ما هي معالجة الفواتير؟ كيفية تسريع مدفوعات البائعين

عمليات انتقال الموردين هي أمر العمل الجديد.

تتحكم إستراتيجية معالجة الفواتير في سير عمل الفواتير عن طريق تعجيل معاملات الجهات الخارجية خلال إطار زمني محدد. المدفوعات المتسقة تعني التوريدات المنتظمة ، مما يساعد في نمو المبيعات.

من الحصول على تفاصيل الفاتورة إلى التحقق من أوامر الشراء إلى عمليات التدقيق النقدي النهائية ، يمكن لبرنامج أتمتة الحسابات الدائنة إدارة كل حجر الزاوية في علاقة الموردين الناجحة. الاستخدام الفعال للنطاق الترددي يوفر الموارد ، مما يزيد الربح الاقتصادي .

كيف تتم معالجة الفواتير؟

أولاً ، يتم التحقق من تفاصيل الفاتورة مقابل إيصالات الشراء أو إيصالات المبيعات. بعد ذلك ، يتم تسجيلهم في سجل نقدي أو جدول بيانات مالي. تتم مشاركة جدول البيانات مع الموافق ، الذي يأخذ وقته الجميل. بمجرد الحصول على الموافقة ، تخضع الفاتورة لمرحلة الدفع. نظرًا لأن معظم هذه الخطوات تعمل في صوامع ، فإن الموردين لا يتلقون شيكاتهم في الوقت المحدد.

تستخرج أداة أتمتة عمليات الفاتورة تلقائيًا تفاصيل الفاتورة باستخدام التعرف الضوئي على الحروف وتقوم بتشغيل سير عمل أتمتة AP مخصص لمزيد من توجيه الموافقة. لا يتم تشغيل مهام سير عمل الموافقة إلا بمجرد فحص الفاتورة مقابل أمر الشراء. يتكامل نظام أتمتة AP مع الأنظمة الأساسية المالية عبر واجهات برمجة التطبيقات لتحويل المدفوعات اللازمة. أخيرًا ، يتم نقل التفاصيل إلى دليل GL. مما يساعد أثناء عمليات التدقيق.

خطوات المعالجة الآلية للفواتير

كما تمت مناقشته أعلاه ، تشتمل معالجة الفواتير على عدة خطوات ، من وقت استلام الفاتورة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) الإدخال حتى يضيف السجل إلى دفتر الأستاذ العام.

على الرغم من عدم وجود قسم قياسي للحسابات الدائنة ، فإن سير العمل التالي يكون نموذجيًا عند تحديده:

• إيصال الفاتورة: يرسل المورد فاتورة إما عن طريق البريد السريع أو مرفق بريد إلكتروني. يحتاج كاتب الحسابات إلى مسح معلومات الفاتورة هذه وتسجيلها في نظام المحاسبة. يتم أيضًا إنشاء نسخة من هذه الفاتورة لتقديم الإثبات.
• التحقق: يتم التحقق من تفاصيل الفاتورة من خلال أمر الشراء أو مستندات الشحن التي تتلقاها الشركة. يتم تقديم نسخة من هذه المستندات إلى قسم الحسابات الدائنة وإدارة الذمم المدينة والمورد.

• إرسال للموافقة: تذهب الفواتير التي تم التحقق منها إلى المعتمد المعتمد (المراقب المالي أو المدير المالي) للتصديق النهائي.
• معالجة الدفع : يتم استخدام معلومات حساب المورد لإجراء معاملات الدفع. الأوضاع المفضلة هي التحويل المصرفي أو NEFT أو IMPS أو التحويل البنكي. في الوقت الحاضر ، تتم المدفوعات أيضًا عبر محافظ الهاتف المحمول أو واجهات الدفع الموحدة (UPI).
• ترميز دفتر الأستاذ العام: كخطوة ختامية ، يقوم مدير الحسابات الدائنة بتشفير تفاصيل الفاتورة في نظام دفتر الأستاذ العام (عادةً ما يكون ERP) لمزيد من محركات التدقيق.
• الإزالة من الميزانيات العمومية: بمجرد أن تستقر الفاتورة بسلام في دفتر الأستاذ العام ، يتم شطب الائتمان الموجود ضمن قسم "الحساب المستحق الدفع" في الميزانية العمومية نقدًا.
  

