Что такое обработка счетов? Как ускорить платежи поставщику

Опубликовано: 2022-11-18

Кроссоверы поставщиков - это новый бизнес-порядок.

На рынке, заполненном конкурентами, только сеть проверенных поставщиков может позволить вам вздохнуть с облегчением. Однако это сложнее, чем кажется.
 
Отношения с поставщиком или продавцом работают через финансовые обязательства. Поставщики подписываются на дальнейший поиск поставщиков только после получения последнего платежа. Именно то, что гарантирует стратегия обработки счетов.
 

Стратегия обработки счетов контролирует рабочие процессы счетов, ускоряя сторонние транзакции в течение определенного периода времени. Постоянные платежи означают регулярные поставки, что способствует росту продаж.

Программное обеспечение для автоматизации работы с кредиторской задолженностью может управлять каждым краеугольным камнем успешных отношений с поставщиками — от сбора сведений о счете-фактуре до проверки заказов на поставку и окончательного аудита денежных средств. Эффективное использование полосы пропускания экономит ресурсы, что увеличивает экономическую прибыль .

Что такое обработка счетов?

Обработка счетов — это пошаговый механизм оплаты отделом кредиторской задолженности для погашения неоплаченных счетов поставщиков или продавцов. Обработка счетов оптимизирует оборотный капитал компании, получая счета от поставщиков, обрабатывая их и оплачивая их для выравнивания чистой прибыли.

Обеспечение бесперебойной обработки счетов — это распределенная ответственность отдела кредиторской задолженности, бухгалтерского учета и финансового отдела компании. После того, как детали счета-фактуры собраны и проверены со стороны поставщика, они перенаправляются к определенному утверждающему лицу внутри и передаются в бухгалтерское или бухгалтерское программное обеспечение для автоматических дебетовых транзакций.
 
Обработка счетов также известна как автоматизированная обработка счетов или автоматизация AP.

Как работает обработка счетов?

Поток работы по обработке счетов немного длинный и громоздкий, и так было в течение многих лет.
 
Обработка счетов — это в основном ручная процедура для бухгалтерии компании. Он переключается между поставщиками, отправляющими счета-фактуры по завершении заказа, и кредиторской задолженностью, получающей их и отправляющей для дальнейших проверок.
 

Во-первых, детали счета сверяются с заказом на покупку или товарными чеками. Затем они регистрируются в кассовом аппарате или в финансовой таблице. Электронная таблица предоставляется утверждающему, который не торопится. После утверждения счет переходит к этапу оплаты. Поскольку большинство этих шагов выполняются изолированно, поставщики не получают свои чеки вовремя.

Инструмент автоматизации процесса выставления счетов автоматически извлекает детали счета с помощью OCR и запускает настраиваемый рабочий процесс автоматизации AP для дальнейшей маршрутизации утверждений. Рабочие процессы утверждения запускаются только после перекрестной проверки счета с заказом на покупку. Система автоматизации AP интегрируется с финансовыми платформами через API для перечисления необходимых платежей. Наконец, детали переносятся в справочник GL. что помогает при проверках.

Шаги для автоматической обработки счетов

Как обсуждалось выше, обработка счета-фактуры состоит из нескольких этапов, начиная с момента получения счета и заканчивая системой планирования ресурсов предприятия (ERP). вводить до тех пор, пока запись не будет добавлена ​​в главную книгу.

блок-схема

Хотя стандартного отдела кредиторской задолженности нет, при их определении типичен следующий рабочий процесс:

  • Получение счета-фактуры: поставщик отправляет счет-фактуру либо через ускоренную почтовую рассылку, либо в виде вложения электронной почты. Бухгалтер должен отсканировать и зарегистрировать эту информацию о счете в системе бухгалтерского учета. Копия этого счета-фактуры также создается для подтверждения регистрации.
  • Проверка: детали счета сверяются с заказом на покупку или отгрузочными документами, которые получает компания. Копии этих документов передаются в отдел кредиторской задолженности, отдел дебиторской задолженности и поставщику.

