Dlaczego wirtualna współpraca jest niezbędna dla Twoich pracowników

Wirtualna współpraca nie jest trendem – jest tu na stałe.

Weźmy na przykład pracę zdalną. Tylko w ciągu ostatnich pięciu lat praca zdalna wzrosła o 44% – i nie bez powodu. Coraz więcej firm zdaje sobie sprawę, że pracownicy nie muszą fizycznie przebywać w biurze, aby wywierać wpływ. Pracownicy również to zauważają, stwierdzając, że łatwiej jest zachować równowagę między pracą a życiem prywatnym bez dojeżdżania do i z fizycznego biura.

To powiedziawszy, praca zdalna może wejść do głównego nurtu tylko dzięki dostępnym obecnie narzędziom wirtualnej współpracy, które pozwalają ludziom z całego świata łączyć się bez wysiłku i natychmiastowo.

W przypadku wirtualnej współpracy pracodawcy mogą czerpać korzyści z oszczędności kosztów i zwiększonej produktywności pracowników zdalnych. Badania wykazały na przykład, że pracownicy American Express pracujący w domu byli o 43% bardziej wydajni, podczas gdy telepracownicy JD Edwards byli do 25% bardziej wydajni niż ich koledzy w biurze.

Biorąc pod uwagę te zalety współpracy wirtualnej, przyjrzyjmy się bliżej temu tematowi, aby zarówno go zdefiniować, jak i zidentyfikować możliwe do zastosowania sposoby, w jakie Twoja firma może czerpać korzyści z takiego rozwiązania.

Dlaczego firmy powinny opanować wirtualną współpracę?

Współpraca zdalna kosztuje mniej, ponieważ firmy mogą korzystać z tych rozwiązań w celu zmniejszenia lub wyeliminowania kosztów ogólnych, takich jak czynsz, media i koszty Internetu. Nie potrzeba też wymyślnych mebli ani dzieł sztuki biurowej. Wszystkie te koszty się sumują, a gdy zamiast tego współpracujesz zdalnie, możesz ponownie zainwestować te zasoby w firmę.

Opanowanie współpracy wirtualnej oznacza również usprawnienie operacji. Wdrożenie odpowiednich narzędzi i systemów do współpracy może zminimalizować ręczne zadania administracyjne, dając członkom zespołu przepustowość do skoncentrowania się na bardziej znaczącej pracy, która tworzy wyniki, zachwyca klientów i zwiększa przychody.

Wirtualne środowisko pracy może być również świetnym katalizatorem przyciągania najlepszych talentów. Ponieważ Twoja firma nie ogranicza się do lokalnej puli potencjalnych kandydatów, możesz zarzucić szerszą sieć i obsadzić stanowiska idealnymi kandydatami, zamiast zadowalać się tymi, którzy są blisko.

4 sposoby na skuteczną współpracę wirtualną

Udana wirtualna współpraca wyrasta z efektywnych nawyków. Członkowie zespołu wymagają wskazówek i struktury, więc posiadanie jasnego planu wdrażania, regularnych terminów spotkań i odpowiednich narzędzi może mieć ogromny wpływ na wyniki związane z działaniami w zakresie współpracy cyfrowej.

1. Regularnie melduj się z kolegami z drużyny i bezpośrednimi podwładnymi

Cotygodniowe spotkania jeden na jednego są niezbędne, aby Twoi pracownicy byli zadowoleni i wydajni. W przypadku bezpośrednich podwładnych rozważ jeden na jeden „ich czas”, aby porozmawiać o tym, czego chcą. Jeśli chcą zagłębić się w najdrobniejsze szczegóły projektu lub dać upust nierealistycznym oczekiwaniom klienta, najlepiej usiąść i nadstawić empatyczne ucho.

W przypadku wirtualnych zespołów szczególnie ważna jest obrona tego czasu i unikanie anulowania lub zmiany harmonogramu. Pamiętaj, że zdalni członkowie zespołu nie mają luksusu widywania Cię w biurze w celu prowadzenia rozmów na pasku bocznym.

