Komunikasi internal yang efektif meningkatkan produktivitas secara keseluruhan, keterlibatan karyawan, dan sikap keseluruhan karyawan terhadap perusahaan mereka. Banyak perusahaan menyatakan bahwa mereka selalu menjaga kontak rutin dengan karyawan mereka. Tapi, bagaimana cara memeriksanya? Konten apa yang dapat meningkatkan komunikasi internal?

Konten adalah komponen penting dari pertumbuhan perusahaan mana pun. Ini melayani berbagai fungsi, termasuk penjualan, promosi, dan komunikasi internal.

Agar efektif, itu harus mematuhi tidak hanya kebijakan internal perusahaan tetapi juga aturan umum, pedoman gaya dan tata bahasa.

Apa itu Komunikasi Internal?

Komunikasi internal dianggap sebagai komunikasi antara karyawan atau departemen dalam perusahaan yang sama. Ini dapat mengambil banyak bentuk, termasuk:

• Wawancara;
• Dewan karyawan/kerja;
• Rapat;
• Memo;
• blog internal perusahaan;
• Briefing tim, dll.

Mengapa Komunikasi Internal Penting?

Meskipun berkomunikasi dengan karyawan sangat penting bagi perusahaan Anda, Anda juga harus melacak keterlibatan mereka menggunakan berbagai indikator kinerja utama (KPI). Dalam hal keterlibatan karyawan, menganalisis data dan mengukur indikator kinerja utama akan membantu Anda memahami:

• Seberapa efektif konten Anda;
• Apakah gaya komunikasi perusahaan Anda perlu diubah;
• Bagaimana komunikasi internal memengaruhi area bisnis lainnya.

Jadi, jika perusahaan Anda tidak memiliki strategi komunikasi internal, sekaranglah saatnya untuk membuatnya. Jika bisnis Anda sudah memilikinya, Anda berada di jalur yang benar. Namun, untuk memperbaiki situasi dan menghasilkan laporan yang akurat, Anda harus memastikan bahwa indikator kinerja utama yang tercantum di bawah ini dipantau secara akurat.

Indikator Kinerja Utama Untuk Komunikasi Internal Untuk Dimonitor

Perusahaan Anda, seperti departemen lainnya, harus memantau indikator kinerja utama untuk komunikasi internal secara teratur (setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tiga bulan).

Selanjutnya, analisis yang lebih mendalam harus dilakukan setiap kuartal untuk menentukan bagaimana KPI berhubungan dengan tujuan komunikasi perusahaan Anda secara keseluruhan dan apakah perubahan diperlukan. Ada beberapa hal yang harus Anda lacak dalam komunikasi internal Anda.

Pertahankan Catatan Metrik Pembukaan Dan Klik Anda

Komunikasi internal harus diukur dengan cara yang sama seperti tim pemasaran digital mengukur email pemasaran untuk peringkat pembukaan dan klik mereka. Melacak metrik ini memberi Anda informasi yang berguna, seperti:

• Waktu ketika pesan-pesan ini bekerja paling baik;
• Topik dan baris konten yang paling banyak menimbulkan interaksi.

Mengetahui semua informasi ini dapat membantu perusahaan Anda menjangkau karyawan secara lebih efektif dan meningkatkan jumlah informasi yang dipelajari organisasi Anda.

Hitung Jumlah Tampilan

Dalam hal komunikasi internal, Anda tidak selalu ingin memberi tahu karyawan hanya berita perusahaan. Postingan yang dibagikan harus menyertakan konten blog yang luar biasa (dari blog perusahaan dan pihak ketiga) atau berita industri.

Bagaimanapun, organisasi Anda harus melacak berapa banyak karyawan yang melihat dan berbagi konten ini dengan rekan kerja, kolega, atau di media sosial. Ini adalah indikasi betapa bermanfaat atau menariknya konten atau informasi itu bagi mereka.

Bagaimana Cara Menulis Komunikasi Internal yang Baik?

Kita hidup di era gelombang arus dan pertukaran informasi yang tidak pernah berhenti. Setiap menit, jutaan pesan dengan berbagai konten dikirim dan diterima. Pada saat yang sama, pertukaran informasi tidak berhenti bahkan selama jam kerja.

Karyawan, misalnya, biasanya memeriksa email mereka 36 kali per jam, mencurahkan waktu berharga untuk komunikasi internal dan menyelesaikan masalah kritis. Namun, tidak semua konten perusahaan untuk karyawannya menarik.

Ikuti tips sederhana ini untuk menyelesaikan masalah dan membuat komunikasi seefektif mungkin.

Pilih Saluran Komunikasi Internal Yang Paling Efektif

Setiap elemen komunikasi teks yang dibuat harus memiliki tujuan tertentu. Namun, agar pesan Anda sampai ke penerima, Anda harus memilih saluran yang paling nyaman untuk pengiriman pesan Anda. Itu bisa berupa messenger, email, atau blog internal perusahaan.

Blog internal bertindak sebagai pusat informasi atau 'papan buletin virtual' bagi perusahaan, memungkinkan semua karyawan untuk tetap mengetahui apa yang terjadi di dalam dan di sekitar kantor. Pada saat yang sama, blog membuka saluran komunikasi dua arah yang baru, transparan, di dalam sebuah organisasi, di mana setiap orang dapat mengajukan pertanyaan dan mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih cerdas. Blog internal intuitif dan mudah digunakan, sehingga semua orang dapat bergabung dengan cepat, yang merupakan salah satu alasan mengapa ia berfungsi dengan baik sebagai alat komunikasi internal.

