Cos'è l'elaborazione delle fatture? Come accelerare i pagamenti dei fornitori

Pubblicato: 2022-11-18

I crossover dei fornitori sono il nuovo ordine commerciale.

In un mercato affollato di competitor, solo una rete di fornitori fidati può far tirare un sospiro di sollievo. Tuttavia, è più complesso di quanto sembri.
 
Le relazioni con fornitori o venditori funzionano attraverso impegni finanziari. I fornitori si iscrivono per un ulteriore approvvigionamento solo quando ricevono l'ultimo pagamento. Esattamente ciò che garantisce una strategia di elaborazione delle fatture.
 

Una strategia di elaborazione delle fatture controlla i flussi di lavoro delle fatture accelerando le transazioni di terze parti in un periodo di tempo specifico. Pagamenti consistenti significano forniture regolarizzate, il che favorisce la crescita delle vendite.

Dall'acquisizione dei dettagli delle fatture alla verifica degli ordini di acquisto fino agli audit di cassa finali, il software di automazione della contabilità fornitori può gestire ogni pietra angolare di una relazione di successo con i fornitori. L'uso efficiente della larghezza di banda consente di risparmiare risorse, il che aumenta il profitto economico .

Cos'è l'elaborazione delle fatture?

L'elaborazione della fattura è un meccanismo di pagamento graduale da parte del reparto contabilità fornitori per saldare le quote non pagate di fornitori o venditori. L'elaborazione delle fatture semplifica il capitale circolante di un'azienda ricevendo le fatture dei fornitori, elaborandole e pagandole per livellare l'utile netto.

Garantire un'elaborazione senza interruzioni delle fatture è una responsabilità distribuita dei rami contabilità fornitori, contabilità e finanziari di un'azienda. Una volta che i dettagli della fattura sono stati acquisiti e verificati dal fornitore, vengono indirizzati internamente a un determinato approvatore e inseriti nel software di contabilità o contabilità per le transazioni di addebito automatico.
 
L'elaborazione delle fatture è anche nota come elaborazione automatizzata delle fatture o automazione AP.

Come funziona l'elaborazione delle fatture?

Il flusso di lavoro per l'elaborazione delle fatture è un po' lungo e macchinoso e lo è stato per molti anni.
 
L'elaborazione delle fatture è principalmente una routine manuale per il reparto contabilità di un'azienda. Si destreggia tra fornitori che inviano fatture a completamento dell'ordine e conti passivi ricevendole e inviandole per ulteriori controlli.
 

Innanzitutto, i dettagli della fattura vengono verificati rispetto all'ordine di acquisto o alle ricevute di vendita. Quindi, vengono registrati in un registratore di cassa o in un foglio di calcolo finanziario. Il foglio di calcolo viene condiviso con l'approvatore, che se la prende con calma. Una volta ottenuta l'approvazione, la fattura acconsente alla fase di pagamento. Poiché la maggior parte di questi passaggi viene eseguita in silos, i fornitori non ricevono gli assegni in tempo.

Lo strumento di automazione del processo di fatturazione estrae automaticamente i dettagli della fattura con OCR e attiva un flusso di lavoro di automazione AP personalizzato per un ulteriore instradamento dell'approvazione. I flussi di lavoro di approvazione vengono attivati ​​solo dopo che la fattura viene confrontata con l'ordine di acquisto. Il sistema di automazione AP si integra con le piattaforme finanziarie tramite API per effettuare i pagamenti necessari. Infine, i dettagli vengono trasferiti al manuale GL. che aiuta durante gli audit.

Passaggi per l'elaborazione automatica delle fatture

Come discusso in precedenza, l'elaborazione della fattura prevede diversi passaggi, da quando la fattura viene ricevuta al sistema ERP (Enterprise Resource Planning). input fino a quando il record non viene aggiunto alla contabilità generale.

diagramma di flusso

Sebbene non esista un reparto contabilità fornitori standard, il seguente flusso di lavoro è tipico quando vengono definiti:

  • Ricevuta della fattura: un fornitore invia una fattura tramite posta veloce o un allegato di posta elettronica. Un contabile deve scansionare e registrare queste informazioni sulla fattura nel sistema contabile. Viene creata anche una copia di questa fattura per l'archiviazione della prova.
  • Verifica: i dettagli della fattura vengono verificati in modo incrociato con un ordine di acquisto o documenti di spedizione che l'azienda riceve. Una copia di questi documenti viene consegnata al reparto contabilità fornitori, reparto contabilità clienti e fornitore.

