Sanal İşbirliği İş Gücünüz İçin Neden Önemlidir?

Sanal işbirliği bir trend değil – burada kalacak.

Örneğin uzaktan çalışmayı ele alalım. Uzaktan çalışma, yalnızca son beş yılda %44'lük bir büyüme kaydetti ve bunun iyi bir nedeni var. Gittikçe daha fazla şirket, çalışanların bir etki yaratmak için fiziksel olarak ofiste olmaları gerekmediğini anlamaya başladı. Çalışanlar da, fiziksel bir ofise gidip gelmeden iyi bir iş-yaşam dengesine sahip olmanın daha kolay olduğunu fark ederek bunu fark ediyor.

Bununla birlikte, uzaktan çalışma, yalnızca dünyanın her yerinden insanların zahmetsizce ve anında bağlantı kurmasını sağlayan bugün mevcut olan sanal işbirliği araçları sayesinde ana akım haline gelebiliyor.

Sanal bir işbirliği düzenlemesinde işverenler, maliyet tasarruflarının ve uzaktan çalışanların artan üretkenliğinin avantajlarından yararlanır. Araştırma, örneğin, evden çalışan American Express çalışanlarının %43 daha üretken olduğunu, JD Edwards tele-çalışanlarının ise ofisteki meslektaşlarına göre %25'e kadar daha üretken olduğunu buldu.

Sanal işbirliğinin bu avantajları göz önüne alındığında, hem konuyu tanımlamak hem de şirketinizin böyle bir düzenlemenin avantajlarından yararlanabileceği eyleme geçirilebilir yolları belirlemek için konuya daha derin bir dalış yapalım.

İşletmeler neden sanal işbirliği konusunda uzmanlaşmalı?

Şirketler bu düzenlemeleri kira, kamu hizmetleri ve internet maliyetleri gibi genel giderleri azaltmak veya silmek için kullanabildiklerinden, uzaktan işbirliği daha az maliyetlidir. Süslü mobilyalara veya ofis sanatına da gerek yok. Tüm bu maliyetler toplanır ve bunun yerine uzaktan işbirliği yaptığınızda, bu kaynakları işletmeye geri yatırabilirsiniz.

Sanal işbirliğine hakim olmak, aynı zamanda operasyonları kolaylaştırmak anlamına gelir. Uygun işbirliği araçlarını ve sistemlerini kullanıma sunmak, manuel yönetici görevlerini en aza indirerek ekip üyelerine, çıktılar oluşturan, müşterileri büyüleyen ve daha fazla gelir sağlayan daha anlamlı çalışmalara odaklanmaları için bant genişliği sağlar.

Sanal bir çalışma ortamı, aynı zamanda en iyi yetenekleri çekmek için harika bir katalizör olabilir. Şirketiniz yerel potansiyel aday havuzunuzla sınırlı olmadığı için, yakındaki adaylarla yetinmek yerine daha geniş bir ağ oluşturabilir ve rolleri ideal adaylarla doldurabilirsiniz.

Sanal olarak başarılı bir şekilde işbirliği yapmanın 4 yolu

Başarılı sanal işbirliği, etkili alışkanlıklardan doğar. Ekip üyeleri rehberlik ve yapı talep eder, bu nedenle net bir işe alım planına, düzenli bir toplantı saatlerine ve yerinde doğru araçlara sahip olmak, dijital işbirliği çabalarınızla ilişkili sonuçlarda tüm farkı yaratabilir.

1. Takım arkadaşları ve doğrudan raporlarla düzenli kontroller yapın

Haftalık bire bir, işgücünüzü mutlu ve üretken tutmak için çok önemlidir. Doğrudan raporlar için, istedikleri her şey hakkında konuşmak için bire bir “zamanlarını” düşünün. Bir projenin temel ayrıntılarına dalmak veya müşterinin gerçekçi olmayan beklentileri hakkında konuşmak istiyorlarsa, arkanıza yaslanıp empatik bir kulak vermek en iyisidir.

Sanal ekiplerde, bu zamanı savunmak ve iptal veya yeniden planlama yapmaktan kaçınmak özellikle önemlidir. Unutmayın, uzaktaki ekip üyeleri, kenar çubuğu konuşmaları için sizi ofiste görme lüksüne sahip değildir.

Bire bir zaman ekibinizin zamanı olduğundan, bu oturumların dışında duyuruları yayınlamak için düzenli olarak planlanmış toplantılar yapmanız zorunludur. Projeler için, insanların önceden hazırlanabilmesi için toplantılar için belirli bir saat ve tarih ve net bir toplantı gündemi vermek en iyisidir. Zamana duyarlı olan tek seferlik mesajlar için, ekibinizi bir araya getirmeniz için size bir platform ve beş ila 15 dakika veren "sanal stand-up'lar" oluşturabilirsiniz.

Sanal toplantılarınızın etkinliğini en üst düzeye çıkarmak, gelecekteki sanal işbirliği oturumlarından önce önemli konuşmalara geri dönmeyi veya belleğinizi yenilemeyi hatırlamanıza yardımcı olabilecek ayrıntılı notlar almaya gelir.

Ayrıntılı notlar almakta iyi olduğu bilinen Bill Clinton'dan bir ipucu alın. Yeni biriyle tanıştıktan sonra, Clinton genellikle konuşma ayrıntılarını not kartlarına yazar ve daha sonra için dosyalardı. Ardından, bağlantı kurmak, kişisel takiplerle ulaşmak veya insanlara sadece onları düşündüğünü bildirmek için kartlarını düzenli olarak gözden geçirdi.

Bazıları Clinton'un siyasi başarısını kısmen bu tür titiz not almaya bağlıyor. Daha küçük bir ölçekte, daha sıkı bağlar kurmak ve toplantıları daha üretken hale getirmek için sanal ekibinizle stratejiden yararlanabilirsiniz.

Elinizin altında bir not defteri tutun ve toplantılarınız, katılımcıların yaşamları, çalışma alışkanlıkları, onları rahatsız eden şeyler, heyecanlandıkları şeyler ve hedefleri hakkında ilginç ayrıntıları yazın. Görüşme sırasında notları doldurun ve önemli ayrıntıların kaçırılmamasını sağlamak için bir sonraki karşılaşmanızdan önce bu notlara hızlıca bir göz atın.

2. Önemli belgeleri paylaşın ve herkese erişim izni verin

Herkesi tam anlamıyla aynı sayfada tutmak için proje yönetimi yazılımından veya dosya yönetim araçlarından yararlanın. İlk günden itibaren, tüm yeni işe alınanların seçtiğiniz yazılıma erişimi olmalı ve projenin ortasındayken barikatlara çarpmamaları için doğru izin setine sahip olmalıdır.

Maksimum işbirliği için, belge paylaşım aracının tam olarak nasıl çalıştığını ve daha da önemlisi şirketinizin onu özel olarak nasıl kullandığını ortaya koyan bir katılım programı oluşturun. Tek başına bu bir adım, birçok baş ağrısını kurtarabilir ve ileri geri muazzam bir şekilde azaltabilir. Şablonlardan yararlanıyorsanız, kimsenin yanlışlıkla üzerine yazamaması için bunların kilitlendiğinden de emin olmalısınız.

3. Ofiste yaptığınız gibi sınırlı başlangıç ​​ve bitiş çalışma sürelerini koruyun

Evden çalışan ekip üyeleri, iş ve özel yaşamları arasındaki çizgiyi bulanıklaştırma eğiliminde olduklarından, sanal olarak çalışmak tembelliğe veya fazla mesai yapma eğilimine yol açabilir. Ekibinize yardımcı olmak için iş-yaşam dengesini korumaya çalışın. Belirli çalışma saatlerini baştan kesin olarak belirleyin ve uygulayın.

Uzak ekiplerle, saat dilimi farklılıkları arasında gezinmek zor olabilir, bu nedenle insanların çevrimiçi ve erişilebilir olması beklenen mutlu bir çekirdek çalışma saatleri ortamı bulmak büyük bir uzlaşma olabilir.

Bununla birlikte, şirketinizin yapısına veya çıktılarına bağlı olarak katı "çalışma" saatleri tanımlamanız gerekmeyebilir. Çalışanlar, performansa göre değerlendirilmeyi tercih edebilir ve Paul Graham'ın, maksimum üretkenlik için günün kesintisiz 3-4 saatlik artışlarla engellendiği Yapıcı Programı olarak adlandırdığı şey üzerinde daha iyi çalışabilir.

Kaynak

Ancak bu durumda bile, aktif projelerin akışını sürdürmek için insanların mesajlaşma araçları aracılığıyla erişilebilir olmasını sağlamak için ana saatler yine de ayarlanabilir. Ortalama yanıt süreleri için "Tüm e-postalar 24 saat içinde ve tüm iletiler dört saat içinde yanıtlanmalıdır" gibi parametreler ayarlamak da akıllıca olacaktır.

4. Beyin fırtınası ve iletişim için sanal buluşmalara ev sahipliği yapın

Sanal işbirliği girişimlerinizin genel etkinliği, ekibinizin birbiriyle bağlantı kurma yeteneğinden kaynaklanır. Her görüntülü sohbetin amaca yönelik olması veya resmi bir toplantı yapısını izlemesi gerekmez. Oturumlarınızı, projedeki takılmaları beyin fırtınası yapmak, verimsiz süreçleri gidermek veya sadece birbirinizi tanımak için de kullanabilirsiniz.

Sanal "mutlu saatler" çok moda, video konferans yazılımları artık her büyüklükteki şirketin erişiminde. Takım olarak uyum sağlamak ve iş dışı öğeleri tartışmak için her bir veya iki haftada bir zaman ayırın. Seçtiğiniz bir içecek getirin ve buz kırıcı oyunlarla eğlenceli hale getirin.

Bir lider olarak, bu sanal buluşmalarla eğlenceye katılmak isteyeceksiniz, ancak ekibinizi de bir yönetim varlığı olmadan kendi toplantılarına ev sahipliği yapmaya teşvik edeceksiniz. Bunu yapmak, oturumlar üzerindeki baskıyı biraz azaltacak ve ekip üyelerinin, liderlik yakın mesafedeyken kaçınabilecekleri konular hakkında gevşemelerine ve konuşmalarına olanak tanıyacaktır.

Optimum sanal işbirliği için 5 araç

Muazzam sayıda sanal işbirliği aracı mevcut olmasına rağmen, bunların hepsi her şirket için uygun değildir. Yalnızca en son teknolojiyi sunanları değil, aynı zamanda ekibinizin bunları kullanmak isteyeceği kadar sezgisel olanları da arayın. Etkili sanal işbirliği için cephanenizde bulundurmak isteyeceğiniz beş özel araç türünü burada bulabilirsiniz.

1. Proje yönetimi araçları

Yüksek performanslı projelerin yüzde 77'si proje yönetimi yazılımı kullanıyor. Bu paketler, sanal işbirliği için mutlak bir gerekliliktir ve genellikle dosya yönetimi, ekip mesajlaşması, performans raporlaması ve görevin tamamlanmasını izlemek için paylaşılan çalışma alanları gibi özelliklerle hepsi bir arada sistemler olarak işlev görür.

Herkesin üzerinde çalıştığı ortak bir çalışma alanına sahip olmak, sanal işbirliğinde uzmanlaşmak için çok değerlidir. Ancak, onu kullanan ve güncel tutan kişiler kadar faydalıdır. Erken katılım sağlamak ve düzenli güncellemeleri zorunlu kılmak en iyisidir, böylece veriler bayatlamaz ve personeliniz orada depolananlara güvenmemeye başlar.

2. Dosya yönetimi araçları

Yönetici çalışmalarını ve e-postaları uygun bir dosya yönetim aracıyla azaltmak, her kuruşuna değer. Bir Project.co iletişim raporuna göre, insanların %74'ü başkalarıyla paylaşılan dosyaları sıklıkla kaybediyor.

Sanal bir işbirliği ortamında, herkesin ihtiyaç duyduğu dosyalara dünyanın her yerinden güvenli bir şekilde erişebilmesi için kullandığınız yazılımın bulut tabanlı olması zorunludur (seçtiğiniz dosya yönetim aracı, kullandığınız diğer araçlara bağlanıyorsa bonus puanlar).

En yeni ve en iyi dosya yönetimi araçları, dosya değişiklikleri için gerçek zamanlı bildirimler, güncellemeler için zaman damgaları ve ölçeklenebilir depolama kapasitesi gibi özellikleri içerir; bunların tümü, sanal ekibinizin verimli, düzenli ve büyümek için güçlenmesini sağlar.

