Mengapa Kolaborasi Virtual Penting bagi Tenaga Kerja Anda

Kolaborasi virtual bukanlah tren – ini akan tetap ada.

Mari kita ambil pekerjaan jarak jauh, misalnya. Pekerjaan jarak jauh telah melihat pertumbuhan 44% dalam lima tahun terakhir saja – dan untuk alasan yang bagus. Semakin banyak, perusahaan telah menyadari bahwa karyawan tidak perlu secara fisik berada di kantor untuk membuat dampak. Karyawan juga memperhatikan, menemukan bahwa lebih mudah untuk memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang baik tanpa harus pergi ke dan dari kantor fisik.

Yang mengatakan, pekerjaan jarak jauh hanya dapat menjadi arus utama berkat alat kolaborasi virtual yang tersedia saat ini yang memungkinkan orang-orang dari seluruh dunia untuk terhubung dengan mudah dan instan.

Dalam pengaturan kolaborasi virtual, pengusaha dapat memperoleh manfaat dari penghematan biaya dan peningkatan produktivitas pekerja jarak jauh. Penelitian telah menemukan, misalnya, bahwa karyawan American Express yang bekerja dari rumah 43% lebih produktif, sementara pekerja jarak jauh JD Edwards 25% lebih produktif daripada rekan kerja mereka di kantor.

Mengingat kelebihan kolaborasi virtual ini, mari selami topik lebih dalam untuk mendefinisikannya dan mengidentifikasi cara yang dapat ditindaklanjuti agar perusahaan Anda dapat memetik manfaat dari pengaturan semacam itu.

Mengapa bisnis harus menguasai kolaborasi virtual?

Berkolaborasi dari jarak jauh lebih murah, karena perusahaan dapat menggunakan pengaturan ini untuk mengurangi atau menghapus biaya overhead seperti sewa, utilitas, dan biaya internet. Tidak perlu furnitur mewah atau seni kantor juga. Semua biaya tersebut bertambah, dan ketika Anda berkolaborasi dari jarak jauh, Anda dapat menginvestasikan kembali sumber daya tersebut ke dalam bisnis.

Menguasai kolaborasi virtual juga berarti merampingkan operasi. Meluncurkan alat dan sistem kolaborasi yang tepat dapat meminimalkan tugas admin manual, memberi anggota tim bandwidth untuk fokus pada pekerjaan yang lebih bermakna yang menciptakan hasil, memukau pelanggan, dan mendorong pendapatan yang lebih besar.

Lingkungan kerja virtual juga dapat menjadi katalis yang hebat untuk menarik talenta terbaik. Karena perusahaan Anda tidak terbatas pada kumpulan pelamar potensial lokal Anda, Anda dapat memberikan jaringan yang lebih luas dan mengisi peran dengan kandidat yang ideal, alih-alih memilih mereka yang dekat.

4 cara untuk berhasil berkolaborasi secara virtual

Kolaborasi virtual yang sukses tumbuh dari kebiasaan yang efektif. Anggota tim membutuhkan panduan dan struktur, jadi memiliki rencana orientasi yang jelas, irama waktu rapat yang teratur, dan alat yang tepat dapat membuat semua perbedaan dalam hasil yang terkait dengan upaya kolaborasi digital Anda.

1. Lakukan check-in rutin dengan rekan satu tim dan bawahan langsung

Pertemuan tatap muka mingguan sangat penting untuk menjaga agar tenaga kerja Anda bahagia dan produktif. Untuk laporan langsung, pertimbangkan satu-satu waktu "waktu mereka" untuk berbicara tentang apa pun yang mereka inginkan. Jika mereka ingin menyelami detail proyek atau curhat tentang harapan klien yang tidak realistis, yang terbaik adalah duduk dan mendengarkan dengan empati.

Dengan tim virtual, sangat penting untuk mempertahankan waktu ini dan menghindari pembatalan atau penjadwalan ulang. Ingat, anggota tim jarak jauh tidak memiliki kemewahan melihat Anda di sekitar kantor untuk percakapan sidebar.

