Perché la collaborazione virtuale è essenziale per la tua forza lavoro

La collaborazione virtuale non è una tendenza: è qui per restare.

Prendiamo il lavoro a distanza, per esempio. Il lavoro a distanza ha visto una crescita del 44% solo negli ultimi cinque anni, e per una buona ragione. Sempre di più, le aziende si sono rese conto che i dipendenti non hanno bisogno di essere fisicamente in ufficio per avere un impatto. Anche i dipendenti se ne stanno accorgendo, scoprendo che è più facile avere un buon equilibrio tra lavoro e vita privata senza spostarsi da e verso un ufficio fisico.

Detto questo, il lavoro a distanza può diventare mainstream solo grazie agli strumenti di collaborazione virtuale oggi disponibili che consentono a persone di tutto il mondo di connettersi senza sforzo e istantaneamente.

In un accordo di collaborazione virtuale, i datori di lavoro possono trarre vantaggio dal risparmio sui costi e dall'aumento della produttività dei lavoratori remoti. La ricerca ha rilevato, ad esempio, che i dipendenti di American Express che lavoravano da casa erano il 43% più produttivi, mentre i telelavoratori di JD Edwards erano fino al 25% più produttivi rispetto ai colleghi in ufficio.

Dati questi vantaggi della collaborazione virtuale, diamo un'occhiata più approfondita all'argomento sia per definirlo sia per identificare i modi perseguibili che la tua azienda può trarre vantaggio da tale accordo.

Perché le aziende dovrebbero padroneggiare la collaborazione virtuale?

La collaborazione in remoto costa meno, poiché le aziende possono utilizzare questi accordi per ridurre o cancellare i costi generali come l'affitto, le utenze e i costi di Internet. Non c'è nemmeno bisogno di mobili sofisticati o arte d'ufficio. Tutti questi costi si sommano e, quando si collabora da remoto, è possibile reinvestire tali risorse nell'azienda.

Padroneggiare la collaborazione virtuale significa anche semplificare le operazioni. L'implementazione di strumenti e sistemi di collaborazione appropriati può ridurre al minimo le attività di amministrazione manuale, offrendo ai membri del team la larghezza di banda per concentrarsi su un lavoro più significativo che crea risultati finali, stupisce i clienti e genera maggiori entrate.

Un ambiente di lavoro virtuale può anche essere un ottimo catalizzatore per attrarre i migliori talenti. Dal momento che la tua azienda non è confinata al tuo pool locale di potenziali candidati, puoi creare una rete più ampia e ricoprire ruoli con candidati ideali, invece di accontentarti di quelli nelle immediate vicinanze.

4 modi per collaborare con successo virtualmente

Una collaborazione virtuale di successo nasce da abitudini efficaci. I membri del team richiedono guida e struttura, quindi avere un piano di inserimento chiaro, una cadenza regolare degli orari delle riunioni e gli strumenti giusti in atto possono fare la differenza nei risultati associati ai tuoi sforzi di collaborazione digitale.

1. Effettua controlli regolari con i compagni di squadra e i dipendenti diretti

Gli incontri individuali settimanali sono essenziali per mantenere la tua forza lavoro felice e produttiva. Per i riporti diretti, considera il "tempo" individuale per parlare di ciò che vogliono. Se vogliono immergersi nei dettagli essenziali di un progetto o sfogarsi sulle aspettative irrealistiche di un cliente, è meglio sedersi e prestare un orecchio empatico.

Con i team virtuali, è particolarmente importante difendere questa volta ed evitare di annullare o riprogrammare. Ricorda, i membri del team remoti non hanno il lusso di vederti in ufficio per conversazioni nella barra laterale.

Poiché il tempo individuale è il tempo del tuo team, è fondamentale programmare regolarmente riunioni per trasmettere annunci al di fuori di queste sessioni. Per i progetti, è meglio fornire un'ora e una data prestabilite per le riunioni e un'agenda chiara per le riunioni in modo che le persone possano prepararsi in anticipo. Per i messaggi una tantum che richiedono tempo, puoi creare "stand-up virtuali" che ti offrono una piattaforma e da cinque a 15 minuti per informare il tuo team insieme.

Massimizzare l'efficacia delle tue riunioni virtuali si riduce a prendere appunti dettagliati, che possono aiutarti a ricordare di tornare indietro su conversazioni essenziali o rinfrescare la tua memoria prima di future sessioni di collaborazione virtuale.

Prendi spunto da Bill Clinton, noto per essere bravo a prendere appunti dettagliati. Dopo aver incontrato qualcuno di nuovo, Clinton scriveva spesso a mano i dettagli della conversazione su bigliettini e li archiviava per dopo. Quindi, ha rivisto regolarmente le sue carte per stabilire connessioni, raggiungere con follow-up personali o semplicemente far sapere alle persone che ci stava pensando.