Suggerimento: la fattura deve contenere i seguenti dettagli dopo la verifica del documento:

  • Numero GSTIN
  • Numero di fattura
  • Data del servizio reso
  • Data di invio della fattura
  • Dettagli di contatto dell'organizzazione/venditore
  • Nome e contatto dell'acquirente
  • Termini e Condizioni
  • Una riga per ogni prodotto e prezzo
  • Invia per approvazione: le fatture verificate vanno all'approvatore autorizzato (controllore o CFO) per l'attestazione finale.
  • Elaborazione del pagamento : le informazioni sull'account del fornitore vengono utilizzate per effettuare transazioni di pagamento. Le modalità preferite sono bonifico bancario, NEFT, IMPS o bonifico bancario. Al giorno d'oggi, i pagamenti vengono effettuati anche tramite portafogli mobili o interfacce di pagamento unificate (UPI).
  • Codifica della contabilità generale: come passaggio conclusivo, il responsabile della contabilità fornitori codifica i dettagli della fattura in un sistema di contabilità generale (in genere un ERP) per ulteriori unità di controllo.
  • Cancellazione dai bilanci: Una volta che la fattura riposa pacificamente in GL, il credito nella sezione "conto da pagare" nel bilancio viene cancellato con contanti.

Suggerimento: se una fattura riporta "30 giorni netti", significa che la scadenza è scaduta entro 30 giorni lavorativi dalla data della fattura. I fornitori delle PMI offrono anche sconti anticipati, come "2/10 net 30" che significa 2% di sconto se paghi entro 10 giorni lavorativi.

Perché automatizzare l'elaborazione delle fatture?

Man mano che un'azienda ridimensiona le proprie operazioni, la gestione delle fatture non fa che peggiorare. A causa del volume di scartoffie, più fatture sovraccaricano un reparto contabilità fornitori. Inoltre, i reparti di contabilità fornitori sono spesso a corto di personale, il che comporta ore di inserimento dei dati.
 
Anche quando esistono soluzioni alternative all'elaborazione manuale delle fatture, il team IT sarà riluttante a implementarle e, invece, preferirà il software legacy e altri processi. Molti reparti IT sono arretrati con numerose attività e non hanno tempo per progetti aggiuntivi, lasciando molte iniziative tecniche in sospeso.
 
Con la convalida intelligente del software di elaborazione delle fatture, puoi abbinare automaticamente i dettagli di vari documenti attraverso una logica personalizzata, riducendo la pratica dello scavenging delle fatture. Questa automazione AP addebita solo $ 2 o $ 3 per fattura. In questo modo, puoi pagare le tue quote prima dell'orologio.
 
I pagamenti anticipati comportano anche sconti anticipati. L'importo rinunciato viene accumulato sui tuoi profitti ogni volta che paghi. Oltre a questi, ottieni visibilità end-to-end sui tuoi flussi di lavoro AP, gestendo e autenticando le autorizzazioni degli utenti.
 

Lo sapevate? Ricerche mirate e dati prevedono che il mercato supererà i 24,7 miliardi di dollari, con un CAGR del 20%.

Fonte: Bomin

KPI dell'elaborazione delle fatture

Quando si cercano aree di miglioramento per l'elaborazione delle fatture, è importante confrontare le metriche delle prestazioni chiave che altre aziende seguono per semplificare i flussi di lavoro delle fatture.

Non sai da dove cominciare? Ecco alcuni KPI (indicatori chiave di prestazione) per aiutarti a capire il modo in cui le aziende dovrebbero analizzare l'elaborazione delle fatture:

  • Turnaround della fattura: un'azienda di medie dimensioni, che riceve oltre 3000-5000 fatture, impiega circa 25 giorni per elaborare manualmente una singola fattura. Con l'automazione AP, questo è stato notevolmente ridotto.
  • Costo per fattura: quando consideri cosa pagare al tuo dirigente AP per elaborare una singola fattura, assicurati di includere i costi del personale e di archiviazione. Metriche come le penali per il ritardo e le discrepanze nelle fatture possono sommarsi a questo importo.
  • Sconto per pagamento anticipato: uno sconto per pagamento anticipato è una metrica favorevole offerta alle aziende in cambio di un pagamento ragionevole. Ad esempio, molti fornitori offriranno uno sconto dall'1% al 2% al mese se i pagamenti vengono effettuati prima.
  • Commissione per il ritardo : in genere, la tipica commissione per il ritardo riscossa per lo sdoganamento in ritardo è di circa l'1,5% dell'importo totale della fattura.
  • Pagamenti duplicati: a volte, le fatture presentano una discrepanza nell'addebito di un servizio o di un bene due volte. Quando non viene rilevato, può portare a doppi pagamenti o perdite di spesa.

