Etkili iç iletişim, genel üretkenliği, çalışan bağlılığını ve çalışanların şirketlerine karşı genel tutumunu iyileştirir. Birçok şirket, çalışanlarıyla her zaman düzenli iletişim halinde olduklarını belirtmektedir. Ancak, nasıl kontrol edilir? Hangi içerik iç iletişimi iyileştirebilir?

İçerik, herhangi bir şirketin büyümesinin önemli bir bileşenidir. Satış, promosyon ve iç iletişim dahil olmak üzere çeşitli işlevlere hizmet eder.

Etkili olması için sadece şirketin iç politikalarına değil, aynı zamanda genel kurallara, üslup ve gramer kurallarına da bağlı olmalıdır.

İç İletişim Nedir?

İç iletişim, aynı şirket içindeki çalışanlar veya departmanlar arasındaki iletişim olarak kabul edilir. Aşağıdakiler dahil birçok biçimde olabilir:

• röportajlar;
• Çalışan/iş konseyleri;
• Toplantılar;
• notlar;
• Dahili şirket blogu;
• Takım brifingleri vb.

İç İletişim Neden Önemlidir?

Çalışanlarla iletişim şirketiniz için kritik öneme sahip olsa da, çeşitli temel performans göstergelerini (KPI'lar) kullanarak onların katılımını da izlemelisiniz. Çalışan bağlılığı söz konusu olduğunda, verileri analiz etmek ve temel performans göstergelerini ölçmek, şunları anlamanıza yardımcı olacaktır:

• İçeriğinizin etkinliği nedir;
• Şirketinizin iletişim tarzının düzeltilmesi gerekip gerekmediği;
• İç iletişimin işletmenin diğer alanlarını nasıl etkilediği.

Dolayısıyla, şirketinizin bir iç iletişim stratejisi yoksa, şimdi bir tane oluşturmanın zamanı geldi. İşletmenizde zaten varsa, doğru yoldasınız. Ancak durumu iyileştirmek ve doğru raporlar oluşturmak için aşağıda listelenen temel performans göstergelerinin doğru bir şekilde izlenmesini sağlamalısınız.

İç İletişimin İzlenmesi İçin Temel Performans Göstergeleri

Şirketiniz, diğer tüm departmanlar gibi, iç iletişim için temel performans göstergelerini düzenli olarak (haftalık, aylık veya üç ayda bir) izlemelidir.

Ayrıca, KPI'ların şirketinizin genel iletişim hedefleriyle nasıl ilişkili olduğunu ve değişikliklerin gerekli olup olmadığını belirlemek için her üç ayda bir daha derinlemesine bir analiz yapılmalıdır. İç iletişiminizde izlemeniz gereken birkaç şey var.

Açılışınızın ve Tıklama Metriklerinizin Kaydını Tutun

Dahili iletişim, dijital pazarlama ekiplerinin açılış ve tıklama derecelendirmeleri için pazarlama e-postalarını ölçtüğü şekilde ölçülmelidir. Bu metrikleri izlemek size aşağıdakiler gibi yararlı bilgiler sağlar:

• Bu mesajların en iyi çalıştığı zaman;
• En fazla etkileşimi sağlayan konular ve içerik satırları.

Tüm bu bilgileri bilmek, şirketinizin çalışanlarına daha etkili bir şekilde ulaşmasına ve kuruluşunuzun öğrendiği bilgi miktarını artırmasına yardımcı olabilir.

Görüntüleme Sayısını Say

İç iletişim söz konusu olduğunda, çalışanları her zaman yalnızca şirket haberleriyle beslemek istemezsiniz. Paylaşılan gönderiler, istisnai blog içeriği (şirketin ve üçüncü taraf bloglarından) veya sektör haberlerini içermelidir.

Her durumda, kuruluşunuz kaç çalışanın bu içeriği iş arkadaşları, iş arkadaşları veya sosyal medyada görüntülediğini ve paylaştığını izlemelidir. İçeriğin veya bilgilerin onlar için ne kadar yararlı veya ilgi çekici olduğunun bir göstergesidir.

İyi İç İletişimi Nasıl Yazıyorsunuz?

Artan, hiç bitmeyen bir bilgi akışı ve alışverişi çağında yaşıyoruz. Her dakika farklı içerikte milyonlarca mesaj gönderiliyor ve alınıyor. Aynı zamanda bilgi alışverişi mesai saatleri içinde dahi durmuyor.

Örneğin, çalışanlar genellikle e-postalarını saatte 36 kez kontrol ederek değerli zamanlarını iç iletişime ve kritik sorunları çözmeye ayırırlar. Ancak şirketin içeriğinin tamamı çalışanları için ilgi çekici değildir.

Sorunu çözmek ve iletişimi olabildiğince etkili kılmak için bu basit ipuçlarını izleyin.

En Etkili İç İletişim Kanalını Seçin

Oluşturulan her metin iletişim öğesi belirli bir amaca hizmet etmelidir. Ancak mesajınızın alıcınıza ulaşması için mesajınızı ileteceğiniz en uygun kanalı seçmelisiniz. Bir haberci, bir e-posta veya dahili bir şirket blogu olabilir.

Dahili blog, şirket için merkezi bir bilgi merkezi veya 'sanal bülten tahtası' işlevi görerek tüm çalışanların ofiste ve çevresinde neler olup bittiğiyle ilgili döngüde kalmasını sağlar. Aynı zamanda blog, bir organizasyon içinde herkesin soru sorabileceği ve daha hızlı ve daha akıllı kararlar almak için ihtiyaç duyduğu bilgileri alabileceği yeni, şeffaf, iki yönlü bir iletişim kanalı açar. Dahili blog sezgiseldir ve kullanımı kolaydır, bu nedenle herkes hızlı bir şekilde dahil olabilir, bu da dahili bir iletişim aracı olarak bu kadar iyi çalışmasının nedenlerinden biridir.

