Por qué la colaboración virtual es esencial para su fuerza laboral

La colaboración virtual no es una tendencia: llegó para quedarse.

Tomemos el trabajo remoto, por ejemplo. El trabajo remoto ha experimentado un crecimiento del 44 % solo en los últimos cinco años, y por una buena razón. Cada vez más, las empresas se han dado cuenta de que los empleados no necesitan estar físicamente en la oficina para tener un impacto. Los empleados también se están dando cuenta, al descubrir que es más fácil tener un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal sin tener que ir y venir de una oficina física.

Dicho esto, el trabajo remoto solo puede generalizarse gracias a las herramientas de colaboración virtual disponibles en la actualidad que permiten a personas de todo el mundo conectarse sin esfuerzo y de forma instantánea.

En un acuerdo de colaboración virtual, los empleadores obtienen los beneficios del ahorro de costos y la mayor productividad de los trabajadores remotos. La investigación ha encontrado, por ejemplo, que los empleados de American Express que trabajaban desde casa eran un 43 % más productivos, mientras que los teletrabajadores de JD Edwards eran hasta un 25 % más productivos que sus colegas en la oficina.

Teniendo en cuenta estas ventajas de la colaboración virtual, profundicemos en el tema para definirlo e identificar formas prácticas en las que su empresa puede aprovechar los beneficios de dicho acuerdo.

¿Por qué las empresas deberían dominar la colaboración virtual?

La colaboración remota cuesta menos, ya que las empresas pueden usar estos arreglos para reducir o eliminar los costos generales, como el alquiler, los servicios públicos y los costos de Internet. Tampoco hay necesidad de muebles lujosos o arte de oficina. Todos esos costos se suman, y cuando colabora de forma remota, puede invertir esos recursos nuevamente en el negocio.

Dominar la colaboración virtual también significa optimizar las operaciones. La implementación de herramientas y sistemas de colaboración adecuados puede minimizar las tareas administrativas manuales, brindando a los miembros del equipo el ancho de banda para enfocarse en un trabajo más significativo que crea resultados, sorprende a los clientes y genera mayores ingresos.

Un entorno de trabajo virtual también puede ser un gran catalizador para atraer a los mejores talentos. Dado que su empresa no se limita a su grupo local de posibles solicitantes, puede crear una red más amplia y llenar los puestos con los candidatos ideales, en lugar de conformarse con los que están más cerca.

4 formas de colaborar virtualmente con éxito

La colaboración virtual exitosa surge de hábitos efectivos. Los miembros del equipo exigen orientación y estructura, por lo que tener un plan de incorporación claro, una cadencia regular de tiempos de reunión y las herramientas adecuadas pueden marcar la diferencia en los resultados asociados con sus esfuerzos de colaboración digital.

1. Tener controles regulares con compañeros de equipo y reportes directos

Las reuniones individuales semanales son esenciales para mantener a su fuerza laboral feliz y productiva. Para los informes directos, considere el tiempo uno a uno como "su tiempo" para hablar sobre lo que quieran. Si quieren sumergirse en los detalles esenciales de un proyecto o desahogarse sobre las expectativas poco realistas de un cliente, es mejor sentarse y escuchar con empatía.

Con los equipos virtuales, es especialmente importante defender este tiempo y evitar cancelar o reprogramar. Recuerde, los miembros remotos del equipo no pueden darse el lujo de verlo en la oficina para mantener conversaciones en la barra lateral.

Dado que el tiempo uno a uno es el tiempo de su equipo, es imperativo que tenga reuniones programadas regularmente para transmitir anuncios fuera de estas sesiones. Para los proyectos, es mejor dar una fecha y hora fijas para las reuniones y una agenda clara para que las personas puedan prepararse con anticipación. Para mensajes únicos que son sensibles al tiempo, puede crear "reuniones virtuales" que le brindan una plataforma y de cinco a 15 minutos para informar a su equipo.

Maximizar la efectividad de sus reuniones virtuales se reduce a tomar notas detalladas, lo que puede ayudarlo a recordar regresar a las conversaciones esenciales o refrescar su memoria antes de futuras sesiones de colaboración virtual.

Sigue el ejemplo de Bill Clinton, quien era conocido por ser bueno tomando notas detalladas. Después de conocer a alguien nuevo, Clinton a menudo escribía a mano los detalles de la conversación en tarjetas de notas y las archivaba para más tarde. Luego, revisaba sus tarjetas regularmente para hacer conexiones, comunicarse con seguimientos personales o simplemente dejar que la gente supiera que estaba pensando en ellos.

