Pourquoi la collaboration virtuelle est essentielle pour votre personnel

La collaboration virtuelle n'est pas une tendance – elle est là pour rester.

Prenons le travail à distance, par exemple. Le travail à distance a connu une croissance de 44 % au cours des cinq dernières années seulement – ​​et pour cause. De plus en plus, les entreprises se rendent compte que les employés n'ont pas besoin d'être physiquement au bureau pour avoir un impact. Les employés le remarquent également, constatant qu'il est plus facile d'avoir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée sans se déplacer vers et depuis un bureau physique.

Cela dit, le travail à distance ne peut se généraliser que grâce aux outils de collaboration virtuelle disponibles aujourd'hui qui permettent aux personnes du monde entier de se connecter sans effort et instantanément.

Dans un accord de collaboration virtuelle, les employeurs peuvent profiter des économies de coûts et de la productivité accrue des travailleurs à distance. Des recherches ont révélé, par exemple, que les employés d'American Express qui travaillaient à domicile étaient 43 % plus productifs, tandis que les télétravailleurs de JD Edwards étaient jusqu'à 25 % plus productifs que leurs collègues de bureau.

Compte tenu de ces avantages de la collaboration virtuelle, approfondissons le sujet à la fois pour le définir et pour identifier des moyens concrets pour votre entreprise de tirer parti d'un tel arrangement.

Pourquoi les entreprises devraient-elles maîtriser la collaboration virtuelle ?

La collaboration à distance coûte moins cher, car les entreprises peuvent utiliser ces arrangements pour réduire ou effacer les frais généraux tels que le loyer, les services publics et les coûts Internet. Il n'y a pas non plus besoin de meubles de fantaisie ou d'art de bureau. Tous ces coûts s'additionnent, et lorsque vous collaborez à distance, vous pouvez réinvestir ces ressources dans l'entreprise.

Maîtriser la collaboration virtuelle, c'est aussi rationaliser les opérations. Le déploiement d'outils et de systèmes de collaboration appropriés peut minimiser les tâches administratives manuelles, donnant aux membres de l'équipe la bande passante nécessaire pour se concentrer sur un travail plus significatif qui crée des livrables, impressionne les clients et génère des revenus plus importants.

Un environnement de travail virtuel peut également être un excellent catalyseur pour attirer les meilleurs talents. Étant donné que votre entreprise n'est pas confinée à votre bassin local de candidats potentiels, vous pouvez élargir votre réseau et pourvoir les postes avec des candidats idéaux, au lieu de vous contenter de ceux qui sont à proximité.

4 façons de collaborer virtuellement avec succès

Une collaboration virtuelle réussie découle d'habitudes efficaces. Les membres de l'équipe exigent des conseils et une structure, donc avoir un plan d'intégration clair, une cadence régulière des heures de réunion et les bons outils en place peuvent faire toute la différence dans les résultats associés à vos efforts de collaboration numérique.

1. Avoir des vérifications régulières avec les coéquipiers et les subordonnés directs

Les entretiens individuels hebdomadaires sont essentiels pour garder votre personnel heureux et productif. Pour les subalternes directs, considérez le temps en tête-à-tête "leur temps" pour parler de tout ce qu'ils veulent. S'ils veulent se plonger dans les moindres détails d'un projet ou exprimer les attentes irréalistes d'un client, il est préférable de s'asseoir et de prêter une oreille empathique.

Avec les équipes virtuelles, il est particulièrement important de défendre ce temps et d'éviter d'annuler ou de reporter. N'oubliez pas que les membres de l'équipe distante n'ont pas le luxe de vous voir au bureau pour des conversations parallèles.

Étant donné que le temps en tête-à-tête est le temps de votre équipe, il est impératif que vous ayez des réunions régulièrement programmées pour diffuser des annonces en dehors de ces sessions. Pour les projets, il est préférable de donner une heure et une date fixes pour les réunions et un ordre du jour clair afin que les gens puissent se préparer à l'avance. Pour les messages ponctuels sensibles au facteur temps, vous pouvez créer des "stand-ups virtuels" qui vous donnent une plate-forme et cinq à 15 minutes pour informer votre équipe ensemble.

Maximiser l'efficacité de vos réunions virtuelles revient à prendre des notes détaillées, ce qui peut vous aider à vous souvenir de revenir sur les conversations essentielles ou de vous rafraîchir la mémoire avant de futures sessions de collaboration virtuelle.

Inspirez-vous de Bill Clinton, qui était connu pour sa capacité à prendre des notes détaillées. Après avoir rencontré quelqu'un de nouveau, Clinton écrivait souvent à la main les détails de la conversation sur des cartes de correspondance et les classait pour plus tard. Ensuite, il a passé en revue ses cartes régulièrement afin d'établir des liens, de tendre la main avec des suivis personnels ou simplement de faire savoir aux gens qu'il pensait à eux.

Certains attribuent en partie le succès politique de Clinton à ce type de prise de notes méticuleuse. À plus petite échelle, vous pouvez tirer parti de la stratégie avec votre équipe virtuelle pour créer des liens plus étroits et rendre les réunions plus productives.

Gardez un carnet à portée de main et notez des détails intéressants sur vos réunions, la vie des participants, leurs habitudes de travail, ce qui les dérange, ce qui les passionne et leurs objectifs. Remplissez des notes pendant l'appel et jetez-y un coup d'œil rapide avant votre prochaine rencontre pour vous assurer que des détails importants ne sont pas oubliés.

