Ce este procesarea facturii? Cum să accelerați plățile furnizorilor

Încrucișările de furnizori sunt noua comandă de afaceri.

O strategie de procesare a facturilor controlează fluxurile de lucru ale facturii prin accelerarea tranzacțiilor terților într-un interval de timp specific. Plăți consistente înseamnă provizii regularizate, ceea ce ajută la creșterea vânzărilor.

De la captarea detaliilor facturii la verificarea OP-urilor până la auditurile finale de numerar, software-ul de automatizare a conturilor de plătit poate gestiona fiecare piatră de temelie a unei relații de succes cu furnizorii. Utilizarea eficientă a lățimii de bandă economisește resurse, ceea ce crește profitul economic .

Cum funcționează procesarea facturilor?

În primul rând, detaliile facturii sunt verificate pe baza bonurilor de comandă sau a bonurilor de vânzare. Apoi, sunt conectați într-o casă de marcat sau într-o foaie de calcul financiară. Foaia de calcul este partajată cu aprobatorul, care își ia timpul plăcut. Odată ce vine aprobarea, factura trece la etapa de plată. Deoarece majoritatea acestor pași se desfășoară în silozuri, furnizorii nu primesc cecurile la timp.

Instrumentul de automatizare a procesului de factură extrage automat detaliile facturii cu OCR și declanșează un flux de lucru personalizat de automatizare AP pentru rutarea ulterioară a aprobării. Fluxurile de lucru de aprobare sunt declanșate numai odată ce factura este verificată încrucișată cu comanda de cumpărare. Sistemul de automatizare AP se integrează cu platformele financiare prin intermediul API-urilor pentru a remite plățile necesare. În cele din urmă, detaliile sunt transferate în manualul GL. care ajută în timpul auditurilor.

Pași pentru procesarea automată a facturilor

După cum sa discutat mai sus, procesarea facturii are mai multe etape, de la primirea facturii până la sistemul de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). de intrare până când înregistrarea se adună la registrul general.

Deși nu există un departament standard de conturi de plăți, următorul flux de lucru este tipic atunci când sunt definite:

• Chitanța facturii: un furnizor trimite o factură fie prin speed-post, fie printr-un atașament de e-mail. Un contabil trebuie să scaneze și să înregistreze aceste informații despre factură în sistemul de contabilitate. O copie a acestei facturi este, de asemenea, creată pentru dovada de depunere.
• Verificare: detaliile facturii sunt verificate încrucișat cu o comandă de achiziție sau cu documentele de expediere pe care compania le primește. O copie a acestor documente este oferită departamentului de conturi de plătit, departamentului de conturi de încasat și vânzătorului.

• Trimiteți spre aprobare: facturile verificate ajung la autorizatorul autorizat (controller sau CFO) pentru atestarea finală.
• Procesarea plății : Informațiile de cont ale furnizorului sunt utilizate pentru a efectua tranzacții de plată. Modurile preferate sunt transfer bancar, NEFT, IMPS sau transfer bancar. În prezent, plățile se fac și prin intermediul portofelelor mobile sau al interfețelor unificate de plată (UPI).
• Codificarea registrului general: ca pas final, managerul de conturi de plătit codifică detaliile facturii într-un sistem de registru general (de obicei un ERP) pentru activități de audit ulterioare.
• Scoaterea din bilanţ: Odată ce factura rămâne liniştită în GL, creditul din secţiunea „cont de plătit” din bilanţ este şters cu numerar.
  

De ce să automatizăm procesarea facturilor?

Știați? Cercetările și datele concentrate prevăd că piața va depăși 24,7 miliarde de dolari, la un CAGR de 20%.

Sursa: Bodmin

KPI-uri de procesare a facturilor

Atunci când căutați zone de îmbunătățire pentru procesarea facturilor, este important să analizați valorile cheie de performanță pe care alte companii le urmează pentru eficientizarea fluxurilor de lucru ale facturii.

Nu sunteți sigur de unde să începeți? Iată câțiva (indicatori cheie de performanță) KPI pentru a vă ajuta să înțelegeți modul în care companiile ar trebui să analizeze procesarea facturilor:

• Răspunsul facturilor: O companie de dimensiuni medii, care primește peste 3000-5000 de facturi, durează aproximativ 25 de zile pentru a procesa manual o singură factură. Cu automatizarea AP, acest lucru a fost redus considerabil.
• Costul pe factură: atunci când vă gândiți la ce să plătiți directorul AP pentru a procesa o singură factură, asigurați-vă că includeți costurile de personal și de stocare. Valori precum taxele de întârziere și discrepanțe ale facturii se pot adăuga la această sumă.
• Reducere pentru plată anticipată: o reducere pentru plată anticipată este o valoare favorabilă oferită companiilor în schimbul unei plăți rezonabile. De exemplu, mulți furnizori vor oferi o reducere de 1% până la 2% pe lună dacă plățile sunt efectuate mai devreme.
• Taxa de întârziere: în general, taxa tipică de întârziere percepută pentru întârziere este de aproximativ 1,5% din suma totală a facturii.
• Plăți duplicate: uneori, facturile au o discrepanță de taxare pentru un serviciu sau pentru bun de două ori. Atunci când nu este detectat, poate duce la plăți duble sau scurgeri de cheltuieli.

