Was ist Rechnungsverarbeitung? So beschleunigen Sie Lieferantenzahlungen

Veröffentlicht: 2022-11-18

Lieferantenwechsel sind die neue Geschäftsordnung.

In einem Markt voller Wettbewerber kann Sie nur ein Netzwerk vertrauenswürdiger Lieferanten aufatmen lassen. Es ist jedoch komplexer als es scheint.
 
Lieferanten- oder Anbieterbeziehungen funktionieren durch finanzielle Verpflichtungen. Lieferanten melden sich erst dann für die weitere Beschaffung an, wenn sie ihre letzte Zahlung erhalten haben. Genau das, was eine Rechnungsbearbeitungsstrategie sicherstellt.
 

Eine Rechnungsverarbeitungsstrategie steuert Rechnungsworkflows, indem Transaktionen von Drittanbietern über einen bestimmten Zeitraum beschleunigt werden. Konsequente Zahlungen bedeuten geregelte Lieferungen, was das Umsatzwachstum unterstützt.

Von der Erfassung von Rechnungsdetails über die Überprüfung von Bestellungen bis hin zu abschließenden Kassenprüfungen kann eine Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung jeden Eckpfeiler einer erfolgreichen Lieferantenbeziehung verwalten. Eine effiziente Nutzung der Bandbreite spart Ressourcen, was den wirtschaftlichen Gewinn erhöht .

Was ist Rechnungsverarbeitung?

Die Rechnungsverarbeitung ist ein Schritt-für-Schritt-Zahlungsmechanismus der Kreditorenbuchhaltung, um unbezahlte Gebühren von Lieferanten oder Verkäufern zu begleichen. Die Rechnungsverarbeitung optimiert das Betriebskapital eines Unternehmens, indem Lieferantenrechnungen empfangen, verarbeitet und ausgezahlt werden, um den Nettogewinn auszugleichen.

Die Sicherstellung einer reibungslosen Rechnungsverarbeitung liegt in der verteilten Verantwortung der Kreditoren-, Buchhaltungs- und Finanzabteilungen eines Unternehmens. Sobald die Rechnungsdetails vom Lieferanten erfasst und überprüft wurden, werden sie intern an einen bestimmten Genehmiger weitergeleitet und in die Buchhaltungs- oder Buchhaltungssoftware für automatische Abbuchungstransaktionen eingegeben.
 
Die Rechnungsverarbeitung wird auch als automatisierte Rechnungsverarbeitung oder AP-Automatisierung bezeichnet.

Wie funktioniert die Rechnungsbearbeitung?

Der Arbeitsablauf bei der Rechnungsbearbeitung ist etwas langwierig und umständlich und das schon seit vielen Jahren.
 
Die Rechnungsbearbeitung ist meist eine manuelle Routine für die Buchhaltung eines Unternehmens. Es jongliert zwischen Lieferanten, die Rechnungen nach Auftragsabschluss senden, und der Kreditorenbuchhaltung, die sie empfängt und zur weiteren Prüfung sendet.
 

Zunächst werden die Details der Rechnung anhand von Bestellungen oder Kaufbelegen überprüft. Dann werden sie in eine Registrierkasse oder Finanztabelle eingeloggt. Die Tabelle wird mit dem Genehmiger geteilt, der sich selbst viel Zeit nimmt. Sobald die Genehmigung erfolgt ist, fügt sich die Rechnung in die Zahlungsphase. Da die meisten dieser Schritte in Silos ablaufen, erhalten Lieferanten ihre Schecks nicht rechtzeitig.

Das Tool zur Automatisierung des Rechnungsprozesses extrahiert automatisch Rechnungsdetails mit OCR und löst einen benutzerdefinierten AP-Automatisierungsworkflow für das weitere Genehmigungsrouting aus. Genehmigungsworkflows werden erst ausgelöst, wenn die Rechnung mit der Bestellung abgeglichen wird. Das AP-Automatisierungssystem lässt sich über APIs in Finanzplattformen integrieren, um die erforderlichen Zahlungen zu überweisen. Abschließend werden Details in das GL-Handbuch überführt. was bei Audits hilft.

Schritte zur automatisierten Rechnungsverarbeitung

Wie oben besprochen, umfasst die Rechnungsverarbeitung mehrere Schritte vom Eingang der Rechnung bis zum ERP-System (Enterprise Resource Planning). Eingabe, bis sich der Datensatz zum Hauptbuch summiert.

Flussdiagramm

Obwohl es keine standardmäßige Kreditorenbuchhaltung gibt, ist der folgende Workflow typisch, wenn sie definiert sind:

  • Rechnungseingang: Ein Lieferant sendet eine Rechnung entweder per Schnellpost oder als E-Mail-Anhang. Ein Buchhalter muss diese Rechnungsinformationen scannen und im Buchhaltungssystem protokollieren. Auch von dieser Rechnung wird zu Nachweiszwecken eine Kopie erstellt.
  • Verifizierung: Rechnungsdetails werden mit einer Bestellung oder Versanddokumenten abgeglichen, die das Unternehmen erhält. Eine Kopie dieser Dokumente wird der Kreditorenbuchhaltung, der Debitorenbuchhaltung und dem Lieferanten ausgehändigt.

Tipp: Die Rechnung sollte nach Dokumentenprüfung folgende Angaben enthalten:

  • GSTIN-Nummer
  • Rechnungsnummer
  • Datum der erbrachten Leistung
  • Datum des Versands der Rechnung
  • Kontaktdaten von Org/Verkäufer
  • Name und Kontakt des Käufers
  • Geschäftsbedingungen
  • Eine Zeile für jedes Produkt und jeden Preis
  • Zur Genehmigung einreichen : Verifizierte Rechnungen gehen zur endgültigen Bestätigung an den autorisierten Genehmiger (Controller oder CFO).
  • Zahlungsabwicklung : Zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs werden die Kontodaten des Anbieters verwendet. Die bevorzugten Methoden sind Banküberweisung, NEFT, IMPS oder Überweisung. Heutzutage werden Zahlungen auch über Mobile Wallets oder Unified Payment Interfaces (UPI) abgewickelt.
  • Hauptbuchcodierung: Als abschließenden Schritt codiert der Kreditorenbuchhalter die Rechnungsdetails in ein Hauptbuchsystem (typischerweise ein ERP) für weitere Prüffahrten.
  • Entfernung aus Bilanzen: Sobald die Rechnung friedlich im GL ruht, wird das Guthaben unter dem Abschnitt „Kreditorenbuchhaltung“ in der Bilanz mit Bargeld getilgt.

Tipp: Wenn auf einer Rechnung „30 Tage netto“ steht, bedeutet dies, dass die Frist 30 Werktage ab Rechnungsdatum fällig ist. S me-Lieferanten bieten auch Frühbucherrabatte wie „2/10 netto 30“, was 2 % Rabatt bedeutet, wenn Sie innerhalb von 10 Werktagen bezahlen.

Warum die Rechnungsverarbeitung automatisieren?

Wenn ein Unternehmen seinen Betrieb skaliert, verschlechtert sich das Rechnungsmanagement nur noch. Aufgrund der Menge an Papierkram überfordern immer mehr Rechnungen eine Kreditorenbuchhaltung. Darüber hinaus sind die Kreditorenbuchhaltungen oft unterbesetzt, was zu stundenlanger Dateneingabe führt.
 
Selbst wenn alternative Lösungen zur manuellen Rechnungsverarbeitung existieren, wird das IT-Team zögern, diese zu implementieren, und stattdessen veraltete Software und andere Prozesse bevorzugen. Viele IT-Abteilungen sind mit zahlreichen Aufgaben im Rückstand und haben keine Zeit für zusätzliche Projekte, wodurch viele technische Initiativen auf Eis gelegt werden.
 
Mit der intelligenten Validierung von Rechnungsverarbeitungssoftware können Sie die Details verschiedener Dokumente durch benutzerdefinierte Logik automatisch abgleichen, wodurch die Praxis des Durchsuchens von Rechnungen reduziert wird. Diese AP-Automatisierung berechnet nur 2 oder 3 $ pro Rechnung. Auf diese Weise können Sie Ihre Beiträge vor der Uhr bezahlen.
 
Vorzeitige Zahlungen führen ebenfalls zu Skonti. Der erlassene Betrag wird Ihrem Endergebnis bei jeder Zahlung gutgeschrieben. Abgesehen davon erhalten Sie End-to-End-Einblick in Ihre AP-Workflows, indem Sie Benutzerberechtigungen verwalten und authentifizieren.
 

Hast Du gewusst? Fokussierte Untersuchungen und Daten sagen voraus, dass der Markt 24,7 Milliarden US-Dollar überschreiten wird, bei einer CAGR von 20 %.

Quelle: Bomin

KPIs der Rechnungsverarbeitung

Bei der Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten für die Rechnungsverarbeitung ist es wichtig, wichtige Leistungsmetriken zu vergleichen, denen andere Unternehmen folgen, um ihre Rechnungsworkflows zu optimieren.

Sie sind sich nicht sicher, wo Sie anfangen sollen? Hier sind einige (Key Performance Indicators) KPIs, die Ihnen helfen zu verstehen, wie Unternehmen die Rechnungsverarbeitung analysieren sollten:

  • Rechnungsabwicklung: Ein mittelgroßes Unternehmen, das über 3000-5000 Rechnungen erhält, benötigt ungefähr 25 Tage, um eine einzelne Rechnung manuell zu bearbeiten. Mit der AP-Automatisierung wurde dies erheblich reduziert.
  • Kosten pro Rechnung: Wenn Sie überlegen, was Sie Ihrem Kreditorenbuchhalter zahlen müssen, um eine einzelne Rechnung zu bearbeiten, sollten Sie die Personal- und Lagerkosten einbeziehen. Metriken wie Verspätungsgebühren und Rechnungsabweichungen können sich zu diesem Betrag summieren.
  • Skonto bei vorzeitiger Zahlung : Ein Skonto bei vorzeitiger Zahlung ist eine günstige Kennzahl, die Unternehmen gegen eine angemessene Zahlung angeboten wird. Beispielsweise bieten viele Lieferanten einen Rabatt von 1 % bis 2 % pro Monat, wenn die Zahlungen früher erfolgen.
  • Verzugsgebühr: Im Allgemeinen beträgt die typische Verzugsgebühr für eine verspätete Räumung etwa 1,5 % des gesamten Rechnungsbetrags.
  • Doppelte Zahlungen: Manchmal weisen Rechnungen eine Diskrepanz auf, in der eine Dienstleistung oder eine Ware zweimal berechnet wird. Wenn dies nicht erkannt wird, kann dies zu Doppelzahlungen oder Ausgabenverlusten führen.

Eine Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung arbeitet gemäß diesem Flussdiagramm. Es verarbeitet große Mengen an Rechnungsdaten und Finanztransaktionen zwischen Unternehmen und externen Lieferanten.

G2 Grid für Software zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Best Practices für die Rechnungsverarbeitung

Beim Wechsel von einem manuellen System zu einem digitalisierten System müssen einige Best Practices beachtet werden. Kleine Manöver in Ihrer Software können Ihnen helfen, größere Herausforderungen zu rationalisieren.

