การสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม การมีส่วนร่วมของพนักงาน และทัศนคติโดยรวมของพนักงานที่มีต่อบริษัทของตน หลายบริษัทระบุว่าพวกเขาติดต่อกับพนักงานอย่างสม่ำเสมอ แต่จะตรวจสอบได้อย่างไร? เนื้อหาใดที่สามารถปรับปรุงการสื่อสารภายในได้

เนื้อหาเป็นองค์ประกอบสำคัญของการเติบโตของบริษัท ทำหน้าที่หลากหลาย ทั้งการขาย การส่งเสริมการขาย และการสื่อสารภายใน

เพื่อให้มีประสิทธิภาพ จะต้องปฏิบัติตามนโยบายภายในของบริษัทไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังต้องปฏิบัติตามกฎทั่วไป แนวทางโวหารและหลักไวยากรณ์ด้วย

การสื่อสารภายในคืออะไร?

การสื่อสารภายในถือเป็นการสื่อสารระหว่างพนักงานหรือแผนกภายในบริษัทเดียวกัน สามารถมีได้หลายรูปแบบ ได้แก่ :

• สัมภาษณ์;
• สภาพนักงาน/งาน;
• ประชุม;
• บันทึกช่วยจำ;
• บล็อกภายในบริษัท
• การบรรยายสรุปทีม ฯลฯ

เหตุใดการสื่อสารภายในจึงมีความสำคัญ

ในขณะที่การสื่อสารกับพนักงานเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทของคุณ คุณควรติดตามการมีส่วนร่วมของพวกเขาโดยใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) ต่างๆ เมื่อพูดถึงการมีส่วนร่วมของพนักงาน การวิเคราะห์ข้อมูลและการวัดตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักจะช่วยให้คุณเข้าใจ:

• ประสิทธิภาพของเนื้อหาของคุณคืออะไร
• ไม่ว่ารูปแบบการสื่อสารของบริษัทคุณจะต้องปรับเปลี่ยนหรือไม่
• การสื่อสารภายในส่งผลต่อส่วนอื่นๆ ของธุรกิจอย่างไร

ดังนั้น หากบริษัทของคุณไม่มีกลยุทธ์การสื่อสารภายใน ตอนนี้ก็เป็นเวลาที่จะสร้างมันขึ้นมา หากธุรกิจของคุณมีอยู่แล้ว แสดงว่าคุณมาถูกทางแล้ว อย่างไรก็ตาม เพื่อปรับปรุงสถานการณ์และสร้างรายงานที่ถูกต้อง คุณต้องแน่ใจว่าตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักที่แสดงด้านล่างได้รับการตรวจสอบอย่างถูกต้อง

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักสำหรับการสื่อสารภายในที่จะตรวจสอบ

บริษัทของคุณ เช่นเดียวกับแผนกอื่นๆ ควรตรวจสอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักสำหรับการสื่อสารภายในอย่างสม่ำเสมอ (เป็นรายสัปดาห์ รายเดือน หรือรายไตรมาส)

นอกจากนี้ ควรทำการวิเคราะห์เชิงลึกมากขึ้นในแต่ละไตรมาสเพื่อพิจารณาว่า KPI เกี่ยวข้องกับเป้าหมายการสื่อสารโดยรวมของบริษัทของคุณอย่างไร และจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่ มีบางสิ่งที่คุณควรติดตามในการสื่อสารภายในของคุณ

เก็บบันทึกการเปิดและคลิกเมตริก

การสื่อสารภายในควรวัดในลักษณะเดียวกับที่ทีมการตลาดดิจิทัลวัดอีเมลการตลาดสำหรับการให้คะแนนการเปิดและการคลิก การติดตามตัวชี้วัดเหล่านี้จะให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่คุณ เช่น:

• เวลาที่ข้อความเหล่านี้ทำงานได้ดีที่สุด
• หัวข้อและบรรทัดเนื้อหาที่กระตุ้นให้เกิดการโต้ตอบมากที่สุด

การรู้ข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถช่วยให้บริษัทของคุณเข้าถึงพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และเพิ่มปริมาณข้อมูลที่องค์กรของคุณเรียนรู้

นับจำนวนการดู

เมื่อพูดถึงการสื่อสารภายใน คุณไม่ต้องการให้พนักงานป้อนเฉพาะข่าวสารของบริษัทเสมอไป โพสต์ที่ใช้ร่วมกันควรมีเนื้อหาบล็อกพิเศษ (จากบล็อกของบริษัทและของบริษัทอื่น) หรือข่าวอุตสาหกรรม

ไม่ว่าในกรณีใด องค์กรของคุณต้องติดตามจำนวนพนักงานที่ดูและแบ่งปันเนื้อหานี้กับเพื่อนร่วมงาน เพื่อนร่วมงาน หรือบนโซเชียลมีเดีย เป็นเครื่องบ่งชี้ว่าเนื้อหาหรือข้อมูลมีประโยชน์หรือน่าสนใจเพียงใดสำหรับพวกเขา

คุณเขียนการสื่อสารภายในที่ดีได้อย่างไร?