Alcuni attribuiscono il successo politico di Clinton in parte a questo tipo di meticoloso prendere appunti. Su scala ridotta, puoi sfruttare la strategia con il tuo team virtuale per creare legami più stretti e rendere le riunioni più produttive.

Tieni un taccuino a portata di mano e scrivi dettagli interessanti sulle tue riunioni, sulla vita dei partecipanti, sulle loro abitudini lavorative, su cosa li disturba, su cosa sono entusiasti e sui loro obiettivi. Compila le note durante la chiamata e dai una rapida occhiata a quelle note prima del tuo prossimo incontro per assicurarti di non perdere dettagli importanti.

2. Condividere documenti importanti e consentire a ogni persona l'accesso

Sfrutta il software di gestione dei progetti o gli strumenti di gestione dei file per mantenere tutti sulla stessa pagina, letteralmente. Dal primo giorno, tutti i nuovi assunti dovrebbero avere accesso al software scelto e disporre delle autorizzazioni corrette impostate in modo che non incontrino blocchi stradali quando sono a metà progetto.

Per la massima collaborazione, crea un programma di onboarding che spieghi esattamente come funziona lo strumento di condivisione dei documenti e, soprattutto, come lo utilizza specificamente la tua azienda. Questo solo passaggio può salvare un sacco di mal di testa e ridurre tremendamente avanti e indietro. Se stai sfruttando i modelli, dovresti anche assicurarti che siano bloccati in modo che nessuno possa sovrascriverli per errore.

3. Mantieni gli orari di inizio e fine lavoro finiti come faresti in ufficio

Lavorare virtualmente può portare a rallentamenti o alla tendenza a fare gli straordinari, poiché i membri del team che lavorano da casa hanno la tendenza a confondere i confini tra il loro lavoro e la vita personale. Per aiutare la tua squadra, sforzati di mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata. Fissare orari di lavoro specifici nella pietra fin dall'inizio e farli rispettare.

Con i team remoti, può essere difficile navigare le differenze di fuso orario, quindi trovare un mezzo felice per le ore centrali durante le quali le persone dovrebbero essere online e disponibili può essere un ottimo compromesso.

Detto questo, a seconda della struttura della tua azienda o dei risultati finali, potrebbe non essere necessario definire orari di "lavoro" rigorosi. I dipendenti potrebbero preferire essere giudicati in base alle prestazioni e potrebbero lavorare meglio su ciò che Paul Graham definisce un programma del produttore in cui la giornata è bloccata con incrementi di 3-4 ore ininterrotte per la massima produttività.

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Tuttavia, anche in questo caso, le ore principali possono ancora essere impostate per assicurarsi che le persone siano disponibili tramite gli strumenti di messaggistica al fine di mantenere i progetti attivi in ​​corso. È anche consigliabile impostare parametri per i tempi di risposta medi, ad esempio "Tutte le e-mail dovrebbero ricevere risposta entro 24 ore e tutti i messaggi entro quattro ore".

4. Organizza incontri virtuali per il brainstorming e la comunicazione

L'efficacia complessiva delle tue iniziative di collaborazione virtuale deriva dalla capacità del tuo team di integrarsi tra loro. Ogni chat video non deve essere guidata da uno scopo o seguire una struttura di riunione formale. Puoi anche utilizzare le tue sessioni per fare brainstorming su problemi di progetto, risolvere processi inefficienti o semplicemente conoscerti.

Gli "happy hour" virtuali sono di gran moda, ora che i software di videoconferenza sono alla portata di aziende di tutte le dimensioni. Ritaglia del tempo ogni settimana o due per sincronizzarti come una squadra e discutere di argomenti non lavorativi. Porta una bevanda a tua scelta e rendila divertente con i giochi rompighiaccio.

In qualità di leader, vorrai unirti al divertimento con questi incontri virtuali, ma incoraggiare il tuo team a ospitare anche i propri senza una presenza manageriale. In questo modo eliminerai un po' di pressione dalle sessioni, consentendo ai membri del team di scatenarsi e parlare di argomenti che potrebbero evitare quando la leadership è a portata d'orecchio.

5 strumenti per una collaborazione virtuale ottimale

Sebbene esista un numero enorme di strumenti di collaborazione virtuale, non sono tutti appropriati per ogni azienda. Cerca non solo quelli che offrono tecnologia all'avanguardia, ma anche quelli che sono abbastanza intuitivi da far sì che il tuo team voglia usarli. Ecco cinque tipi di strumenti specifici che vorresti avere nel tuo arsenale per una collaborazione virtuale efficace.

1. Strumenti di gestione del progetto

Un enorme 77% dei progetti ad alte prestazioni utilizza software di gestione dei progetti. Queste suite sono una necessità assoluta per la collaborazione virtuale, spesso fungendo da sistemi all-in-one con funzionalità come gestione dei file, messaggistica del team, report sulle prestazioni e spazi di lavoro condivisi per tenere traccia del completamento delle attività.

