Proje Yönetimi Sırasında Kullanılacak İletişim Teknikleri

Yöneticilerin ihtiyaç duyduğu en önemli niteliklerden biri çalışanlarla güçlü iletişim kanalları oluşturmaktır.

Sağlam iletişim yöntemleriyle güven, saygı ve anlayış üzerine kurulu iş ilişkileri geliştirebilirsiniz. Ve bu, standart ve başarılı yönetim arasındaki fark olabilir.

Proje yönetimi sırasında kullanılacak en iyi iletişim tekniklerini keşfedin. Ve işyeri morali ve başarısı yaratmada izlenecek yöntemler.

İyi bir iletişim tekniği olarak kabul edilen nedir?

Proje yönetimi sırasında kullanılan üç ana iletişim tekniği vardır:

1. Etkileşimli iletişim.
2. İletişimi çekin.
3. İletişimi zorlayın.

Etkileşimli iletişim

Yöneticilerin hassas veya değerli verileri ifşa etmesi gerektiğinde etkileşimli iletişim kullanılır. Normalde, bilgiler mümkün olan en kısa sürede onaylanır ve şu yollarla paylaşılabilir:

• Telefon çağrıları.
• yüz yüze toplantılar
• Video konferanslar.

Toplumsal ve ekonomik değişimler sırasında, yeni iletişim yöntemlerine uyum sağlamayı öğrendik.

Uzaktan işe başlama, evlerimizden çalışma ve sanal olarak müşteri oluşturma, tümü yeni normalleştirilmiş iş uygulamalarıdır. Ve etkileşimli iletişim, dünya çapındaki işletmelerde bunun ön saflarında yer aldı.

'Yüz yüze' görüşme artık teknolojik gelişmelerle sanallaştırıldı. Ve bu toplantılarda yine de okuma ortamları, beden dili, hatta ses tonu gibi şeyleri yansıtabilirsiniz.

Etkileşimli iletişim, belirli müşteri ihtiyaçlarını ölçmek için harika bir araçtır. Ayrıca, devam eden projeler için yeni veriler veya güncellemeler sunmak için en iyi yöntemdir. Özellikle proje çalışanları, müteahhitler veya komisyoncular gibi hayati bilgilere gecikmeden ihtiyaç duyanlar için.

Dahili bloglama

Daha açık bir iş yeri kültürü oluşturmak istiyorsanız, dahili bloglamayı tanıtmayı düşünmelisiniz.

Çalışanların yeni işyeri gelişmeleri ve projeleri yayınlamasına ve bunlara ayak uydurmasına olanak tanıyan harika bir araçtır.

Dahili bloglama, mevcut dijital dünyamızda iletişim için en önde gelen yöntemlerden biri olarak sayılıyor. Sanal bir yazılı form, kendimizi tamamen yeni bir platform ve izleyici üzerinde ifade etmemize ve paylaşmamıza olanak tanır.

Süslü bir bülten tahtası veya aylık bülten gibi gelebilir. Ancak dahili bloglama, daha önce hiç olmadığı kadar içerik paylaşımı için bir platform barındırıyor. İster bir iş yeri hackiyle ilgili kısa bir gönderi, ister yeni bir projeyle ilgili kısa bir blog yazısı olsun, bunun gibi bir iletişim, işyerinde bağ ve bağlılığı çağrıştırır.

Microsoft, Whole Foods ve Facebook gibi küresel ölçekteki işletmelerin tümü dahili blog yazmayı savunuyor ve çok da kötü durumda değiller. İşletmenizde neden dahili bir blog başlatmayı düşünmeniz gerektiğini okuyun.

İletişimi itin

Anında yanıta gerek kalmadan bilgi veya veri göndermek için anlık iletişim kullanılır. Push iletişimi için kullanılan bazı yöntemler şunları içerir:

• E-postalar.
• Bültenler ve bültenler.
• Proje planları ve şablonlar.

Push iletişimi yoluyla gönderilen bilgiler normalde 'zaman açısından kritik' değildir. Genellikle proje anahatlarını veya plan güncellemelerini göndermek için kullanılır.

Her türlü işyeri iletişiminde push yöntemine bağlı kalmamalısınız. Müşterilerden veya proje üyelerinden alıcı iletişime izin vermez. Ve çalışanlar, tek taraflı iletişim biçimini oldukça ihmalkar görebilirler.

İdeal olarak, anlık iletişim, aylık haber bültenleri veya proje değerlendirmeleri gibi şeylerde kullanılmalıdır. Ayrıca müşterilere bilgi ve incelemeler gönderirken.

İletişimi çekin

Çekme iletişimi, istediğimiz zaman bilgi ve veriye ulaşmamızı sağlar. Çekme iletişiminin bazı örnekleri şunları içerebilir:

• Web siteleri ve açılış sayfaları.

