Una comunicazione interna efficace migliora la produttività complessiva, il coinvolgimento dei dipendenti e l'atteggiamento generale dei dipendenti nei confronti della propria azienda. Molte aziende affermano di mantenere sempre contatti regolari con i propri dipendenti. Ma come controllarlo? Quali contenuti possono migliorare la comunicazione interna?

I contenuti sono una componente essenziale della crescita di qualsiasi azienda. Serve una varietà di funzioni, comprese le vendite, la promozione e la comunicazione interna.

Per essere efficace, deve aderire non solo alle politiche interne dell'azienda, ma anche alle regole generali, alle linee guida stilistiche e grammaticali.

Che cos'è la comunicazione interna?

La comunicazione interna è considerata come la comunicazione tra dipendenti o dipartimenti all'interno della stessa azienda. Può assumere molte forme, tra cui:

• interviste;
• Dipendenti/comitati di lavoro;
• Riunioni;
• Memo;
• Blog aziendale interno;
• Briefing di squadra, ecc.

Perché le comunicazioni interne sono importanti?

Sebbene comunicare con i dipendenti sia fondamentale per la tua azienda, dovresti anche tenere traccia del loro coinvolgimento utilizzando vari indicatori chiave di prestazione (KPI). Quando si tratta di coinvolgimento dei dipendenti, l'analisi dei dati e la misurazione degli indicatori chiave di prestazione ti aiuteranno a comprendere:

• Qual è l'efficacia dei tuoi contenuti;
• Se lo stile di comunicazione della tua azienda deve essere modificato;
• In che modo la comunicazione interna influisce su altre aree dell'azienda.

Quindi, se la tua azienda non ha una strategia di comunicazione interna, ora è il momento di crearne una. Se la tua azienda ce l'ha già, sei sulla strada giusta. Tuttavia, per migliorare la situazione e generare report accurati, è necessario assicurarsi che gli indicatori chiave di prestazione elencati di seguito siano accuratamente monitorati.

Indicatori chiave di prestazione per le comunicazioni interne da monitorare

La tua azienda, come qualsiasi altro dipartimento, dovrebbe monitorare regolarmente gli indicatori chiave di prestazione per le comunicazioni interne (su base settimanale, mensile o trimestrale).

Inoltre, ogni trimestre dovrebbe essere eseguita un'analisi più approfondita per determinare in che modo i KPI sono correlati agli obiettivi di comunicazione generali della tua azienda e se sono necessarie modifiche. Ci sono alcune cose che dovresti tenere traccia nella tua comunicazione interna.

Mantieni un registro delle tue metriche di apertura e clic

Le comunicazioni interne dovrebbero essere misurate nello stesso modo in cui i team di marketing digitale misurano le e-mail di marketing per le valutazioni di apertura e clic. Il monitoraggio di queste metriche fornisce informazioni utili, come ad esempio:

• Il momento in cui questi messaggi funzionano meglio;
• Argomenti e linee di contenuto che suscitano la maggior parte dell'interazione.

Conoscere tutte queste informazioni può aiutare la tua azienda a raggiungere i dipendenti in modo più efficace e aumentare la quantità di informazioni apprese dalla tua organizzazione.

Conta il numero di visualizzazioni

Quando si tratta di comunicazioni interne, non sempre si vuole fornire ai dipendenti solo notizie aziendali. I post condivisi dovrebbero includere contenuti di blog eccezionali (da blog dell'azienda e di terze parti) o notizie del settore.

In ogni caso, la tua organizzazione deve tenere traccia di quanti dipendenti visualizzano e condividono questo contenuto con colleghi, colleghi o sui social media. È un'indicazione di quanto il contenuto o le informazioni siano stati utili o intriganti per loro.

Come si scrive una buona comunicazione interna?

Viviamo in un'era di flusso e scambio di informazioni in aumento e senza fine. Ogni minuto vengono inviati e ricevuti milioni di messaggi con contenuto variabile. Allo stesso tempo, lo scambio di informazioni non cessa nemmeno durante l'orario di lavoro.

I dipendenti, ad esempio, in genere controllano la posta elettronica 36 volte all'ora, dedicando tempo prezioso alla comunicazione interna e alla risoluzione di problemi critici. Tuttavia, non tutti i contenuti dell'azienda per i suoi dipendenti sono interessanti.

Segui questi semplici suggerimenti per risolvere il problema e rendere la comunicazione il più efficace possibile.

Scegli il canale di comunicazione interna più efficace

Ogni elemento di comunicazione testuale che viene creato deve servire a uno scopo specifico. Tuttavia, affinché il tuo messaggio raggiunga il tuo destinatario, devi selezionare il canale più conveniente per la consegna del messaggio. Può essere un messenger, un'e-mail o un blog aziendale interno.

