Por que a colaboração virtual é essencial para sua força de trabalho

A colaboração virtual não é uma tendência – veio para ficar.

Vamos pegar o trabalho remoto, por exemplo. O trabalho remoto teve um crescimento de 44% apenas nos últimos cinco anos – e por boas razões. Cada vez mais, as empresas percebem que os funcionários não precisam estar fisicamente no escritório para causar impacto. Os funcionários também estão percebendo, descobrindo que é mais fácil ter um bom equilíbrio entre vida profissional e pessoal sem ir e voltar de um escritório físico.

Dito isso, o trabalho remoto só pode se tornar popular graças às ferramentas de colaboração virtual disponíveis hoje que permitem que pessoas de todo o mundo se conectem sem esforço e instantaneamente.

Em um acordo de colaboração virtual, os empregadores podem colher os benefícios da economia de custos e do aumento da produtividade dos trabalhadores remotos. A pesquisa descobriu, por exemplo, que os funcionários da American Express que trabalhavam em casa eram 43% mais produtivos, enquanto os teletrabalhadores da JD Edwards eram até 25% mais produtivos do que seus colegas de escritório.

Considerando esses prós da colaboração virtual, vamos mergulhar mais fundo no tópico para defini-lo e identificar maneiras práticas de sua empresa colher os benefícios de tal acordo.

Por que as empresas devem dominar a colaboração virtual?

Colaborar remotamente custa menos, pois as empresas podem usar esses acordos para reduzir ou eliminar custos indiretos, como aluguel, serviços públicos e custos de internet. Também não há necessidade de móveis extravagantes ou arte de escritório. Todos esses custos se somam e, quando você está colaborando remotamente, pode investir esses recursos de volta nos negócios.

Dominar a colaboração virtual também significa simplificar as operações. A implantação de ferramentas e sistemas de colaboração apropriados pode minimizar as tarefas manuais de administração, dando aos membros da equipe a largura de banda para se concentrar em um trabalho mais significativo que crie resultados, impressione os clientes e gere mais receita.

Um ambiente de trabalho virtual também pode ser um grande catalisador para atrair os melhores talentos. Como sua empresa não está confinada ao seu grupo local de candidatos em potencial, você pode lançar uma rede mais ampla e preencher cargos com candidatos ideais, em vez de se contentar com aqueles que estão próximos.

4 maneiras de colaborar virtualmente com sucesso

A colaboração virtual bem-sucedida cresce a partir de hábitos eficazes. Os membros da equipe exigem orientação e estrutura, portanto, ter um plano de integração claro, uma cadência regular de horários de reunião e as ferramentas certas podem fazer toda a diferença nos resultados associados aos seus esforços de colaboração digital.

1. Faça check-ins regulares com colegas de equipe e subordinados diretos

Os encontros semanais são essenciais para manter sua força de trabalho feliz e produtiva. Para subordinados diretos, considere o “tempo deles” individualmente para falar sobre o que eles quiserem. Se eles querem mergulhar nos mínimos detalhes de um projeto ou desabafar sobre as expectativas irreais de um cliente, é melhor sentar e ouvir com empatia.

Com equipes virtuais, é especialmente importante defender esse tempo e evitar cancelar ou remarcar. Lembre-se, os membros da equipe remota não podem se dar ao luxo de vê-lo no escritório para conversas na barra lateral.

Como o tempo individual é o tempo de sua equipe, é imperativo que você agende reuniões regularmente para transmitir anúncios fora dessas sessões. Para projetos, é melhor definir um horário e uma data para as reuniões e uma agenda clara para que as pessoas possam se preparar com antecedência. Para mensagens pontuais que são sensíveis ao tempo, você pode criar “stand-ups virtuais” que oferecem uma plataforma e cinco a 15 minutos para informar sua equipe.

Maximizar a eficácia de suas reuniões virtuais se resume a fazer anotações detalhadas, que podem ajudá-lo a lembrar de voltar às conversas essenciais ou refrescar sua memória antes de futuras sessões de colaboração virtual.

Tome uma sugestão de Bill Clinton, que era conhecido por ser bom em fazer anotações detalhadas. Depois de conhecer alguém novo, Clinton muitas vezes escrevia à mão os detalhes da conversa em cartões e os arquivava para mais tarde. Então, ele revisou seus cartões regularmente para fazer conexões, entrar em contato com acompanhamentos pessoais ou apenas deixar as pessoas saberem que ele estava pensando nelas.