Tanyakan Pada Diri Anda Beberapa Pertanyaan

Sebelum Anda mulai menulis teks, Anda harus terlebih dahulu menjawab beberapa pertanyaan. Pertama dan terpenting, tentukan informasi apa yang ingin Anda sampaikan kepada audiens internal. Tentukan informasi apa yang penting saat ini.

Memfasilitasi proses persepsi informasi dengan menyusunnya dalam urutan yang logis. Mengungkapkan masalah yang saat ini penting bagi perusahaan.

Mengatur Nada

Nada yang tepat adalah salah satu faktor keberhasilan konten Anda. Dalam beberapa kasus, nada informal dapat membantu Anda terhubung dengan tim dan meningkatkan moral.

Nada yang lebih formal efektif dalam menangani masalah yang membutuhkan penyelesaian segera, kinerja buruk, atau tindakan segera dari staf. Sangat penting bahwa konten Anda tidak hanya berisi ajakan untuk bertindak tetapi juga menjelaskan dengan jelas langkah-langkah dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan.

Jadikan Konten Anda Berkesan

Setelah Anda selesai menulis bahan teks yang diperlukan, luangkan beberapa saat untuk meninjaunya secara menyeluruh. Perhatikan tidbits yang mudah diingat. Apa yang mungkin diabaikan dalam pesan Anda yang tidak terlalu penting?

Apa yang paling Anda ingat setelah membaca teks tersebut? Anda hanya perlu beberapa menit untuk menilai seberapa baik teks Anda menjalankan fungsi targetnya. Anda dapat membuat konten tertulis lebih berkesan dengan menggunakan titik atau kalimat pendek. Hindari penggunaan paragraf yang panjang.

Gunakan Angka Untuk Mendukung Ide Anda

Kata-kata bisa menjadi kekuatan. Angka, di sisi lain, memiliki cara untuk membujuk orang. Hanya ketika mereka mengenali "globalitas" situasi atau masalah, mereka akan merasa terdorong untuk bertindak dan menjadi lebih termotivasi. Metrik dalam bentuk minat, grafik, dan bagan dapat digunakan untuk membujuk karyawan agar melakukan tugas mereka secara lebih efektif.

Berkomunikasi dengan tim Anda, dan tekankan metrik dalam pesan Anda yang mencerminkan keadaan saat ini dan seberapa besar pertumbuhan yang Anda antisipasi selama periode waktu tertentu. Angka-angka tersebut memberikan motivasi tambahan kepada karyawan, mendefinisikan kerangka kerja dan garis waktu yang lebih jelas, dan dengan demikian membuat tujuan dapat dicapai daripada spekulatif.

Transparansi Perusahaan

Transparansi tujuan perusahaan menghindari kerahasiaan yang berlebihan antara pimpinan perusahaan dengan karyawannya. Untuk memotivasi karyawan Anda dan membantu mereka memahami peran mereka dalam keseluruhan operasi perusahaan, terus perbarui mereka dalam segala hal dengan memberikan informasi langsung kepada mereka daripada melalui manajemen menengah.

Karyawan dimotivasi oleh hubungan saling percaya dan transparan, yang memungkinkan mereka untuk memiliki keyakinan dalam manajemen dan bekerja “untuk kepentingan semua orang.”

Tetapkan Harapan yang Jelas Untuk Komunikasi Internal

Menurut Anda apa yang akan terjadi setelah karyawan menerima pesan Anda? Dia akan menghapus atau menanggapi email yang tidak memerlukan tanggapan.

Ketika Anda menyelesaikan konten tertulis Anda, Anda harus selalu menunjukkan apa yang Anda harapkan dari karyawan dan tindakan selanjutnya. Ini bisa berupa umpan balik, bukti tujuan, atau penjelasan singkat tentang isi surat (untuk melihat apakah dia memahami tujuannya).

Kesimpulan

Sangat penting untuk menilai kemanjuran komunikasi internal Anda. Tetapkan tujuan sebelum mengirimkan konten, lalu nilai apakah tujuan Anda tercapai setelah dikirimkan. Anda juga bertanya kepada karyawan Anda metode komunikasi mana yang mereka sukai.

Agar efektif dan menerima umpan balik dari orang yang membacanya, materi harus bagus, artinya isi harus jelas, ringkas, dan mencerminkan sudut pandang Anda. Selalu tanyakan pada diri Anda apa tujuan Anda sebelum mempublikasikan apa pun. Buat materi tertulis Anda mudah dibaca dan pastikan materi tersebut memenuhi tujuan Anda sehingga karyawan dapat dengan mudah menerima pesan utama.

Selanjutnya, gunakan metrik yang dijelaskan di atas secara teratur untuk melihat apakah komunikasi telah meningkat dalam hal pertukaran data. Memahami metode komunikasi mana dengan karyawan yang paling berhasil membantu dalam pengembangan strategi konten di masa depan.

Jika Anda telah menyelesaikan sebuah tulisan tetapi tidak yakin dengan kualitasnya, Anda bisa mendapatkan bantuan menulis dari layanan ulasan esai seperti Best Writers Online.