Qu'est-ce que le traitement des factures ? Comment accélérer les paiements des fournisseurs

Publié: 2022-11-18

Les croisements de fournisseurs sont la nouvelle commande commerciale.

Dans un marché afflué de concurrents, seul un réseau de fournisseurs de confiance peut vous permettre de pousser un soupir de soulagement. Cependant, il est plus complexe qu'il n'y paraît.

Les relations avec les fournisseurs ou les vendeurs fonctionnent par le biais d'engagements financiers. Les fournisseurs s'inscrivent pour un approvisionnement supplémentaire uniquement lorsqu'ils reçoivent leur dernier paiement. Exactement ce qu'assure une stratégie de traitement des factures.

Une stratégie de traitement des factures contrôle les workflows de facturation en accélérant les transactions tierces sur une période spécifique. Des paiements réguliers signifient des approvisionnements régularisés, ce qui contribue à la croissance des ventes.

De la capture des détails de la facture à la vérification des bons de commande en passant par les audits de caisse finaux, le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs peut gérer chaque pierre angulaire d'une relation fournisseur réussie. Une utilisation efficace de la bande passante permet d'économiser des ressources, ce qui augmente le profit économique .

Qu'est-ce que le traitement des factures ?

Le traitement des factures est un mécanisme de paiement étape par étape par le service des comptes fournisseurs pour régler les impayés des fournisseurs ou des vendeurs. Le traitement des factures rationalise le fonds de roulement d'une entreprise en recevant les factures des fournisseurs, en les traitant et en les remboursant pour niveler le bénéfice net.

Garantir un traitement transparent des factures relève de la responsabilité partagée des comptes fournisseurs, de la comptabilité et des services financiers d'une entreprise. Une fois que les détails de la facture sont capturés et vérifiés du côté du fournisseur, ils sont acheminés vers un approbateur particulier en interne et introduits dans le logiciel de comptabilité ou de tenue de livres pour les transactions de prélèvement automatique.

Le traitement des factures est également appelé traitement automatisé des factures ou automatisation AP.

Comment fonctionne le traitement des factures ?

Le flux de travail pour le traitement des factures est un peu long et fastidieux et ce depuis de nombreuses années.

Le traitement des factures est principalement une routine manuelle pour le service comptable d'une entreprise. Il jongle entre les fournisseurs qui envoient des factures à la fin de la commande et les comptes fournisseurs qui les reçoivent et les envoient pour des vérifications supplémentaires.

Tout d'abord, les détails de la facture sont vérifiés par rapport au bon de commande ou aux reçus de vente. Ensuite, ils sont connectés à une caisse enregistreuse ou à un tableur financier. La feuille de calcul est partagée avec l'approbateur, qui prend son temps. Une fois l'approbation venue, la facture acquiesce à l'étape de paiement. Comme la plupart de ces étapes se déroulent en silos, les fournisseurs ne reçoivent pas leurs chèques à temps.

L'outil d'automatisation du processus de facturation extrait automatiquement les détails de la facture avec OCR et déclenche un flux de travail d'automatisation AP personnalisé pour un acheminement ultérieur de l'approbation. Les workflows d'approbation ne sont déclenchés qu'une fois la facture vérifiée par rapport au bon de commande. Le système d'automatisation AP s'intègre aux plateformes financières via des API pour effectuer les paiements nécessaires. Enfin, les détails sont transférés dans le manuel GL. qui aide lors des audits.

Étapes du traitement automatisé des factures

Comme indiqué ci-dessus, le traitement des factures comporte plusieurs étapes, depuis la réception de la facture jusqu'au système de planification des ressources de l' entreprise (ERP). entrée jusqu'à ce que l'enregistrement s'ajoute au grand livre général.

organigramme

Bien qu'il n'y ait pas de service standard des comptes fournisseurs, le flux de travail suivant est typique lorsqu'il est défini :

Réception de facture : Un fournisseur envoie une facture soit via speed-post, soit en pièce jointe à un e-mail. Un comptable doit numériser et enregistrer ces informations de facturation dans le système comptable. Une copie de cette facture est également créée pour le dépôt de preuve.
Vérification : les détails de la facture sont vérifiés par recoupement avec un bon de commande ou des documents d'expédition que l'entreprise reçoit. Une copie de ces documents est remise au service des comptes fournisseurs, au service des comptes clients et au fournisseur.