Ponieważ czas jeden na jednego to czas Twojego zespołu, konieczne jest regularne planowanie spotkań, aby emitować ogłoszenia poza tymi sesjami. W przypadku projektów najlepiej jest podać ustaloną godzinę i datę spotkań oraz jasny plan spotkania, aby ludzie mogli się przygotować z wyprzedzeniem. W przypadku jednorazowych wiadomości, które są wrażliwe na czas, możesz utworzyć „wirtualne stand-upy”, które zapewnią platformę i pięć do 15 minut na przedstawienie zespołu.

Maksymalizacja skuteczności wirtualnych spotkań sprowadza się do robienia szczegółowych notatek, które mogą pomóc Ci pamiętać, aby wrócić do ważnych rozmów lub odświeżyć pamięć przed przyszłymi sesjami współpracy wirtualnej.

Weź przykład od Billa Clintona, który był znany z tego, że był dobry w robieniu szczegółowych notatek. Po poznaniu kogoś nowego, Clinton często odręcznie zapisywał szczegóły rozmowy na karteczkach i zapisywał je na później. Następnie regularnie przeglądał swoje karty, aby nawiązać kontakty, skontaktować się z osobistą kontynuacją lub po prostu dać ludziom znać, że o nich myśli.

Niektórzy przypisują sukces polityczny Clintona po części temu rodzajowi skrupulatnego robienia notatek. Na mniejszą skalę możesz wykorzystać strategię ze swoim wirtualnym zespołem, aby budować ściślejsze więzi i zwiększać produktywność spotkań.

Miej pod ręką notatnik i zapisuj interesujące szczegóły dotyczące Twoich spotkań, życia uczestników, ich nawyków pracy, tego, co ich niepokoi, czym są podekscytowani i jakie są ich cele. Wypełniaj notatki podczas rozmowy i rzucaj im szybkie spojrzenie przed następnym spotkaniem, aby upewnić się, że ważne szczegóły nie zostaną pominięte.

2. Udostępnij ważne dokumenty i daj dostęp każdej osobie

Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania projektami lub narzędzia do zarządzania plikami, aby wszyscy byli na tej samej stronie – dosłownie. Od pierwszego dnia wszyscy nowo zatrudnieni pracownicy powinni mieć dostęp do wybranego oprogramowania i mieć odpowiedni zestaw uprawnień, aby nie napotykali przeszkód w trakcie realizacji projektu.

Aby uzyskać maksymalną współpracę, utwórz program wprowadzający, który dokładnie określa, jak działa narzędzie do udostępniania dokumentów, a co ważniejsze, w jaki sposób Twoja firma z niego korzysta. Już ten jeden krok może zaoszczędzić wiele bólów głowy i ogromnie ograniczyć ruchy tam i z powrotem. Jeśli korzystasz z szablonów, upewnij się, że są one zablokowane, aby nikt nie mógł ich przez pomyłkę zastąpić.

3. Utrzymuj skończone godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, tak jak w biurze

Praca wirtualna może prowadzić do lenistwa lub tendencji do pracy w godzinach nadliczbowych, ponieważ członkowie zespołu pracujący w domu mają tendencję do zacierania granic między pracą a życiem osobistym. Aby pomóc swojemu zespołowi, staraj się utrzymać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ustalaj od początku konkretne godziny pracy i egzekwuj je.

W przypadku zespołów zdalnych pokonywanie różnic w strefach czasowych może być trudne, więc znalezienie szczęśliwego środka godzin podstawowych, podczas których oczekuje się, że ludzie będą online i dostępni, może być świetnym kompromisem.

To powiedziawszy, w zależności od struktury Twojej firmy lub rezultatów, może nie być konieczne definiowanie ścisłych godzin „pracy”. Pracownicy mogą woleć być oceniani na podstawie wydajności i mogą lepiej pracować nad tym, co Paul Graham nazywa Harmonogramem Twórcy, w którym dzień jest blokowany w odstępach co 3-4 nieprzerwane godziny w celu uzyskania maksymalnej wydajności.

