Apa itu Pemrosesan Faktur? Cara Mempercepat Pembayaran Vendor

Diterbitkan: 2022-11-18

Crossover pemasok adalah tatanan bisnis baru.

Di pasar yang dipenuhi pesaing, hanya jaringan pemasok tepercaya yang dapat membuat Anda menghela napas lega. Namun, ini lebih kompleks dari kelihatannya.
 
Hubungan pemasok atau vendor bekerja melalui komitmen keuangan. Pemasok mendaftar untuk pengadaan lebih lanjut hanya ketika mereka menerima pembayaran terakhir mereka. Persis seperti yang dipastikan oleh strategi pemrosesan faktur.
 

Strategi pemrosesan faktur mengontrol alur kerja faktur dengan mempercepat transaksi pihak ketiga selama jangka waktu tertentu. Pembayaran yang konsisten berarti persediaan yang teratur, yang membantu pertumbuhan penjualan.

Dari menangkap detail faktur hingga memverifikasi PO hingga audit kas akhir, perangkat lunak otomatisasi hutang dapat mengelola setiap landasan hubungan pemasok yang sukses. Penggunaan bandwidth yang efisien menghemat sumber daya, yang meningkatkan keuntungan ekonomi .

Apa itu pemrosesan faktur?

Pemrosesan faktur adalah mekanisme pembayaran langkah demi langkah oleh departemen hutang dagang untuk menyelesaikan iuran pemasok atau vendor yang belum dibayar. Pemrosesan faktur merampingkan modal kerja perusahaan dengan menerima faktur pemasok, memprosesnya, dan melunasinya untuk menyamakan laba bersih.

Memastikan pemrosesan faktur yang mulus adalah tanggung jawab terdistribusi dari hutang dagang, akuntansi, dan lengan keuangan perusahaan. Setelah detail faktur diambil dan diverifikasi dari pihak pemasok, detail tersebut diteruskan ke pemberi persetujuan tertentu secara internal dan dimasukkan ke perangkat lunak akuntansi atau pembukuan untuk transaksi debit otomatis.
 
Pemrosesan faktur juga dikenal sebagai pemrosesan faktur otomatis atau otomatisasi AP.

Bagaimana cara kerja pemrosesan faktur?

Alur kerja untuk pemrosesan faktur agak panjang dan rumit dan telah terjadi selama bertahun-tahun.
 
Pemrosesan faktur sebagian besar merupakan rutinitas manual untuk departemen akun di perusahaan. Ini menyulap antara pemasok yang mengirimkan Faktur pada penyelesaian pesanan dan hutang dagang yang menerimanya dan mengirimkannya untuk pemeriksaan lebih lanjut.
 

Pertama, rincian faktur diverifikasi terhadap PO atau tanda terima penjualan. Kemudian, mereka masuk ke mesin kasir atau spreadsheet keuangan. Spreadsheet dibagikan dengan pemberi persetujuan, yang mengambil waktu manis mereka sendiri. Setelah persetujuan datang, faktur menyetujui tahap pembayaran. Karena sebagian besar langkah ini dijalankan dalam silo, pemasok tidak menerima cek tepat waktu.

Alat otomatisasi proses faktur secara otomatis mengekstrak detail faktur dengan OCR dan memicu alur kerja otomatisasi AP khusus untuk perutean persetujuan lebih lanjut. Alur kerja persetujuan hanya dipicu setelah faktur diperiksa silang dengan pesanan pembelian. Sistem otomasi AP terintegrasi dengan platform keuangan melalui API untuk mengirimkan pembayaran yang diperlukan. Terakhir, detail ditransfer ke buku pegangan GL. yang membantu selama audit.

Langkah-langkah untuk pemrosesan faktur otomatis

Seperti dibahas di atas, pemrosesan faktur memiliki beberapa langkah, mulai dari penerimaan faktur hingga sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). input sampai catatan bertambah ke buku besar.

flow chart

Meskipun tidak ada departemen hutang dagang standar, alur kerja berikut adalah tipikal saat ditentukan:

  • Tanda terima faktur: Pemasok mengirimkan faktur baik melalui pos cepat atau lampiran email. Seorang pemegang buku perlu memindai dan mencatat informasi faktur ini di sistem akuntansi. Salinan faktur ini juga dibuat untuk bukti pengarsipan.
  • Verifikasi: Detail faktur diverifikasi silang dengan pesanan pembelian atau dokumen pengiriman yang diterima perusahaan. Salinan dokumen-dokumen ini diberikan ke departemen hutang, departemen piutang, dan vendor.

