يعمل الاتصال الداخلي الفعال على تحسين الإنتاجية الإجمالية ، ومشاركة الموظفين ، والموقف العام للموظفين تجاه شركتهم. تذكر العديد من الشركات أنها تحافظ دائمًا على اتصال منتظم مع موظفيها. لكن كيف تتحقق من ذلك؟ ما المحتوى الذي يمكن أن يحسن الاتصال الداخلي؟

المحتوى هو عنصر أساسي لنمو أي شركة. يخدم مجموعة متنوعة من الوظائف ، بما في ذلك المبيعات والترويج والاتصال الداخلي.

لكي تكون فعالة ، يجب أن تلتزم ليس فقط بالسياسات الداخلية للشركة ولكن أيضًا بالقواعد العامة والإرشادات الأسلوبية والنحوية.

ما هو الاتصال الداخلي؟

يعتبر الاتصال الداخلي بمثابة اتصال بين الموظفين أو الإدارات داخل نفس الشركة. يمكن أن تتخذ عدة أشكال ، بما في ذلك:

• مقابلات
• مجالس الموظفين / العمل ؛
• اجتماعات
• المذكرات
• مدونة الشركة الداخلية ؛
• إحاطات الفريق ، إلخ.

لماذا الاتصالات الداخلية مهمة؟

بينما يعد التواصل مع الموظفين أمرًا بالغ الأهمية لشركتك ، يجب عليك أيضًا تتبع تفاعلهم باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة (KPIs). عندما يتعلق الأمر بمشاركة الموظفين ، فإن تحليل البيانات وقياس مؤشرات الأداء الرئيسية سيساعدك على فهم:

• ما هي فعالية المحتوى الخاص بك ؛
• ما إذا كان أسلوب الاتصال الخاص بشركتك بحاجة إلى التعديل ؛
• كيف يؤثر الاتصال الداخلي على مجالات أخرى من العمل.

لذلك ، إذا كانت شركتك تفتقر إلى استراتيجية اتصالات داخلية ، فقد حان الوقت الآن لإنشاء واحدة. إذا كان عملك يمتلكه بالفعل ، فأنت على الطريق الصحيح. ومع ذلك ، لتحسين الموقف وإنشاء تقارير دقيقة ، يجب عليك التأكد من أن مؤشرات الأداء الرئيسية المدرجة أدناه يتم رصدها بدقة.

مؤشرات الأداء الرئيسية للاتصالات الداخلية لرصدها

يجب أن تراقب شركتك ، مثل أي قسم آخر ، مؤشرات الأداء الرئيسية للاتصالات الداخلية بانتظام (أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنوي).

علاوة على ذلك ، يجب إجراء تحليل أكثر تعمقًا كل ربع سنة لتحديد كيفية ارتباط مؤشرات الأداء الرئيسية بأهداف الاتصالات العامة لشركتك وما إذا كانت التغييرات مطلوبة. هناك بعض الأشياء التي يجب عليك تتبعها في اتصالاتك الداخلية.

احتفظ بسجل لافتتاحك وانقر فوق المقاييس

يجب قياس الاتصالات الداخلية بنفس الطريقة التي تقيس بها فرق التسويق الرقمي رسائل البريد الإلكتروني التسويقية من أجل تصنيفاتها الافتتاحية والنقرية. يوفر لك تتبع هذه المقاييس معلومات مفيدة ، مثل:

• الوقت الذي تعمل فيه هذه الرسائل بشكل أفضل ؛
• الموضوعات وخطوط المحتوى التي تثير أكبر قدر من التفاعل.

يمكن أن تساعد معرفة كل هذه المعلومات شركتك في الوصول إلى الموظفين بشكل أكثر فعالية وزيادة كمية المعلومات التي تتعلمها مؤسستك.

عد عدد المشاهدات

عندما يتعلق الأمر بالاتصالات الداخلية ، فأنت لا ترغب دائمًا في إطعام الموظفين فقط بأخبار الشركة. يجب أن تتضمن المنشورات المشتركة محتوى مدونة استثنائيًا (من مدونات الشركة والجهات الخارجية) أو أخبار الصناعة.

