송장 처리란 무엇입니까? 공급업체 지불을 신속하게 처리하는 방법

공급업체 교차는 새로운 비즈니스 주문입니다.

송장 처리 전략은 특정 기간 동안 타사 트랜잭션을 신속하게 처리하여 송장 워크플로우를 제어합니다. 일관된 지불은 판매 성장에 도움이 되는 정규화된 공급을 의미합니다.

송장 세부 정보 캡처에서 PO 확인, 최종 현금 감사에 이르기까지 외상 매입금 자동화 소프트웨어는 성공적인 공급업체 관계의 모든 초석을 관리할 수 있습니다. 대역폭을 효율적으로 사용하면 자원이 절약되어 경제적 이익 이 증가 합니다.

인보이스 처리는 어떻게 이루어지나요?

먼저 송장의 세부 사항을 PO 또는 판매 영수증과 대조하여 확인합니다. 그런 다음 금전 등록기 또는 재무 스프레드시트에 로그인합니다. 스프레드시트는 승인자와 공유되며 승인자는 자신만의 시간을 가집니다. 승인이 오면 인보이스가 결제 단계로 넘어갑니다. 이러한 단계의 대부분이 사일로에서 실행되기 때문에 공급업체는 제 시간에 수표를 받지 못합니다.

인보이스 프로세스 자동화 도구는 OCR로 인보이스 세부 정보를 자동으로 추출하고 추가 승인 라우팅을 위해 맞춤형 AP 자동화 워크플로를 트리거합니다. 승인 워크플로는 송장이 구매 주문서와 대조 확인된 후에만 트리거됩니다. AP 자동화 시스템은 API를 통해 금융 플랫폼과 통합되어 필요한 결제를 송금합니다. 마지막으로 세부 정보는 GL 핸드북으로 전송됩니다. 감사 중에 도움이 됩니다.

자동화된 인보이스 처리를 위한 단계

위에서 설명한 것처럼 송장 처리에는 송장이 접수된 시점부터 전사적 자원 관리(ERP) 시스템에 이르기까지 여러 단계가 있습니다. 기록이 총계정원장에 합산될 때까지 입력합니다.

표준 지불 계정 부서는 없지만 정의된 경우 다음 워크플로가 일반적입니다.

• 송장 수령: 공급업체는 빠른 우편 또는 이메일 첨부 파일을 통해 송장을 보냅니다. 장부는 회계 시스템에서 이 송장 정보를 스캔하고 기록해야 합니다. 이 인보이스의 사본은 증거 제출을 위해 생성됩니다.
• 확인: 송장 세부 정보는 회사에서 받는 구매 주문서 또는 선적 문서와 교차 확인됩니다. 이 문서의 사본은 미지급금 부서, 미수금 부서 및 공급업체에 제공됩니다.

• 승인을 위해 제출: 확인된 송장은 최종 증명을 위해 승인된 승인자(컨트롤러 또는 CFO)에게 전달됩니다.
• 결제 처리 : 공급자의 계정 정보는 결제 거래를 위해 사용됩니다. 선호하는 모드는 은행 송금, NEFT, IMPS 또는 전신 송금입니다. 요즘에는 모바일 지갑이나 통합 결제 인터페이스(UPI)를 통해서도 결제가 ​​이루어집니다.
• 총계정 원장 코딩: 마무리 단계로 매입금 관리자는 추가 감사 드라이브를 위해 송장 세부 정보를 총계정원장 시스템(일반적으로 ERP)으로 인코딩합니다.
• 대차대조표에서 제거: 청구서가 GL에 평화롭게 놓이면 대차대조표의 "미지급금" 섹션 아래의 신용이 현금으로 말소됩니다.
  

송장 처리를 자동화하는 이유는 무엇입니까?

알고 계셨나요? 집중 연구 및 데이터는 시장이 20%의 CAGR로 247억 달러를 넘어설 것으로 예측합니다.

출처: 보드민

송장 처리의 KPI

인보이스 처리를 위한 개선 영역을 찾을 때 다른 회사가 인보이스 워크플로를 간소화하기 위해 따르는 주요 성능 지표를 벤치마킹하는 것이 중요합니다.

어디서부터 시작해야 할지 모르겠나요? 다음은 회사에서 송장 처리를 분석하는 방법을 이해하는 데 도움이 되는 몇 가지(핵심 성과 지표) KPI입니다.

