Co to jest przetwarzanie faktur? Jak przyspieszyć płatności dostawcy

Opublikowany: 2022-11-18

Krzyżowanie dostawców to nowy porządek biznesowy.

Na rynku pełnym konkurentów tylko sieć zaufanych dostawców może pozwolić ci odetchnąć z ulgą. Jest to jednak bardziej złożone niż się wydaje.

Relacje z dostawcami lub dostawcami opierają się na zobowiązaniach finansowych. Dostawcy zgłaszają się do dalszego pozyskiwania dopiero po otrzymaniu ostatniej płatności. Dokładnie to, co zapewnia strategia przetwarzania faktur.

Strategia przetwarzania faktur kontroluje obieg faktur poprzez przyspieszenie transakcji stron trzecich w określonych ramach czasowych. Konsekwentne płatności oznaczają regularne dostawy, co pomaga we wzroście sprzedaży.

Od przechwytywania szczegółów faktury, przez weryfikację PO, aż po końcowe audyty gotówkowe, oprogramowanie do automatyzacji rozliczeń może zarządzać każdym kamieniem węgielnym udanej relacji z dostawcą. Efektywne wykorzystanie pasma oszczędza zasoby, co zwiększa zysk ekonomiczny .

Co to jest przetwarzanie faktur?

Przetwarzanie faktur jest mechanizmem płatności krok po kroku przez dział rozliczeń w celu uregulowania niezapłaconych należności dostawców lub sprzedawców. Przetwarzanie faktur usprawnia kapitał obrotowy firmy poprzez otrzymywanie faktur od dostawców, przetwarzanie ich i spłacanie ich w celu wyrównania zysku netto.

Zapewnienie bezproblemowego przetwarzania faktur jest rozproszoną odpowiedzialnością firmowych działów księgowych, księgowych i finansowych. Gdy dane faktury zostaną przechwycone i zweryfikowane przez dostawcę, są one kierowane wewnętrznie do określonej osoby zatwierdzającej i wprowadzane do oprogramowania księgowego lub księgowego w celu automatycznego obciążania transakcji.

Przetwarzanie faktur jest również znane jako automatyczne przetwarzanie faktur lub automatyzacja AP.

Jak działa przetwarzanie faktur?

Przepływ pracy przy przetwarzaniu faktur jest nieco długi i uciążliwy i tak jest od wielu lat.

Przetwarzanie faktur to w większości ręczna rutyna działu księgowości w firmie. Żongluje pomiędzy dostawcami wysyłającymi faktury po zrealizowaniu zamówienia a zobowiązaniami do ich otrzymania i wysyłania do dalszych kontroli.

Najpierw szczegóły faktury są weryfikowane na podstawie PO lub paragonów sprzedaży. Następnie są logowani do kasy lub arkusza kalkulacyjnego finansowego. Arkusz kalkulacyjny jest udostępniany osobie zatwierdzającej, która nie spieszy się. Po zatwierdzeniu faktura przechodzi do etapu płatności. Ponieważ większość tych etapów odbywa się w silosach, dostawcy nie otrzymują czeków na czas.

Narzędzie do automatyzacji procesu fakturowania automatycznie wyodrębnia szczegóły faktury za pomocą OCR i uruchamia niestandardowy przepływ pracy automatyzacji AP w celu dalszego zatwierdzania. Przepływy pracy zatwierdzania są uruchamiane dopiero po sprawdzeniu krzyżowym faktury z zamówieniem zakupu. System automatyzacji AP integruje się z platformami finansowymi za pośrednictwem interfejsów API w celu przekazywania niezbędnych płatności. Wreszcie, szczegóły są przenoszone do podręcznika GL. co pomaga podczas audytów.

Kroki automatycznego przetwarzania faktur

Jak omówiono powyżej, przetwarzanie faktur składa się z kilku etapów, od momentu otrzymania faktury do systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). wprowadzać, dopóki zapis nie zostanie dodany do księgi głównej.

schemat blokowy

Chociaż nie ma standardowego działu rozrachunków z dostawcami, po zdefiniowaniu typowy jest następujący przepływ pracy:

Pokwitowanie faktury: dostawca wysyła fakturę za pośrednictwem poczty lub załącznika do wiadomości e-mail. Księgowy musi zeskanować i zarejestrować te informacje o fakturze w systemie księgowym. Kopia tej faktury jest również tworzona w celu złożenia dowodu.
Weryfikacja: Dane faktury są weryfikowane krzyżowo z zamówieniem lub dokumentami wysyłkowymi otrzymanymi przez firmę. Kopia tych dokumentów jest przekazywana do działu rozrachunków z dostawcami, działu rozrachunków z odbiorcami i dostawcy.

