Fatura İşleme Nedir? Satıcı Ödemeleri Nasıl Hızlandırılır?

Tedarikçi geçişleri yeni iş düzenidir.

Bir fatura işleme stratejisi, üçüncü taraf işlemlerini belirli bir zaman aralığında hızlandırarak fatura iş akışlarını kontrol eder. Tutarlı ödemeler, satış büyümesine yardımcı olan düzenli tedarikler anlamına gelir.

Fatura ayrıntılarının yakalanmasından satın alma siparişlerinin doğrulanmasına ve nihai nakit denetimlerine kadar, borç hesabı otomasyon yazılımı başarılı bir tedarikçi ilişkisinin her köşe taşını yönetebilir. Bant genişliğinin verimli kullanımı, ekonomik karı artıran kaynakları korur .

Fatura işleme nasıl çalışır?

İlk olarak, faturanın ayrıntıları PO veya satış makbuzları ile doğrulanır. Ardından, bir yazarkasaya veya finansal elektronik tabloya giriş yaparlar. E-tablo, kendi tatlı zamanını alan onaylayanla paylaşılır. Onay geldikten sonra fatura ödeme aşamasına geçer. Bu adımların çoğu silolar halinde yürütüldüğünden, tedarikçiler çeklerini zamanında alamazlar.

Fatura süreci otomasyon aracı, fatura ayrıntılarını OCR ile otomatik olarak çıkarır ve daha fazla onay yönlendirmesi için özel bir AP otomasyon iş akışını tetikler. Onay iş akışları, yalnızca fatura satınalma siparişiyle çapraz kontrol edildiğinde tetiklenir. AP otomasyon sistemi, gerekli ödemeleri yapmak için API'ler aracılığıyla finansal platformlarla entegre olur. Son olarak, ayrıntılar GL el kitabına aktarılır. bu da denetimler sırasında yardımcı olur.

Otomatik fatura işleme adımları

Yukarıda tartışıldığı gibi, fatura işleme, faturanın alınmasından kurumsal kaynak planlama (ERP) sistemine kadar birkaç adımdan oluşur. kayıt defteri kebire eklenene kadar girdi.

Standart bir borç hesabı departmanı bulunmamakla birlikte, tanımlandıklarında aşağıdaki iş akışı tipiktir:

• Fatura makbuzu: Bir tedarikçi, hızlı posta veya e-posta eki yoluyla bir fatura gönderir. Bir muhasebecinin bu fatura bilgilerini taraması ve muhasebe sistemine kaydetmesi gerekir. Dosyalama kanıtı için bu faturanın bir kopyası da oluşturulur.
• Doğrulama: Fatura detayları, şirketin aldığı bir satınalma siparişi veya sevkıyat belgeleriyle çapraz doğrulanır. Bu belgelerin bir kopyası, borçlar hesabı departmanına, alacaklar hesapları departmanına ve satıcıya verilir.

• Onay için gönder: Doğrulanmış faturalar, nihai tasdik için yetkili onaylayıcıya (denetleyici veya CFO) gider.
• Ödeme işleniyor : Ödeme işlemlerinin yapılabilmesi için tedarikçinin hesap bilgileri kullanılmaktadır. Tercih edilen modlar banka havalesi, NEFT, IMPS veya banka havalesidir. Günümüzde ödemeler, mobil cüzdanlar veya birleşik ödeme arayüzleri (UPI) aracılığıyla da yapılmaktadır.
• Defteri kebir kodlaması: Son bir adım olarak, borç hesapları yöneticisi, daha fazla denetim için fatura ayrıntılarını bir defteri kebir sistemine (tipik olarak bir ERP) kodlar.
• Bilançodan çıkarma: Fatura GL'de sakin bir şekilde durduğunda, bilançoda "borçlar hesabı" bölümündeki kredi, nakit olarak silinir.
  

Fatura işlemeyi neden otomatikleştirelim?

Biliyor musun? Odaklanmış araştırma ve veriler, pazarın %20'lik bir YBBO ile 24,7 milyar doları geçeceğini öngörüyor.

Kaynak: Bodmin

Fatura işleme KPI'ları

Fatura işleme için iyileştirme alanları ararken, fatura iş akışlarını düzene sokmak için diğer şirketlerin izlediği temel performans ölçümlerini kıyaslamak önemlidir.

Nereden başlayacağınızdan emin değil misiniz? Şirketlerin fatura işlemeyi nasıl analiz etmesi gerektiğini anlamanıza yardımcı olacak birkaç (temel performans göstergesi) KPI aşağıda verilmiştir:

• Fatura geri dönüşü: 3000-5000'den fazla fatura alan ortalama büyüklükteki bir şirketin tek bir faturayı manuel olarak işlemesi yaklaşık 25 gün sürer. AP otomasyonu ile bu önemli ölçüde azaltılmıştır.
• Fatura başına maliyet: Tek bir faturayı işlemek için AP yöneticinize ne kadar ödeme yapacağınızı düşünürken, personel ve depolama maliyetlerini dahil ettiğinizden emin olun. Gecikme ücretleri ve fatura tutarsızlıkları gibi ölçümler bu tutara kadar ekleyebilir.
• Erken ödeme indirimi: Erken ödeme indirimi, şirketlere makul bir ödeme karşılığında sunulan avantajlı bir ölçüdür. Örneğin, birçok tedarikçi, ödemeler daha erken yapılırsa ayda %1 ila %2 indirim sunacaktır.
• Gecikme ücreti: Genel olarak, geç ödeme için alınan tipik gecikme ücreti, toplam fatura tutarının yaklaşık %1,5'i kadardır.
• Mükerrer ödemeler: Bazen, faturalarda bir hizmet veya mal için iki kez ödeme tutarsızlığı olabilir. Tespit edilmediğinde çifte ödeme veya harcama kaçağına yol açabilir.