Karena waktu satu lawan satu adalah waktu tim Anda, Anda harus menjadwalkan rapat secara rutin untuk menyiarkan pengumuman di luar sesi ini. Untuk proyek, sebaiknya berikan waktu dan tanggal yang ditetapkan untuk rapat dan agenda rapat yang jelas sehingga orang dapat mempersiapkannya terlebih dahulu. Untuk pesan satu kali yang sensitif terhadap waktu, Anda dapat membuat "pendirian virtual" yang memberi Anda platform dan waktu lima hingga 15 menit untuk memberi pengarahan kepada tim Anda bersama-sama.

Memaksimalkan keefektifan rapat virtual Anda adalah dengan membuat catatan mendetail, yang dapat membantu Anda mengingat kembali percakapan penting atau menyegarkan ingatan Anda sebelum sesi kolaborasi virtual mendatang.

Ambil contoh dari Bill Clinton, yang dikenal pandai mencatat detail. Setelah bertemu seseorang yang baru, Clinton sering menulis detail percakapan dengan tangan di kartu catatan dan menyimpannya untuk nanti. Kemudian, dia meninjau kartunya secara teratur untuk membuat koneksi, menjangkau dengan tindak lanjut pribadi, atau hanya memberi tahu orang-orang bahwa dia memikirkannya.

Beberapa orang mengaitkan keberhasilan politik Clinton sebagian dengan jenis pencatatan yang cermat ini. Dalam skala yang lebih kecil, Anda dapat memanfaatkan strategi dengan tim virtual Anda untuk membangun ikatan yang lebih erat dan membuat rapat menjadi lebih produktif.

Siapkan buku catatan, dan tuliskan detail menarik tentang rapat Anda, kehidupan peserta, kebiasaan kerja mereka, apa yang mengganggu mereka, apa yang mereka sukai, dan tujuan mereka. Isi catatan selama panggilan dan berikan catatan itu sekilas sebelum pertemuan Anda berikutnya untuk memastikan detail penting tidak terlewatkan.

2. Bagikan dokumen penting dan berikan akses kepada setiap orang

Manfaatkan perangkat lunak manajemen proyek atau alat manajemen file untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama – secara harfiah. Sejak hari pertama, semua karyawan baru harus memiliki akses ke perangkat lunak pilihan Anda dan memiliki izin yang benar sehingga mereka tidak menemui hambatan saat mereka sedang mengerjakan proyek.

Untuk kolaborasi maksimal, buat program orientasi yang menjelaskan dengan tepat cara kerja alat berbagi dokumen dan, yang lebih penting, bagaimana perusahaan Anda menggunakannya secara khusus. Satu langkah ini saja dapat menghemat banyak sakit kepala dan sangat mengurangi bolak-balik. Jika Anda memanfaatkan template, Anda juga harus memastikan template tersebut terkunci sehingga tidak ada yang bisa menimpanya secara tidak sengaja.

3. Pertahankan waktu mulai dan akhir kerja yang terbatas seperti yang Anda lakukan di kantor

Bekerja secara virtual dapat menyebabkan kemalasan atau kecenderungan untuk bekerja lembur, karena anggota tim yang bekerja dari rumah memiliki kecenderungan untuk mengaburkan batas antara pekerjaan dan kehidupan pribadi mereka. Untuk membantu tim Anda, dorong keras untuk menjaga keseimbangan kehidupan kerja. Tetapkan jam kerja spesifik sejak awal dan terapkan.

Dengan tim jarak jauh, mungkin sulit untuk menavigasi perbedaan zona waktu, jadi menemukan media yang menyenangkan dari jam inti di mana orang diharapkan untuk online dan tersedia dapat menjadi kompromi yang bagus.

Karena itu, tergantung pada struktur atau hasil kerja perusahaan Anda, Anda mungkin tidak perlu menentukan jam kerja yang ketat. Karyawan mungkin lebih suka dinilai berdasarkan kinerja dan dapat bekerja lebih baik berdasarkan apa yang disebut Paul Graham sebagai Jadwal Pembuat di mana hari diblokir dengan penambahan 3-4 jam tanpa gangguan untuk produktivitas maksimum.

