什麼是發票處理？ 如何加快供應商付款

已發表: 2022-11-18

供應商交叉是新的商業秩序。

在競爭激烈的市場中，只有可信賴的供應商網絡才能讓您鬆一口氣。 然而，它比看起來更複雜。
 
供應商或供應商關係通過財務承諾來運作。 供應商只有在收到最後一筆付款後才會註冊進一步採購。 正是發票處理策略所確保的。
 

發票處理策略通過在特定時間範圍內加快第三方交易來控制發票工作流程。 一致的付款意味著正規化的供應，這有助於銷售增長。

從捕獲發票詳細信息到驗證 PO 再到最終現金審計，應付賬款自動化軟件可以管理成功供應商關係的每個基石。 帶寬的有效使用可以節省資源，從而增加經濟利潤。

什麼是發票處理？

發票處理是應付賬款部門用於結算供應商或供應商未付款項的分步付款機制。 發票處理通過接收供應商發票、處理它們並支付它們以平衡淨利潤來簡化公司的營運資金。

確保無縫發票處理是公司應付賬款、會計和財務部門的共同責任。 一旦從供應商端捕獲並驗證了發票詳細信息，它們就會在內部路由到特定的審批人，並輸入會計或簿記軟件以進行自動借記交易。
 
發票處理也稱為自動發票處理或 AP 自動化。

發票處理如何進行？

發票處理的工作流程有點冗長和繁瑣，多年來一直如此。
 
發票處理主要是公司會計部門的手動例程。 它兼顧供應商在訂單完成時發送發票和接收發票並發送發票以供進一步檢查的應付賬款。
 

首先，根據 PO 或銷售收據驗證發票的詳細信息。 然後，他們被登錄到收銀機或財務電子表格中。 電子表格與審批人共享，審批人從容不迫。 一旦獲得批准，發票默認進入付款階段。 由於這些步驟中的大多數都在孤島中運行，因此供應商無法按時收到支票。

發票流程自動化工具使用 OCR 自動提取發票詳細信息，並觸發自定義 AP 自動化工作流以進一步批准路由。 只有在發票與採購訂單進行交叉檢查後，才會觸發批准工作流程。 AP 自動化系統通過 API 與金融平台集成，匯出必要的款項。 最後，詳細信息將轉移到 GL 手冊中。 這有助於審計。

自動處理髮票的步驟

如上所述，發票處理有幾個步驟，從收到發票到企業資源規劃 (ERP) 系統 輸入，直到記錄加起來到總賬。

流程圖

雖然沒有標準的應付賬款部門，但在定義它們時，以下工作流是典型的：

  • 發票收據：供應商通過特快專遞或電子郵件附件發送發票。 簿記員需要在會計系統中掃描並記錄此發票信息。 還創建了此發票的副本以備案證明。
  • 驗證：發票詳細信息與公司收到的採購訂單或運輸文件進行交叉驗證。 將這些文件的副本提供給應付賬款部門、應收賬款部門和供應商。

提示：發票應在文件驗證後包含以下詳細信息：

  • GSTIN 編號
  • 發票號碼
  • 提供服務日期
  • 發送發票的日期
  • 組織/賣家的聯繫方式
  • 買家姓名及聯繫方式
  • 條款和條件
  • 每個產品和價格一行
  • 提交審批：經過驗證的發票將提交給授權審批人（財務總監或首席財務官）進行最終證明。
  • 處理付款：供應商的帳戶信息用於進行付款交易。 首選方式是銀行轉賬、NEFT、IMPS 或電匯。 如今，支付也通過移動錢包或統一支付接口 (UPI) 完成。
  • 總賬編碼：作為最後一步，應付賬款經理將發票詳細信息編碼到總賬系統（通常是 ERP）中，以進行進一步的審計。
  • 從資產負債表中刪除：一旦發票在 GL 中安然無恙，資產負債表中“應付賬款”部分下的貸方將被現金清除。

提示：如果發票上寫著“淨 30 天”，則表示截止日期為發票日期後 30 個工作日。 S me 供應商還提供提前折扣，例如“2/10 net 30”，這意味著如果您在 10 個工作日內付款，可享受 2% 的折扣。

為什麼要自動化發票處理？

隨著公司規模的擴大，發票管理只會變得更糟。 由於大量的文書工作，更多的發票使應付賬款部門不堪重負。 此外，應付賬款部門通常人手不足，導致數小時的數據輸入。
 
即使存在手動發票處理的替代解決方案，IT 團隊也不願意實施它們，而是偏愛遺留軟件和其他流程。 許多 IT 部門積壓了大量任務，沒有時間處理其他項目，導致許多技術計劃擱置。
 
