O que é processamento de faturas? Como agilizar pagamentos de fornecedores

Publicados: 2022-11-18

Cruzamentos de fornecedores são a nova ordem de negócios.

Em um mercado repleto de concorrentes, apenas uma rede de fornecedores confiáveis pode permitir que você suspire de alívio. No entanto, é mais complexo do que parece.

Os relacionamentos com fornecedores ou fornecedores funcionam por meio de compromissos financeiros. Os fornecedores se inscrevem para obter mais suprimentos apenas quando recebem seu último pagamento. Exatamente o que uma estratégia de processamento de faturas garante.

Uma estratégia de processamento de faturas controla fluxos de trabalho de faturas acelerando transações de terceiros em um período de tempo específico. Pagamentos consistentes significam abastecimento regularizado, o que auxilia no crescimento das vendas.

Desde a captura de detalhes da fatura até a verificação de POs e auditorias finais de caixa, o software de automação de contas a pagar pode gerenciar todos os pilares de um relacionamento bem-sucedido com o fornecedor. O uso eficiente da largura de banda economiza recursos, o que aumenta o lucro econômico .

O que é processamento de faturas?

O processamento de faturas é um mecanismo de pagamento passo a passo pelo departamento de contas a pagar para liquidar dívidas não pagas de fornecedores ou vendedores. O processamento de faturas agiliza o capital de giro de uma empresa, recebendo faturas de fornecedores, processando-as e pagando-as para nivelar o lucro líquido.

Garantir o processamento contínuo de faturas é responsabilidade distribuída das contas a pagar, da contabilidade e dos braços financeiros de uma empresa. Depois que os detalhes da fatura são capturados e verificados pelo fornecedor, eles são encaminhados para um determinado aprovador internamente e inseridos no software de contabilidade ou escrituração para transações de débito automático.

O processamento de faturas também é conhecido como processamento automatizado de faturas ou automação AP.

Como funciona o processamento de faturas?

O fluxo de trabalho para processamento de faturas é um pouco demorado e complicado e tem sido assim por muitos anos.

O processamento de faturas é principalmente uma rotina manual para o departamento de contas de uma empresa. Ele faz malabarismos entre fornecedores enviando faturas na conclusão do pedido e contas a pagar, recebendo-as e enviando-as para verificações adicionais.

Primeiro, os detalhes da fatura são verificados em relação ao PO ou recibos de vendas. Em seguida, eles são registrados em uma caixa registradora ou planilha financeira. A planilha é compartilhada com o aprovador, que toma seu próprio tempo. Uma vez que a aprovação vem, a fatura concorda com a etapa de pagamento. Como a maioria dessas etapas é executada em silos, os fornecedores não recebem seus cheques no prazo.

A ferramenta de automação do processo de fatura extrai automaticamente os detalhes da fatura com OCR e aciona um fluxo de trabalho de automação de AP personalizado para roteamento de aprovação adicional. Os fluxos de trabalho de aprovação são acionados apenas quando a fatura é verificada em relação ao pedido de compra. O sistema de automação AP integra-se com plataformas financeiras via APIs para efetuar os pagamentos necessários. Finalmente, os detalhes são transferidos para o manual GL. o que ajuda durante as auditorias.

Etapas para o processamento automatizado de faturas

Conforme discutido acima, o processamento da fatura tem várias etapas, desde o recebimento da fatura até o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP). entrada até que o registro seja somado ao razão geral.

fluxograma

Embora não haja um departamento de contas a pagar padrão, o fluxo de trabalho a seguir é típico quando eles são definidos:

Recibo de fatura: um fornecedor envia uma fatura via correio rápido ou um anexo de e-mail. Um contador precisa digitalizar e registrar essas informações da fatura no sistema de contabilidade. Uma cópia desta fatura também é criada para comprovação de arquivamento.
Verificação: Os detalhes da fatura são verificados de forma cruzada com um pedido de compra ou documentos de remessa que a empresa recebe. Uma cópia desses documentos é fornecida ao departamento de contas a pagar, ao departamento de contas a receber e ao fornecedor.