Źródło

Jednak nawet w tym przypadku nadal można ustawić podstawowe godziny, aby upewnić się, że ludzie są dostępni za pośrednictwem narzędzi do przesyłania wiadomości, aby utrzymać przepływ aktywnych projektów. Rozsądne jest również ustawienie parametrów średniego czasu odpowiedzi, takich jak „Na wszystkie e-maile należy odpowiedzieć w ciągu 24 godzin, a wszystkie wiadomości w ciągu czterech godzin”.

4. Organizuj wirtualne spotkania w celu burzy mózgów i komunikacji

Ogólna skuteczność inicjatyw współpracy wirtualnej wynika ze zdolności zespołu do wzajemnego współdziałania. Każdy czat wideo nie musi być ukierunkowany na cel ani mieć formalnej struktury spotkania. Możesz także wykorzystać swoje sesje do burzy mózgów, które zawieszają się w projektach, rozwiązywać problemy z nieefektywnymi procesami lub po prostu poznać się nawzajem.

Wirtualne „szczęśliwe godziny” to wściekłość, teraz, gdy oprogramowanie do wideokonferencji jest w zasięgu firm każdej wielkości. Wydziel czas co tydzień lub dwa, aby zsynchronizować się jako zespół i przedyskutować sprawy niezwiązane z pracą. Przynieś wybrany napój i baw się dobrze, grając w lodołamacze.

Jako lider będziesz chciał dołączyć do zabawy podczas tych wirtualnych spotkań, ale zachęcaj swój zespół do organizowania własnych bez obecności kierownictwa. Takie postępowanie zdejmie pewną presję z sesji, pozwalając członkom zespołu na wyluzowanie się i porozmawianie o tematach, których mogą unikać, gdy przywództwo jest w zasięgu słuchu.

5 narzędzi do optymalnej współpracy wirtualnej

Chociaż istnieje ogromna liczba narzędzi do współpracy wirtualnej, nie wszystkie są odpowiednie dla każdej firmy. Szukaj nie tylko tych, które oferują najnowocześniejsze technologie, ale także tych, które są na tyle intuicyjne, że Twój zespół będzie chciał z nich korzystać. Oto pięć konkretnych typów narzędzi, które warto mieć w swoim arsenale, aby zapewnić efektywną współpracę wirtualną.

1. Narzędzia do zarządzania projektami

Aż 77% projektów o wysokiej wydajności korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami. Te pakiety są absolutną koniecznością dla wirtualnej współpracy, często działają jako systemy typu „wszystko w jednym” z funkcjami, takimi jak zarządzanie plikami, wiadomości zespołowe, raportowanie wydajności i współdzielone obszary robocze do śledzenia realizacji zadań.

Posiadanie współdzielonej przestrzeni roboczej, z której wszyscy pracują, jest nieocenione w opanowaniu wirtualnej współpracy. Jest jednak tak przydatny, jak ludzie, którzy go używają i aktualizują. Najlepiej wcześnie wykupić wpisowe i wymusić regularne aktualizacje, aby dane się nie zestarzały, a personel nie zaczął ufać temu, co jest tam przechowywane.

2. Narzędzia do zarządzania plikami

Ograniczenie pracy administratorów i wiadomości e-mail w tę i z powrotem dzięki odpowiedniemu narzędziu do zarządzania plikami jest warte każdego centa. Według raportu komunikacyjnego Project.co 74% osób często traci pliki, które zostały udostępnione innym.

W środowisku wirtualnej współpracy konieczne jest, aby używane oprogramowanie było oparte na chmurze, aby każdy mógł bezpiecznie uzyskać dostęp do potrzebnych plików z dowolnego miejsca na świecie (punkty bonusowe, jeśli wybrane narzędzie do zarządzania plikami łączy się z innymi używanymi narzędziami).

Najnowsze i najlepsze narzędzia do zarządzania plikami obejmują takie funkcje, jak powiadomienia w czasie rzeczywistym o zmianach w plikach, sygnatury czasowe aktualizacji i skalowalna pojemność pamięci — wszystko to sprawia, że ​​Twój wirtualny zespół jest wydajny, zorganizowany i napędzany do rozwoju.