في أي حال ، يجب على مؤسستك تتبع عدد الموظفين الذين يشاهدون هذا المحتوى ويشاركونه مع زملاء العمل أو الزملاء أو على وسائل التواصل الاجتماعي. إنه مؤشر على مدى فائدة أو فضول المحتوى أو المعلومات لهم.

كيف تكتب اتصالات داخلية جيدة؟

نحن نعيش في عصر يتسم بالتدفق المتصاعد الذي لا نهاية له وتبادل المعلومات. في كل دقيقة ، يتم إرسال واستلام ملايين الرسائل ذات المحتوى المتنوع. في الوقت نفسه ، لا يتوقف تبادل المعلومات حتى أثناء ساعات العمل.

على سبيل المثال ، يقوم الموظفون عادةً بفحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم 36 مرة في الساعة ، ويخصصون وقتًا ثمينًا للاتصال الداخلي وحل المشكلات الحرجة. ومع ذلك ، ليس كل محتوى الشركة لموظفيها مثيرًا للاهتمام.

اتبع هذه النصائح البسيطة لحل المشكلة وجعل التواصل فعالاً قدر الإمكان.

اختر قناة الاتصال الداخلي الأكثر فعالية

يجب أن يخدم كل عنصر اتصال نصي يتم إنشاؤه غرضًا محددًا. ومع ذلك ، لكي تصل رسالتك إلى المستلم الخاص بك ، يجب عليك تحديد القناة الأكثر ملاءمة لتسليم رسالتك. يمكن أن يكون إما رسول أو بريد إلكتروني أو مدونة داخلية للشركة.

تعمل المدونة الداخلية كمحور مركزي للمعلومات أو "لوحة إعلانات افتراضية" للشركة ، مما يسمح لجميع الموظفين بالبقاء على اطلاع بما يجري داخل المكتب وحوله. في الوقت نفسه ، تفتح المدونة قناة اتصال جديدة وشفافة وذات اتجاهين داخل المؤسسة ، حيث يمكن للجميع طرح سؤال والحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها لاتخاذ قرارات أسرع وأكثر ذكاءً. تعتبر المدونة الداخلية بديهية وسهلة الاستخدام ، بحيث يمكن للجميع الانضمام إليها بسرعة ، وهذا أحد الأسباب التي تجعلها تعمل بشكل جيد كأداة اتصال داخلية.

اسأل نفسك بعض الأسئلة

قبل أن تبدأ في كتابة النص ، يجب عليك أولاً الإجابة عن بعض الأسئلة. أولاً وقبل كل شيء ، حدد المعلومات التي ترغب في نقلها إلى الجمهور الداخلي. حدد المعلومات المهمة في هذا الوقت.

تسهيل عملية إدراك المعلومات من خلال هيكلتها بترتيب منطقي. الكشف عن مشكلة مهمة للشركة حاليًا.

ضبط النغمة

النغمة الصحيحة هي أحد عوامل نجاح المحتوى الخاص بك. في بعض الحالات ، يمكن أن تساعدك اللهجة غير الرسمية على التواصل مع فريقك ورفع الروح المعنوية.

تكون النبرة الرسمية أكثر فاعلية في التعامل مع المشكلات التي تتطلب حلًا فوريًا أو أداء ضعيفًا أو إجراءً فوريًا من قبل الموظفين. من الأهمية بمكان ألا يحتوي المحتوى الخاص بك على دعوة للعمل فحسب ، بل يتضمن أيضًا وصفًا واضحًا للخطوات والتدابير المطلوبة لتحقيق الأهداف والغايات المحددة.