發票處理軟件智能校驗，通過自定義邏輯自動匹配各種單據明細，減少翻發票的做法。 這種 AP 自動化每張發票僅收取 2 美元或 3 美元。 這樣，您就可以在下班前支付會費。
 
提前付款也會導致提前折扣。 每次付款時，豁免金額都會累積到您的底線。 除此之外，您還可以通過管理和驗證用戶權限獲得對 AP 工作流的端到端可見性。
 

你可知道？ 重點研究和數據預測該市場將以 20% 的複合年增長率超過 247 億美元。

資料來源：博德明

發票處理的 KPI

在尋找發票處理的改進領域時，重要的是對其他公司為簡化發票工作流程而遵循的關鍵績效指標進行基準測試。

不知道從哪裡開始？ 以下是一些（關鍵績效指標）KPI，可幫助您了解公司應如何分析發票處理：

  • 發票周轉：一家中等規模的公司，收到超過 3000-5000 張發票，大約需要 25 天才能手動處理一張發票。 通過 AP 自動化，這已大大減少。
  • 每張發票的成本：在考慮向 AP 主管支付處理單張發票的費用時，一定要包括人員配備和存儲成本。 滯納金和發票差異等指標加起來可能會達到此金額。
  • 提前付款折扣：提前付款折扣是提供給公司以換取合理付款的有利指標。 例如，如果提早付款，許多供應商會提供每月 1% 到 2% 的折扣。
  • 滯納金：一般來說，延遲清關徵收的典型滯納金約為發票總額的 1.5%。
  • 重複付款：有時，發票會出現對一項服務或商品收取兩次費用的差異。 如果未檢測到，可能會導致雙重支付或支出洩漏。

應付賬款自動化軟件按照此流程圖工作。 它處理公司與外部供應商之間的大量發票數據和金融交易。

用於應付賬款自動化軟件的 G2 Grid

發票處理的最佳實踐

從手動系統切換到數字化系統時，需要牢記一些最佳實踐。 軟件中的小操作可以幫助您簡化更大的挑戰。

  1. ERP 集成： ERP 系統可以存儲所有的應付賬款文件，例如打開的 PO 文件、運輸文件、發票和收貨報告。 最好的發票處理解決方案可以與您的 ERP 堆棧集成，以改進您的業務工作流程。
  2. 現金流管理：快速發票處理可以管理您的運營現金流，甚至可以減少顯性費用。 在整個過程中為您的發票數據選擇最佳控制機制可以優化現金等價物。
  3. 預防欺詐：應付賬款專業人員需要負責防止發票欺詐、不准確或錯過最後期限。 在整個處理生命週期中實時通知負責成員至關重要。
  4. 金融專業知識：管理支付與 AP 自動化軟件集成的人員必須非常有條理，並且了解各種金融術語。
  5. 2向和3向匹配：在將明細輸入發票管理軟件之前，應付賬款人員可以使用“盯著比較”進行2向匹配或3向匹配來驗證發票。

2 向匹配與 3 向匹配

雙向和三向發票匹配是一個多步驟的發票驗證過程，可在以下方面提供幫助。 這兩種技術都用於確認供應商開具的發票是否真實。

2路與3路

雙向匹配是指應付賬款專家驗證通過採購訂單訂購的商品和服務是否反映在發票中。 一些公司通過執行三向匹配使這個過程更進一步。

三向匹配包括將採購訂單和發票與收貨單據進行核對。 這些文件通常是裝箱單、銷售收據、裝運文件或訂單收據。

即使執行了數百次 2 路或 3 路匹配，管理人員也會錯過重要的日期、值或公式，最終會花費一大筆錢。

發票處理的未來

發票處理在過去幾年中通過 AP 自動化解決方案取得了顯著進步。 公司已經能夠降低人工成本、加快發票周轉並降低機會成本。

自動化解決方案有助於在總賬中記錄發票條目並更快地簡化逐月審計，以減少人為錯誤。 聰明地管理財務總能吸引未來的投資和風險資本家。

許多組織現在設想人工智能  計算機視覺等技術來檢測發票類別並根據供應商或供應商詳細信息對其進行分類。 在接下來的幾年裡，這將實現。

加強關係和供應。

您付款越準時，您在供應商市場上的立場就越好。 一個糟糕的口碑可能會損害您多年的聲譽，並使您的在職資產貶值。 所以，最好按時結清欠款，樹立良好的信譽。

使用會計軟件在採購到付款供應商周期的每個階段優化您的費用管理操作。