Tip: Faktur harus berisi detail berikut setelah verifikasi dokumen:

  • nomor GSTIN
  • Nomor faktur
  • Tanggal layanan diberikan
  • Tanggal pengiriman faktur
  • Detail kontak org/penjual
  • Nama dan kontak pembeli
  • Syarat dan Ketentuan
  • Garis untuk setiap produk dan harga
  • Kirim untuk persetujuan: Faktur terverifikasi pergi ke pemberi persetujuan resmi (pengontrol atau CFO) untuk pengesahan akhir.
  • Memproses pembayaran : Informasi akun pemasok digunakan untuk melakukan transaksi pembayaran. Mode yang disukai adalah transfer bank, NEFT, IMPS, atau transfer kawat. Saat ini, pembayaran juga dilakukan melalui dompet seluler atau antarmuka pembayaran terpadu (UPI).
  • Pengodean Buku Besar Umum: Sebagai langkah penutup, manajer hutang piutang menyandikan detail faktur ke dalam sistem buku besar umum (biasanya ERP) untuk drive audit lebih lanjut.
  • Penghapusan dari neraca: Setelah faktur disimpan dengan tenang di GL, kredit di bawah bagian "hutang" di neraca dihapuskan dengan uang tunai.

Tip: Jika faktur mengatakan "30 hari bersih", itu berarti batas waktu jatuh tempo 30 hari kerja dari tanggal faktur. Pemasok UKM juga menawarkan diskon awal, seperti "2/10 net 30" yang berarti diskon 2% jika Anda membayar dalam 10 hari kerja.

Mengapa mengotomatiskan pemrosesan faktur?

Saat perusahaan menskalakan operasinya, manajemen faktur semakin memburuk. Karena volume dokumen, lebih banyak faktur membanjiri departemen hutang dagang. Selain itu, departemen hutang sering kekurangan staf, yang menyebabkan berjam-jam entri data.
 
Bahkan ketika ada solusi alternatif untuk pemrosesan faktur manual, tim TI akan enggan untuk mengimplementasikannya, dan sebaliknya, memilih perangkat lunak lama dan proses lainnya. Banyak departemen TI memiliki banyak tugas dan tidak punya waktu untuk proyek tambahan, membuat banyak inisiatif teknis tertunda.
 
Dengan validasi cerdas dari perangkat lunak pemrosesan faktur, Anda dapat secara otomatis mencocokkan detail berbagai dokumen melalui logika kustom, mengurangi praktik pemulungan melalui faktur. Otomatisasi AP ini hanya mengenakan biaya $2 atau $3 per faktur. Dengan cara ini, Anda dapat membayar iuran sebelum jam kerja.
 
Pembayaran awal juga menghasilkan diskon awal. Jumlah yang dibebaskan akan menambah keuntungan Anda setiap kali Anda membayar. Selain itu, Anda mendapatkan visibilitas end-to-end ke dalam alur kerja AP Anda, dengan mengelola dan mengautentikasi izin pengguna.
 

Tahukah kamu? Riset dan data terfokus memprediksi bahwa pasar akan melampaui $24,7 miliar, dengan CAGR 20%.

Sumber: Bomin

KPI pemrosesan faktur

Saat mencari area peningkatan untuk pemrosesan faktur, penting untuk membandingkan metrik kinerja utama yang diikuti perusahaan lain untuk merampingkan alur kerja faktur mereka.

Tidak yakin harus mulai dari mana? Berikut adalah beberapa KPI (indikator kinerja utama) untuk membantu Anda memahami cara perusahaan harus menganalisis pemrosesan faktur:

  • Perputaran faktur: Perusahaan berukuran rata-rata, yang menerima lebih dari 3.000-5.000 faktur, kira-kira membutuhkan waktu 25 hari untuk memproses satu faktur secara manual. Dengan otomatisasi AP, ini telah berkurang secara signifikan.
  • Biaya per faktur: Saat mempertimbangkan apa yang harus dibayar eksekutif AP Anda untuk memproses satu faktur, pastikan untuk memasukkan biaya kepegawaian dan penyimpanan. Metrik seperti biaya keterlambatan dan perbedaan faktur dapat berjumlah hingga jumlah ini.
  • Diskon pembayaran awal: Diskon pembayaran awal adalah metrik menguntungkan yang ditawarkan kepada perusahaan dengan imbalan pembayaran yang wajar. Misalnya, banyak pemasok akan menawarkan diskon 1% hingga 2% per bulan jika pembayaran dilakukan lebih cepat.
  • Biaya keterlambatan: Umumnya, biaya keterlambatan tipikal yang dikenakan untuk izin keterlambatan adalah sekitar 1,5% dari jumlah total tagihan.
  • Pembayaran rangkap: Terkadang, faktur memiliki perbedaan penagihan untuk satu layanan atau barang dua kali. Jika tidak terdeteksi, hal itu dapat menyebabkan pembayaran ganda atau kebocoran pengeluaran.