Alguns atribuem o sucesso político de Clinton em parte a esse tipo de anotações meticulosas. Em uma escala menor, você pode alavancar a estratégia com sua equipe virtual para criar laços mais estreitos e tornar as reuniões mais produtivas.

Mantenha um caderno à mão e anote detalhes interessantes sobre suas reuniões, a vida dos participantes, seus hábitos de trabalho, o que os incomoda, o que os deixa empolgados e seus objetivos. Preencha as notas durante a chamada e dê uma olhada rápida nessas notas antes do seu próximo encontro para garantir que detalhes importantes não sejam perdidos.

2. Compartilhe documentos importantes e dê acesso a cada pessoa

Aproveite o software de gerenciamento de projetos ou as ferramentas de gerenciamento de arquivos para manter todos na mesma página – literalmente. Desde o primeiro dia, todos os novos contratados devem ter acesso ao software escolhido e ter o conjunto de permissões correto para que não encontrem obstáculos quando estiverem no meio do projeto.

Para colaboração máxima, crie um programa de integração que descreva exatamente como a ferramenta de compartilhamento de documentos funciona e, mais importante, como sua empresa a usa especificamente. Este único passo pode poupar muitas dores de cabeça e reduzir tremendamente as idas e vindas. Se você estiver aproveitando os modelos, também deve garantir que eles estejam bloqueados para que ninguém possa sobrescrevê-los por engano.

3. Mantenha horários de início e término de trabalho finitos, como faria no escritório

Trabalhar virtualmente pode levar à folga ou à tendência de fazer horas extras, pois os membros da equipe que trabalham em casa tendem a confundir as linhas entre o trabalho e a vida pessoal. Para ajudar sua equipe, esforce-se para manter um equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Defina horários de trabalho específicos desde o início e faça-os cumprir.

Com equipes remotas, pode ser desafiador navegar pelas diferenças de fuso horário, portanto, encontrar um meio-termo de horas principais durante as quais as pessoas devem estar online e disponíveis pode ser um grande compromisso.

Dito isso, dependendo da estrutura ou das entregas da sua empresa, talvez você não precise definir horas de “trabalho” estritas. Os funcionários podem preferir ser julgados pelo desempenho e podem trabalhar melhor no que Paul Graham chama de Agenda do Criador, onde o dia é bloqueado em incrementos de 3 a 4 horas ininterruptas para produtividade máxima.

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No entanto, mesmo nesse caso, as horas principais ainda podem ser definidas para garantir que as pessoas estejam disponíveis por meio de ferramentas de mensagens para manter o fluxo de projetos ativos. Também é aconselhável definir parâmetros para tempos médios de resposta, como “Todos os e-mails devem ser respondidos em 24 horas e todas as mensagens em quatro horas”.

4. Organize encontros virtuais para brainstorming e comunicação

A eficácia geral de suas iniciativas de colaboração virtual decorre da capacidade de sua equipe de interagir umas com as outras. Todo bate-papo por vídeo não precisa ser orientado a um propósito ou seguir uma estrutura formal de reunião. Você também pode usar suas sessões para debater problemas de projeto, solucionar problemas de processos ineficientes ou simplesmente conhecer uns aos outros.

As “happy hours” virtuais estão na moda, agora que o software de videoconferência está ao alcance de empresas de todos os tamanhos. Reserve um tempo a cada semana ou duas para sincronizar como uma equipe e discutir itens não relacionados ao trabalho. Traga uma bebida de sua escolha e divirta-se com jogos de quebra-gelo.

Como líder, você desejará participar da diversão com esses encontros virtuais, mas incentive sua equipe a hospedar os seus próprios sem a presença da gerência. Fazer isso aliviará um pouco a pressão das sessões, permitindo que os membros da equipe se soltem e falem sobre tópicos que podem evitar quando a liderança estiver ao alcance da voz.

5 ferramentas para uma colaboração virtual ideal

Embora exista um grande número de ferramentas de colaboração virtual, nem todas são apropriadas para todas as empresas. Procure não apenas aqueles que oferecem tecnologia de ponta, mas aqueles que também são intuitivos o suficiente para que sua equipe queira usá-los. Aqui estão cinco tipos de ferramentas específicas que você deve ter em seu arsenal para uma colaboração virtual eficaz.

1. Ferramentas de gerenciamento de projetos

Um gritante 77% dos projetos de alto desempenho usam software de gerenciamento de projetos. Esses conjuntos são uma necessidade absoluta para colaboração virtual, geralmente atuando como sistemas completos com recursos como gerenciamento de arquivos, mensagens de equipe, relatórios de desempenho e espaços de trabalho compartilhados para rastrear a conclusão de tarefas.