Sumber

Namun, bahkan dalam kasus ini, jam inti masih dapat diatur untuk memastikan orang-orang tersedia melalui alat perpesanan agar proyek aktif tetap mengalir. Juga bijaksana untuk mengatur parameter untuk waktu respons rata-rata, seperti "Semua email harus ditanggapi dalam waktu 24 jam dan semua pesan dalam waktu empat jam."

4. Selenggarakan kumpul-kumpul virtual untuk bertukar pikiran dan komunikasi

Efektivitas keseluruhan inisiatif kolaborasi virtual Anda berasal dari kemampuan tim Anda untuk saling berhubungan. Setiap obrolan video tidak harus didorong oleh tujuan atau mengikuti struktur pertemuan formal. Anda juga dapat menggunakan sesi Anda untuk bertukar pikiran tentang penghentian proyek, memecahkan masalah proses yang tidak efisien, atau sekadar mengenal satu sama lain.

Virtual "happy hour" adalah hal yang populer, sekarang perangkat lunak konferensi video berada dalam jangkauan perusahaan dari semua ukuran. Luangkan waktu setiap satu atau dua minggu untuk menyelaraskan diri sebagai tim dan mendiskusikan hal-hal di luar pekerjaan. Bawalah minuman pilihan dan buat kesenangan dengan permainan pemecah es.

Sebagai seorang pemimpin, Anda pasti ingin ikut bersenang-senang dengan kumpul-kumpul virtual ini, tetapi dorong tim Anda untuk menjadi tuan rumah sendiri tanpa kehadiran manajemen juga. Melakukan hal itu akan menghilangkan beberapa tekanan dari sesi, memungkinkan anggota tim untuk melepaskan diri dan berbicara tentang topik yang mungkin mereka hindari ketika kepemimpinan berada dalam jangkauan pendengaran.

5 alat untuk kolaborasi virtual yang optimal

Meskipun ada sejumlah besar alat kolaborasi virtual, tidak semuanya cocok untuk setiap perusahaan. Cari tidak hanya yang menawarkan teknologi mutakhir, tetapi juga yang cukup intuitif sehingga tim Anda ingin menggunakannya. Berikut adalah lima jenis alat khusus yang ingin Anda miliki di gudang senjata Anda untuk kolaborasi virtual yang efektif.

1. Alat manajemen proyek

Sebanyak 77% proyek berkinerja tinggi menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Suite ini merupakan kebutuhan mutlak untuk kolaborasi virtual, sering kali bertindak sebagai sistem all-in-one dengan fitur seperti manajemen file, pesan tim, pelaporan kinerja, dan ruang kerja bersama untuk melacak penyelesaian tugas.

Memiliki ruang kerja bersama tempat semua orang bekerja sangat berharga untuk menguasai kolaborasi virtual. Namun, itu hanya berguna sebagai orang yang menggunakannya dan tetap up-to-date. Yang terbaik adalah mendapatkan dukungan lebih awal dan menerapkan pembaruan rutin sehingga data tidak menjadi usang dan staf Anda mulai tidak mempercayai apa yang disimpan di sana.

2. Alat manajemen file

Mengurangi pekerjaan admin dan email bolak-balik dengan alat manajemen file yang tepat bernilai setiap sen. Menurut laporan komunikasi Project.co, 74% orang sering kehilangan file yang telah dibagikan dengan orang lain.

Dalam lingkungan kolaborasi virtual, perangkat lunak yang Anda gunakan harus berbasis cloud sehingga semua orang dapat dengan aman mengakses file yang mereka butuhkan dari mana saja di dunia (poin bonus jika alat manajemen file pilihan Anda terhubung ke alat lain yang Anda gunakan).