Совет: Счет должен содержать следующие реквизиты после проверки документов:

  • номер GSTIN
  • Номер счета
  • Дата оказания услуги
  • Дата отправки счета
  • Контактные данные организации/продавца
  • Имя и контакты покупателя
  • Условия и положения
  • Линия для каждого продукта и цены
  • Отправить на утверждение: проверенные счета отправляются уполномоченному утверждающему лицу (контролеру или финансовому директору) для окончательного подтверждения.
  • Обработка платежа : информация об учетной записи поставщика используется для совершения платежных транзакций. Предпочтительными способами являются банковский перевод, НЕФТЬ, IMPS или банковский перевод. В настоящее время платежи также осуществляются через мобильные кошельки или унифицированные платежные интерфейсы (UPI).
  • Кодирование главной книги: в качестве заключительного шага менеджер по счетам к оплате кодирует детали счета в систему главной книги (обычно ERP) для дальнейшего аудита.
  • Удаление из балансовых отчетов: как только счет-фактура мирно покоится в GL, кредит в разделе «кредиторская задолженность» в балансовом отчете стирается наличными.

Совет. Если в счете указано «30 дней нетто», это означает, что крайний срок истекает через 30 рабочих дней с даты выставления счета. Поставщики малого и среднего бизнеса также предлагают ранние скидки, например «2/10 нетто 30», что означает скидку 2% при оплате в течение 10 рабочих дней.

Зачем автоматизировать обработку счетов?

По мере того, как компания масштабирует свою деятельность, управление счетами только ухудшается. Из-за большого количества документов отдел кредиторской задолженности перегружается большим количеством счетов. Кроме того, отделы кредиторской задолженности часто недоукомплектованы персоналом, что приводит к многочасовому вводу данных.
 
Даже если существуют альтернативные решения для ручной обработки счетов, ИТ-команда будет неохотно внедрять их и вместо этого будет отдавать предпочтение устаревшему программному обеспечению и другим процессам. Многие ИТ-отделы перегружены многочисленными задачами и не имеют времени на дополнительные проекты, в результате чего многие технические инициативы откладываются.
 
Благодаря программному обеспечению для интеллектуальной проверки счетов вы можете автоматически сопоставлять детали различных документов с помощью настраиваемой логики, сокращая практику очистки счетов. Эта автоматизация AP взимает только 2 или 3 доллара за счет. Таким образом, вы можете оплатить взносы раньше времени.
 
Досрочные платежи также приводят к досрочным скидкам. Сумма отказа начисляется на вашу прибыль каждый раз, когда вы платите. Помимо этого, вы получаете сквозную видимость рабочих процессов вашей точки доступа, управляя разрешениями пользователей и аутентифицируя их.
 

Вы знали? Целенаправленные исследования и данные предсказывают, что рынок превысит 24,7 миллиарда долларов при среднегодовом темпе роста 20%.

Источник: Бодмин

KPI обработки счетов

При поиске областей для улучшения обработки счетов важно сравнивать ключевые показатели производительности, которым следуют другие компании для оптимизации своих рабочих процессов по счетам.

Не уверен, где начать? Вот несколько ключевых показателей эффективности (ключевые показатели эффективности), которые помогут вам понять, как компании должны анализировать обработку счетов:

  • Обработка счета : компании среднего размера, которая получает более 3000-5000 счетов, требуется примерно 25 дней, чтобы вручную обработать один счет. Благодаря автоматизации AP это значительно сократилось.
  • Стоимость за счет: при рассмотрении вопроса о том, сколько заплатить руководителю AP за обработку одного счета, обязательно включите расходы на персонал и хранение. Такие показатели, как штрафы за просрочку платежа и расхождения в счетах-фактурах, могут составлять эту сумму.
  • Скидка за досрочную оплату: Скидка за досрочную оплату — это выгодная метрика, предлагаемая компаниям в обмен на разумную оплату. Например, многие поставщики предлагают скидку от 1% до 2% в месяц, если оплата производится раньше.
  • Плата за просрочку платежа : как правило, типичная плата за просрочку платежа, взимаемая за просрочку платежа, составляет около 1,5% от общей суммы счета.
  • Двойные платежи: иногда в счетах-фактурах дважды указано расхождение в оплате за одну услугу или товар. Если это не обнаружено, это может привести к двойным платежам или утечке расходов.

