为什么虚拟协作对您的员工至关重要

虚拟协作不是一种趋势——它会一直存在。

让我们以远程工作为例。 仅在过去五年中，远程工作就增长了 44%，这是有充分理由的。 越来越多的公司已经意识到，员工不需要亲自到办公室来产生影响。 员工也注意到了这一点，他们发现无需往返实体办公室更容易实现良好的工作与生活平衡。

也就是说，只有借助当今可用的虚拟协作工具，远程工作才能成为主流，这些工具使来自世界各地的人们可以毫不费力地即时联系。

在虚拟协作安排中，雇主可以获得节省成本和提高远程工作人员生产力的好处。 例如，研究发现，在家工作的美国运通员工的工作效率提高了 43%，而 JD Edwards 远程工作人员的工作效率比办公室同事提高了 25%。

鉴于虚拟协作的这些优点，让我们更深入地研究该主题，以定义它并确定您的公司可以从这种安排中获得好处的可行方式。

为什么企业要掌握虚拟协作？

远程协作的成本更低，因为公司可以使用这些安排来减少或消除诸如租金、公用事业和互联网成本等间接成本。 也不需要花哨的家具或办公室艺术品。 所有这些成本加起来，当您改为远程协作时，您可以将这些资源重新投入到业务中。

掌握虚拟协作还意味着简化操作。 推出适当的协作工具和系统可以最大限度地减少手动管理任务，让团队成员有足够的时间专注于更有意义的工作，从而创造可交付成果、让客户赞叹并增加收入。

虚拟工作环境也可以成为吸引顶尖人才的重要催化剂。 由于您的公司并不局限于当地的潜在申请人群体，因此您可以投放更广泛的网络并用理想的候选人来填补职位，而不是为附近的人安顿下来。

成功进行虚拟协作的 4 种方法

成功的虚拟协作源于有效的习惯。 团队成员需要指导和结构，因此拥有清晰的入职计划、定期的会议时间节奏以及适当的工具可以使与您的数字协作工作相关的结果大不相同。

1.与队友和直接下属定期签到

每周一对一对于让您的员工保持快乐和高效至关重要。 对于直接下属，考虑一对一的“他们的时间”来谈论他们想要的任何事情。 如果他们想深入了解项目的具体细节或发泄客户不切实际的期望，最好坐下来，善解人意地倾听。

对于虚拟团队，保护这个时间并避免取消或重新安排时间尤为重要。 请记住，远程团队成员无法在办公室周围看到您进行边栏对话。

由于一对一时间是您团队的时间，因此您必须定期安排会议以在这些会议之外广播公告。 对于项目，最好给会议时间和日期，以及明确的会议议程，以便人们提前做好准备。 对于时间敏感的一次性消息，您可以创建“虚拟站立”，为您提供一个平台和 5 到 15 分钟的时间来向您的团队介绍情况。

最大限度地提高虚拟会议的效率归结为做详细的笔记，这可以帮助您记住在未来的虚拟协作会议之前回顾重要的对话或刷新您的记忆。

从比尔克林顿那里得到启发，他以擅长做详细的笔记而闻名。 在结识新朋友后，克林顿经常会在便条卡上手写对话细节并归档以备后用。 然后，他会定期查看自己的名片，以便建立联系、进行个人跟进，或者只是让人们知道他在考虑他们。

一些人将克林顿的政治成功部分归因于这种细致的笔记。 在较小的规模上，您可以利用该策略与您的虚拟团队建立更紧密的联系并使会议更有效率。

随身携带一个笔记本，并写下有关您的会议、与会者的生活、他们的工作习惯、困扰他们的事情、他们对什么感到兴奋以及他们的目标的有趣细节。 在通话期间填写笔记，并在下次见面之前快速浏览这些笔记，以确保不会错过重要细节。

2. 共享重要文件并授予每个人访问权限

利用项目管理软件或文件管理工具让每个人都在同一个页面上——从字面上看。 从第一天开始，所有新员工都应该可以访问您选择的软件并拥有正确的权限集，这样他们就不会在项目中期遇到障碍。

为实现最大程度的协作，请创建一个入职计划，该计划准确说明文档共享工具的工作原理，更重要的是，您的公司具体如何使用它。 仅这一步就可以省去很多麻烦，并大大减少来回的次数。 如果您正在使用模板，您还应该确保它们被锁定，这样任何人都不会错误地覆盖它们。

3. 保持有限的开始和结束工作时间，就像在办公室一样

虚拟工作可能会导致懈怠或倾向于加班，因为在家工作的团队成员倾向于模糊工作和个人生活之间的界限。 为了帮助您的团队，努力保持工作与生活的平衡。 从一开始就确定具体的工作时间并加以执行。

对于远程团队，驾驭时区差异可能具有挑战性，因此找到一个让人们期望在线和可用的核心时间的快乐媒介可能是一个很好的折衷方案。

也就是说，根据您公司的结构或可交付成果，您可能不需要定义严格的“工作”时间。 员工可能更喜欢根据绩效来评判，并且可能会在 Paul Graham 所说的 Maker's Schedule 中工作得更好，其中一天以 3-4 小时为增量不间断地进行阻塞，以实现最大的生产力。