Alat manajemen file terbaru dan terbaik mencakup fitur seperti pemberitahuan waktu nyata untuk perubahan file, stempel waktu untuk pembaruan, dan kapasitas penyimpanan yang dapat diskalakan — semuanya membuat tim virtual Anda tetap efisien, teratur, dan didorong untuk pertumbuhan.

3. Alat rapat video

Saat ini, semakin banyak perusahaan yang beralih ke alat komunikasi video perusahaan untuk menyatukan tim terdistribusi mereka. Kolaborasi virtual yang efektif hampir tidak mungkin tanpa irama check-in yang teratur. Kolega dan bawahan langsung membutuhkan waktu tatap muka melalui konferensi video untuk mengajukan pertanyaan, mengklarifikasi detail proyek, meminta umpan balik tentang hasil, dan membangun hubungan yang sangat dibutuhkan.

Banyak alat konferensi video, seperti Teams yang disertakan dengan Microsoft 365, menawarkan tidak hanya video dan audio HD tetapi juga alat kolaborasi bawaan seperti berbagi layar, anotasi bersama, dan obrolan terintegrasi. Lebih lanjut, sebagian besar alat rapat video modern berintegrasi mulus dengan sistem kalender populer, membuat sinkronisasi antar tim semudah mengklik tombol.

Banyak perusahaan juga beralih ke wawancara video sehingga mereka dapat terhubung dari jarak jauh dengan kandidat. Pemutaran video kandidat dengan skrip wawancara yang tepat dapat merampingkan proses wawancara, menghemat sumber daya, dan kemungkinan memberi Anda hasil yang sama seperti pertemuan tatap muka.

4. Alat penjadwalan

Menjadwalkan rapat dapat menjadi masalah nyata bagi organisasi, karena kalender yang saling bertentangan dan perbedaan zona waktu.

Untungnya, beberapa perusahaan SaaS telah mengisi celah dengan alat penjadwalan yang menghilangkan perkiraan, hampir menghilangkan bolak-balik. Dengan alat ini, menjadwalkan rapat menjadi sesederhana membagikan tautan kalender pribadi Anda dan memungkinkan kontak untuk melihat ketersediaan Anda dan mengambil slot untuk mereka sendiri.

5. Alat obrolan

Terakhir, kemampuan untuk bertukar pesan secara real-time merupakan prioritas produktivitas penting untuk tim virtual. Baik itu obrolan satu lawan satu, obrolan grup, saluran berbasis proyek, atau pengumuman di seluruh perusahaan, Anda tidak dapat mengalahkan kenyamanan dan efisiensi alat obrolan bisnis yang komprehensif. Perusahaan yang menggunakan platform komunikasi internal khusus dapat melihat peningkatan 30% dalam keterlibatan karyawan.

Banyak sistem seperti itu sekarang menawarkan integrasi panggilan audio dan video dan dapat memperluas jangkauannya melalui integrasi aplikasi pihak ketiga dengan alat berbagi file, alat manajemen proyek, dan program perangkat lunak CRM.

Menyatukan semuanya

Menguasai kolaborasi virtual berarti membangun tim yang hebat dan melengkapi mereka dengan proses yang efisien dan alat terbaik yang tersedia. Tapi sesederhana persamaan itu terdengar, itu bukan proses semalam. Dibutuhkan waktu dan energi untuk menarik bakat yang tepat, menerapkan sistem yang tepat, dan merampingkan operasi Anda. Namun, jangan salah: upaya tambahan bernilai setiap sen dan setiap tetes keringat.

Penelitian dari Owl Labs menunjukkan bahwa perusahaan yang mendukung kerja jarak jauh memiliki rata-rata pergantian karyawan 25% lebih rendah daripada perusahaan yang tidak. Tindakan sederhana memberdayakan tim virtual Anda untuk berkolaborasi lebih efektif dapat memiliki efek yang sangat berdampak pada organisasi Anda yang akan membayar dividen dalam jangka panjang.

Temukan banyak pilihan perangkat lunak kolaborasi tim yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas dan kesuksesan secara keseluruhan untuk tenaga kerja jarak jauh/virtual, hibrida, dan terdistribusi.