Программное обеспечение для автоматизации расчетов с кредиторами работает в соответствии с этой блок-схемой. Он обрабатывает большие объемы данных счетов и финансовых транзакций между компаниями и внешними поставщиками.

G2 Grid для программного обеспечения для автоматизации расчетов с кредиторами

Рекомендации по обработке счетов

При переходе с ручной системы на цифровую необходимо помнить о нескольких передовых методах. Небольшие маневры в вашем программном обеспечении могут помочь вам решить более сложные задачи.

  1. Интеграция с ERP: системы ERP могут хранить все документы по счетам к оплате, такие как открытые файлы заказа на поставку, отгрузочные документы, счета-фактуры и отчеты о приеме. Лучшие решения для обработки счетов могут быть интегрированы с вашим стеком ERP, чтобы улучшить рабочие процессы вашего бизнеса.
  2. Управление денежными потоками. Быстрая обработка счетов может управлять вашим операционным денежным потоком и даже сокращать явные расходы. Выбор наилучшего механизма управления данными счета на протяжении всего процесса может оптимизировать денежные эквиваленты.
  3. Предотвращение мошенничества: Специалисты по работе с кредиторской задолженностью должны нести ответственность за предотвращение мошенничества со счетами, неточностей или пропущенных сроков. Уведомление ответственных участников в режиме реального времени на протяжении всего жизненного цикла обработки имеет решающее значение.
  4. Финансовый опыт: человек, управляющий интеграцией платежей с программным обеспечением для автоматизации AP, должен быть очень хорошо организован и хорошо разбираться в различных финансовых терминах.
  5. Двустороннее и трехстороннее сопоставление: до того, как данные будут введены в программное обеспечение для управления счетами, сотрудники отдела расчетов с поставщиками могут выполнить двухстороннее или трехстороннее сопоставление, используя функцию «просмотреть и сравнить» для проверки счетов.

Двухстороннее сопоставление и трехстороннее сопоставление

Двухстороннее и трехстороннее сопоставление счетов — это многоэтапный процесс проверки счетов, который помогает в следующих аспектах. Оба эти метода используются для подтверждения того, является ли счет, созданный поставщиком, подлинным или нет.

2-сторонняя против 3-полосной

Двустороннее сопоставление — это когда специалист по работе с кредиторской задолженностью проверяет, что товары и услуги, заказанные через заказ на покупку, отражены в счете-фактуре. Некоторые компании делают еще один шаг в этом процессе, выполняя трехстороннее сопоставление.

Трехстороннее сопоставление включает проверку заказа на поставку и счета-фактуры с документами получения. Эти документы обычно представляют собой упаковочные накладные, товарные квитанции, отгрузочные документы или квитанции о заказе.

Даже если 2- или 3-стороннее сопоставление выполняется сотни раз, руководители упускают важные даты, значения или формулы, которые в конечном итоге стоят целое состояние.

Будущее обработки счетов

За последние несколько лет обработка счетов значительно продвинулась благодаря решениям для автоматизации AP. Компании смогли сократить затраты на ручной труд, ускорить оборот счетов и снизить альтернативные издержки.

Автоматизированные решения помогают регистрировать счета-фактуры в главной бухгалтерской книге и намного быстрее оптимизировать ежемесячные аудиты, чтобы сократить количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Умное управление финансами всегда привлекает будущие инвестиции и венчурных капиталистов.

Многие организации в настоящее время предполагают искусственный интеллект   такие методы, как компьютерное зрение , для определения категорий счетов и сортировки их по сведениям о поставщике или продавце. В течение следующих двух лет это будет реализовано.

Подкрепите связи и припасы.

Чем пунктуальнее вы будете осуществлять платежи, тем лучше будет ваша позиция на рынке поставщиков. Одна плохая молва может подорвать ваше положение на годы и обесценить ваши активы, находящиеся в эксплуатации. Так что лучше вовремя погасить взносы и заслужить хорошую репутацию.

Оптимизируйте операции по управлению расходами на каждом этапе цикла «от закупки до оплаты» с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета .