การประมวลผลใบแจ้งหนี้คืออะไร? วิธีเร่งการชำระเงินของผู้ขาย

การตัดกันของซัพพลายเออร์เป็นลำดับธุรกิจใหม่

กลยุทธ์การประมวลผลใบแจ้งหนี้จะควบคุมเวิร์กโฟลว์ของใบแจ้งหนี้โดยเร่งการทำธุรกรรมของบุคคลที่สามในกรอบเวลาที่กำหนด การชำระเงินที่สม่ำเสมอหมายถึงการจัดหาวัสดุอย่างสม่ำเสมอซึ่งช่วยให้ยอดขายเติบโต

ตั้งแต่การเก็บรายละเอียดใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการตรวจสอบใบสั่งซื้อไปจนถึงการตรวจสอบเงินสดขั้นสุดท้าย ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติสามารถจัดการรากฐานที่สำคัญของความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ประสบความสำเร็จ การใช้แบนด์วิธอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยประหยัดทรัพยากร ซึ่งจะ เพิ่ม ผลกำไรทาง เศรษฐกิจ

การประมวลผลใบแจ้งหนี้ทำงานอย่างไร

ขั้นแรก รายละเอียดของใบแจ้งหนี้จะได้รับการตรวจสอบเทียบกับใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จรับเงิน จากนั้นพวกเขาจะลงชื่อเข้าใช้เครื่องบันทึกเงินสดหรือสเปรดชีตทางการเงิน มีการแชร์สเปรดชีตกับผู้อนุมัติซึ่งสละเวลาส่วนตัว เมื่อได้รับการอนุมัติ ใบแจ้งหนี้จะเข้าสู่ขั้นตอนการชำระเงิน เนื่องจากขั้นตอนเหล่านี้ส่วนใหญ่ทำงานในไซโล ซัพพลายเออร์จึงไม่ได้รับเช็คตรงเวลา

เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้จะแยกรายละเอียดใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติด้วย OCR และทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์การทำงานอัตโนมัติของ AP แบบกำหนดเองสำหรับการกำหนดเส้นทางการอนุมัติเพิ่มเติม เวิร์กโฟลว์การอนุมัติจะถูกเรียกใช้เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการตรวจสอบข้ามกับใบสั่งซื้อเท่านั้น ระบบอัตโนมัติของ AP ผสานรวมกับแพลตฟอร์มทางการเงินผ่าน API เพื่อชำระเงินที่จำเป็น สุดท้าย รายละเอียดต่างๆ จะถูกถ่ายโอนไปยังคู่มือ GL ซึ่งช่วยในระหว่างการตรวจสอบ

ขั้นตอนสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น การประมวลผลใบแจ้งหนี้มีหลายขั้นตอน ตั้งแต่เมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ไปจนถึงระบบ การวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ป้อนข้อมูลจนกว่าบันทึกจะเพิ่มขึ้นในบัญชีแยกประเภททั่วไป

แม้ว่าจะไม่มีแผนกบัญชีเจ้าหนี้มาตรฐาน เวิร์กโฟลว์ต่อไปนี้เป็นเรื่องปกติเมื่อมีการกำหนด:

• การ รับใบแจ้งหนี้: ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ผ่านทางไปรษณีย์ด่วนหรือเอกสารแนบทางอีเมล ผู้ทำบัญชีจำเป็นต้องสแกนและบันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้นี้ในระบบบัญชี สำเนาของใบแจ้งหนี้นี้จะถูกสร้างขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในการยื่นด้วย
• การ ตรวจสอบ: รายละเอียดใบแจ้งหนี้ได้รับการตรวจสอบข้ามกับใบสั่งซื้อหรือเอกสารการจัดส่งที่บริษัทได้รับ สำเนาของเอกสารเหล่านี้จะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีเจ้าหนี้ แผนกบัญชีลูกหนี้ และผู้จัดจำหน่าย

• ส่งเพื่อขออนุมัติ: ใบแจ้งหนี้ที่ตรวจสอบแล้วจะถูกส่งไปยังผู้อนุมัติที่ได้รับอนุญาต (ผู้ควบคุมหรือ CFO) เพื่อรับรองขั้นสุดท้าย
• กำลัง ประมวลผลการชำระเงิน : ข้อมูลบัญชีของซัพพลายเออร์จะใช้ในการทำธุรกรรมการชำระเงิน โหมดที่ต้องการคือการโอนเงินผ่านธนาคาร NEFT IMPS หรือการโอนเงินผ่านธนาคาร ทุกวันนี้ การชำระเงินยังดำเนินการผ่านกระเป๋าเงินมือถือหรืออินเทอร์เฟซการชำระเงินแบบรวมศูนย์ (UPI)
• การเข้ารหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป: ในขั้นสรุป ผู้จัดการบัญชีเจ้าหนี้จะเข้ารหัสรายละเอียดใบแจ้งหนี้ลงในระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (โดยทั่วไปคือ ERP) สำหรับการตรวจสอบเพิ่มเติม
• การ ลบออกจากงบดุล: เมื่อใบแจ้งหนี้อยู่ใน GL อย่างสงบ เครดิตในส่วน "บัญชีเจ้าหนี้" ในงบดุลจะถูกล้างด้วยเงินสด
  