3. Narzędzia do spotkań wideo

W dzisiejszych czasach coraz więcej firm korzysta z narzędzi do komunikacji wideo dla przedsiębiorstw, aby połączyć swoje rozproszone zespoły. Skuteczna współpraca wirtualna jest prawie niemożliwa bez regularnego tempa zameldowania. Koledzy i bezpośredni podwładni potrzebują czasu na spotkanie za pośrednictwem wideokonferencji, aby zadawać pytania, wyjaśniać szczegóły projektu, prosić o informacje zwrotne na temat rezultatów i budować bardzo potrzebne relacje.

Wiele narzędzi do wideokonferencji, takich jak aplikacja Teams, która jest dołączona do platformy Microsoft 365, oferuje nie tylko wideo i dźwięk w jakości HD, ale także wbudowane narzędzia do współpracy, takie jak udostępnianie ekranu, dodawanie adnotacji i zintegrowany czat. Co więcej, najnowocześniejsze narzędzia do spotkań wideo bezproblemowo integrują się z popularnymi systemami kalendarzy, dzięki czemu synchronizacja między zespołami jest tak prosta, jak kliknięcie przycisku.

Wiele firm korzysta również z rozmów wideo, aby móc zdalnie łączyć się z kandydatami. Kontrola wideo kandydatów z odpowiednimi skryptami rozmów kwalifikacyjnych może usprawnić proces rozmowy kwalifikacyjnej, zaoszczędzić zasoby i prawdopodobnie przynieść podobne wyniki, jak spotkanie osobiste.

4. Narzędzia do planowania

Planowanie spotkań może być prawdziwym problemem dla organizacji ze względu na sprzeczne kalendarze i różnice w strefach czasowych.

Na szczęście kilka firm SaaS wypełniło tę lukę narzędziami do planowania, które usuwają zgadywanie z równania, praktycznie eliminując ruchy tam i z powrotem. Dzięki tym narzędziom planowanie spotkań staje się tak proste, jak udostępnienie linku do osobistego kalendarza i umożliwienie kontaktom sprawdzenia Twojej dostępności i samodzielnego zarezerwowania miejsca.

5. Narzędzia czatu

Wreszcie, możliwość wymiany wiadomości w czasie rzeczywistym stanowi krytyczny priorytet produktywności zespołów wirtualnych. Niezależnie od tego, czy są to czaty jeden na jednego, czaty grupowe, kanały oparte na projektach, czy ogłoszenia w całej firmie, nie można pobić wygody i wydajności kompleksowego narzędzia do czatu biznesowego. Firmy korzystające z dedykowanej platformy komunikacji wewnętrznej mogą odczuć 30% wzrost zaangażowania pracowników.

Wiele takich systemów oferuje obecnie integrację połączeń audio i wideo i może zwiększyć swój zasięg dzięki integracji aplikacji innych firm z narzędziami do udostępniania plików, narzędziami do zarządzania projektami i oprogramowaniem CRM.

Łącząc to wszystko razem

Opanowanie współpracy wirtualnej sprowadza się do zbudowania doskonałego zespołu i wyposażenia go w wydajne procesy i najlepsze dostępne narzędzia. Ale jakkolwiek proste brzmi to równanie, nie jest to proces z dnia na dzień. Przyciągnięcie odpowiednich talentów, wdrożenie odpowiednich systemów i usprawnienie działań wymaga czasu i energii. Jednak nie popełnij błędu: dodatkowy wysiłek jest wart każdego grosza i każdej kropli potu.

Badania przeprowadzone przez Owl Labs sugerują, że firmy, które wspierają pracę zdalną, mają średnio o 25% mniejszą rotację pracowników niż firmy, które tego nie robią. Prosta czynność polegająca na umożliwieniu Twojemu zespołowi wirtualnemu bardziej efektywnej współpracy może mieć ogromny wpływ na Twoją organizację, która przyniesie korzyści w dłuższej perspektywie.

Odkryj wiele opcji oprogramowania do współpracy zespołowej, których możesz użyć, aby zwiększyć ogólną produktywność i sukces pracowników zdalnych/wirtualnych, hybrydowych i rozproszonych.