Alacak hesapları otomasyon yazılımı bu akış şemasına göre çalışır. Şirketler ve dış tedarikçiler arasındaki büyük hacimli fatura verilerini ve finansal işlemleri işler.

Fatura işleme için en iyi uygulamalar

Manuel bir sistemden dijitalleştirilmiş bir sisteme geçerken, birkaç en iyi uygulamanın akılda tutulması gerekir. Yazılımınızdaki küçük manevralar, daha büyük zorlukları kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.

1. ERP entegrasyonu: ERP sistemleri, açık PO dosyaları, nakliye belgeleri, faturalar ve alma raporları gibi tüm borç hesapları belgelerini depolayabilir. En iyi fatura işleme çözümleri, iş akışlarınızı iyileştirmek için ERP yığınınızla entegre edilebilir.
2. Nakit akışı yönetimi: Hızlı fatura işleme, işletme nakit akışınızı yönetebilir ve hatta açık harcamaları azaltabilir. Süreç boyunca fatura verileriniz için en iyi kontrol mekanizmasını seçmek, nakit eşdeğerlerini optimize edebilir.
3. Dolandırıcılığın önlenmesi: Alacak hesapları profesyonellerinin fatura sahtekarlığını, yanlışlıkları veya kaçırılan son teslim tarihlerini önlemekten sorumlu olması gerekir. İşleme yaşam döngüsü boyunca sorumlu üyeleri gerçek zamanlı olarak bilgilendirmek çok önemlidir.
4. Finansal uzmanlık: AP otomasyon yazılımıyla ödeme entegrasyonlarını yöneten kişi, son derece iyi organize edilmiş ve çeşitli finansal terimler konusunda bilgili olmalıdır.
5. 2 yönlü ve 3 yönlü eşleştirme: Fatura yönetimi yazılımına ayrıntılar girilmeden önce , borç hesabı personeli, faturaları doğrulamak için "bak ve karşılaştır" özelliğini kullanarak 2 yönlü eşleştirme veya 3 yönlü eşleştirme gerçekleştirebilir.
   

2 yönlü eşleştirme ve 3 yönlü eşleştirme

İki yönlü ve üç yönlü fatura eşleştirme, aşağıdaki hususlarda yardımcı olan çok adımlı bir fatura doğrulama sürecidir. Bu tekniklerin her ikisi de tedarikçi tarafından oluşturulan faturanın gerçek olup olmadığını doğrulamak için kullanılır.

İki yönlü eşleştirme , bir borç hesabı uzmanının bir satınalma siparişi yoluyla sipariş edilen mal ve hizmetlerin faturaya yansıtıldığını doğrulamasıdır. Bazı firmalar ise üçlü eşleştirme yaparak bu süreci bir adım öteye taşıyor.

Üç yönlü eşleştirme , satın alma siparişinin ve faturanın alıcı belgelerle doğrulanmasını içerir. Bu belgeler genellikle sevk irsaliyeleri, satış makbuzları, sevkiyat belgeleri veya sipariş makbuzlarıdır.

2 veya 3 yollu eşleştirme yüzlerce kez gerçekleştirilse bile, yöneticiler sonuçta bir servete mal olan önemli tarihleri, değerleri veya formülleri kaçırırlar.

Fatura işlemenin geleceği

Fatura işleme, AP otomasyon çözümleri aracılığıyla son birkaç yılda önemli ölçüde ilerledi. Şirketler, el işçiliği maliyetlerini azaltabildi, fatura geri dönüşünü hızlandırdı ve fırsat maliyetlerini iyileştirdi.

Otomatik çözümler, fatura girişlerinin defteri kebirde günlüğe kaydedilmesine yardımcı olur ve insan hatalarını azaltmak için aydan aya denetimleri çok daha hızlı kolaylaştırır. Finansmanı akıllıca yönetmek her zaman gelecekteki yatırımları ve risk sermayedarlarını çeker.

Pek çok kuruluş artık yapay zeka öngörüyor   fatura kategorilerini tespit etmek ve bunları tedarikçi veya satıcı ayrıntılarına göre sıralamak için bilgisayar görüşü gibi teknikler . Önümüzdeki birkaç yıl içinde bu meyvelerini verecekti.

Bağları ve malzemeleri güçlendirin.

Ödemelerde ne kadar dakik olursanız satıcı pazarındaki duruşunuz o kadar iyi olur. Kötü bir ağızdan ağza söz, potansiyel olarak yıllarca itibarınızı düşürebilir ve hizmet içi varlıklarınızın değerini düşürebilir. Bu nedenle, borçlarınızı zamanında ödemek ve iyi bir itibar oluşturmak daha iyidir.

Satın alma ve ödeme satıcı döngüsünün her aşamasında muhasebe yazılımıyla gider yönetimi operasyonlarınızı optimize edin .