Algunos atribuyen el éxito político de Clinton en parte a este tipo de toma de notas meticulosas. En una escala más pequeña, puede aprovechar la estrategia con su equipo virtual para crear vínculos más estrechos y hacer que las reuniones sean más productivas.

Mantenga un cuaderno a mano y anote detalles interesantes sobre sus reuniones, la vida de los asistentes, sus hábitos de trabajo, lo que les molesta, lo que les emociona y sus objetivos. Complete las notas durante la llamada y eche un vistazo rápido a esas notas antes de su próximo encuentro para asegurarse de que no se pierdan detalles importantes.

2. Comparta documentos importantes y dé acceso a cada persona

Aproveche el software de gestión de proyectos o las herramientas de gestión de archivos para mantener a todos en sintonía, literalmente. Desde el primer día, todas las nuevas contrataciones deben tener acceso al software elegido y tener el conjunto de permisos correcto para que no se encuentren con obstáculos cuando estén en la mitad del proyecto.

Para lograr la máxima colaboración, cree un programa de incorporación que establezca exactamente cómo funciona la herramienta para compartir documentos y, lo que es más importante, cómo la utiliza específicamente su empresa. Este solo paso puede ahorrar muchos dolores de cabeza y reducir enormemente las idas y venidas. Si está aprovechando las plantillas, también debe asegurarse de que estén bloqueadas para que nadie pueda sobrescribirlas por error.

3. Mantenga tiempos finitos de inicio y fin de trabajo como lo haría en la oficina

Trabajar de forma virtual puede generar holgazanería o una tendencia a trabajar horas extras, ya que los miembros del equipo que trabajan desde casa tienden a difuminar las líneas entre su trabajo y su vida personal. Para ayudar a su equipo, esfuércese por mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida. Establezca horas de trabajo específicas en piedra desde el principio y hágalas cumplir.

Con los equipos remotos, puede ser un desafío navegar por las diferencias de zona horaria, por lo que encontrar un medio feliz de horas centrales durante las cuales se espera que las personas estén en línea y disponibles puede ser un gran compromiso.

Dicho esto, dependiendo de la estructura o los entregables de su empresa, es posible que no necesite definir un horario "laboral" estricto. Los empleados pueden preferir ser juzgados por su desempeño y pueden trabajar mejor en lo que Paul Graham se refiere como el Horario del Creador, donde el día se bloquea en incrementos de 3 a 4 horas ininterrumpidas para lograr la máxima productividad.

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Sin embargo, incluso en este caso, las horas principales aún se pueden establecer para garantizar que las personas estén disponibles a través de las herramientas de mensajería para mantener el flujo de proyectos activos. También es aconsejable establecer parámetros para los tiempos de respuesta promedio, como "Todos los correos electrónicos deben responderse dentro de las 24 horas y todos los mensajes dentro de las cuatro horas".

4. Organice reuniones virtuales para intercambio de ideas y comunicación

La eficacia general de sus iniciativas de colaboración virtual se deriva de la capacidad de su equipo para relacionarse entre sí. No es necesario que todos los chats de video tengan un propósito o sigan una estructura de reunión formal. También puede usar sus sesiones para intercambiar ideas sobre problemas de proyectos, solucionar problemas de procesos ineficientes o simplemente conocerse.

Las "horas felices" virtuales están de moda, ahora que el software de videoconferencia está al alcance de empresas de todos los tamaños. Dedique tiempo cada semana o dos para sincronizar como equipo y discutir elementos que no son de trabajo. Traiga una bebida de su elección y diviértase con juegos para romper el hielo.

Como líder, querrá unirse a la diversión con estas reuniones virtuales, pero también anime a su equipo a organizar las suyas propias sin la presencia de la gerencia. Si lo hace, quitará algo de presión a las sesiones, lo que permitirá a los miembros del equipo relajarse y hablar sobre temas que pueden evitar cuando el liderazgo está al alcance del oído.

5 herramientas para una colaboración virtual óptima

Aunque existe una gran cantidad de herramientas de colaboración virtual, no todas son apropiadas para todas las empresas. Busque no solo aquellos que ofrecen tecnología de punta, sino también aquellos que son lo suficientemente intuitivos como para que su equipo quiera usarlos. Aquí hay cinco tipos de herramientas específicas que querrá tener en su arsenal para una colaboración virtual efectiva.

1. Herramientas de gestión de proyectos

Un sorprendente 77% de los proyectos de alto rendimiento utilizan software de gestión de proyectos. Estas suites son una necesidad absoluta para la colaboración virtual, ya que a menudo actúan como sistemas todo en uno con funciones como gestión de archivos, mensajería de equipo, informes de rendimiento y espacios de trabajo compartidos para realizar un seguimiento de la finalización de tareas.