Conseil : La facture doit contenir les détails suivants après vérification des documents :

Numéro GSTIN
Numéro de facture
Date du service rendu
Date d'envoi de la facture
Coordonnées de l'organisation/du vendeur
Nom et contact de l'acheteur
Termes et conditions
Une ligne pour chaque produit et prix

Soumettre pour approbation : les factures vérifiées sont transmises à l'approbateur autorisé (contrôleur ou directeur financier) pour attestation finale.
Traitement du paiement : Les informations de compte du fournisseur sont utilisées pour effectuer les transactions de paiement. Les modes préférés sont le virement bancaire, NEFT, IMPS ou le virement bancaire. De nos jours, les paiements se font également via des portefeuilles mobiles ou des interfaces de paiement unifiées (UPI).
Codage du grand livre : comme étape finale, le responsable des comptes fournisseurs encode les détails de la facture dans un système de grand livre (généralement un ERP) pour d'autres audits.
Suppression des bilans : une fois que la facture repose paisiblement dans GL, le crédit figurant dans la section "comptes créditeurs" du bilan est effacé avec de l'argent.

Astuce : Si une facture indique "net 30 jours", cela signifie que le délai est dû à 30 jours ouvrables à compter de la date de la facture. Les fournisseurs S me proposent également des réductions anticipées, comme "2/10 net 30", ce qui signifie 2 % de réduction si vous payez en 10 jours ouvrés.

Pourquoi automatiser le traitement des factures ?

Au fur et à mesure qu'une entreprise étend ses opérations, la gestion des factures ne fait qu'empirer. En raison du volume de paperasserie, davantage de factures submergent un service des comptes fournisseurs. De plus, les services des comptes fournisseurs manquent souvent de personnel, ce qui entraîne des heures de saisie de données.

Même lorsqu'il existe des solutions alternatives au traitement manuel des factures, l'équipe informatique sera réticente à les mettre en œuvre et privilégiera plutôt les logiciels hérités et d'autres processus. De nombreux services informatiques sont en retard avec de nombreuses tâches et n'ont pas le temps pour des projets supplémentaires, laissant de nombreuses initiatives techniques en attente.

Grâce à la validation intelligente du logiciel de traitement des factures, vous pouvez automatiquement faire correspondre les détails de divers documents grâce à une logique personnalisée, réduisant ainsi la pratique consistant à fouiller dans les factures. Cette automatisation AP ne facture que 2 $ ou 3 $ par facture. De cette façon, vous pouvez payer votre cotisation avant l'horloge.

Les paiements anticipés entraînent également des remises anticipées. Le montant renoncé s'accumule dans votre résultat net chaque fois que vous payez. En dehors de cela, vous bénéficiez d'une visibilité de bout en bout sur vos flux de travail AP, en gérant et en authentifiant les autorisations des utilisateurs.

Le saviez-vous? Des recherches et des données ciblées prédisent que le marché dépassera 24,7 milliards de dollars, à un TCAC de 20 %.

Source : Bodmin

KPI du traitement des factures

Lorsque vous recherchez des domaines d'amélioration pour le traitement des factures, il est important de comparer les mesures de performance clés que d'autres entreprises suivent pour rationaliser leurs flux de travail de facturation.

Vous ne savez pas par où commencer ? Voici quelques KPI (indicateurs clés de performance) pour vous aider à comprendre comment les entreprises doivent analyser le traitement des factures :

Délai d' exécution des factures : une entreprise de taille moyenne, qui reçoit plus de 3 000 à 5 000 factures, prend environ 25 jours pour traiter manuellement une seule facture. Avec l'automatisation des points d'accès, cela a été considérablement réduit.
Coût par facture : Lorsque vous envisagez de payer votre responsable AP pour traiter une seule facture, assurez-vous d'inclure les coûts de personnel et de stockage. Des paramètres tels que les frais de retard et les écarts de facturation peuvent s'ajouter à ce montant.
Escompte pour paiement anticipé : Un escompte pour paiement anticipé est une mesure favorable offerte aux entreprises en échange d'un paiement raisonnable. Par exemple, de nombreux fournisseurs offriront une remise de 1 % à 2 % par mois si les paiements sont effectués plus tôt.
Frais de retard : Généralement, les frais de retard typiques perçus pour un dédouanement tardif sont d'environ 1,5 % du montant total de la facture.
Paiements en double : Parfois, les factures présentent un écart de facturation pour un service ou un bien deux fois. Lorsqu'il n'est pas détecté, il peut entraîner des paiements en double ou des fuites de dépenses.