Wskazówka: Po weryfikacji dokumentu faktura powinna zawierać następujące dane:

Numer GSTIN
Numer faktury
Data wykonania usługi
Data wysłania faktury
Dane kontaktowe organizacji/sprzedawcy
Imię i nazwisko oraz kontakt kupującego
Zasady i warunki
Linia dla każdego produktu i ceny

Prześlij do zatwierdzenia: Zweryfikowane faktury trafiają do upoważnionej osoby zatwierdzającej (kontrolera lub dyrektora finansowego) w celu ostatecznego zatwierdzenia.
Przetwarzanie płatności : Informacje o koncie dostawcy są wykorzystywane do dokonywania transakcji płatniczych. Preferowane tryby to przelew bankowy, NEFT, IMPS lub przelew bankowy. Obecnie płatności realizowane są również za pośrednictwem portfeli mobilnych czy ujednoliconych interfejsów płatniczych (UPI).
Kodowanie Księgi Głównej: Na koniec kierownik ds. rozliczeń koduje szczegóły faktury w systemie księgi głównej (zwykle ERP) w celu przeprowadzenia dalszych audytów.
Usunięcie z bilansów: Gdy faktura spoczywa spokojnie w GL, kredyt w sekcji „konto do zapłaty” w bilansie jest usuwany gotówką.

Wskazówka: jeśli na fakturze jest napisane „30 dni netto”, oznacza to, że termin upływa 30 dni roboczych od daty wystawienia faktury. Dostawcy MŚP oferują również wcześniejsze rabaty, takie jak „2/10 netto 30”, co oznacza 2% zniżki, jeśli zapłacisz w ciągu 10 dni roboczych.

Po co automatyzować przetwarzanie faktur?

Gdy firma skaluje swoją działalność, zarządzanie fakturami tylko się pogarsza. Ze względu na ilość dokumentów, więcej faktur przytłacza dział rozliczeń. Ponadto w działach ds. rozrachunków z dostawcami często brakuje personelu, co prowadzi do wielu godzin wprowadzania danych.

Nawet jeśli istnieją rozwiązania alternatywne do ręcznego przetwarzania faktur, zespół IT będzie niechętnie je wdrażał i zamiast tego będzie preferował starsze oprogramowanie i inne procesy. Wiele działów IT jest obciążonych licznymi zadaniami i nie ma czasu na dodatkowe projekty, przez co wiele inicjatyw technicznych zostaje wstrzymanych.

Dzięki inteligentnemu oprogramowaniu do sprawdzania poprawności oprogramowania do przetwarzania faktur można automatycznie dopasowywać szczegóły różnych dokumentów za pomocą niestandardowej logiki, ograniczając praktykę przeszukiwania faktur. Ta automatyzacja AP pobiera tylko 2 USD lub 3 USD za fakturę. W ten sposób możesz opłacić swoje składki przed czasem.

Wcześniejsze płatności skutkują również wcześniejszymi rabatami. Zrezygnowana kwota jest naliczana do dolnej linii za każdym razem, gdy płacisz. Oprócz tego uzyskujesz kompleksowy wgląd w przepływy pracy AP, zarządzając uprawnieniami użytkowników i uwierzytelniając je.

Czy wiedziałeś? Ukierunkowane badania i dane przewidują, że rynek przekroczy 24,7 miliarda dolarów, przy CAGR na poziomie 20%.

źródło: bodmin

KPI przetwarzania faktur

Szukając obszarów usprawnień w przetwarzaniu faktur, ważne jest, aby porównać kluczowe wskaźniki wydajności, które śledzą inne firmy w celu usprawnienia ich przepływów pracy z fakturami.

Nie wiesz, od czego zacząć? Oto kilka (kluczowych wskaźników wydajności) wskaźników KPI, które pomogą Ci zrozumieć sposób, w jaki firmy powinny analizować przetwarzanie faktur:

Przetwarzanie faktur: Średniej wielkości firma, która otrzymuje ponad 3000-5000 faktur, potrzebuje około 25 dni na ręczne przetworzenie pojedynczej faktury. Dzięki automatyzacji AP zostało to znacznie ograniczone.
Koszt na fakturę: zastanawiając się, ile zapłacić kierownikowi AP za przetworzenie jednej faktury, pamiętaj o uwzględnieniu kosztów personelu i magazynowania. Dane, takie jak opłaty za opóźnienia i rozbieżności w fakturach, mogą sumować się do tej kwoty.
Rabat za wcześniejszą płatność: Rabat za wcześniejszą płatność to korzystna miara oferowana firmom w zamian za rozsądną płatność. Na przykład wielu dostawców zaoferuje 1% do 2% zniżki miesięcznie, jeśli płatności zostaną dokonane wcześniej.
Opłata za opóźnienie: Ogólnie rzecz biorąc, typowa opłata za opóźnienie w odprawie wynosi około 1,5% całkowitej kwoty faktury.
Podwójne płatności: Czasami na fakturach występuje rozbieżność opłat za jedną usługę lub dwa towary. Jeśli nie zostanie wykryty, może prowadzić do podwójnych płatności lub wycieku wydatków.