เราอยู่ในยุคที่ไหลลื่นไหลไม่รู้จบและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ทุก ๆ นาที มีการส่งและรับข้อความนับล้านที่มีเนื้อหาแตกต่างกันออกไป ในขณะเดียวกัน การแลกเปลี่ยนข้อมูลก็ไม่หยุดแม้ในเวลาทำงาน

ตัวอย่างเช่น พนักงานมักจะตรวจสอบอีเมลของตน 36 ครั้งต่อชั่วโมง โดยอุทิศเวลาอันมีค่าให้กับการสื่อสารภายในและแก้ไขปัญหาที่สำคัญ อย่างไรก็ตาม เนื้อหาของบริษัทสำหรับพนักงานอาจไม่น่าสนใจทั้งหมด

ปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆ เหล่านี้เพื่อแก้ปัญหาและทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากที่สุด

เลือกช่องทางการสื่อสารภายในที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

องค์ประกอบการสื่อสารด้วยข้อความแต่ละรายการที่สร้างขึ้นต้องมีจุดประสงค์เฉพาะ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ข้อความของคุณไปถึงผู้รับ คุณต้องเลือกช่องทางที่สะดวกที่สุดสำหรับการส่งข้อความของคุณ อาจเป็นผู้ส่งสาร อีเมล หรือบล็อกภายในบริษัทก็ได้

บล็อกภายในทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลส่วนกลางหรือ 'กระดานข่าวเสมือนจริง' สำหรับบริษัท ทำให้พนักงานทุกคนสามารถรับรู้ถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในและรอบๆ สำนักงานได้ ในเวลาเดียวกัน บล็อกจะเปิด ช่องทางการสื่อสารแบบสองทางใหม่ที่โปร่งใส ภายในองค์กร ซึ่งทุกคนสามารถถามคำถามและรับข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจที่รวดเร็วและชาญฉลาดยิ่งขึ้น บล็อกภายในนั้นใช้งานง่ายและใช้งานง่าย ดังนั้นทุกคนจึงสามารถเข้าร่วมได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นหนึ่งในสาเหตุที่ทำให้บล็อกนี้ใช้งานได้ดีเป็นเครื่องมือสื่อสารภายใน

ถามตัวเองสักสองสามคำถาม

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนข้อความ คุณต้องตอบคำถามสองสามข้อก่อน ก่อนอื่น ระบุข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอต่อผู้ฟังภายใน กำหนดว่าข้อมูลใดที่สำคัญในเวลานี้

อำนวยความสะดวกในกระบวนการรับรู้ข้อมูลโดยการจัดโครงสร้างตามลำดับตรรกะ เปิดเผยปัญหาที่สำคัญต่อบริษัทในปัจจุบัน

การตั้งค่าเสียง

น้ำเสียงที่เหมาะสมเป็นหนึ่งในปัจจัยความสำเร็จของเนื้อหาของคุณ ในบางกรณี น้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการสามารถช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับทีมและเพิ่มขวัญกำลังใจได้

น้ำเสียงที่เป็นทางการมากขึ้นจะมีประสิทธิภาพในการจัดการกับปัญหาที่ต้องการการแก้ไขในทันที ประสิทธิภาพต่ำ หรือการดำเนินการทันทีจากพนักงาน เป็นสิ่งสำคัญที่เนื้อหาของคุณไม่เพียงแต่ประกอบด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจเท่านั้น แต่ยังอธิบายขั้นตอนและมาตรการที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้อย่างชัดเจน

ทำให้เนื้อหาของคุณน่าจดจำ

หลังจากที่คุณเขียนเนื้อหาข้อความที่จำเป็นเสร็จแล้ว ให้ใช้เวลาสักครู่เพื่อทบทวนเนื้อหานั้นอย่างละเอียด จดบันทึกเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่น่าจดจำ อะไรที่อาจมองข้ามไปในข้อความของคุณซึ่งไม่สำคัญเป็นพิเศษ?