Tener un espacio de trabajo compartido en el que todos trabajen es invaluable para dominar la colaboración virtual. Sin embargo, es tan útil como las personas que lo usan y lo mantienen actualizado. Lo mejor es obtener la aceptación temprana y hacer cumplir las actualizaciones periódicas para que los datos no se vuelvan obsoletos y su personal comience a desconfiar de lo que está almacenado allí.

2. Herramientas de gestión de archivos

Reducir el trabajo administrativo y los correos electrónicos de ida y vuelta con una herramienta de administración de archivos adecuada vale cada centavo. Según un informe de comunicación de Project.co, el 74 % de las personas suelen perder archivos que se han compartido con otras personas.

En un entorno de colaboración virtual, es imperativo que el software que use esté basado en la nube para que todos puedan acceder de manera segura a los archivos que necesitan desde cualquier parte del mundo (puntos extra si la herramienta de administración de archivos que eligió se conecta a cualquier otra herramienta que use).

Las mejores y más recientes herramientas de administración de archivos incluyen funciones como notificaciones en tiempo real para cambios de archivos, marcas de tiempo para actualizaciones y capacidad de almacenamiento escalable, todo lo cual mantiene a su equipo virtual eficiente, organizado y alimentado para el crecimiento.

3. Herramientas de videoconferencia

En estos días, cada vez más empresas recurren a herramientas de comunicación de video empresarial para unir a sus equipos distribuidos. La colaboración virtual efectiva es casi imposible sin una cadencia de registro regular. Los colegas y los subordinados directos necesitan tiempo cara a cara a través de videoconferencias para hacer preguntas, aclarar los detalles del proyecto, solicitar comentarios sobre los entregables y establecer una relación muy necesaria.

Muchas herramientas de videoconferencia, como Teams, que se incluye con Microsoft 365, ofrecen no solo audio y video HD, sino también herramientas de colaboración integradas, como compartir pantalla, realizar anotaciones conjuntas y chat integrado. Además, la mayoría de las herramientas modernas de videoconferencia se integran a la perfección con los sistemas de calendario populares, lo que hace que la sincronización entre equipos sea tan fácil como hacer clic en un botón.

Muchas empresas también recurren a las entrevistas en video para poder conectarse de forma remota con los candidatos. La proyección de video de candidatos con los guiones de entrevista correctos puede agilizar el proceso de entrevista, ahorrar recursos y probablemente brindarle resultados similares a los que obtendría una reunión en persona.

4. Herramientas de programación

La programación de reuniones puede ser un verdadero problema para las organizaciones, debido a los calendarios conflictivos y las diferencias de zonas horarias.

Afortunadamente, varias compañías de SaaS han llenado el vacío con herramientas de programación que eliminan las conjeturas de la ecuación, eliminando virtualmente el ir y venir. Con estas herramientas, programar reuniones se vuelve tan simple como compartir su enlace de calendario personal y permitir que los contactos vean su disponibilidad y obtengan un espacio para ellos.

5. Herramientas de chat

Finalmente, la capacidad de intercambiar mensajes en tiempo real representa una prioridad de productividad crítica para los equipos virtuales. Ya sea que se trate de chats uno a uno, chats grupales, canales basados ​​en proyectos o anuncios de toda la empresa, no puede superar la conveniencia y la eficiencia de una herramienta integral de chat empresarial. Las empresas que utilizan una plataforma de comunicación interna dedicada pueden ver un aumento del 30 % en el compromiso de los empleados.

Muchos de estos sistemas ahora ofrecen integraciones de llamadas de audio y video y pueden ampliar su alcance a través de integraciones de aplicaciones de terceros con herramientas para compartir archivos, herramientas de administración de proyectos y programas de software CRM.

Reuniéndolo todo

Dominar la colaboración virtual se reduce a construir un equipo estelar y equiparlo con procesos eficientes y las mejores herramientas disponibles. Pero tan simple como suena esa ecuación, no es un proceso de la noche a la mañana. Se necesita tiempo y energía para atraer el talento adecuado, implementar los sistemas correctos y optimizar sus operaciones. Sin embargo, no se equivoque: el esfuerzo adicional vale cada centavo y cada gota de sudor.

La investigación de Owl Labs sugiere que las empresas que apoyan el trabajo remoto tienen, en promedio, una rotación de empleados un 25 % más baja que las empresas que no lo hacen. El simple hecho de empoderar a su equipo virtual para que colabore de manera más efectiva puede tener un efecto de enorme impacto en su organización que generará dividendos a largo plazo.

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