La comunicación interna efectiva mejora la productividad general, el compromiso de los empleados y la actitud general de los empleados hacia la empresa. Muchas empresas afirman que siempre mantienen un contacto regular con sus empleados. Pero, ¿cómo comprobarlo? ¿Qué contenidos pueden mejorar la comunicación interna?

El contenido es un componente esencial del crecimiento de cualquier empresa. Cumple una variedad de funciones, incluidas las ventas, la promoción y la comunicación interna.

Para ser efectivo, debe cumplir no solo con las políticas internas de la empresa, sino también con las reglas generales y las pautas estilísticas y gramaticales.

¿Qué es la comunicación interna?

La comunicación interna se considera comunicación entre empleados o departamentos dentro de una misma empresa. Puede tomar muchas formas, incluyendo:

• entrevistas;
• consejos de empleados/trabajo;
• Reuniones;
• notas;
• Blog interno de la empresa;
• Reuniones de equipo, etc.

¿Por qué son importantes las comunicaciones internas?

Si bien la comunicación con los empleados es fundamental para su empresa, también debe realizar un seguimiento de su compromiso utilizando varios indicadores clave de rendimiento (KPI). Cuando se trata del compromiso de los empleados, el análisis de datos y la medición de indicadores clave de rendimiento lo ayudarán a comprender:

• Cuál es la efectividad de su contenido;
• Si es necesario modificar el estilo de comunicación de su empresa;
• Cómo afecta la comunicación interna a otras áreas del negocio.

Entonces, si su empresa carece de una estrategia de comunicación interna, ahora es el momento de crear una. Si tu negocio ya lo tiene, estás en el camino correcto. Sin embargo, para mejorar la situación y generar informes precisos, debe asegurarse de que los indicadores clave de rendimiento que se enumeran a continuación se controlen con precisión.

Indicadores clave de rendimiento para las comunicaciones internas a monitorear

Su empresa, como cualquier otro departamento, debe monitorear los indicadores clave de rendimiento para las comunicaciones internas con regularidad (semanal, mensual o trimestral).

Además, se debe realizar un análisis más profundo cada trimestre para determinar cómo se relacionan los KPI con los objetivos generales de comunicación de su empresa y si se requieren cambios. Hay algunas cosas que debe realizar un seguimiento en su comunicación interna.

Mantenga un registro de sus métricas de apertura y clic

Las comunicaciones internas deben medirse de la misma manera que los equipos de marketing digital miden los correos electrónicos de marketing por sus calificaciones de apertura y clic. El seguimiento de estas métricas le proporciona información útil, como:

• El momento en que estos mensajes funcionan mejor;
• Temas y líneas de contenido que provocan la mayor interacción.

Conocer toda esta información puede ayudar a su empresa a llegar a los empleados de manera más efectiva y aumentar la cantidad de información que aprende su organización.

Cuente el número de vistas

Cuando se trata de comunicaciones internas, no siempre desea alimentar a los empleados solo con noticias de la empresa. Las publicaciones compartidas deben incluir contenido de blog excepcional (de blogs de la empresa y de terceros) o noticias de la industria.

En cualquier caso, su organización debe realizar un seguimiento de cuántos empleados ven y comparten este contenido con compañeros de trabajo, colegas o en las redes sociales. Es una indicación de cuán útil o intrigante fue para ellos el contenido o la información.

¿Cómo se escribe una buena comunicación interna?

Vivimos en una era de flujo e intercambio de información creciente e interminable. Cada minuto, se envían y reciben millones de mensajes con contenido variable. Al mismo tiempo, el intercambio de información no cesa ni siquiera durante las horas de trabajo.

Los empleados, por ejemplo, normalmente revisan sus correos electrónicos 36 veces por hora, dedicando un tiempo valioso a la comunicación interna y resolviendo problemas críticos. Sin embargo, no todo el contenido de la empresa para sus empleados es interesante.

Siga estos sencillos consejos para solucionar el problema y hacer que la comunicación sea lo más eficaz posible.

Elija el canal de comunicación interna más efectivo

Cada elemento de comunicación de texto que se crea debe tener un propósito específico. Sin embargo, para que su mensaje llegue a su destinatario, debe seleccionar el canal más conveniente para la entrega de su mensaje. Puede ser un mensajero, un correo electrónico o un blog interno de la empresa.

