¿Qué es el procesamiento de facturas? Cómo acelerar los pagos de proveedores

Los cruces de proveedores son el nuevo orden comercial.

Una estrategia de procesamiento de facturas controla los flujos de trabajo de facturas acelerando las transacciones de terceros durante un período de tiempo específico. Los pagos consistentes significan suministros regularizados, lo que ayuda al crecimiento de las ventas.

Desde la captura de detalles de facturas hasta la verificación de órdenes de compra y auditorías finales de efectivo, el software de automatización de cuentas por pagar puede administrar cada piedra angular de una relación exitosa con el proveedor. El uso eficiente del ancho de banda ahorra recursos, lo que aumenta el beneficio económico .

¿Cómo funciona el procesamiento de facturas?

Primero, los detalles de la factura se verifican contra PO o recibos de venta. Luego, se registran en una caja registradora o en una hoja de cálculo financiera. La hoja de cálculo se comparte con el aprobador, quien se toma su propio tiempo. Una vez que llega la aprobación, la factura accede a la etapa de pago. Como la mayoría de estos pasos se ejecutan en silos, los proveedores no reciben sus cheques a tiempo.

La herramienta de automatización del proceso de facturación extrae automáticamente los detalles de la factura con OCR y activa un flujo de trabajo de automatización de cuentas por pagar personalizado para un enrutamiento de aprobación adicional. Los flujos de trabajo de aprobación solo se activan una vez que la factura se coteja con la orden de compra. El sistema de automatización de AP se integra con plataformas financieras a través de API para remitir los pagos necesarios. Finalmente, los detalles se transfieren al manual de GL. que ayuda durante las auditorías.

Pasos para el procesamiento automatizado de facturas

Como se discutió anteriormente, el procesamiento de facturas tiene varios pasos, desde que se recibe la factura hasta el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). entrada hasta que el registro se suma al libro mayor.

Si bien no hay un departamento estándar de cuentas por pagar, el siguiente flujo de trabajo es típico cuando se definen:

• Recepción de facturas: un proveedor envía una factura a través de correo rápido o un archivo adjunto de correo electrónico. Un tenedor de libros necesita escanear y registrar esta información de factura en el sistema de contabilidad. También se crea una copia de esta factura para presentar la prueba.
• Verificación: los detalles de la factura se verifican de forma cruzada con una orden de compra o documentos de envío que recibe la empresa. Se entrega una copia de estos documentos al departamento de cuentas por pagar, al departamento de cuentas por cobrar y al proveedor.

• Enviar para aprobación: las facturas verificadas van al aprobador autorizado (controlador o CFO) para la atestación final.
• Procesamiento de pago : La información de la cuenta del proveedor se utiliza para realizar transacciones de pago. Los modos preferidos son transferencia bancaria, NEFT, IMPS o transferencia bancaria. Hoy en día, los pagos también se realizan a través de billeteras móviles o interfaces de pago unificadas (UPI).
• Codificación del libro mayor: como paso final, el administrador de cuentas por pagar codifica los detalles de la factura en un sistema de libro mayor (generalmente un ERP) para realizar más auditorías.
• Eliminación de los balances: una vez que la factura descansa pacíficamente en GL, el crédito en la sección "cuenta por pagar" en el balance se elimina con efectivo.
  

¿Por qué automatizar el procesamiento de facturas?

¿Sabías? La investigación y los datos enfocados predicen que el mercado cruzará los $ 24.7 mil millones, a una CAGR del 20%.

Fuente: Bodmin

KPIs de procesamiento de facturas

Al buscar áreas de mejora para el procesamiento de facturas, es importante comparar las métricas de rendimiento clave que siguen otras empresas para optimizar sus flujos de trabajo de facturas.

¿No estás seguro por dónde empezar? Aquí hay algunos KPI (indicadores clave de rendimiento) para ayudarlo a comprender la forma en que las empresas deben analizar el procesamiento de facturas:

• Entrega de facturas: una empresa de tamaño medio, que recibe entre 3000 y 5000 facturas, tarda aproximadamente 25 días en procesar manualmente una sola factura. Con la automatización de AP, esto se ha reducido considerablemente.
• Costo por factura: al considerar cuánto pagarle a su ejecutivo de cuentas por procesar para procesar una sola factura, asegúrese de incluir los costos de personal y almacenamiento. Las métricas como los cargos por pagos atrasados ​​y las discrepancias en las facturas pueden sumar hasta esta cantidad.
• Descuento por pago anticipado: un descuento por pago anticipado es una métrica favorable que se ofrece a las empresas a cambio de un pago razonable. Por ejemplo, muchos proveedores ofrecerán un descuento del 1% al 2% por mes si los pagos se realizan antes.
• Recargo por pago atrasado: en general, el cargo por pago atrasado típico que se cobra por despacho tardío es de alrededor del 1,5 % del monto total de la factura.
• Pagos duplicados: A veces, las facturas tienen una discrepancia de cobrar por un servicio o bien dos veces. Cuando no se detecta, puede dar lugar a pagos duplicados o fugas de gastos.