Un software di automazione della contabilità fornitori funziona secondo questo diagramma di flusso. Elabora grandi volumi di dati di fatturazione e transazioni finanziarie tra aziende e fornitori esterni.

G2 Grid per il software di automazione della contabilità fornitori

Best practice per l'elaborazione delle fatture

Durante il passaggio da un sistema manuale a un sistema digitalizzato, è necessario tenere a mente alcune best practice. Piccole manovre nel tuo software possono aiutarti a semplificare le sfide più grandi.

  1. Integrazione ERP: i sistemi ERP possono archiviare tutti i documenti di contabilità fornitori, come file PO aperti, documenti di spedizione, fatture e rapporti di ricezione. Le migliori soluzioni di elaborazione delle fatture possono essere integrate con il tuo stack ERP per migliorare i tuoi flussi di lavoro aziendali.
  2. Gestione del flusso di cassa: l'elaborazione rapida delle fatture può gestire il flusso di cassa operativo e persino ridurre le spese esplicite. La scelta del miglior meccanismo di controllo per i dati della fattura durante tutto il processo può ottimizzare gli equivalenti di cassa.
  3. Prevenzione delle frodi: i professionisti della contabilità fornitori devono essere responsabili della prevenzione di frodi, imprecisioni o scadenze mancate nelle fatture. La notifica ai membri responsabili in tempo reale durante l'intero ciclo di vita dell'elaborazione è fondamentale.
  4. Competenza finanziaria: la persona che gestisce le integrazioni dei pagamenti con il software di automazione AP deve essere estremamente ben organizzata e conoscere i vari termini finanziari.
  5. Abbinamento a 2 e 3 vie: prima che i dettagli vengano inseriti nel software di gestione delle fatture , il personale del conto fornitori può eseguire l'abbinamento a 2 o 3 vie utilizzando "guarda e confronta" per verificare le fatture.

Corrispondenza a 2 vie contro corrispondenza a 3 vie

L'abbinamento delle fatture a due e tre vie è un processo di verifica delle fatture in più passaggi che aiuta nei seguenti aspetti. Entrambe queste tecniche vengono utilizzate per affermare se la fattura generata dal fornitore è autentica o meno.

2 vie contro 3 vie

L'abbinamento bidirezionale si verifica quando uno specialista della contabilità fornitori verifica che i beni e i servizi ordinati tramite un ordine di acquisto siano riportati nella fattura. Alcune aziende fanno un ulteriore passo avanti in questo processo eseguendo la corrispondenza a tre vie.

L'abbinamento a tre vie include la verifica dell'ordine d'acquisto e della fattura con i documenti di ricezione. Questi documenti sono in genere documenti di trasporto, ricevute di vendita, documenti di spedizione o ricevute di ordini.

Anche se la corrispondenza a 2 o 3 vie viene eseguita centinaia di volte, i dirigenti perdono date, valori o formule importanti che alla fine costano una fortuna.

Il futuro dell'elaborazione delle fatture

L'elaborazione delle fatture è progredita notevolmente negli ultimi anni grazie alle soluzioni di automazione AP. Le aziende sono state in grado di ridurre i costi della manodopera, accelerare il turnaround delle fatture e migliorare i costi opportunità.

Le soluzioni automatizzate aiutano a registrare le voci delle fatture nella contabilità generale e a semplificare i controlli mese per mese molto più velocemente, per ridurre gli errori umani. Gestire le finanze in modo intelligente attira sempre investimenti futuri e venture capitalist.

Molte organizzazioni ora prevedono l'intelligenza artificiale   tecniche come la visione artificiale per rilevare le categorie di fatture e ordinarle per i dettagli del fornitore o del venditore. Nel corso dei prossimi due anni, questo si sarebbe concretizzato.

Rafforzare i legami e le forniture.

Più sei puntuale con i pagamenti, migliore sarà la tua posizione nel mercato dei fornitori. Un brutto passaparola può potenzialmente compromettere la tua posizione per anni e svalutare le tue risorse in servizio. Quindi, è meglio cancellare le quote in tempo e stabilire una buona reputazione.

Ottimizza le tue operazioni di gestione delle spese in ogni fase del ciclo del fornitore procure-to-pay con il software di contabilità .