A comunicação interna eficaz melhora a produtividade geral, o envolvimento dos funcionários e a atitude geral dos funcionários em relação à empresa. Muitas empresas afirmam que sempre mantêm contato regular com seus funcionários. Mas, como verificar isso? Que conteúdo pode melhorar a comunicação interna?

O conteúdo é um componente essencial para o crescimento de qualquer empresa. Ele serve a uma variedade de funções, incluindo vendas, promoção e comunicação interna.

Para ser eficaz, deve aderir não apenas às políticas internas da empresa, mas também às regras gerais, diretrizes estilísticas e gramaticais.

O que é Comunicação Interna?

A comunicação interna é considerada como a comunicação entre funcionários ou departamentos dentro da mesma empresa. Pode assumir muitas formas, incluindo:

• Entrevistas;
• Conselhos de empregados/trabalhos;
• Encontros;
• Memorandos;
• Blog interno da empresa;
• Instruções de equipe, etc.

Por que a comunicação interna é importante?

Embora a comunicação com os funcionários seja fundamental para sua empresa, você também deve acompanhar o envolvimento deles usando vários indicadores-chave de desempenho (KPIs). Quando se trata de engajamento de funcionários, analisar dados e medir os principais indicadores de desempenho ajudará você a entender:

• Qual é a eficácia do seu conteúdo;
• Se o estilo de comunicação da sua empresa precisa ser ajustado;
• Como a comunicação interna afeta outras áreas do negócio.

Então, se sua empresa não tem uma estratégia de comunicação interna, agora é a hora de criar uma. Se o seu negócio já tem, você está no caminho certo. No entanto, para melhorar a situação e gerar relatórios precisos, você deve garantir que os principais indicadores de desempenho listados abaixo sejam monitorados com precisão.

Indicadores-chave de desempenho para comunicações internas a serem monitoradas

Sua empresa, como qualquer outro departamento, deve monitorar os principais indicadores de desempenho para comunicações internas regularmente (semanal, mensal ou trimestral).

Além disso, uma análise mais aprofundada deve ser realizada a cada trimestre para determinar como os KPIs se relacionam com as metas gerais de comunicação de sua empresa e se as mudanças são necessárias. Há algumas coisas que você deve acompanhar em sua comunicação interna.

Mantenha um registro de suas métricas de abertura e clique

As comunicações internas devem ser medidas da mesma forma que as equipes de marketing digital medem os e-mails de marketing por suas classificações de abertura e clique. O acompanhamento dessas métricas fornece informações úteis, como:

• A hora em que essas mensagens funcionam melhor;
• Tópicos e linhas de conteúdo que provocam mais interação.

Conhecer todas essas informações pode ajudar sua empresa a alcançar os funcionários de forma mais eficaz e aumentar a quantidade de informações que sua organização aprende.

Contar o número de visualizações

Quando se trata de comunicação interna, você nem sempre quer alimentar os funcionários apenas com notícias da empresa. As postagens compartilhadas devem incluir conteúdo de blog excepcional (dos blogs da empresa e de terceiros) ou notícias do setor.

De qualquer forma, sua organização deve rastrear quantos funcionários visualizam e compartilham esse conteúdo com colegas de trabalho, colegas ou nas mídias sociais. É uma indicação de quão útil ou intrigante o conteúdo ou a informação foi para eles.

Como você escreve uma boa comunicação interna?

Vivemos em uma era de fluxo crescente e interminável e troca de informações. A cada minuto, milhões de mensagens com conteúdo variado são enviadas e recebidas. Ao mesmo tempo, a troca de informações não cessa mesmo durante o horário de trabalho.

Os funcionários, por exemplo, normalmente verificam seus e-mails 36 vezes por hora, dedicando um tempo valioso à comunicação interna e à resolução de problemas críticos. No entanto, nem todo o conteúdo da empresa para seus funcionários é interessante.

Siga estas dicas simples para resolver o problema e tornar a comunicação o mais eficaz possível.

Escolha o canal de comunicação interna mais eficaz

Cada elemento de comunicação de texto criado deve servir a um propósito específico. No entanto, para que sua mensagem chegue ao destinatário, você deve selecionar o canal mais conveniente para a entrega da mensagem. Pode ser um mensageiro, um e-mail ou um blog interno da empresa.

