請求書処理とはベンダーへの支払いを早める方法

サプライヤーのクロスオーバーは、新しいビジネス オーダーです。

請求書処理戦略は、特定の時間枠でサードパーティのトランザクションを促進することにより、請求書のワークフローを制御します。 一貫した支払いは定期的な供給を意味し、売上の成長に役立ちます。

請求書の詳細の取得から PO の確認、最終的な現金監査まで、買掛金自動化ソフトウェアは、サプライヤーとの関係を成功させるためのすべての基礎を管理できます。 帯域幅を効率的に使用することでリソースが節約され、経済的利益が増加します。

請求書の処理はどのように行われますか?

最初に、請求書の詳細が PO または領収書と照合されます。 次に、レジまたは財務スプレッドシートにログインします。 スプレッドシートは承認者と共有されます。 承認が得られると、請求書は支払い段階に同意します。 これらのステップのほとんどはサイロで実行されるため、サプライヤーは時間どおりに小切手を受け取ることができません。

請求プロセス自動化ツールは、OCR を使用して請求書の詳細を自動的に抽出し、カスタム AP 自動化ワークフローをトリガーして、さらに承認をルーティングします。 承認ワークフローは、請求書が発注書と照合された場合にのみトリガーされます。 AP 自動化システムは、API を介して金融プラットフォームと統合し、必要な支払いを送金します。 最後に、詳細は GL ハンドブックに転送されます。 これは監査中に役立ちます。

請求書の自動処理の手順

前述のように、請求書の処理には、請求書の受領からエンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムまで、いくつかのステップがあります。 記録が総勘定元帳に追加されるまで入力します。

標準的な買掛金部門はありませんが、定義されている場合、次のワークフローが一般的です。

• 請求書受領:サプライヤは、スピードポストまたは電子メールの添付ファイルを介して請求書を送信します。 簿記担当者は、この請求書情報をスキャンして会計システムに記録する必要があります。 この請求書のコピーも提出証明用に作成されます。
• 検証:請求書の詳細は、会社が受け取る注文書または出荷書類と相互検証されます。 これらの文書のコピーは、買掛金部門、売掛金部門、およびベンダーに渡されます。

• 承認のために送信:検証済みの請求書は、最終的な認証のために権限のある承認者 (コントローラーまたは CFO) に送られます。
• 支払処理: 仕入先の口座情報を使用して支払取引を行います。 優先されるモードは、銀行振込、NEFT、IMPS、または電信送金です。 現在、支払いはモバイルウォレットまたは統合支払いインターフェース (UPI) を介して行われます。
• 総勘定元帳のコーディング:最後のステップとして、買掛金管理者は請求書の詳細を総勘定元帳システム (通常は ERP) にエンコードして、さらに監査を進めます。
• 貸借対照表からの削除:請求書が GL に平穏に保管されると、貸借対照表の「買掛金」セクションにある貸方は現金で抹消されます。
  

請求書処理を自動化する理由

知ってますか？ 焦点を絞った調査とデータは、市場が 20% の CAGR で 247 億ドルを超えると予測しています。

ソース: ボドミン

請求書処理の KPI

請求書処理の改善点を探すときは、他の企業が請求書ワークフローを合理化するために従う主要なパフォーマンス メトリックをベンチマークすることが重要です。

どこから始めればよいかわからない場合企業が請求書処理を分析する方法を理解するのに役立ついくつかの (主要業績評価指標) KPI を次に示します。

• 請求書の処理: 3,000 ～ 5,000 件を超える請求書を受け取る平均的な規模の企業では、1 つの請求書を手動で処理するのに約 25 日かかります。 AP 自動化により、これは大幅に削減されました。
• 請求書あたりのコスト:単一の請求書を処理するために AP エグゼクティブに支払う金額を検討するときは、必ず人件費と保管費を含めてください。 延滞料金や請求書の不一致などの指標を合計すると、この金額に達する可能性があります。
• 早期支払割引:早期支払割引は、合理的な支払いと引き換えに企業に提供される有利な指標です。 たとえば、多くのサプライヤーは、支払いが早ければ月あたり 1% から 2% の割引を提供します。
• 延滞料金:通常、遅延通関に対して課される典型的な延滞料金は、合計請求金額の約 1.5% です。
• 重複した支払い:場合によっては、請求書に 1 つのサービスまたは 2 つのサービスに対する請求の不一致が生じることがあります。 検出されない場合、二重支払いや支出漏れにつながる可能性があります。