3. Görüntülü toplantı araçları

Bu günlerde, giderek daha fazla şirket, dağıtılmış ekiplerini bir araya getirmek için kurumsal video iletişim araçlarına yöneliyor. Düzenli bir check-in ritmi olmadan etkili sanal işbirliği neredeyse imkansızdır. Meslektaşlar ve doğrudan raportörler, soru sormak, proje ayrıntılarını netleştirmek, çıktılar hakkında geri bildirim istemek ve çok ihtiyaç duyulan yakınlığı oluşturmak için video konferans yoluyla yüz yüze görüşmeye ihtiyaç duyar.

Microsoft 365'e dahil olan Teams gibi birçok video konferans aracı yalnızca HD video ve ses değil, ekran paylaşımı, ortak açıklama ve tümleşik sohbet gibi yerleşik işbirliği araçları da sunar. Ayrıca, çoğu modern görüntülü toplantı aracı, popüler takvim sistemleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olur ve ekipler arasında senkronizasyonu tek bir düğme kadar kolay hale getirir.

Birçok şirket, adaylarla uzaktan bağlantı kurabilmek için video görüşmelerine de yöneliyor. Adayların doğru görüşme senaryolarına sahip video taraması, görüşme sürecini düzene sokabilir, kaynakları koruyabilir ve muhtemelen size yüz yüze bir toplantıda olduğu gibi benzer sonuçlar getirebilir.

4. Zamanlama araçları

Toplantıları planlamak, çakışan takvimler ve saat dilimi farklılıkları nedeniyle kuruluşlar için gerçek bir acı noktası olabilir.

Neyse ki, birkaç SaaS şirketi, denklemden tahminde bulunmayı ortadan kaldıran ve ileri geri işlemleri neredeyse ortadan kaldıran zamanlama araçlarıyla boşluğu doldurdu. Bu araçlarla, toplantı planlamak, kişisel takvim bağlantınızı paylaşmak ve kişilerin uygunluk durumunuzu görmelerine ve kendileri için bir yer kapmalarına izin vermek kadar basit hale gelir.

5. Sohbet araçları

Son olarak, gerçek zamanlı mesaj alışverişi yeteneği, sanal ekipler için kritik bir üretkenlik önceliğini temsil eder. İster bire bir sohbetler, grup sohbetleri, proje tabanlı kanallar veya şirket çapında duyurular olsun, kapsamlı bir iş sohbet aracının rahatlığını ve verimliliğini yenemezsiniz. Özel bir iç iletişim platformu kullanan şirketler, çalışan bağlılığında %30 artış görebilir.

Bu tür sistemlerin çoğu artık sesli ve görüntülü arama entegrasyonları sunuyor ve dosya paylaşım araçları, proje yönetimi araçları ve CRM yazılım programları ile üçüncü taraf uygulama entegrasyonları aracılığıyla erişimlerini genişletebiliyor.

Hepsini bir araya getirmek

Sanal işbirliğine hakim olmak, mükemmel bir ekip oluşturmaya ve onları verimli süreçler ve mevcut en iyi araçlarla donatmaya bağlıdır. Ancak bu denklem kulağa ne kadar basit gelse de, bu bir gecede olan bir süreç değil. Doğru yeteneği çekmek, doğru sistemleri uygulamak ve operasyonlarınızı düzene sokmak zaman ve enerji gerektirir. Yine de hata yapmayın: Eklenen çaba her kuruşa ve her damla tere değer.

Owl Labs tarafından yapılan araştırma, uzaktan çalışmayı destekleyen şirketlerin, desteklemeyen şirketlere göre ortalama olarak %25 daha düşük çalışan devir hızına sahip olduğunu gösteriyor. Sanal ekibinizi daha etkili bir şekilde işbirliği yapmak için güçlendirmenin basit eylemi, kuruluşunuz üzerinde uzun vadede temettü ödeyecek son derece etkili bir etkiye sahip olabilir.

Uzak/sanal, hibrit ve dağıtılmış iş gücü için genel üretkenliği ve başarıyı artırmak için kullanabileceğiniz çok sayıda ekip işbirliği yazılımı seçeneğini keşfedin.