• Bilgi tabanı.

• Yönetim yazılımı ve uygulamaları.

Müşterilerin proje bilgilerine kendi boş zamanlarında erişmek istediklerinde özellikle yararlı olduğu kanıtlanmıştır. Veya bilgilerin müteahhitlere iletilmesi gerektiğinde. Siz ve proje üyeleriniz veya müşterileriniz arasındaki net bir güven ve şeffaflık seviyesini temsil eder.

Projeler sırasında iyi iletişimi nasıl sağlayabilirim?

İş dünyasında her üç iletişim tekniğini de kullanmalısınız.

Ve elbette, müşterinize ve onların hizmet ihtiyaçlarına da bağlıdır. Bu örnek adımlar, iyi bir işyeri iletişimi oluşturmaya yardımcı olabilir.

• Anında aktarma ve yanıt gerektiğinde etkileşimli iletişim kullanın.

• Büyük miktarda bilgi sunarken çekme iletişimini kullanın.

• İstemciler ve proje üyeleri erişilebilirlik istediğinde push iletişimini kullanın.

Projeler sırasında iyi iletişimin sağlanmasına yardımcı olmak için içselleştirebileceğiniz bazı ek teknikler vardır.

Düzenli olarak toplantılar yapın

Herkesin proje zaman çizelgeleri ve başarılarından haberdar olmasını sağlamanın en etkili yollarından biri düzenli iletişimdir.

Düzenli toplantılar düzenlemek, paylaşılan anlayışı artırmak için kanıtlanmış bir yöntemdir. Bu özellikle son tarihler, hedefler ve değişiklikler gibi bilgiler için önemlidir.

Toplantı sadece yöneticilerin bilgi sunmalarına değil, aynı zamanda proje üyelerinin kendilerini ifade etmelerine de olanak tanır. Bu zamanı proje hakkında fikir ve sorular sormak için kullanabilirler. Hatta üretim sırasında karşılaştıkları sorunları ve endişeleri dile getirin.

Bunun gibi toplantılar rehberlik ve destek sağlamak için harika bir yöntem olabilir. Bu, çalışanların kendilerine değer verildiğini, saygı duyulduğunu ve ilgilenildiğini hissetmelerine yardımcı olabilir - işverenlere ve yöneticilere düşen temel bir yasal görevdir.

Ancak, bu toplantıları, noktalara açıklamalar ekleyerek ve her biri için makul bir süreye bağlı kalarak düzenlemek akıllıca olacaktır. Ayrıca, insanların projeyle ilgili her türlü fikir ve soruyu paylaşabilecekleri bir şema sunabilirsiniz.

Kesin ve net iletişimi hedefleyin

Hemen ve tereddüt etmeden yapılan her talebi yerine getirmek imkansız olabilir. Ancak güncellemeleri ve geri bildirimleri ilettiğinizde, bunları net ve hassas bir şekilde sunduğunuzdan emin olun.

Yüz yüze iletişim sırasında, özellikle yanıtları geri gönderirken zaman kaybetmemeye dikkat edin. Bu şekilde yanan sorular yanıtlanır ve projeler tamamlanmaya doğru devam edebilir.

Aşağıdakileri göz önünde bulundurarak yanıtınızı özetlemek için biraz zaman ayırın:

• Kiminle konuşuyorsunuz (çalışanlar, müşteriler, müşteriler vs. mi?).

• Geri bildiriminize ne kadar sürede ihtiyaç duyarlar?

• Ek bilgi gerekiyorsa (önceden ele alınması gereken talepler var mı?).

Tüm istek ve görüşleri dinleyin

Öneri kutusundaki her fikri takip etmenizi istemiyoruz. Ama herkesin fikrini dinlemeye ve onları dikkate almaya çalışın.

Bir fikir veya bakış açısı hakkında paylaşılan bir bakış açısı, onu bilinçaltınızla değerlendirmekten daha verimli olabilir. Çalışanlarınız, fikirlerini değerlendirmek ve kapsamlı geri bildirim sağlamak için zaman ayırdığınız için size saygı duyacaktır.

İşyeri iletişimi için mükemmel model diye bir şey yoktur. Farklı yöntemler, farklı işletme türlerine uyacaktır.

İşyeri kültürü, çalışan davranışı ve çıktısının tonunu belirler. Bu nedenle, şirket kurulumunuza uyan en iyi formu denemek ve kullanmak size kalmıştır. En iyi yöntemi oluşturarak çalışan bağlılığını, iş başarılarını ve müşteri bağlılığını önemli ölçüde artırabilirsiniz.

Her bağ güçlendikçe, iyi iletişimin sonuçları olağanüstü proje tamamlama ve iş ardıllığına dönüşecektir.