长。

从捕获发票详细信息到验证 PO 再到最终现金审计，应付账款自动化软件可以管理成功供应商关系的每个基石。 带宽的有效使用可以节省资源，从而增加经济利润。

什么是发票处理？

发票处理是应付账款部门用于结算供应商或供应商未付款项的分步付款机制。 发票处理通过接收供应商发票、处理它们并支付它们以平衡净利润来简化公司的营运资金。

确保无缝发票处理是公司应付账款、会计和财务部门的共同责任。 一旦从供应商端捕获并验证了发票详细信息，它们就会在内部路由到特定的审批人，并输入会计或簿记软件以进行自动借记交易。
 
发票处理也称为自动发票处理或 AP 自动化。

发票处理如何进行？

发票处理的工作流程有点冗长和繁琐，多年来一直如此。
 
发票处理主要是公司会计部门的手动例程。 它兼顾供应商在订单完成时发送发票和接收发票并发送发票以供进一步检查的应付账款。
 

首先，根据 PO 或销售收据验证发票的详细信息。 然后，他们被登录到收银机或财务电子表格中。 电子表格与审批人共享，审批人从容不迫。 一旦获得批准，发票默认进入付款阶段。 由于这些步骤中的大多数都在孤岛中运行，因此供应商无法按时收到支票。

发票流程自动化工具使用 OCR 自动提取发票详细信息，并触发自定义 AP 自动化工作流以进一步批准路由。 只有在发票与采购订单进行交叉检查后，才会触发批准工作流。 AP 自动化系统通过 API 与金融平台集成，汇出必要的款项。 最后，详细信息将转移到 GL 手册中。 这有助于审计。

自动处理发票的步骤

如上所述，发票处理有几个步骤，从收到发票到企业资源规划 (ERP) 系统 输入，直到记录加起来到总账。

流程图

虽然没有标准的应付账款部门，但在定义它们时，以下工作流是典型的：

  • 发票收据：供应商通过特快专递或电子邮件附件发送发票。 簿记员需要在会计系统中扫描并记录此发票信息。 还创建了此发票的副本以备案证明。
  • 验证：发票详细信息与公司收到的采购订单或运输文件进行交叉验证。 将这些文件的副本提供给应付账款部门、应收账款部门和供应商。

提示：发票应在文件验证后包含以下详细信息：

  • GSTIN 编号
  • 发票号码
  • 提供服务日期
  • 发送发票的日期
  • 组织/卖家的联系方式
  • 买家姓名及联系方式
  • 条款和条件
  • 每个产品和价格一行
  • 提交审批：经过验证的发票将提交给授权审批人（财务总监或首席财务官）进行最终证明。
  • 处理付款：供应商的帐户信息用于进行付款交易。 首选方式是银行转账、NEFT、IMPS 或电汇。 如今，支付也通过移动钱包或统一支付接口 (UPI) 完成。
  • 总账编码：作为最后一步，应付账款经理将发票详细信息编码到总账系统（通常是 ERP）中，以进行进一步的审计。
  • 从资产负债表中删除：一旦发票在 GL 中安然无恙，资产负债表中“应付账款”部分下的贷方将被现金清除。

提示：如果发票上写着“净 30 天”，则表示截止日期为发票日期后 30 个工作日。 S me 供应商还提供提前折扣，例如“2/10 net 30”，这意味着如果您在 10 个工作日内付款，可享受 2% 的折扣。

为什么要自动化发票处理？

随着公司规模的扩大，发票管理只会变得更糟。 由于大量的文书工作，更多的发票使应付账款部门不堪重负。 此外，应付账款部门通常人手不足，导致数小时的数据输入。
 
即使存在手动发票处理的替代解决方案，IT 团队也不愿意实施它们，而是偏爱遗留软件和其他流程。 许多 IT 部门积压了大量任务，没有时间处理其他项目，导致许多技术计划搁置。
 
发票处理软件智能校验，通过自定义逻辑自动匹配各种单据明细，减少翻发票的做法。 这种 AP 自动化每张发票仅收取 2 美元或 3 美元。 这样，您就可以在下班前支付会费。
 