Il blog interno funge da hub informativo centrale o una "bacheca virtuale" per l'azienda, consentendo a tutti i dipendenti di rimanere aggiornati su ciò che accade dentro e intorno all'ufficio. Allo stesso tempo, il blog apre un nuovo canale di comunicazione trasparente e bidirezionale all'interno di un'organizzazione, in cui tutti possono porre una domanda e ottenere le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni più rapide e intelligenti. Il blog interno è intuitivo e facile da usare, quindi tutti possono salire rapidamente a bordo, motivo per cui funziona così bene come strumento di comunicazione interna.

Fatti alcune domande

Prima di iniziare a scrivere del testo, devi prima rispondere ad alcune domande. Innanzitutto, specifica quali informazioni desideri trasmettere al pubblico interno. Determina quali informazioni sono critiche in questo momento.

Facilitare il processo di percezione dell'informazione strutturandolo in un ordine logico. Svelare un problema che è attualmente importante per l'azienda.

Impostazione del tono

Il tono giusto è uno dei fattori di successo dei tuoi contenuti. In alcuni casi, il tono informale può aiutarti a connetterti con la tua squadra e aumentare il morale.

Un tono più formale è efficace nell'affrontare problemi che richiedono una risoluzione immediata, prestazioni scadenti o un'azione immediata da parte del personale. È fondamentale che i tuoi contenuti non solo contengano un invito all'azione, ma descrivano anche chiaramente i passaggi e le misure necessarie per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi prefissati.

Rendi i tuoi contenuti memorabili

Dopo aver finito di scrivere il materiale di testo necessario, prenditi qualche minuto per esaminarlo a fondo. Prendi nota delle curiosità memorabili. Cosa potrebbe essere trascurato nel tuo messaggio che non è particolarmente importante?

Cosa ricordi di più dopo aver letto il testo? Ci vorranno solo pochi minuti per valutare quanto bene il tuo testo sta svolgendo le sue funzioni di destinazione. Puoi rendere i contenuti scritti più memorabili usando punti o frasi brevi. Evita di usare paragrafi lunghi.

Usa i numeri per supportare le tue idee

Le parole possono essere potenti. I numeri, d'altra parte, hanno un modo per persuadere le persone. Solo quando riconoscono la “globalità” della situazione o del problema si sentiranno in dovere di agire e diventeranno più motivati. Le metriche sotto forma di interesse, grafici e diagrammi possono essere utilizzate per convincere i dipendenti a svolgere i propri compiti in modo più efficace.

Comunica con il tuo team e sottolinea le metriche nei tuoi messaggi che riflettono lo stato attuale delle cose e quanta crescita prevedi in un determinato periodo di tempo. Le cifre forniscono ulteriore motivazione ai dipendenti, definiscono un quadro e una tempistica più chiari e quindi rendono l'obiettivo raggiungibile piuttosto che speculativo.

Trasparenza aziendale

La trasparenza degli obiettivi aziendali evita un'eccessiva segretezza tra il capo dell'azienda ei suoi dipendenti. Per motivare i tuoi dipendenti e aiutarli a comprendere il loro ruolo nel funzionamento generale dell'azienda, tienili aggiornati su tutto fornendo informazioni direttamente a loro anziché tramite il middle management.

I dipendenti sono motivati ​​da rapporti di fiducia e trasparenti, che consentono loro di avere fiducia nella gestione e di lavorare “a beneficio di tutti”.

Imposta aspettative chiare per la comunicazione interna

Cosa pensi accadrà dopo che il dipendente avrà ricevuto il tuo messaggio? Eliminerà o risponderà alle e-mail che non richiedono una risposta.

Quando finisci il tuo contenuto scritto, dovresti sempre indicare cosa ti aspetti dal dipendente e dalle sue azioni successive. Questo potrebbe essere un feedback, una prova dello scopo o una breve spiegazione del contenuto della lettera (per vedere se capisce l'obiettivo).

Conclusione

È fondamentale valutare l'efficacia della comunicazione interna. Stabilisci un obiettivo prima di inviare i contenuti, quindi valuta se i tuoi obiettivi sono stati raggiunti dopo la consegna. Chiedi anche ai tuoi dipendenti quali metodi di comunicazione preferiscono.

Per essere efficace e ricevere feedback dalla persona che lo legge, il materiale deve essere buono, il che significa che il contenuto deve essere chiaro, conciso e riflettere il tuo punto di vista. Chiediti sempre qual è il tuo obiettivo prima di pubblicare qualsiasi cosa. Rendi il tuo materiale scritto di facile lettura e assicurati che soddisfi i tuoi obiettivi in ​​modo che i dipendenti possano accettare facilmente il messaggio principale.

Inoltre, utilizza regolarmente le metriche sopra descritte per vedere se la comunicazione è migliorata in termini di scambio di dati. Comprendere quali metodi di comunicazione con i dipendenti funzionano meglio aiuta nello sviluppo di future strategie di contenuto.

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