• 인보이스 처리: 3000-5000개 이상의 인보이스를 받는 평균 규모의 회사는 단일 인보이스를 수동으로 처리하는 데 대략 25일이 걸립니다. AP 자동화를 통해 이것은 상당히 줄었습니다.
• 인보이스당 비용: 단일 인보이스를 처리하기 위해 AP 임원에게 지불할 금액을 고려할 때 인건비 및 보관 비용을 포함해야 합니다. 연체료 및 인보이스 불일치와 같은 메트릭이 이 금액에 합산될 수 있습니다.
• 조기 결제 할인: 조기 결제 할인은 합리적인 결제에 대한 대가로 회사에 제공되는 유리한 지표입니다. 예를 들어, 많은 공급업체는 지불이 더 빨리 이루어지면 매월 1%에서 2% 할인을 제공합니다.
• 지연 수수료: 일반적으로 지연 통관에 부과되는 일반적인 지연 수수료는 총 송장 금액의 약 1.5%입니다.
• 중복 결제: 때때로 인보이스가 하나의 서비스 또는 상품에 대해 두 번 청구하는 불일치가 있습니다. 감지되지 않으면 이중 지불 또는 지출 누수로 이어질 수 있습니다.

미지급금 자동화 소프트웨어는 이 순서도에 따라 작동합니다. 회사와 외부 공급업체 간의 대량 송장 데이터 및 금융 거래를 처리합니다.

송장 처리 모범 사례

수동 시스템에서 디지털 시스템으로 전환하는 동안 몇 가지 모범 사례를 염두에 두어야 합니다. 소프트웨어의 작은 조작은 더 큰 문제를 능률화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

1. ERP 통합: ERP 시스템은 공개 PO 파일, 선적 문서, 송장 및 수신 보고서와 같은 모든 미지급금 문서를 저장할 수 있습니다. 최고의 송장 처리 솔루션을 ERP 스택과 통합하여 비즈니스 워크플로를 개선할 수 있습니다.
2. 현금 흐름 관리: 빠른 송장 처리를 통해 운영 현금 흐름을 관리하고 명시적 비용을 줄일 수도 있습니다. 프로세스 전반에 걸쳐 송장 데이터에 대한 최상의 제어 메커니즘을 선택하면 현금 등가물을 최적화할 수 있습니다.
3. 사기 방지: 외상 매입금 전문가는 송장 사기, 부정확성 또는 기한 준수를 방지할 책임이 있습니다. 처리 수명 주기 전반에 걸쳐 담당 구성원에게 실시간으로 알리는 것이 중요합니다.
4. 재무 전문성: AP 자동화 소프트웨어와 결제 통합을 관리하는 사람은 매우 체계적이고 다양한 재무 조건에 대해 잘 알고 있어야 합니다.
5. 2-way 및 3-way 매칭: 세부 사항이 인보이스 관리 소프트웨어에 입력되기 전에 지불 계정 직원은 인보이스를 확인하기 위해 "stare and compare"를 사용하여 2-way 매칭 또는 3-way 매칭을 수행할 수 있습니다.
   

2방향 매칭 vs. 3방향 매칭

양방향 및 3방향 송장 일치는 다음 측면에서 도움이 되는 다단계 송장 확인 프로세스입니다. 이 두 가지 기술은 공급자가 생성한 송장이 진짜인지 여부를 확인하는 데 사용됩니다.

양방향 매칭 은 구매 주문서를 통해 주문한 상품 및 서비스가 청구서에 반영되었는지 매입금 전문가가 확인하는 것입니다. 일부 회사는 3자 매칭을 수행하여 이 프로세스를 한 단계 더 발전시킵니다.

3자 매칭 에는 입고 문서와 함께 구매 주문서 및 송장을 확인하는 것이 포함됩니다. 이러한 문서는 일반적으로 포장 전표, 판매 영수증, 선적 문서 또는 주문 영수증입니다.

2중 또는 3중 매칭을 수백 번 수행해도 경영진은 중요한 날짜, 값 또는 공식을 놓치고 결국 큰 비용이 듭니다.

인보이스 처리의 미래

인보이스 처리는 AP 자동화 솔루션을 통해 지난 몇 년 동안 획기적으로 발전했습니다. 기업은 수작업 비용을 줄이고 인보이스 처리를 가속화하며 기회 비용을 개선할 수 있었습니다.

자동화된 솔루션은 인적 오류를 줄이기 위해 총계정 원장에 송장 항목을 기록하고 월별 감사를 훨씬 더 빠르게 간소화하는 데 도움이 됩니다. 재무를 현명하게 관리하면 항상 미래의 투자와 벤처 투자가를 유치할 수 있습니다.

이제 많은 조직에서 인공 지능 을 구상 합니다.   인보이스 범주를 감지하고 공급업체 또는 공급업체 세부 정보에 따라 분류하는 컴퓨터 비전 과 같은 기술 . 앞으로 몇 년 동안 이것은 결실을 맺을 것입니다.

넥타이와 공급품을 강화하십시오.

지불 시간을 엄수할수록 벤더 시장에서 더 나은 입장을 취할 수 있습니다. 한 번의 나쁜 입소문은 잠재적으로 몇 년 동안 귀하의 입지를 훼손하고 귀하의 서비스 자산을 평가 절하할 수 있습니다. 따라서 제때 회비를 청산하고 좋은 평판을 얻는 것이 좋습니다.

회계 소프트웨어 를 사용하여 조달-지불 벤더 주기의 모든 단계에서 경비 관리 운영을 최적화하십시오 .