คุณจำอะไรได้มากที่สุดหลังจากอ่านข้อความนี้ จะใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการประเมินว่าข้อความของคุณทำหน้าที่เป้าหมายได้ดีเพียงใด คุณสามารถสร้างเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรให้น่าจดจำยิ่งขึ้นโดยใช้จุดหรือประโยคสั้นๆ หลีกเลี่ยงการใช้ย่อหน้ายาว

ใช้ตัวเลขเพื่อสนับสนุนความคิดของคุณ

คำพูดสามารถมีพลัง ในทางกลับกัน ตัวเลขมีวิธีโน้มน้าวใจผู้คน เมื่อพวกเขาตระหนักถึง "ความเป็นสากล" ของสถานการณ์หรือปัญหาเท่านั้นที่พวกเขาจะถูกบังคับให้ลงมือและมีแรงจูงใจมากขึ้น เมตริกในรูปของความสนใจ กราฟ และแผนภูมิสามารถใช้ชักชวนพนักงานให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สื่อสารกับทีมของคุณและเน้นเมตริกในข้อความของคุณที่สะท้อนถึงสถานการณ์ปัจจุบันและการเติบโตที่คุณคาดหวังในช่วงเวลาที่กำหนด ตัวเลขเหล่านี้ให้แรงจูงใจเพิ่มเติมแก่พนักงาน กำหนดกรอบงานและไทม์ไลน์ที่ชัดเจนขึ้น และทำให้บรรลุเป้าหมายมากกว่าการเก็งกำไร

ความโปร่งใสของบริษัท

ความโปร่งใสของเป้าหมายของบริษัทช่วยหลีกเลี่ยงความลับที่มากเกินไประหว่างหัวหน้าบริษัทและพนักงานของบริษัท เพื่อจูงใจพนักงานของคุณและช่วยให้พวกเขาเข้าใจบทบาทของพวกเขาในการดำเนินงานโดยรวมของบริษัท ให้พวกเขาได้รับข้อมูลล่าสุดในทุกสิ่งโดยส่งข้อมูลไปยังพวกเขาโดยตรงมากกว่าที่จะผ่านผู้บริหารระดับกลาง

พนักงานได้รับแรงบันดาลใจจากความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจและโปร่งใส ซึ่งทำให้พวกเขามีศรัทธาในการจัดการและทำงาน “เพื่อประโยชน์ของทุกคน”

กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับการสื่อสารภายใน

คุณคิดว่าจะเกิดอะไรขึ้นหลังจากที่พนักงานได้รับข้อความของคุณ? เขาจะลบหรือตอบกลับอีเมลที่ไม่ต้องการคำตอบ

เมื่อคุณเขียนเนื้อหาเสร็จแล้ว คุณควรระบุสิ่งที่คุณคาดหวังจากพนักงานและการดำเนินการที่ตามมาของเขาเสมอ นี่อาจเป็นผลตอบรับ หลักฐานของจุดประสงค์ หรือคำอธิบายสั้นๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของจดหมาย (เพื่อดูว่าเขาเข้าใจเป้าหมายหรือไม่)

บทสรุป

การประเมินประสิทธิภาพของการสื่อสารภายในเป็นสิ่งสำคัญ ตั้งเป้าหมายก่อนส่งออกเนื้อหา แล้วประเมินว่าบรรลุเป้าหมายหลังจากส่งไปแล้วหรือไม่ คุณยังถามพนักงานของคุณว่าต้องการวิธีการสื่อสารแบบใด

เนื้อหาต้องดี ซึ่งหมายความว่าเนื้อหาต้องชัดเจน รัดกุม และสะท้อนมุมมองของคุณจึงจะได้ผลและได้รับผลตอบรับจากผู้ที่อ่าน ถามตัวเองเสมอว่าเป้าหมายของคุณคืออะไรก่อนที่จะเผยแพร่สิ่งใด ทำให้เนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณอ่านง่าย และให้แน่ใจว่าตรงตามวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงานสามารถยอมรับข้อความหลักได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ ใช้เมตริกที่อธิบายข้างต้นเป็นประจำเพื่อดูว่าการสื่อสารมีการปรับปรุงในแง่ของการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือไม่ การทำความเข้าใจว่าวิธีการสื่อสารกับพนักงานแบบใดได้ผลดีที่สุดในการพัฒนากลยุทธ์เนื้อหาในอนาคต

หากคุณเขียนบทความเสร็จแล้วแต่ไม่แน่ใจในคุณภาพของงาน คุณสามารถขอความช่วยเหลือด้านการเขียนจากบริการตรวจทานเรียงความ เช่น Best Writers Online