เหตุใดจึงต้องประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

เธอรู้รึเปล่า? การวิจัยและข้อมูลที่มุ่งเน้นคาดการณ์ว่าตลาดจะมีมูลค่าสูงถึง 24,700 ล้านดอลลาร์ที่ CAGR 20%

ที่มา: บอดมิน

KPI ของการประมวลผลใบแจ้งหนี้

เมื่อมองหาส่วนที่ต้องปรับปรุงสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ สิ่งสำคัญคือต้องเปรียบเทียบเมตริกประสิทธิภาพหลักที่บริษัทอื่นๆ ปฏิบัติตามเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ใบแจ้งหนี้ของตน

ไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นที่ไหน? ต่อไปนี้คือ KPI บางส่วน (ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก) เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีที่บริษัทควรวิเคราะห์การประมวลผลใบแจ้งหนี้:

• การดำเนินการตาม ใบแจ้งหนี้: บริษัทขนาดปานกลางที่ได้รับใบแจ้งหนี้มากกว่า 3,000-5,000 ใบ ใช้เวลาโดยประมาณ 25 วันในการประมวลผลใบแจ้งหนี้เดียวด้วยตนเอง ด้วยระบบอัตโนมัติของ AP สิ่งนี้ลดลงอย่างมาก
• ต้นทุนต่อใบแจ้งหนี้: เมื่อพิจารณาถึงสิ่งที่ต้องจ่ายให้ผู้บริหาร AP เพื่อดำเนินการกับใบแจ้งหนี้ใบเดียว อย่าลืมรวมค่าพนักงานและค่าจัดเก็บ เมตริกต่างๆ เช่น ค่าธรรมเนียมล่าช้าและความคลาดเคลื่อนในใบแจ้งหนี้สามารถรวมกันได้ถึงจำนวนนี้
• ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด: ส่วนลด การชำระเงินก่อนกำหนดเป็นเมตริกที่ดีสำหรับบริษัทต่างๆ เพื่อแลกกับการชำระเงินที่สมเหตุสมผล ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์หลายรายจะเสนอส่วนลด 1% ถึง 2% ต่อเดือน หากชำระเงินเร็วกว่านี้
• ค่าธรรมเนียมล่าช้า: โดยทั่วไป ค่าธรรมเนียมล่าช้าทั่วไปที่เรียกเก็บสำหรับการเคลียร์สินค้าล่าช้าจะอยู่ที่ประมาณ 1.5% ของจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด
• การชำระเงินซ้ำ: บางครั้งใบแจ้งหนี้มีความคลาดเคลื่อนในการเรียกเก็บเงินสำหรับบริการหนึ่งหรือสองครั้ง เมื่อตรวจไม่พบอาจทำให้จ่ายซ้ำซ้อนหรือใช้จ่ายรั่วไหลได้

ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติทำงานตามผังงานนี้ ประมวลผลข้อมูลใบแจ้งหนี้และธุรกรรมทางการเงินจำนวนมากระหว่างบริษัทและซัพพลายเออร์ภายนอก

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้

ในขณะที่เปลี่ยนจากระบบแมนวลเป็นระบบดิจิทัล จำเป็นต้องคำนึงถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสองสามข้อ การหลบหลีกเล็กน้อยในซอฟต์แวร์ของคุณสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงความท้าทายที่ใหญ่กว่าได้