لماذا أتمتة معالجة الفواتير؟

هل كنت تعلم؟ تتنبأ الأبحاث والبيانات المركزة بأن السوق سيتخطى 24.7 مليار دولار ، بمعدل نمو سنوي مركب قدره 20٪.

المصدر: Bodmin

مؤشرات الأداء الرئيسية لمعالجة الفاتورة

عند البحث عن مجالات تحسين معالجة الفواتير ، من المهم قياس مقاييس الأداء الرئيسية التي تتبعها الشركات الأخرى لتبسيط سير عمل الفواتير.

لست متأكدا من أين تبدأ؟ فيما يلي بعض (مؤشرات الأداء الرئيسية) KPIs لمساعدتك على فهم الطريقة التي يجب أن تحلل بها الشركات معالجة الفواتير:

• تحول الفاتورة: الشركة متوسطة الحجم ، التي تتلقى ما يزيد عن 3000-5000 فاتورة ، تستغرق 25 يومًا تقريبًا لمعالجة فاتورة واحدة يدويًا. مع أتمتة AP ، تم تقليل هذا إلى حد كبير.
• التكلفة لكل فاتورة: عند التفكير في ما يجب دفعه لمدير AP الخاص بك لمعالجة فاتورة واحدة ، تأكد من تضمين تكاليف الموظفين والتخزين. يمكن أن تضيف مقاييس مثل الرسوم المتأخرة وتناقضات الفاتورة ما يصل إلى هذا المبلغ.
• خصم السداد المبكر: الخصم على السداد المبكر هو مقياس ملائم يتم تقديمه للشركات مقابل دفعة معقولة. على سبيل المثال ، سيقدم العديد من الموردين خصمًا بنسبة 1٪ إلى 2٪ شهريًا إذا تم سداد المدفوعات في وقت أقرب.
• الرسوم المتأخرة: بشكل عام ، تبلغ الرسوم المتأخرة النموذجية المفروضة للتخليص المتأخر حوالي 1.5٪ من إجمالي مبلغ الفاتورة.
• دفعات مكررة: في بعض الأحيان ، يكون للفواتير تناقض في تحصيل رسوم خدمة واحدة أو مرتين. عندما لا يتم اكتشافه ، يمكن أن يؤدي إلى مضاعفة المدفوعات أو تسرب الإنفاق.

يعمل برنامج أتمتة الحسابات الدائنة وفقًا لهذا المخطط الانسيابي. يعالج كميات كبيرة من بيانات الفاتورة والمعاملات المالية بين الشركات والموردين الخارجيين.

أفضل الممارسات لمعالجة الفواتير

أثناء التبديل من نظام يدوي إلى نظام رقمي ، يجب مراعاة بعض أفضل الممارسات. يمكن أن تساعدك المناورات الصغيرة في برنامجك على تبسيط التحديات الأكبر.