Dica: A fatura deve conter os seguintes detalhes após a verificação dos documentos:

número GSTIN
Número da fatura
Data do serviço prestado
Data de envio da fatura
Detalhes de contato da organização/vendedor
Nome e contato do comprador
Termos e Condições
Uma linha para cada produto e preço

Enviar para aprovação: as faturas verificadas vão para o aprovador autorizado (controlador ou CFO) para atestado final.
Processamento de pagamento : As informações da conta do fornecedor são usadas para fazer transações de pagamento. Os modos preferenciais são transferência bancária, NEFT, IMPS ou transferência eletrônica. Atualmente, os pagamentos também são feitos por meio de carteiras móveis ou interfaces de pagamento unificadas (UPI).
Codificação do razão geral: Como etapa final, o gerente de contas a pagar codifica os detalhes da fatura em um sistema de razão geral (normalmente um ERP) para outras unidades de auditoria.
Remoção de balanços: Uma vez que a fatura permanece pacificamente no GL, o crédito na seção "conta a pagar" no balanço é expurgado com dinheiro.

Dica: Se uma fatura diz "líquido 30 dias", isso significa que o prazo vence 30 dias úteis a partir da data da fatura. Os fornecedores S me também oferecem descontos antecipados, como "2/10 net 30", o que significa 2% de desconto se você pagar em 10 dias úteis.

Por que automatizar o processamento de faturas?

À medida que uma empresa escala suas operações, o gerenciamento de faturas só piora. Devido ao volume de papelada, mais faturas sobrecarregam o departamento de contas a pagar. Além disso, os departamentos de contas a pagar geralmente têm falta de pessoal, levando a horas de entrada de dados.

Mesmo quando existem soluções alternativas para o processamento manual de faturas, a equipe de TI reluta em implementá-las e, em vez disso, prefere software legado e outros processos. Muitos departamentos de TI estão sobrecarregados com várias tarefas e não têm tempo para projetos adicionais, deixando muitas iniciativas técnicas em espera.

Com a validação inteligente do software de processamento de faturas, você pode combinar automaticamente os detalhes de vários documentos por meio de lógica personalizada, reduzindo a prática de vasculhar as faturas. Essa automação AP cobra apenas $ 2 ou $ 3 por fatura. Desta forma, você pode pagar suas dívidas antes do relógio.

Pagamentos antecipados também resultam em descontos antecipados. O valor dispensado é acumulado em sua linha de fundo toda vez que você paga. Além disso, você obtém visibilidade de ponta a ponta dos fluxos de trabalho do AP, gerenciando e autenticando as permissões do usuário.

Você sabia? Pesquisas e dados focados preveem que o mercado ultrapassará US$ 24,7 bilhões, com um CAGR de 20%.

Fonte: Bodmin See More

KPIs de processamento de faturas

Ao procurar áreas de melhoria para o processamento de faturas, é importante comparar as principais métricas de desempenho que outras empresas seguem para simplificar seus fluxos de trabalho de faturas.

Não sabe por onde começar? Aqui estão alguns KPIs (indicadores-chave de desempenho) para ajudá-lo a entender como as empresas devem analisar o processamento de faturas:

Retorno da fatura: uma empresa de tamanho médio, que recebe de 3.000 a 5.000 faturas, leva aproximadamente 25 dias para processar manualmente uma única fatura. Com a automação AP, isso foi reduzido consideravelmente.
Custo por fatura: Ao considerar o que pagar ao seu executivo AP para processar uma única fatura, certifique-se de incluir os custos de pessoal e armazenamento. Métricas como multas por atraso e discrepâncias nas faturas podem chegar a esse valor.
Desconto por pagamento antecipado: um desconto por pagamento antecipado é uma métrica favorável oferecida às empresas em troca de um pagamento razoável. Por exemplo, muitos fornecedores oferecem um desconto de 1% a 2% ao mês se os pagamentos forem feitos antes.
Taxa de atraso: geralmente, a taxa de atraso típica cobrada para liberação tardia é de cerca de 1,5% do valor total da fatura.
Pagamentos duplicados: às vezes, as faturas têm uma discrepância de cobrança de um serviço ou duas vezes. Quando não detectado, pode levar a pagamentos duplicados ou vazamento de gastos.