Kendinize Birkaç Soru Sorun

Metin yazmaya başlamadan önce, birkaç soruyu yanıtlamanız gerekir. Her şeyden önce, iç hedef kitleye iletmek istediğiniz bilgileri belirtin. Şu anda hangi bilgilerin kritik olduğunu belirleyin.

Mantıksal bir düzende yapılandırarak bilgi algılama sürecini kolaylaştırın. Şu anda şirket için önemli olan bir sorunu açıklayın.

Tonu Ayarlama

Doğru ton, içeriğinizin başarı faktörlerinden biridir. Bazı durumlarda, resmi olmayan ton, ekibinizle bağlantı kurmanıza ve moralinizi yükseltmenize yardımcı olabilir.

Anında çözüm, düşük performans veya personelin derhal harekete geçmesini gerektiren sorunlarla başa çıkmada daha resmi bir ton etkilidir. İçeriğinizin yalnızca bir harekete geçirici mesaj içermesi değil, aynı zamanda belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için gereken adımları ve önlemleri açık bir şekilde tanımlaması çok önemlidir.

İçeriğinizi Unutulmaz Hale Getirin

Gerekli metin malzemesini yazmayı bitirdikten sonra, birkaç dakikanızı ayırıp iyice gözden geçirin. Unutulmaz notları not edin. Mesajınızda özellikle önemli olmayan ne gözden kaçmış olabilir?

Metni okuduktan sonra en çok neyi hatırlıyorsunuz? Metninizin hedef işlevlerini ne kadar iyi yerine getirdiğini değerlendirmeniz yalnızca birkaç dakikanızı alacaktır. Noktalar veya kısa cümleler kullanarak yazılı içeriği daha akılda kalıcı hale getirebilirsiniz. Uzun paragraflar kullanmaktan kaçının.

Fikirlerinizi Desteklemek İçin Sayıları Kullanın

Kelimeler güçlü olabilir. Rakamların ise insanları ikna etmenin bir yolu var. Ancak durumun veya sorunun “küreselliğini” anladıklarında kendilerini harekete geçmeye ve daha motive olmaya mecbur hissedeceklerdir. İlgi alanları, grafikler ve çizelgeler şeklindeki metrikler, çalışanları görevlerini daha etkin bir şekilde gerçekleştirmeye ikna etmek için kullanılabilir.

Ekibinizle iletişim kurun ve mesajlarınızdaki mevcut durumu ve belirli bir zaman diliminde ne kadar büyüme beklediğinizi yansıtan metrikleri vurgulayın. Rakamlar çalışanlara ek motivasyon sağlar, daha net bir çerçeve ve zaman çizelgesi tanımlar ve böylece hedefi spekülatif olmaktan çok ulaşılabilir kılar.

Şirket Şeffaflığı

Şirketin hedeflerinin şeffaflığı, şirket başkanı ve çalışanları arasında aşırı gizliliği önler. Çalışanlarınızı motive etmek ve şirketin genel işleyişindeki rollerini anlamalarına yardımcı olmak için, orta yönetim yerine doğrudan onlara bilgi vererek onları her şey hakkında güncel tutun.

Çalışanlar, yönetime inanmalarına ve “herkesin yararına” çalışmalarına olanak tanıyan güvene dayalı ve şeffaf ilişkilerle motive edilir.

Dahili İletişim İçin Açık Beklentiler Belirleyin

Çalışan mesajınızı aldıktan sonra ne olacağını düşünüyorsunuz? Yanıt gerektirmeyen e-postaları silecek veya yanıtlayacaktır.

Yazılı içeriğinizi bitirdiğinizde, çalışandan ne beklediğinizi ve sonraki eylemlerini her zaman belirtmelisiniz. Bu, geri bildirim, amacın kanıtı veya mektubun içeriğinin kısa bir açıklaması olabilir (hedefi anlayıp anlamadığını görmek için).

Çözüm

İç iletişiminizin etkinliğini değerlendirmek çok önemlidir. İçeriği göndermeden önce bir hedef belirleyin ve teslim edildikten sonra hedeflerinizin karşılanıp karşılanmadığını değerlendirin. Ayrıca çalışanlarınıza hangi iletişim yöntemlerini tercih ettiklerini soruyorsunuz.

Etkili olmak ve onu okuyan kişiden geri bildirim almak için materyal iyi olmalıdır, bu da içeriğin açık, özlü ve bakış açınızı yansıtması gerektiği anlamına gelir. Bir şey yayınlamadan önce daima kendinize hedefinizin ne olduğunu sorun. Yazılı materyalinizi kolay okunur hale getirin ve çalışanların ana mesajı kolayca kabul edebilmesi için hedeflerinizi karşıladığından emin olun.

Ayrıca, veri alışverişi açısından iletişimin iyileşip gelişmediğini görmek için yukarıda açıklanan ölçümleri düzenli olarak kullanın. Çalışanlarla hangi iletişim yöntemlerinin işe yaradığını anlamak, gelecekteki içerik stratejilerinin geliştirilmesine yardımcı olur.

Halihazırda bir yazıyı tamamladıysanız ancak kalitesinden emin değilseniz, Best Writers Online gibi bir makale inceleme hizmetinden yazma yardımı alabilirsiniz.