员工文件管理：整理公司记录

已发表: 2021-10-18

人力资源部门通常是包含敏感信息的复杂文档的所在地。

这些文件可以在一个装满员工记录的文件柜内杂乱无章。 或者，借助员工文档管理系统，它们可以安全、可靠且井井有条地保存。

什么是员工文件管理？

员工文档管理，有时称为 HR 文档管理，是在保持合规的同时保留、归档、组织或销毁公司记录和员工信息的过程。

通过有效的员工文档管理  人力资源服务交付软件  便于搜索、存储和管理所有员工数据。 这样，如果您需要访问文件或员工记录，您可以快速找到它，而无需筛选无休止的文书工作。

如何设置员工文档管理

一旦您了解了必要的步骤，创建员工文档管理策略就很容易。 以下是如何开始。

1.确定必要的文件

首先，确定您的企业收集的文件和记录。 这些文件通常与部门处理的人力资源职能有关。

这些必要的人力资源文件通常是：

  • 招聘文件：与面试笔记、职位描述、申请和简历相关的任何内容，以及  入职前检测结果。
  • 安全和事故报告：详细说明医疗记录、工人赔偿和事故报告的文书工作。
  • 招聘文件：与新员工入职、雇佣合同和 I-9 相关的记录。
  • 员工记录：签署的员工手册、政策变更、竞业禁止协议、人事档案或明确的人力资源政策。
  • 培训材料：与员工培训计划相关的记录和资源。
  • 工资单文件：考勤记录、税表、考勤表和工资单。
  • 离开文件：有关的请求  带薪休假、休假或带薪育儿假。
  • 福利文件：有关计划、注册文件和各种优惠的信息。
  • 残疾记录：请假申请表、残疾信息和特定住宿请求。
  • 员工档案：与绩效评估、薪酬记录、失业记录和晋升文件相关的任何内容。

2.定义访问限制

一些人力资源文件是机密文件或需要限制特定员工的访问权限。 在组织文件时，您需要定义访问需求。

要控制对记录的访问，请考虑是否所有员工、经理或仅 HR 部门都需要访问文档。 您还可以根据这些人可能需要这些文件的时间和频率来确定权限。 此外，请考虑您希望这些人如何访问这些特定文档。

3. 识别信息过期

作为一名忙碌的人力资源专业人士，一次创建一个文档并完成它会很有帮助。

通常情况并非如此，因为有时这些文件中的数据有过期日期。 此外，有时由人力资源团队决定在文档失效之前将其保留特定时间。 在设置员工文档管理时，请考虑查看哪些文件具有到期日期并设置到期时间提醒。 案例管理还可以帮助确定特定问题的开始和结束。

要识别过期文件，请询问以下内容：

  • 组织是否需要依法保存某些文件？
  • 您需要保留这些文件多长时间？
  • 是否有可能触发完全处置文档的事件？
  • 过期后保留文件是否有任何法律责任？

4. 确定安全级别

当您简化文档管理流程时，您会发现一些记录比其他记录需要更多的安全性和保护。 例如，这些文件中的某些信息可能受法律保护，例如需要与员工文件夹分开保存的医疗和残疾信息。

此外，如果文件已过期或不再需要由组织保存，如何丢弃它？ 一些文件，比如过时的培训文件，可以简单地丢弃。 那些包含过去或现在员工的个人信息的文件应该被粉碎。

5. 制定存储和归档文件的计划

一旦您对文件所需的安全性有了更好的了解，您就可以继续进行文件管理。 您需要确定哪些文件将保留为纸质副本（就像您最终需要粉碎的文件一样）以及哪些文件可以以数字方式存储。 如果您可以完全无纸化，这可能是最简单的选择。

然后，您可以决定如何对文件进行分组。 例如，员工可以访问包含有关保险或税收关键信息的资源库，而经理和团队负责人可以访问员工记录。

6.利用软件

当您的组织花时间寻找合适的 HR 服务交付软件时，可以轻松利用此工具来简化员工文档管理。 您需要的所有文件都将放在一个位置，从而可以轻松地为最需要的记录设置参数、限制和安全设置。

员工文件管理系统的好处

无论您的组织或行业如何，在您的人力资源团队中实施员工文档管理系统都有很多好处。

保持合规

人力资源文件文档管理系统的主要好处之一是它允许组织保持安全和合规。 这些系统使人力资源团队可以轻松查看哪些文件已归档、丢失、过期或合规。 拥有全面的文档存储系统有助于确保您的组织符合所有相关要求。

法律保护

当涉及到您的整体业务需求时，您总是希望保持在法律的约束范围内。 由于许多联邦法律要求雇主存储某些员工记录，因此绝对必须使用具有员工文档管理功能的软件。 除了这些联邦要求之外，您还必须能够随时访问员工文件以回答某些诉讼、监管审计和询问以及员工投诉。

例如，如果员工对您的组织提出歧视投诉，HR 可能需要参考过去的绩效评估、薪酬数据和出勤记录。 如果投诉变成法律调查并涉及平等就业机会委员会 (EEOC)，人力资源团队可以利用这些记录来保护组织免受诉讼。

维护安全和隐私

某些员工记录必须安全存储，而另一些则有特定的保留期限，因此最好将所有这些记录保存在一个地方。 法律要求雇主保护敏感的员工数据，例如与医疗信息有关的文件、有关残疾的详细信息、社会安全号码和其他个人信息。

拥有员工文档管理系统将具有满足这些法律要求的安全协议。

文档系统中与安全和隐私相关的功能通常包括：

  • 锁定物理文件
  • 在不使用时保护计算机和其他设备
  • 使用密码和加密设置保护电子数据

提高人力资源生产力
当 HR 部门可以轻松搜索文档并提高员工文件的一致性时，他们的工作效率会更高。 他们将能够花更少的时间在文件柜或装满杂乱文件的盒子中搜索，并花更多的时间来完成日常工作，例如管理  职员之间的关系。

例如，想象一下管理员工任务（如内部调动或搬迁）所花费的时间和精力。 确保他们的所有文件都在一个地方可以帮助使移动管理成为一个更简单的过程。

改进工作流程

自动化将纸质文件转换为电子文档的过程改善了人力资源部门以及其他经理和高管人员的工作流程。 无论何时需要重要的员工记录，或何时必须更改  福利管理  政策，这样做可以快速有效地完成。

除了改善 HR 团队和其他经理的工作流程外，将这些文件安全地组织和存储在基于云的文档管理系统中，员工可以轻松访问他们需要的文档，而无需向 HR 团队寻求帮助.

员工文件管理系统的挑战

另一方面，实施员工文档管理系统会带来一些挑战。 主要挑战之一是培训过程与首次使用新流程齐头并进。 除了投资这款新软件外，您还需要投入时间和精力来培训您的员工如何以合规和安全的方式使用它。

根据您的企业选择的工具，从纸质文件到无纸化文件也可能需要时间。 这需要一些时间来适应，并且需要完全提升才能享受到好处。

迈向数字化工作场所

停止花费数小时寻找重要的员工文件，并利用员工文件管理。 你会发现自己在问，“我把那张纸放在哪里了？” 少得多，而是有更多时间专注于确保正确的流程到位以取得成功。

在您的员工文档管理系统中拥有所有重要文件后，看看您还可以如何提高组织的人力资源合规性。