Un software de automatizare a conturilor de plătit funcționează în conformitate cu această diagramă. Prelucrează volume mari de date de factură și tranzacții financiare între companii și furnizori externi.

Cele mai bune practici pentru procesarea facturilor

Când treceți de la un sistem manual la un sistem digitizat, trebuie reținute câteva bune practici. Micile manevre din software-ul dvs. vă pot ajuta să simplificați provocările mai mari.

1. Integrare ERP: sistemele ERP pot stoca toate documentele de plată, cum ar fi fișierele PO deschise, documentele de expediere, facturile și rapoartele de primire. Cele mai bune soluții de procesare a facturilor pot fi integrate cu stiva dvs. ERP pentru a vă îmbunătăți fluxurile de lucru ale afacerii.
2. Gestionarea fluxului de numerar: Procesarea rapidă a facturilor vă poate gestiona fluxul de numerar operațional și chiar reduce cheltuielile explicite. Alegerea celui mai bun mecanism de control pentru datele de facturare pe parcursul procesului poate optimiza echivalentele de numerar.
3. Prevenirea fraudelor: profesioniștii în conturi plătibile trebuie să fie responsabili pentru prevenirea fraudării facturilor, a inexactităților sau a termenelor nerespectate. Notificarea membrilor responsabili în timp real pe parcursul ciclului de viață al procesării este crucială.
4. Expertiză financiară: Persoana care gestionează integrările de plăți cu software-ul de automatizare AP trebuie să fie extrem de bine organizată și să cunoască diferiți termeni financiari.
5. Potrivire în două și trei direcții: înainte ca detaliile să fie introduse în software-ul de gestionare a facturilor , personalul contului de plătit poate efectua potrivire în două direcții sau potrivire în trei direcții folosind „privire și comparare” pentru a verifica facturile.
   

Potrivire în două direcții vs. potrivire în trei căi

Potrivirea facturilor în două sensuri și în trei sensuri este un proces de verificare a facturii în mai mulți pași care ajută la următoarele aspecte. Ambele tehnici sunt folosite pentru a afirma dacă factura generată de furnizor este autentică sau nu.

Potrivirea bidirecțională este atunci când un specialist în conturi plătibile verifică dacă bunurile și serviciile comandate printr-o comandă de achiziție sunt reflectate în factură. Unele companii duc acest proces cu un pas mai departe, efectuând potrivirea în trei direcții.

Potrivirea în trei direcții include verificarea comenzii de achiziție și a facturii cu documentele de primire. Aceste documente sunt de obicei fie bonuri de ambalare, chitanțe de vânzare, documente de expediere, fie chitanțe de comandă.

Chiar dacă potrivirea în 2 sau 3 direcții este efectuată de sute de ori, directorii ratează date importante, valori sau formule care în cele din urmă costă o avere.

Viitorul procesării facturilor

Procesarea facturilor a progresat dramatic în ultimii ani prin soluțiile de automatizare AP. Companiile au reușit să reducă costurile cu forța de muncă manuală, să accelereze turnarea facturilor și să îmbunătățească costurile de oportunitate.

Soluțiile automate ajută la înregistrarea înregistrărilor de facturi în registrul general și eficientizează auditurile lunare mult mai rapid, pentru a reduce erorile umane. Gestionarea inteligentă a finanțelor atrage întotdeauna investiții viitoare și capitaliști de risc.

Multe organizații au în vedere acum inteligența artificială   tehnici precum viziunea computerizată pentru a detecta categoriile de facturi și a le sorta pentru detalii despre furnizor sau furnizor. În următorii doi ani, acest lucru avea să se concretizeze.

Întăriți legăturile și proviziile.

Cu cât ești mai punctual cu plățile, cu atât poziția ta va fi mai bună pe piața furnizorilor. Un cuvânt în gură prost vă poate deroga statutul de ani de zile și vă poate deprecia activele în serviciu. Deci, este mai bine să vă ștergeți cotizațiile la timp și să vă stabiliți o bună reputație.

Optimizați-vă operațiunile de gestionare a cheltuielilor în fiecare etapă a ciclului furnizorului de achiziție la plată cu software-ul de contabilitate .