资源

然而，即使在这种情况下，仍然可以设置核心时间以确保人们可以通过消息传递工具来保持活跃的项目流动。 为平均响应时间设置参数也是明智之举，例如“所有电子邮件应在 24 小时内回复，所有消息应在 4 小时内回复”。

4. 举办虚拟聚会以进行头脑风暴和交流

您的虚拟协作计划的整体有效性源于您的团队相互配合的能力。 每个视频聊天都不必以目的为导向或遵循正式的会议结构。 您还可以使用您的会议集思广益项目挂起，解决低效的流程，或者只是相互了解。

虚拟“欢乐时光”风靡一时，现在各种规模的公司都可以使用视频会议软件。 每周或每两周抽出时间作为一个团队同步并讨论非工作项目。 带上精选的饮料，玩破冰游戏让它变得有趣。

作为领导者，您将希望通过这些虚拟聚会来享受乐趣，但也鼓励您的团队在没有管理人员出席的情况下举办自己的聚会。 这样做可以减轻会议的压力，让团队成员可以放松并谈论他们在领导能力范围内可能避免的话题​​。

5 种优化虚拟协作的工具

尽管存在大量虚拟协作工具，但它们并不都适合每家公司。 不仅要寻找那些提供尖端技术的产品，还要寻找那些足够直观以至于您的团队想要使用它们的产品。 以下是您希望在您的工具库中拥有的五种特定工具类型，以实现有效的虚拟协作。

1.项目管理工具

高达 77% 的高绩效项目使用项目管理软件。 这些套件是虚拟协作的绝对必需品，通常充当具有文件管理、团队消息传递、绩效报告和共享工作空间等功能的一体化系统，以跟踪任务完成情况。

拥有一个每个人都可以使用的共享工作空间对于掌握虚拟协作非常宝贵。 但是，它仅与使用它并保持最新的人一样有用。 最好尽早获得支持并强制执行定期更新，这样数据就不会变得陈旧，并且您的员工开始不信任那里存储的内容。

2.文件管理工具

使用适当的文件管理工具减少管理工作和来回发送电子邮件是值得的。 根据 Project.co 的通讯报告，74% 的人经常丢失与他人共享的文件。

在虚拟协作环境中，您使用的软件必须基于云，以便每个人都可以从世界任何地方安全地访问他们需要的文件（如果您选择的文件管理工具连接到您使用的任何其他工具，则可以获得奖励积分）。

最新最好的文件管理工具包括文件更改的实时通知、更新的时间戳和可扩展的存储容量等功能——所有这些都可以让您的虚拟团队保持高效、有条理并促进增长。

3.视频会议工具

如今，越来越多的公司正在转向企业视频通信工具，以将其分散的团队聚集在一起。 如果没有定期的签到节奏，几乎不可能进行有效的虚拟协作。 同事和直接下属需要通过视频会议面对面提出问题、澄清项目细节、请求对可交付成果的反馈，并建立急需的融洽关系。

许多视频会议工具（例如 Microsoft 365 中包含的 Teams）不仅提供高清视频和音频，还提供屏幕共享、共同注释和集成聊天等内置协作工具。 此外，大多数现代视频会议工具与流行的日历系统无缝集成，使跨团队的同步变得像点击按钮一样简单。

许多公司也转向视频面试，以便他们可以远程与候选人联系。 使用正确的面试脚本对候选人进行视频筛选可以简化面试过程，节省资源，并可能为您带来与面对面会议相似的结果。

4.调度工具

由于日历冲突和时区差异，安排会议可能是组织的真正痛点。

值得庆幸的是，一些 SaaS 公司已经用调度工具填补了这一空白，这些工具消除了猜测，几乎消除了来回。 使用这些工具，安排会议变得像共享您的个人日历链接并允许联系人查看您的空闲时间并为自己抢占一个位置一样简单。

5.聊天工具

最后，实时交换消息的能力代表了虚拟团队的关键生产力优先级。 无论是一对一聊天、群聊、基于项目的频道，还是公司范围内的公告，您都无法超越综合商务聊天工具的便利性和效率。 使用专用内部沟通平台的公司可能会看到员工敬业度提高 30%。

许多此类系统现在提供音频和视频通话集成，并且可以通过第三方应用程序与文件共享工具、项目管理工具和 CRM 软件程序的集成来扩展其覆盖范围。

把这一切放在一起

掌握虚拟协作归结为建立一支出色的团队并为他们配备高效的流程和可用的最佳工具。 但这个方程式听起来很简单，但这不是一个一夜之间的过程。 吸引合适的人才、实施合适的系统并简化您的运营需要时间和精力。 然而，不要误会：付出的努力值得每一分钱和每一滴汗水。

Owl Labs 的研究表明，支持远程工作的公司的员工流动率平均比不支持的公司低 25%。 使您的虚拟团队能够更有效地协作的简单行为可以对您的组织产生巨大的影响，从长远来看，这将带来红利。

发现众多团队协作软件选项，您可以使用它们来提高远程/虚拟、混合和分布式劳动力的整体生产力和成功率。