Oprogramowanie do automatyzacji rozrachunków z dostawcami działa zgodnie z tym schematem blokowym. Przetwarza duże ilości danych faktur i transakcji finansowych pomiędzy firmami a zewnętrznymi dostawcami.

G2 Grid for Accounts Payable Automation Software

Najlepsze praktyki przetwarzania faktur

Przechodząc z systemu ręcznego na system cyfrowy, należy pamiętać o kilku najlepszych praktykach. Małe manewry w oprogramowaniu mogą pomóc w usprawnieniu większych wyzwań.

Integracja ERP: Systemy ERP mogą przechowywać wszystkie dokumenty zobowiązań, takie jak otwarte pliki PO, dokumenty wysyłkowe, faktury i raporty odbioru. Najlepsze rozwiązania do przetwarzania faktur można zintegrować ze stosem ERP, aby usprawnić procesy biznesowe.
Zarządzanie przepływami pieniężnymi: Szybkie przetwarzanie faktur może zarządzać operacyjnym przepływem pieniężnym, a nawet ograniczać jawne wydatki. Wybór najlepszego mechanizmu kontroli danych faktury w całym procesie może zoptymalizować ekwiwalenty pieniężne.
Zapobieganie oszustwom: Specjaliści ds. rozliczeń muszą być odpowiedzialni za zapobieganie oszustwom na fakturach, nieścisłościom lub niedotrzymaniu terminów. Powiadamianie odpowiedzialnych członków w czasie rzeczywistym przez cały cykl przetwarzania ma kluczowe znaczenie.
Ekspertyza finansowa: osoba zarządzająca integracją płatności z oprogramowaniem do automatyzacji AP musi być wyjątkowo dobrze zorganizowana i znać różne warunki finansowe.
Dwukierunkowe i trójstronne dopasowywanie: zanim szczegóły zostaną wprowadzone do oprogramowania do zarządzania fakturami , pracownicy odpowiedzialni za rachunki mogą przeprowadzać dwustronne lub trójstronne dopasowywanie przy użyciu funkcji „patrz i porównuj” w celu weryfikacji faktur.

Dopasowanie 2-kierunkowe a dopasowanie 3-kierunkowe

Dwukierunkowe i trójstronne uzgadnianie faktur to wieloetapowy proces weryfikacji faktur, który pomaga w następujących aspektach. Obie te techniki służą do potwierdzenia, czy faktura wygenerowana przez dostawcę jest autentyczna, czy nie.

2-kierunkowy kontra 3-drożny

Dopasowanie dwukierunkowe ma miejsce, gdy specjalista ds. rozliczeń weryfikuje, czy towary i usługi zamówione w ramach zamówienia są odzwierciedlone na fakturze. Niektóre firmy posuwają ten proces o krok dalej, przeprowadzając dopasowanie trójstronne.

Dopasowanie trójstronne obejmuje weryfikację zamówienia i faktury z dokumentami odbiorczymi. Dokumenty te to zazwyczaj specyfikacje dostawy, pokwitowania sprzedaży, dokumenty wysyłkowe lub pokwitowania zamówień.

Nawet jeśli 2- lub 3-kierunkowe dopasowywanie jest przeprowadzane setki razy, kierownictwo pomija ważne daty, wartości lub formuły, które ostatecznie kosztują fortunę.

Przyszłość przetwarzania faktur

Przetwarzanie faktur znacznie się rozwinęło w ciągu ostatnich kilku lat dzięki rozwiązaniom automatyzacji AP. Firmy były w stanie obniżyć koszty pracy ręcznej, przyspieszyć przetwarzanie faktur i poprawić koszty alternatywne.

Zautomatyzowane rozwiązania pomagają rejestrować wpisy faktur w księdze głównej i znacznie szybciej usprawniać miesięczne audyty, ograniczając błędy ludzkie. Inteligentne zarządzanie finansami zawsze przyciąga przyszłe inwestycje i inwestorów venture capital.

Wiele organizacji wyobraża sobie teraz sztuczną inteligencję techniki, takie jak wizja komputerowa, do wykrywania kategorii faktur i sortowania ich pod kątem informacji o dostawcy lub sprzedawcy. W ciągu najbliższych kilku lat miało to zaowocować.

Wzmocnij krawaty i zaopatrzenie.

Im bardziej jesteś punktualny w płatnościach, tym lepsza będzie Twoja pozycja na rynku dostawców. Jedna zła opinia może potencjalnie osłabić twoją pozycję na lata i osłabić twoje aktywa w służbie. Lepiej więc uregulować swoje należności na czas i wyrobić sobie dobrą reputację.

Zoptymalizuj operacje zarządzania wydatkami na każdym etapie cyklu od zakupu do zapłaty dostawcy za pomocą oprogramowania księgowego .