1. การรวม ERP: ระบบ ERP สามารถจัดเก็บเอกสารบัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมด เช่น ไฟล์ PO ที่เปิดอยู่ เอกสารการจัดส่ง ใบแจ้งหนี้ และรายงานการรับสินค้า โซลูชันการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่ดีที่สุดสามารถรวมเข้ากับสแตก ERP ของคุณเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ธุรกิจของคุณ
2. การจัดการกระแสเงินสด: การประมวลผลใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วสามารถจัดการกระแสเงินสดจากการดำเนินงานของคุณ และลดค่าใช้จ่ายที่ชัดเจนได้ การเลือกกลไกการควบคุมที่ดีที่สุดสำหรับข้อมูลใบแจ้งหนี้ของคุณตลอดกระบวนการสามารถเพิ่มประสิทธิภาพรายการเทียบเท่าเงินสดได้
3. การป้องกันการฉ้อโกง: ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเจ้าหนี้ต้องรับผิดชอบในการป้องกันการฉ้อโกงในใบแจ้งหนี้ ความไม่ถูกต้อง หรือพลาดกำหนดเวลา การแจ้งเตือนสมาชิกที่รับผิดชอบแบบเรียลไทม์ตลอดวงจรการประมวลผลเป็นสิ่งสำคัญ
4. ความเชี่ยวชาญทางการเงิน: บุคคลที่จัดการการผสานรวมการชำระเงินกับซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของ AP จะต้องได้รับการจัดระเบียบเป็นอย่างดีและมีความรู้ในเงื่อนไขทางการเงินต่างๆ
5. การจับคู่ 2 ทางและ 3 ทาง: ก่อนที่จะป้อนรายละเอียดลงในซอฟต์แวร์การจัดการใบแจ้งหนี้ เจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้สามารถทำการจับคู่ 2 ทางหรือ 3 ทางโดยใช้ "จ้องและเปรียบเทียบ" เพื่อตรวจสอบใบแจ้งหนี้
   

การจับคู่ 2 ทางกับการจับคู่ 3 ทาง

การจับคู่ใบแจ้งหนี้แบบสองทางและสามทางเป็นกระบวนการตรวจสอบใบแจ้งหนี้แบบหลายขั้นตอนที่ช่วยในด้านต่างๆ ต่อไปนี้ เทคนิคทั้งสองนี้ใช้เพื่อยืนยันว่าใบกำกับสินค้าที่สร้างโดยซัพพลายเออร์นั้นเป็นของจริงหรือไม่

การจับคู่แบบสองทาง คือเมื่อผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเจ้าหนี้ยืนยันว่าสินค้าและบริการที่สั่งซื้อผ่านใบสั่งซื้อนั้นสะท้อนอยู่ในใบแจ้งหนี้ บางบริษัทใช้กระบวนการนี้ไปอีกขั้นด้วยการจับคู่แบบสามทาง

การจับคู่สามทาง รวมถึงการตรวจสอบใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้กับเอกสารที่ได้รับ เอกสารเหล่านี้มักจะเป็นบันทึกการจัดส่ง ใบเสร็จการขาย เอกสารการจัดส่ง หรือใบเสร็จการสั่งซื้อ

แม้ว่าจะมีการจับคู่แบบ 2 หรือ 3 ทางหลายร้อยครั้ง ผู้บริหารก็พลาดวันสำคัญ ค่านิยม หรือสูตรสำเร็จที่ต้องเสียเงินในที่สุด

อนาคตของการประมวลผลใบแจ้งหนี้

การประมวลผลใบแจ้งหนี้มีความก้าวหน้าอย่างมากในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาผ่านโซลูชันระบบอัตโนมัติของ AP บริษัทต่างๆ สามารถลดต้นทุนแรงงานคน เร่งการส่งคืนใบแจ้งหนี้ และปรับปรุงค่าเสียโอกาส

โซลูชันอัตโนมัติช่วยบันทึกรายการใบแจ้งหนี้ในบัญชีแยกประเภททั่วไป และเพิ่มความคล่องตัวในการตรวจสอบแบบเดือนต่อเดือนเร็วขึ้นมาก เพื่อลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ การจัดการการเงินอย่างชาญฉลาดจะดึงดูดการลงทุนในอนาคตและผู้ร่วมทุนเสมอ

ปัจจุบันหลายองค์กรมองเห็น ปัญญาประดิษฐ์   เทคนิคเช่นการ มองเห็นด้วยคอมพิวเตอร์ เพื่อตรวจหาหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้และจัดเรียงตามรายละเอียดซัพพลายเออร์หรือผู้ขาย ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าสิ่งนี้จะบรรลุผล

เสริมความสัมพันธ์และวัสดุสิ้นเปลือง

ยิ่งคุณตรงต่อเวลากับการชำระเงินมากเท่าไหร่ จุดยืนของคุณก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้นในตลาดผู้จำหน่าย คำพูดที่ไม่ดีเพียงคำเดียวอาจทำลายสถานะของคุณเป็นเวลาหลายปี และทำให้ทรัพย์สินที่ให้บริการของคุณด้อยค่าลง ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะเคลียร์ค่าธรรมเนียมของคุณให้ตรงเวลาและสร้างชื่อเสียงที่ดี

เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินการจัดการค่าใช้จ่ายของคุณในทุกขั้นตอนของวงจรการจัดหาผู้ขายด้วย ซอฟต์แวร์ บัญชี