اجعل المحتوى الخاص بك لا يُنسى

بعد الانتهاء من كتابة المادة النصية الضرورية ، خذ بضع دقائق لمراجعتها بدقة. لاحظ الحكايات التي لا تنسى. ما الذي يمكن تجاهله في رسالتك وليس له أهمية خاصة؟

ما الذي تتذكره أكثر بعد قراءة النص؟ لن يستغرق الأمر سوى بضع دقائق لتقييم مدى جودة أداء النص الخاص بك لوظائفه المستهدفة. يمكنك جعل المحتوى المكتوب أكثر قابلية للتذكر باستخدام النقاط أو الجمل القصيرة. تجنب استخدام الفقرات الطويلة.

استخدم الأرقام لدعم أفكارك

يمكن للكلمات أن تكون قوية. الأرقام ، من ناحية أخرى ، لديها وسيلة لإقناع الناس. فقط عندما يدركون "عالمية" الموقف أو المشكلة ، سيشعرون بأنهم مجبرون على التصرف ويصبحون أكثر حماسًا. يمكن استخدام المقاييس في شكل الاهتمام والرسوم البيانية والمخططات لإقناع الموظفين بأداء مهامهم بشكل أكثر فعالية.

تواصل مع فريقك ، وشدد على المقاييس في رسائلك التي تعكس الوضع الحالي ومقدار النمو الذي تتوقعه خلال فترة زمنية محددة. توفر الأرقام دافعًا إضافيًا للموظفين ، وتحدد إطارًا وجدولًا زمنيًا أوضح ، وبالتالي تجعل الهدف قابلاً للتحقيق بدلاً من المضاربة.

شفافية الشركة

الشفافية في أهداف الشركة تتجنب الإفراط في السرية بين رئيس الشركة وموظفيها. لتحفيز موظفيك ومساعدتهم على فهم دورهم في العملية الشاملة للشركة ، اجعلهم على اطلاع دائم بكل شيء من خلال تقديم المعلومات إليهم مباشرةً بدلاً من الإدارة الوسطى.

يتم تحفيز الموظفين من خلال علاقات الثقة والشفافية ، مما يسمح لهم بالإيمان بالإدارة والعمل "لصالح الجميع".

ضع توقعات واضحة للاتصالات الداخلية

ماذا تعتقد سيحدث بعد أن يتلقى الموظف رسالتك؟ سيقوم إما بحذف رسائل البريد الإلكتروني التي لا تتطلب ردًا أو الرد عليها.

عندما تنتهي من المحتوى المكتوب ، يجب أن تشير دائمًا إلى ما تتوقعه من الموظف وأفعاله اللاحقة. قد تكون هذه التعليقات أو إثبات الغرض أو شرحًا موجزًا ​​لمحتوى الرسالة (لمعرفة ما إذا كان يفهم الهدف).

خاتمة

من الأهمية بمكان تقييم فعالية اتصالاتك الداخلية. حدد هدفًا قبل إرسال المحتوى ، ثم قم بتقييم ما إذا كانت أهدافك قد تحققت بعد تسليمها. أنت أيضًا تسأل موظفيك عن طرق الاتصال التي يفضلونها.

لكي تكون فعالاً وتتلقى التعليقات من الشخص الذي يقرأها ، يجب أن تكون المادة جيدة ، مما يعني أن المحتوى يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا ويعكس وجهة نظرك. اسأل نفسك دائمًا ما هو هدفك قبل نشر أي شيء. اجعل المواد المكتوبة سهلة القراءة وتأكد من أنها تلبي أهدافك بحيث يمكن للموظفين قبول الرسالة الرئيسية بسهولة.

علاوة على ذلك ، استخدم المقاييس الموضحة أعلاه بشكل منتظم لمعرفة ما إذا كان الاتصال قد تحسن من حيث تبادل البيانات. يساعد فهم طرق الاتصال مع الموظفين بشكل أفضل في تطوير استراتيجيات المحتوى المستقبلية.

إذا كنت قد أكملت بالفعل جزءًا من الكتابة ولكنك غير متأكد من جودته ، فيمكنك الحصول على مساعدة كتابية من خدمة مراجعة المقالات مثل Best Writers Online.