Um software de automação de contas a pagar funciona de acordo com este fluxograma. Processa grandes volumes de dados de faturas e transações financeiras entre empresas e fornecedores externos.

G2 Grid para software de automação de contas a pagar

Práticas recomendadas para processamento de faturas

Ao mudar de um sistema manual para um sistema digitalizado, algumas práticas recomendadas devem ser lembradas. Pequenas manobras em seu software podem ajudá-lo a agilizar desafios maiores.

Integração com ERP: os sistemas ERP podem armazenar todos os documentos de contas a pagar, como arquivos de PO abertos, documentos de remessa, faturas e relatórios de recebimento. As melhores soluções de processamento de faturas podem ser integradas com sua pilha de ERP para melhorar seus fluxos de trabalho de negócios.
Gerenciamento de fluxo de caixa: o processamento rápido de faturas pode gerenciar seu fluxo de caixa operacional e até reduzir despesas explícitas. Escolher o melhor mecanismo de controle para os dados da sua fatura ao longo do processo pode otimizar os equivalentes de caixa.
Prevenção de fraudes: os profissionais de contas a pagar precisam ser responsáveis por evitar fraudes em faturas, imprecisões ou prazos perdidos. Notificar os membros responsáveis em tempo real durante todo o ciclo de vida do processamento é crucial.
Especialização financeira: A pessoa que gerencia as integrações de pagamento com o software de automação AP deve ser extremamente bem organizada e ter conhecimento de vários termos financeiros.
Correspondência bidirecional e tridirecional: antes que os detalhes sejam inseridos no software de gerenciamento de faturas , a equipe de contas a pagar pode realizar a correspondência bidirecional ou tridirecional usando "olhar e comparar" para verificar as faturas.

Correspondência de 2 vias vs. Correspondência de 3 vias

A conciliação de faturas bidirecional e tridirecional é um processo de verificação de faturas em várias etapas que ajuda nos seguintes aspectos. Ambas as técnicas são usadas para afirmar se a fatura gerada pelo fornecedor é genuína ou não.

2 vias vs 3 vias

A correspondência bidirecional ocorre quando um especialista em contas a pagar verifica se os bens e serviços solicitados por meio de uma ordem de compra estão refletidos na fatura. Algumas empresas levam esse processo um passo adiante, realizando a correspondência de três vias.

A correspondência de três vias inclui a verificação do pedido de compra e da fatura com os documentos de recebimento. Esses documentos geralmente são guias de remessa, recibos de vendas, documentos de remessa ou recibos de pedidos.

Mesmo que a correspondência de 2 ou 3 vias seja realizada centenas de vezes, os executivos perdem datas, valores ou fórmulas importantes que, em última análise, custam uma fortuna.

O futuro do processamento de faturas

O processamento de faturas progrediu dramaticamente nos últimos anos por meio de soluções de automação AP. As empresas conseguiram reduzir os custos de mão de obra, acelerar o retorno das faturas e melhorar os custos de oportunidade.

As soluções automatizadas ajudam a registrar as entradas de faturas no razão geral e simplificar as auditorias mês a mês com muito mais rapidez, para reduzir os erros humanos. Gerenciar finanças de maneira inteligente sempre atrai investimentos futuros e capitalistas de risco.

Muitas organizações agora imaginam inteligência artificial técnicas como visão computacional para detectar categorias de faturas e classificá-las para detalhes de fornecedores ou fornecedores. Nos anos seguintes, isso se concretizaria.

Reforce os laços e os suprimentos.

Quanto mais pontual você for com os pagamentos, melhor será sua postura no mercado de fornecedores. Um boca a boca ruim pode prejudicar sua posição por anos e depreciar seus ativos em serviço. Portanto, é melhor pagar suas dívidas a tempo e estabelecer uma boa reputação.

Otimize suas operações de gerenciamento de despesas em todas as etapas do ciclo do fornecedor de aquisição a pagamento com software de contabilidade .