El blog interno actúa como un centro de información central o un "tablón de anuncios virtual" para la empresa, lo que permite a todos los empleados mantenerse al tanto de lo que sucede dentro y alrededor de la oficina. Al mismo tiempo, el blog abre un canal de comunicación bidireccional nuevo y transparente dentro de una organización, donde todos pueden hacer una pregunta y obtener la información que necesitan para tomar decisiones más rápidas e inteligentes. El blog interno es intuitivo y fácil de usar, por lo que todos pueden incorporarse rápidamente, lo cual es una de las razones por las que funciona tan bien como herramienta de comunicación interna.

Hágase algunas preguntas

Antes de comenzar a escribir el texto, primero debe responder algunas preguntas. En primer lugar, especifique qué información desea transmitir a la audiencia interna. Determine qué información es crítica en este momento.

Facilitar el proceso de percepción de la información estructurándola en un orden lógico. Revelar un problema que actualmente es importante para la empresa.

Estableciendo el tono

El tono adecuado es uno de los factores de éxito de tu contenido. En algunos casos, el tono informal puede ayudarlo a conectarse con su equipo y aumentar la moral.

Un tono más formal es efectivo para tratar problemas que requieren resolución inmediata, desempeño deficiente o acción inmediata por parte del personal. Es fundamental que su contenido no solo contenga un llamado a la acción, sino que también describa claramente los pasos y las medidas necesarias para lograr las metas y objetivos establecidos.

Haz que tu contenido sea memorable

Una vez que haya terminado de escribir el material de texto necesario, tómese unos minutos para revisarlo minuciosamente. Tome nota de las cositas memorables. ¿Qué podría pasarse por alto en su mensaje que no es particularmente importante?

¿Qué es lo que más recuerdas después de leer el texto? Solo le tomará unos minutos evaluar qué tan bien su texto está realizando sus funciones objetivo. Puede hacer que el contenido escrito sea más fácil de recordar usando puntos u oraciones cortas. Evite el uso de párrafos largos.

Use números para respaldar sus ideas

Las palabras pueden ser poderosas. Los números, por otro lado, tienen una forma de persuadir a la gente. Solo cuando reconozcan la “globalidad” de la situación o problema se sentirán obligados a actuar y estarán más motivados. Las métricas en forma de interés, gráficos y diagramas se pueden usar para persuadir a los empleados para que realicen sus tareas de manera más efectiva.

Comuníquese con su equipo y enfatice las métricas en sus mensajes que reflejen el estado actual de las cosas y cuánto crecimiento anticipa durante un período de tiempo determinado. Las cifras brindan una motivación adicional a los empleados, definen un marco y un cronograma más claros y, por lo tanto, hacen que la meta sea alcanzable en lugar de especulativa.

Transparencia de la empresa

La transparencia de los objetivos de la empresa evita el excesivo secretismo entre el titular de la empresa y sus empleados. Para motivar a sus empleados y ayudarlos a comprender su papel en el funcionamiento general de la empresa, manténgalos actualizados sobre todo entregándoles la información directamente en lugar de hacerlo a través de los mandos intermedios.

A los empleados les motivan las relaciones de confianza y transparencia, que les permiten confiar en la gestión y trabajar “en beneficio de todos”.

Establezca expectativas claras para la comunicación interna

¿Qué cree que sucederá después de que el empleado reciba su mensaje? Borrará o responderá a los correos electrónicos que no requieran una respuesta.

Cuando termine su contenido escrito, siempre debe indicar lo que espera del empleado y sus acciones posteriores. Esto podría ser una retroalimentación, una prueba del propósito o una breve explicación del contenido de la carta (para ver si entiende el objetivo).

Conclusión

Es fundamental evaluar la eficacia de su comunicación interna. Establezca un objetivo antes de enviar contenido y luego evalúe si se cumplieron sus objetivos después de entregarlo. También pregunta a sus empleados qué métodos de comunicación prefieren.

Para ser efectivo y recibir retroalimentación de la persona que lo lee, el material debe ser bueno, lo que significa que el contenido debe ser claro, conciso y reflejar su punto de vista. Pregúntate siempre cuál es tu objetivo antes de publicar cualquier cosa. Haga que su material escrito sea fácil de leer y asegúrese de que cumpla con sus objetivos para que los empleados puedan aceptar fácilmente el mensaje principal.

Además, utilice las métricas descritas anteriormente de forma regular para ver si la comunicación ha mejorado en términos de intercambio de datos. Comprender qué métodos de comunicación con los empleados funcionan mejor ayuda en el desarrollo de futuras estrategias de contenido.

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