買掛金自動化ソフトウェアは、このフローチャートに従って動作します。 企業と外部サプライヤー間の大量の請求書データと財務取引を処理します。

請求書処理のベスト プラクティス

手動システムからデジタル化されたシステムに切り替える際には、いくつかのベスト プラクティスを念頭に置く必要があります。 ソフトウェアの小さな操作は、より大きな課題を合理化するのに役立ちます。

1. ERP 統合: ERP システムは、未処理の PO ファイル、出荷書類、請求書、受領レポートなど、買掛金に関するすべての書類を保存できます。 最高の請求書処理ソリューションを ERP スタックと統合して、ビジネス ワークフローを改善できます。
2. キャッシュ フロー管理:迅速な請求書処理により、営業キャッシュ フローを管理し、明示的な経費を削減することさえできます。 プロセス全体で請求書データの最適な管理メカニズムを選択することで、現金同等物を最適化できます。
3. 不正行為の防止:買掛金勘定の専門家は、請求書の不正使用、不正確さ、または締め切りの遅れを防止する責任を負う必要があります。 処理のライフサイクル全体を通じて、担当メンバーにリアルタイムで通知することが重要です。
4. 金融の専門知識: AP 自動化ソフトウェアとの支払いの統合を管理する担当者は、さまざまな金融条件について非常によく整理され、知識が必要です。
5. 2-Way および 3-Way 照合:詳細が請求書管理ソフトウェアに入力される前に、アカウントの買掛担当者は、「見つめて比較」を使用して 2-Way 照合または 3-Way 照合を実行して請求書を検証できます。
   

2 方向マッチングと 3 方向マッチング

2 方向および 3 方向の請求書照合は、次の側面で役立つ多段階の請求書検証プロセスです。 これらの技術はどちらも、サプライヤーが作成した請求書が本物かどうかを確認するために使用されます。

双方向照合とは、買掛金担当者が、発注書を通じて注文された商品およびサービスが請求書に反映されていることを確認することです。 一部の企業は、スリーウェイ マッチングを実行することで、このプロセスをさらに一歩進めています。

スリーウェイ マッチングには、発注書と請求書を受領書類と照合することが含まれます。 これらのドキュメントは、通常、梱包明細、販売レシート、出荷ドキュメント、または注文レシートのいずれかです。

2 方向または 3 方向のマッチングが何百回も実行されたとしても、幹部は、最終的に大金を費やす重要な日付、値、または数式を見逃すことになります。

請求書処理の未来

請求書処理は、AP 自動化ソリューションを通じて、ここ数年で劇的に進歩しました。 企業は、人件費を削減し、請求書の処理を加速し、機会費用を改善することができました。

自動化されたソリューションは、総勘定元帳に請求書のエントリを記録し、毎月の監査をはるかに迅速に合理化し、人的エラーを削減するのに役立ちます。 財政を賢く管理することは、常に将来の投資家やベンチャーキャピタリストを惹きつけます。

現在、多くの組織が人工知能を想定しています  請求書のカテゴリを検出し、仕入先や仕入先の詳細に合わせて並べ替えるコンピューター ビジョンなどの手法。 今後数年間で、これは実を結ぶでしょう。

ネクタイと物資を強化します。

支払いを厳守すればするほど、ベンダー市場でのスタンスが良くなります。 たった 1 つの悪い口コミが、何年にもわたってあなたの地位を低下させ、稼働中の資産を減価償却する可能性があります。 したがって、会費を期限内に清算し、良い評判を確立することをお勧めします。

会計ソフトウェアを使用して、調達から支払いまでのベンダー サイクルのすべての段階で経費管理業務を最適化します。