Ter um espaço de trabalho compartilhado no qual todos trabalham é inestimável para dominar a colaboração virtual. No entanto, é tão útil quanto as pessoas que o usam e o mantêm atualizado. É melhor obter a adesão com antecedência e aplicar atualizações regulares para que os dados não fiquem obsoletos e sua equipe comece a não confiar no que está armazenado lá.

2. Ferramentas de gerenciamento de arquivos

Reduzir o trabalho administrativo e os emails de ida e volta com uma ferramenta de gerenciamento de arquivos adequada vale cada centavo. De acordo com um relatório de comunicação do Project.co, 74% das pessoas costumam perder arquivos que foram compartilhados com outras pessoas.

Em um ambiente de colaboração virtual, é imperativo que o software que você usa seja baseado em nuvem para que todos possam acessar com segurança os arquivos de que precisam de qualquer lugar do mundo (pontos de bônus se a ferramenta de gerenciamento de arquivos escolhida se conectar a qualquer outra ferramenta que você usa).

As melhores e mais recentes ferramentas de gerenciamento de arquivos incluem recursos como notificações em tempo real para alterações de arquivos, carimbos de data e hora para atualizações e capacidade de armazenamento escalável — tudo isso mantém sua equipe virtual eficiente, organizada e impulsionada para o crescimento.

3. Ferramentas de videoconferência

Atualmente, mais e mais empresas estão recorrendo a ferramentas de comunicação por vídeo empresarial para reunir suas equipes distribuídas. A colaboração virtual eficaz é quase impossível sem uma cadência de check-in regular. Colegas e subordinados diretos precisam de tempo presencial por videoconferência para fazer perguntas, esclarecer detalhes do projeto, solicitar feedback sobre entregas e criar um relacionamento muito necessário.

Muitas ferramentas de videoconferência, como o Teams, incluído no Microsoft 365, oferecem não apenas vídeo e áudio em HD, mas também ferramentas de colaboração integradas, como compartilhamento de tela, co-anotação e bate-papo integrado. Além disso, as ferramentas de videoconferência mais modernas se integram perfeitamente aos sistemas de calendário populares, tornando a sincronização entre equipes tão fácil quanto clicar em um botão.

Muitas empresas também estão recorrendo a entrevistas em vídeo para que possam se conectar remotamente com os candidatos. A triagem de vídeo de candidatos com os roteiros de entrevista corretos pode agilizar o processo de entrevista, economizar recursos e provavelmente trazer resultados semelhantes aos de uma reunião presencial.

4. Ferramentas de agendamento

Agendar reuniões pode ser um verdadeiro problema para as organizações, devido a calendários conflitantes e diferenças de fuso horário.

Felizmente, várias empresas de SaaS preencheram a lacuna com ferramentas de agendamento que eliminam as suposições da equação, praticamente eliminando as idas e vindas. Com essas ferramentas, agendar reuniões se torna tão simples quanto compartilhar seu link de calendário pessoal e permitir que os contatos vejam sua disponibilidade e consigam um espaço para eles.

5. Ferramentas de bate-papo

Por fim, a capacidade de trocar mensagens em tempo real representa uma prioridade crítica de produtividade para equipes virtuais. Quer se trate de chats individuais, chats em grupo, canais baseados em projetos ou anúncios em toda a empresa, você não pode superar a conveniência e a eficiência de uma ferramenta abrangente de chat de negócios. As empresas que usam uma plataforma de comunicação interna dedicada podem ter um aumento de 30% no engajamento dos funcionários.

Muitos desses sistemas agora oferecem integrações de chamadas de áudio e vídeo e podem estender seu alcance por meio de integrações de aplicativos de terceiros com ferramentas de compartilhamento de arquivos, ferramentas de gerenciamento de projetos e programas de software de CRM.

Juntando tudo

Dominar a colaboração virtual se resume a construir uma equipe estelar e equipá-la com processos eficientes e as melhores ferramentas disponíveis. Mas, por mais simples que essa equação pareça, não é um processo da noite para o dia. Leva tempo e energia para atrair o talento certo, implementar os sistemas certos e otimizar suas operações. No entanto, não se engane: o esforço adicional vale cada centavo e cada gota de suor.

Uma pesquisa da Owl Labs sugere que as empresas que apoiam o trabalho remoto têm, em média, uma rotatividade de funcionários 25% menor do que as empresas que não o fazem. O simples ato de capacitar sua equipe virtual para colaborar de forma mais eficaz pode ter um efeito imensamente impactante em sua organização que pagará dividendos a longo prazo.

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