1. تكامل ERP: يمكن لأنظمة ERP تخزين جميع مستندات الحسابات الدائنة ، مثل ملفات PO المفتوحة ، ووثائق الشحن ، والفواتير ، واستلام التقارير. يمكن دمج أفضل حلول معالجة الفواتير مع حزمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لتحسين سير العمل في عملك.
2. إدارة التدفق النقدي: يمكن للمعالجة السريعة للفواتير إدارة التدفق النقدي التشغيلي وحتى تقليل النفقات الصريحة. يمكن أن يؤدي اختيار أفضل آلية للتحكم في بيانات الفاتورة طوال العملية إلى تحسين معادلات النقد.
3. منع الاحتيال: يجب أن يكون محترفو الحسابات الدائنة مسؤولين عن منع الاحتيال في الفواتير أو عدم الدقة أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية. يعد إخطار الأعضاء المسؤولين في الوقت الفعلي طوال دورة حياة المعالجة أمرًا بالغ الأهمية.
4. الخبرة المالية: يجب أن يكون الشخص الذي يدير عمليات تكامل الدفع مع برنامج أتمتة AP منظمًا جيدًا للغاية وعلى دراية بالمصطلحات المالية المختلفة.
5. مطابقة ثنائية الاتجاه وثلاثية الاتجاه: قبل إدخال التفاصيل في برنامج إدارة الفواتير ، يمكن لموظفي الحسابات الدائنة إجراء مطابقة ثنائية الاتجاه أو مطابقة ثلاثية باستخدام "التحديق والمقارنة" للتحقق من الفواتير.
   

المطابقة ثنائية الاتجاه مقابل المطابقة الثلاثية

مطابقة الفواتير ثنائية الاتجاه وثلاثية الاتجاه هي عملية تحقق من الفواتير متعددة الخطوات تساعد في الجوانب التالية. يتم استخدام كلتا الطريقتين لتأكيد ما إذا كانت الفاتورة الصادرة عن المورد أصلية أم لا.

المطابقة ثنائية الاتجاه هي عندما يتحقق متخصص الحسابات الدائنة من أن السلع والخدمات المطلوبة من خلال أمر الشراء تنعكس في الفاتورة. تأخذ بعض الشركات هذه العملية خطوة إلى الأمام عن طريق إجراء مطابقة ثلاثية.

تتضمن المطابقة الثلاثية التحقق من أمر الشراء والفاتورة بمستندات الاستلام. عادةً ما تكون هذه المستندات إما إيصالات التعبئة أو إيصالات المبيعات أو مستندات الشحن أو إيصالات استلام الطلبات.

حتى إذا تم إجراء المطابقة ثنائية أو ثلاثية الاتجاهات مئات المرات ، فإن المديرين التنفيذيين يفقدون التواريخ أو القيم أو الصيغ المهمة التي تكلف ثروة في النهاية.

مستقبل معالجة الفواتير

تطورت معالجة الفواتير بشكل كبير خلال السنوات القليلة الماضية من خلال حلول أتمتة AP. تمكنت الشركات من تقليل تكاليف العمالة اليدوية ، وتسريع معالجة الفواتير ، وتحسين تكاليف الفرصة البديلة.

تساعد الحلول المؤتمتة في تسجيل إدخالات الفاتورة في دفتر الأستاذ العام وتبسيط عمليات التدقيق الشهرية بشكل أسرع لتقليل الأخطاء البشرية. تجذب إدارة الموارد المالية بذكاء دائمًا الاستثمارات المستقبلية وأصحاب رؤوس الأموال.

تتصور العديد من المنظمات الآن الذكاء الاصطناعي   تقنيات مثل رؤية الكمبيوتر لاكتشاف فئات الفاتورة وفرزها للحصول على تفاصيل الموردين أو البائعين. على مدى العامين المقبلين ، سيؤتي ذلك ثماره.

دعم العلاقات والإمدادات.

كلما كنت ملتزمًا بمواعيد الدفع ، كان موقفك أفضل في سوق البائعين. يمكن أن تؤدي كلمة شفهية واحدة سيئة إلى الانتقاص من مكانتك لسنوات ، وتقليل قيمة أصولك في الخدمة. لذا ، من الأفضل تصفية مستحقاتك في الوقت المحدد وإنشاء سمعة طيبة.

قم بتحسين عمليات إدارة النفقات الخاصة بك في كل مرحلة من مراحل دورة البائع من الشراء إلى الدفع باستخدام برنامج المحاسبة .