提前付款也会导致提前折扣。 每次付款时，豁免金额都会累积到您的底线。 除此之外，您还可以通过管理和验证用户权限获得对 AP 工作流的端到端可见性。
 

你可知道？ 重点研究和数据预测该市场将以 20% 的复合年增长率超过 247 亿美元。

资料来源：博德明

发票处理的 KPI

在寻找发票处理的改进领域时，重要的是对其他公司为简化发票工作流程而遵循的关键绩效指标进行基准测试。

不知道从哪里开始？ 以下是一些（关键绩效指标）KPI，可帮助您了解公司应如何分析发票处理：

  • 发票周转：一家中等规模的公司，收到超过 3000-5000 张发票，大约需要 25 天才能手动处理一张发票。 通过 AP 自动化，这已大大减少。
  • 每张发票的成本：在考虑向 AP 主管支付处理单张发票的费用时，一定要包括人员配备和存储成本。 滞纳金和发票差异等指标加起来可能会达到此金额。
  • 提前付款折扣：提前付款折扣是提供给公司以换取合理付款的有利指标。 例如，如果提早付款，许多供应商会提供每月 1% 到 2% 的折扣。
  • 滞纳金：一般来说，延迟清关征收的典型滞纳金约为发票总额的 1.5%。
  • 重复付款：有时，发票会出现对一项服务或商品收取两次费用的差异。 如果未检测到，可能会导致双重支付或支出泄漏。

应付账款自动化软件按照此流程图工作。 它处理公司与外部供应商之间的大量发票数据和金融交易。

用于应付账款自动化软件的 G2 Grid

发票处理的最佳实践

从手动系统切换到数字化系统时，需要牢记一些最佳实践。 软件中的小操作可以帮助您简化更大的挑战。

  1. ERP 集成： ERP 系统可以存储所有的应付账款文件，例如打开的 PO 文件、运输文件、发票和收货报告。 最好的发票处理解决方案可以与您的 ERP 堆栈集成，以改进您的业务工作流程。
  2. 现金流管理：快速发票处理可以管理您的运营现金流，甚至可以减少显性费用。 在整个过程中为您的发票数据选择最佳控制机制可以优化现金等价物。
  3. 预防欺诈：应付账款专业人员需要负责防止发票欺诈、不准确或错过最后期限。 在整个处理生命周期中实时通知负责成员至关重要。
  4. 金融专业知识：管理支付与 AP 自动化软件集成的人员必须非常有条理，并且了解各种金融术语。
  5. 2向和3向匹配：在将明细输入发票管理软件之前，应付账款人员可以使用“盯着比较”进行2向匹配或3向匹配来验证发票。

2 向匹配与 3 向匹配

双向和三向发票匹配是一个多步骤的发票验证过程，可在以下方面提供帮助。 这两种技术都用于确认供应商开具的发票是否真实。

2路与3路

双向匹配是指应付账款专家验证通过采购订单订购的商品和服务是否反映在发票中。 一些公司通过执行三向匹配使这个过程更进一步。

三向匹配包括将采购订单和发票与收货单据进行核对。 这些文件通常是装箱单、销售收据、装运文件或订单收据。

即使执行了数百次 2 路或 3 路匹配，管理人员也会错过重要的日期、值或公式，最终会花费一大笔钱。

发票处理的未来

发票处理在过去几年中通过 AP 自动化解决方案取得了显着进步。 公司已经能够降低人工成本、加快发票周转并降低机会成本。

自动化解决方案有助于在总账中记录发票条目并更快地简化逐月审计，以减少人为错误。 聪明地管理财务总能吸引未来的投资和风险资本家。

许多组织现在设想人工智能  计算机视觉等技术来检测发票类别并根据供应商或供应商详细信息对其进行分类。 在接下来的几年里，这将实现。

加强关系和供应。

您付款越准时，您在供应商市场上的立场就越好。 一个糟糕的口碑可能会损害您多年的声誉，并使您的在职资产贬值。 所以，最好按时结清欠款，树立良好的信誉。

使用会计软件在采购到付款供应商周期的每个阶段优化您的费用管理操作。