O blog interno funciona como um hub central de informações ou um 'quadro de boletins virtual' para a empresa, permitindo que todos os funcionários fiquem a par do que está acontecendo dentro e fora do escritório. Ao mesmo tempo, o blog abre um novo canal de comunicação transparente e bidirecional dentro de uma organização, onde todos podem fazer perguntas e obter as informações necessárias para tomar decisões mais rápidas e inteligentes. O blog interno é intuitivo e fácil de usar, para que todos possam embarcar rapidamente, o que é uma das razões pelas quais funciona tão bem como uma ferramenta de comunicação interna.

Faça algumas perguntas a si mesmo

Antes de começar a escrever o texto, você deve primeiro responder a algumas perguntas. Em primeiro lugar, especifique quais informações você deseja transmitir ao público interno. Determine quais informações são críticas neste momento.

Facilitar o processo de percepção da informação estruturando-a em uma ordem lógica. Divulgue um problema que atualmente é importante para a empresa.

Definir o tom

O tom certo é um dos fatores de sucesso do seu conteúdo. Em alguns casos, o tom informal pode ajudá-lo a se conectar com sua equipe e aumentar o moral.

Um tom mais formal é eficaz para lidar com problemas que exigem resolução imediata, desempenho insatisfatório ou ação imediata da equipe. É fundamental que seu conteúdo não apenas contenha um apelo à ação, mas também descreva claramente as etapas e medidas necessárias para atingir as metas e objetivos definidos.

Torne seu conteúdo memorável

Depois de terminar de escrever o material de texto necessário, reserve alguns momentos para revisá-lo completamente. Tome nota dos petiscos memoráveis. O que pode ser negligenciado em sua mensagem que não é particularmente importante?

Do que você mais se lembra depois de ler o texto? Você levará apenas alguns minutos para avaliar quão bem seu texto está desempenhando suas funções de destino. Você pode tornar o conteúdo escrito mais memorável usando pontos ou frases curtas. Evite usar parágrafos longos.

Use números para apoiar suas ideias

As palavras podem ser poderosas. Os números, por outro lado, têm uma maneira de persuadir as pessoas. Somente quando reconhecerem a “globalidade” da situação ou problema se sentirão compelidos a agir e se tornarem mais motivados. Métricas na forma de interesse, gráficos e tabelas podem ser usadas para persuadir os funcionários a realizar suas tarefas com mais eficiência.

Comunique-se com sua equipe e enfatize métricas em suas mensagens que reflitam o estado atual das coisas e quanto crescimento você prevê em um determinado período de tempo. Os números fornecem motivação adicional aos funcionários, definem uma estrutura e cronograma mais claros e, assim, tornam a meta alcançável em vez de especulativa.

Transparência da Empresa

A transparência dos objetivos da empresa evita o sigilo excessivo entre o chefe da empresa e seus funcionários. Para motivar seus funcionários e ajudá-los a entender seu papel na operação geral da empresa, mantenha-os atualizados sobre tudo, fornecendo informações diretamente a eles, e não por meio da gerência intermediária.

Os colaboradores são motivados por relações de confiança e transparência, que lhes permitem ter fé na gestão e trabalhar “em benefício de todos”.

Defina expectativas claras para comunicação interna

O que você acha que acontecerá depois que o funcionário receber sua mensagem? Ele excluirá ou responderá a e-mails que não exigem resposta.

Ao terminar seu conteúdo escrito, você deve sempre indicar o que espera do funcionário e suas ações subsequentes. Isso pode ser um feedback, uma prova de propósito ou uma breve explicação do conteúdo da carta (para ver se ele entendeu o objetivo).

Conclusão

É fundamental avaliar a eficácia da sua comunicação interna. Defina uma meta antes de enviar o conteúdo e, em seguida, avalie se suas metas foram alcançadas após a entrega. Você também pergunta aos seus funcionários quais métodos de comunicação eles preferem.

Para ser eficaz e receber feedback da pessoa que o lê, o material deve ser bom, o que significa que o conteúdo deve ser claro, conciso e refletir seu ponto de vista. Sempre pergunte a si mesmo qual é o seu objetivo antes de publicar qualquer coisa. Torne seu material escrito fácil de ler e garanta que ele atenda aos seus objetivos para que os funcionários possam aceitar facilmente a mensagem principal.

Além disso, use as métricas descritas acima regularmente para ver se a comunicação melhorou em termos de troca de dados. Compreender quais métodos de comunicação com os funcionários funcionam melhor ajuda no desenvolvimento de futuras estratégias de conteúdo.

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