  1. ERP-Integration: ERP-Systeme können alle Dokumente der Kreditorenbuchhaltung speichern, z. B. offene Bestelldateien, Versanddokumente, Rechnungen und Eingangsberichte. Die besten Rechnungsverarbeitungslösungen können in Ihren ERP-Stack integriert werden, um Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern.
  2. Cashflow-Management: Eine schnelle Rechnungsverarbeitung kann Ihren operativen Cashflow verwalten und sogar explizite Ausgaben reduzieren. Die Auswahl des besten Kontrollmechanismus für Ihre Rechnungsdaten während des gesamten Prozesses kann die Zahlungsmitteläquivalente optimieren.
  3. Betrugsprävention : Kreditorenbuchhalter müssen dafür verantwortlich sein, Rechnungsbetrug, Ungenauigkeiten oder verpasste Fristen zu verhindern. Die Benachrichtigung der verantwortlichen Mitglieder in Echtzeit während des gesamten Verarbeitungslebenszyklus ist von entscheidender Bedeutung.
  4. Finanzexpertise: Die Person, die Zahlungsintegrationen mit AP-Automatisierungssoftware verwaltet, muss äußerst gut organisiert und mit verschiedenen Finanzbegriffen vertraut sein.
  5. 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich: Bevor Details in die Rechnungsverwaltungssoftware eingegeben werden , können die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung einen 2-Wege- oder 3-Wege-Abgleich durchführen, indem sie „Stare and Compare“ verwenden, um Rechnungen zu überprüfen.

2-Wege-Matching vs. 3-Wege-Matching

Der Zwei-Wege- und Drei-Wege-Rechnungsabgleich ist ein mehrstufiger Rechnungsprüfungsprozess, der bei den folgenden Aspekten hilfreich ist. Diese beiden Techniken werden verwendet, um zu bestätigen, ob die vom Lieferanten erstellte Rechnung echt ist oder nicht.

2-Wege-gegen-3-Wege

Beim bidirektionalen Abgleich überprüft ein Kreditorenbuchhaltungsspezialist, ob die über eine Bestellung bestellten Waren und Dienstleistungen in der Rechnung enthalten sind. Einige Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und führen einen Drei-Wege-Abgleich durch.

Der Drei-Wege-Abgleich umfasst die Überprüfung der Bestellung und der Rechnung mit den Empfangsdokumenten. Bei diesen Dokumenten handelt es sich in der Regel entweder um Lieferscheine, Verkaufsbelege, Versanddokumente oder Auftragsquittungen.

Selbst wenn 2- oder 3-Wege-Matching hunderte Male durchgeführt wird, verpassen Führungskräfte wichtige Daten, Werte oder Formeln, die letztendlich ein Vermögen kosten.

Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Die Rechnungsverarbeitung hat sich in den letzten Jahren durch AP-Automatisierungslösungen dramatisch weiterentwickelt. Unternehmen konnten die manuellen Arbeitskosten senken, die Rechnungsbearbeitung beschleunigen und die Opportunitätskosten verbessern.

Automatisierte Lösungen helfen dabei, Rechnungseinträge im Hauptbuch zu protokollieren und monatliche Audits viel schneller zu rationalisieren, um menschliche Fehler zu reduzieren. Eine intelligente Verwaltung der Finanzen zieht immer zukünftige Investitionen und Risikokapitalgeber an.

Viele Organisationen stellen sich jetzt künstliche Intelligenz vor   Techniken wie Computer Vision , um Rechnungskategorien zu erkennen und sie nach Lieferanten- oder Verkäuferdetails zu sortieren. In den nächsten Jahren sollte dies zum Tragen kommen.

Stärken Sie die Krawatten und die Vorräte.

Je pünktlicher Sie mit Zahlungen sind, desto besser wäre Ihre Position auf dem Anbietermarkt. Eine schlechte Mund-zu-Mund-Propaganda kann möglicherweise Ihr Ansehen für Jahre schmälern und Ihr Betriebsvermögen entwerten. Es ist also besser, Ihre Gebühren rechtzeitig zu begleichen und sich einen guten Ruf aufzubauen.

Optimieren Sie Ihre Spesenverwaltungsvorgänge in jeder Phase des Procure-to-Pay-Lieferantenzyklus mit Buchhaltungssoftware .