Un software de automatización de cuentas por pagar funciona de acuerdo con este diagrama de flujo. Procesa grandes volúmenes de datos de facturas y transacciones financieras entre empresas y proveedores externos.

Mejores prácticas para el procesamiento de facturas

Al cambiar de un sistema manual a un sistema digitalizado, se deben tener en cuenta algunas mejores prácticas. Pequeñas maniobras en su software pueden ayudarlo a simplificar desafíos más grandes.

1. Integración con ERP: los sistemas ERP pueden almacenar todos los documentos de cuentas por pagar, como archivos abiertos de orden de compra, documentos de envío, facturas e informes de recepción. Las mejores soluciones de procesamiento de facturas se pueden integrar con su pila ERP para mejorar los flujos de trabajo de su negocio.
2. Gestión del flujo de efectivo: el procesamiento rápido de facturas puede administrar su flujo de efectivo operativo e incluso reducir los gastos explícitos. Elegir el mejor mecanismo de control para los datos de su factura a lo largo del proceso puede optimizar los equivalentes de efectivo.
3. Prevención de fraudes: los profesionales de cuentas por pagar deben ser responsables de prevenir el fraude en las facturas, las inexactitudes o el incumplimiento de los plazos. Es crucial notificar a los miembros responsables en tiempo real durante todo el ciclo de vida del procesamiento.
4. Experiencia financiera: la persona que administra las integraciones de pago con el software de automatización de cuentas por pagar debe estar extremadamente bien organizada y conocer varios términos financieros.
5. Coincidencia de 2 y 3 vías: antes de ingresar los detalles en el software de administración de facturas , el personal de cuentas por pagar puede realizar una coincidencia de 2 o 3 vías utilizando "mirar y comparar" para verificar las facturas.
   

Coincidencia de 2 vías frente a coincidencia de 3 vías

La conciliación de facturas bidireccional y tridireccional es un proceso de verificación de facturas de varios pasos que ayuda en los siguientes aspectos. Ambas técnicas se utilizan para afirmar si la factura generada por el proveedor es genuina o no.

El cotejo bidireccional es cuando un especialista en cuentas por pagar verifica que los bienes y servicios solicitados a través de una orden de compra se reflejen en la factura. Algunas empresas llevan este proceso un paso más allá al realizar una combinación de tres vías.

El cotejo triple incluye la verificación de la orden de compra y la factura con los documentos de recepción. Estos documentos suelen ser albaranes, recibos de ventas, documentos de envío o recibos de pedidos.

Incluso si la coincidencia de 2 o 3 vías se realiza cientos de veces, los ejecutivos pierden fechas, valores o fórmulas importantes que, en última instancia, cuestan una fortuna.

El futuro del procesamiento de facturas

El procesamiento de facturas ha progresado dramáticamente en los últimos años a través de las soluciones de automatización de cuentas por pagar. Las empresas han podido reducir los costos de mano de obra, acelerar la entrega de facturas y mejorar los costos de oportunidad.

Las soluciones automatizadas ayudan a registrar entradas de facturas en el libro mayor y agilizan las auditorías mes a mes mucho más rápido, para reducir los errores humanos. La gestión inteligente de las finanzas siempre atrae futuras inversiones y capitalistas de riesgo.

Muchas organizaciones ahora visualizan la inteligencia artificial   técnicas como la visión por computadora para detectar categorías de facturas y clasificarlas según los detalles del proveedor o vendedor. Durante los próximos dos años, esto llegaría a buen término.

Reforzar los lazos y los suministros.

Cuanto más puntual sea con los pagos, mejor será su posición en el mercado de proveedores. Un mal boca a boca puede devaluar potencialmente su posición durante años y depreciar sus activos en servicio. Por lo tanto, es mejor liquidar sus cuotas a tiempo y establecer una buena reputación.

Optimice sus operaciones de gestión de gastos en cada etapa del ciclo del proveedor desde la compra hasta el pago con el software de contabilidad .