Avere uno spazio di lavoro condiviso su cui tutti lavorano è inestimabile per padroneggiare la collaborazione virtuale. Tuttavia, è utile solo quanto le persone che lo utilizzano e lo tengono aggiornato. È meglio ottenere il buy-in in anticipo e applicare aggiornamenti regolari in modo che i dati non diventino obsoleti e il tuo personale inizi a non fidarsi di ciò che è archiviato lì.

2. Strumenti di gestione dei file

Ridurre il lavoro amministrativo e le e-mail avanti e indietro con uno strumento di gestione dei file adeguato vale ogni centesimo. Secondo un rapporto di comunicazione di Project.co, il 74% delle persone perde spesso file che sono stati condivisi con altri.

In un ambiente di collaborazione virtuale, è fondamentale che il software che utilizzi sia basato su cloud in modo che tutti possano accedere in sicurezza ai file di cui hanno bisogno da qualsiasi parte del mondo (punti bonus se lo strumento di gestione dei file scelto si connette a qualsiasi altro strumento che utilizzi).

I migliori e più recenti strumenti di gestione dei file includono funzionalità come notifiche in tempo reale per le modifiche ai file, timestamp per gli aggiornamenti e capacità di archiviazione scalabile, tutto ciò mantiene il tuo team virtuale efficiente, organizzato e alimentato per la crescita.

3. Strumenti per riunioni video

In questi giorni, sempre più aziende si stanno rivolgendo a strumenti di comunicazione video aziendale per riunire i loro team distribuiti. Una collaborazione virtuale efficace è quasi impossibile senza una cadenza di check-in regolare. I colleghi e i subordinati diretti hanno bisogno di tempo faccia a faccia tramite videoconferenza per porre domande, chiarire i dettagli del progetto, richiedere feedback sui risultati finali e costruire un rapporto tanto necessario.

Molti strumenti di videoconferenza, ad esempio Teams incluso in Microsoft 365, offrono non solo video e audio HD, ma anche strumenti di collaborazione integrati come condivisione dello schermo, annotazioni e chat integrate. Inoltre, la maggior parte dei moderni strumenti per riunioni video si integra perfettamente con i più diffusi sistemi di calendario, rendendo la sincronizzazione tra i team facile come un clic di un pulsante.

Molte aziende si stanno anche rivolgendo a interviste video in modo da poter connettersi in remoto con i candidati. Lo screening video dei candidati con i giusti script del colloquio può semplificare il processo di colloquio, risparmiare risorse e probabilmente portarti risultati simili a quelli di un incontro di persona.

4. Strumenti di pianificazione

La pianificazione delle riunioni può essere un vero punto dolente per le organizzazioni, a causa di calendari in conflitto e differenze di fuso orario.

Per fortuna, diverse aziende SaaS hanno colmato il divario con strumenti di pianificazione che eliminano le congetture dall'equazione, eliminando virtualmente l'andirivieni. Con questi strumenti, la pianificazione delle riunioni diventa semplice come condividere il collegamento al calendario personale e consentire ai contatti di vedere la tua disponibilità e prendere uno spazio per se stessi.

5. Strumenti di chat

Infine, la capacità di scambiare messaggi in tempo reale rappresenta una priorità di produttività critica per i team virtuali. Che si tratti di chat individuali, chat di gruppo, canali basati su progetti o annunci a livello aziendale, non puoi battere la comodità e l'efficienza di uno strumento completo di chat aziendale. Le aziende che utilizzano una piattaforma di comunicazione interna dedicata possono vedere un aumento del 30% nel coinvolgimento dei dipendenti.

Molti di questi sistemi ora offrono integrazioni di chiamate audio e video e possono estendere la loro portata attraverso integrazioni di app di terze parti con strumenti di condivisione file, strumenti di gestione dei progetti e programmi software CRM.

Riunendo tutto

Padroneggiare la collaborazione virtuale significa creare un team eccezionale e dotarlo di processi efficienti e dei migliori strumenti disponibili. Ma per quanto semplice possa sembrare quell'equazione, non è un processo dall'oggi al domani. Occorrono tempo ed energia per attirare i talenti giusti, implementare i sistemi giusti e ottimizzare le tue operazioni. Tuttavia, non commettere errori: lo sforzo aggiunto vale ogni centesimo e ogni goccia di sudore.

La ricerca di Owl Labs suggerisce che le aziende che supportano il lavoro a distanza hanno, in media, un fatturato dei dipendenti inferiore del 25% rispetto alle aziende che non lo fanno. Il semplice atto di consentire al tuo team virtuale di collaborare in modo più efficace può avere un effetto immenso sulla tua organizzazione che pagherà dividendi a lungo termine.

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