Un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs fonctionne conformément à cet organigramme. Il traite de gros volumes de données de facturation et de transactions financières entre les entreprises et les fournisseurs externes.

G2 Grid pour le logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs

Bonnes pratiques pour le traitement des factures

Lors du passage d'un système manuel à un système numérisé, quelques bonnes pratiques doivent être gardées à l'esprit. De petites manœuvres dans votre logiciel peuvent vous aider à rationaliser des défis plus importants.

Intégration ERP : les systèmes ERP peuvent stocker tous les documents des comptes fournisseurs, tels que les fichiers de bons de commande ouverts, les documents d'expédition, les factures et les rapports de réception. Les meilleures solutions de traitement des factures peuvent être intégrées à votre pile ERP pour améliorer les flux de travail de votre entreprise.
Gestion des flux de trésorerie : le traitement rapide des factures peut gérer votre flux de trésorerie d'exploitation et même réduire les dépenses explicites. Choisir le meilleur mécanisme de contrôle pour vos données de facturation tout au long du processus peut optimiser les équivalents de trésorerie.
Prévention des fraudes : les professionnels des comptes fournisseurs doivent être responsables de la prévention des fraudes sur les factures, des inexactitudes ou des délais non respectés. Informer les membres responsables en temps réel tout au long du cycle de vie du traitement est crucial.
Expertise financière : la personne qui gère les intégrations de paiement avec le logiciel d'automatisation AP doit être extrêmement bien organisée et bien informée sur les différentes conditions financières.
Appariement à 2 et 3 facteurs : avant que les détails ne soient entrés dans le logiciel de gestion des factures , le personnel des comptes fournisseurs peut effectuer un appariement à 2 ou 3 facteurs en utilisant "regarder et comparer" pour vérifier les factures.

Appariement à 2 voies vs. Appariement à 3 voies

Le rapprochement des factures à deux et trois facteurs est un processus de vérification des factures en plusieurs étapes qui aide dans les aspects suivants. Ces deux techniques sont utilisées pour affirmer si la facture générée par le fournisseur est authentique ou non.

2 voies vs 3 voies

L'appariement à double sens se produit lorsqu'un spécialiste des comptes fournisseurs vérifie que les biens et services commandés par le biais d'un bon de commande sont reflétés dans la facture. Certaines entreprises vont encore plus loin dans ce processus en procédant à une triple correspondance.

La correspondance à trois facteurs comprend la vérification du bon de commande et de la facture avec les documents de réception. Ces documents sont généralement des bons de livraison, des reçus de vente, des documents d'expédition ou des reçus de commande.

Même si la correspondance à 2 ou 3 facteurs est effectuée des centaines de fois, les dirigeants passent à côté de dates, de valeurs ou de formules importantes qui coûtent finalement une fortune.

L'avenir du traitement des factures

Le traitement des factures a considérablement progressé au cours des dernières années grâce aux solutions d'automatisation AP. Les entreprises ont pu réduire les coûts de main-d'œuvre manuelle, accélérer le traitement des factures et améliorer les coûts d'opportunité.

Les solutions automatisées permettent de consigner les entrées de factures dans le grand livre général et de rationaliser les audits mensuels beaucoup plus rapidement, afin de réduire les erreurs humaines. La gestion intelligente des finances attire toujours les investissements futurs et les investisseurs en capital-risque.

De nombreuses organisations envisagent désormais l'intelligence artificielle des techniques telles que la vision par ordinateur pour détecter les catégories de factures et les trier en fonction des détails du fournisseur ou du vendeur. Au cours des deux prochaines années, cela allait se concrétiser.

Renforcez les liens et les fournitures.

Plus vous êtes ponctuel avec les paiements, meilleure sera votre position sur le marché des fournisseurs. Un mauvais bouche-à-oreille peut potentiellement nuire à votre réputation pendant des années et déprécier vos actifs en service. Il est donc préférable de payer vos cotisations à temps et d'établir une bonne réputation.

Optimisez vos opérations de gestion des dépenses à chaque étape du cycle fournisseur de l'approvisionnement au paiement avec un logiciel de comptabilité .