Perangkat lunak otomasi hutang dagang bekerja sesuai dengan bagan alur ini. Ini memproses volume besar data faktur dan transaksi keuangan antara perusahaan dan pemasok eksternal.

G2 Grid untuk Perangkat Lunak Otomasi Hutang

Praktik terbaik untuk pemrosesan faktur

Saat beralih dari sistem manual ke sistem digital, beberapa praktik terbaik perlu diperhatikan. Manuver kecil dalam perangkat lunak Anda dapat membantu Anda merampingkan tantangan yang lebih besar.

  1. Integrasi ERP: Sistem ERP dapat menyimpan semua dokumen hutang dagang, seperti file PO terbuka, dokumen pengiriman, faktur, dan laporan penerimaan. Solusi pemrosesan faktur terbaik dapat diintegrasikan dengan tumpukan ERP Anda untuk meningkatkan alur kerja bisnis Anda.
  2. Manajemen arus kas: Pemrosesan faktur cepat dapat mengelola arus kas operasi Anda dan bahkan mengurangi pengeluaran eksplisit. Memilih mekanisme pengendalian terbaik untuk data tagihan Anda selama proses berlangsung dapat mengoptimalkan setara kas.
  3. Pencegahan penipuan: Akun hutang profesional harus bertanggung jawab untuk mencegah penipuan faktur, ketidakakuratan, atau tenggat waktu yang terlewatkan. Memberi tahu anggota yang bertanggung jawab secara real-time selama siklus hidup pemrosesan sangatlah penting.
  4. Keahlian keuangan: Orang yang mengelola integrasi pembayaran dengan perangkat lunak otomasi AP harus sangat terorganisir dengan baik dan mengetahui berbagai persyaratan keuangan.
  5. Pencocokan 2 arah dan 3 arah: Sebelum perincian dimasukkan ke dalam perangkat lunak manajemen faktur , staf bagian hutang dapat melakukan pencocokan 2 arah atau pencocokan 3 arah menggunakan "menatap dan membandingkan" untuk memverifikasi faktur.

Pencocokan 2 arah vs. pencocokan 3 arah

Pencocokan faktur dua arah dan tiga arah adalah proses verifikasi faktur multi-langkah yang membantu dalam aspek-aspek berikut. Kedua teknik ini digunakan untuk memastikan apakah invoice yang dibuat oleh supplier asli atau tidak.

2 arah-vs-3-arah

Pencocokan dua arah adalah ketika spesialis hutang piutang memverifikasi bahwa barang dan jasa yang dipesan melalui pesanan pembelian tercermin dalam faktur. Beberapa perusahaan mengambil proses ini selangkah lebih maju dengan melakukan pencocokan tiga arah.

Pencocokan tiga arah termasuk memverifikasi pesanan pembelian dan faktur dengan dokumen penerima. Dokumen-dokumen ini biasanya berupa slip pengepakan, tanda terima penjualan, dokumen pengiriman, atau tanda terima pesanan.

Bahkan jika pencocokan 2 atau 3 arah dilakukan ratusan kali, eksekutif kehilangan tanggal, nilai, atau formula penting yang pada akhirnya menghabiskan banyak uang.

Masa depan pemrosesan faktur

Pemrosesan faktur telah berkembang secara dramatis selama beberapa tahun terakhir melalui solusi otomatisasi AP. Perusahaan telah mampu mengurangi biaya tenaga kerja manual, mempercepat penyelesaian faktur, dan meningkatkan biaya peluang.

Solusi otomatis membantu mencatat entri faktur di buku besar dan merampingkan audit bulan ke bulan jauh lebih cepat, untuk mengurangi kesalahan manusia. Mengelola keuangan dengan cerdas selalu menarik investasi masa depan dan pemodal ventura.

Banyak organisasi sekarang membayangkan kecerdasan buatan   teknik seperti visi komputer untuk mendeteksi kategori faktur dan mengurutkannya untuk detail pemasok atau vendor. Selama beberapa tahun ke depan, ini akan membuahkan hasil.

Kencangkan ikatan dan perbekalan.

Semakin tepat waktu Anda dengan pembayaran, semakin baik posisi Anda di pasar vendor. Satu kabar buruk dari mulut ke mulut berpotensi menurunkan reputasi Anda selama bertahun-tahun, dan menurunkan nilai aset dalam layanan Anda. Jadi, lebih baik melunasi kewajiban Anda tepat waktu dan membangun reputasi yang baik.

Optimalkan operasi manajemen pengeluaran Anda di setiap tahap siklus vendor pengadaan hingga pembayaran dengan perangkat lunak akuntansi .