2. Partagez les documents importants et donnez accès à chacun

Tirez parti des logiciels de gestion de projet ou des outils de gestion de fichiers pour garder tout le monde sur la même longueur d'onde - littéralement. Dès le premier jour, toutes les nouvelles recrues doivent avoir accès au logiciel de votre choix et disposer des autorisations appropriées afin de ne pas se heurter à des obstacles lorsqu'elles sont à mi-projet.

Pour une collaboration maximale, créez un programme d'intégration qui explique exactement comment fonctionne l'outil de partage de documents et, plus important encore, comment votre entreprise l'utilise spécifiquement. Cette seule étape peut vous éviter bien des maux de tête et réduire considérablement les allers-retours. Si vous utilisez des modèles, vous devez également vous assurer qu'ils sont verrouillés afin que personne ne puisse les écraser par erreur.

3. Gardez des heures de début et de fin de travail finies comme vous le feriez au bureau

Le travail virtuel peut entraîner un relâchement ou une tendance à faire des heures supplémentaires, car les membres de l'équipe qui travaillent à domicile ont tendance à brouiller les frontières entre leur travail et leur vie personnelle. Pour aider votre équipe, efforcez-vous de maintenir un équilibre travail-vie personnelle. Fixez des heures de travail spécifiques dans la pierre dès le début et appliquez-les.

Avec les équipes distantes, il peut être difficile de gérer les différences de fuseaux horaires, donc trouver un juste milieu d'heures de base pendant lesquelles les gens sont censés être en ligne et disponibles peut être un excellent compromis.

Cela dit, selon la structure ou les livrables de votre entreprise, vous n'aurez peut-être pas besoin de définir des heures de « travail » strictes. Les employés peuvent préférer être jugés sur leurs performances et peuvent mieux travailler sur ce que Paul Graham appelle un horaire de fabricant où la journée est bloquée par tranches de 3 à 4 heures ininterrompues pour une productivité maximale.

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Pourtant, même dans ce cas, les heures de base peuvent toujours être définies pour s'assurer que les personnes sont disponibles via les outils de messagerie afin de maintenir le flux des projets actifs. Il est également judicieux de définir des paramètres pour les temps de réponse moyens, tels que "Tous les e-mails doivent recevoir une réponse dans les 24 heures et tous les messages dans les quatre heures".

4. Organisez des réunions virtuelles pour le brainstorming et la communication

L'efficacité globale de vos initiatives de collaboration virtuelle découle de la capacité de votre équipe à s'intégrer les unes aux autres. Chaque chat vidéo ne doit pas nécessairement être axé sur un objectif ou suivre une structure de réunion formelle. Vous pouvez également utiliser vos sessions pour réfléchir à des blocages de projets, résoudre des processus inefficaces ou simplement apprendre à vous connaître.

Les « happy hours » virtuels font fureur, maintenant que les logiciels de visioconférence sont à la portée des entreprises de toutes tailles. Prévoyez du temps toutes les semaines ou toutes les deux semaines pour vous synchroniser en équipe et discuter des éléments non liés au travail. Apportez une boisson de votre choix et amusez-vous avec des jeux brise-glace.

En tant que leader, vous aurez envie de vous amuser avec ces rencontres virtuelles, mais encouragez votre équipe à organiser la leur sans la présence de la direction également. Cela réduira la pression sur les sessions, permettant aux membres de l'équipe de se lâcher et de parler de sujets qu'ils peuvent éviter lorsque le leadership est à portée de voix.

5 outils pour une collaboration virtuelle optimale

Bien qu'il existe un nombre considérable d'outils de collaboration virtuelle, ils ne conviennent pas tous à toutes les entreprises. Ne cherchez pas seulement ceux qui offrent une technologie de pointe, mais aussi ceux qui sont suffisamment intuitifs pour que votre équipe veuille les utiliser. Voici cinq types d'outils spécifiques que vous voudrez avoir dans votre arsenal pour une collaboration virtuelle efficace.

1. Outils de gestion de projet

77 % des projets très performants utilisent un logiciel de gestion de projet. Ces suites sont une nécessité absolue pour la collaboration virtuelle, agissant souvent comme des systèmes tout-en-un avec des fonctionnalités telles que la gestion de fichiers, la messagerie d'équipe, les rapports de performance et les espaces de travail partagés pour suivre l'achèvement des tâches.

Avoir un espace de travail partagé sur lequel tout le monde travaille est inestimable pour maîtriser la collaboration virtuelle. Cependant, il est aussi utile que les personnes qui l'utilisent et le maintiennent à jour. Il est préférable d'obtenir l'adhésion tôt et d'appliquer des mises à jour régulières afin que les données ne deviennent pas obsolètes et que votre personnel commence à ne plus faire confiance à ce qui y est stocké.

2. Outils de gestion de fichiers

Réduire le travail administratif et les échanges d'e-mails avec un outil de gestion de fichiers approprié vaut chaque centime. Selon un rapport de communication de Project.co, 74 % des personnes perdent souvent des fichiers qui ont été partagés avec d'autres.

Dans un environnement de collaboration virtuelle, il est impératif que le logiciel que vous utilisez soit basé sur le cloud afin que chacun puisse accéder en toute sécurité aux fichiers dont il a besoin de n'importe où dans le monde (points bonus si l'outil de gestion de fichiers que vous avez choisi se connecte à tout autre outil que vous utilisez).

Les outils de gestion de fichiers les plus récents et les plus performants incluent des fonctionnalités telles que des notifications en temps réel pour les modifications de fichiers, des horodatages pour les mises à jour et une capacité de stockage évolutive, qui permettent à votre équipe virtuelle d'être efficace, organisée et alimentée pour la croissance.

3. Outils de visioconférence

De nos jours, de plus en plus d'entreprises se tournent vers les outils de communication vidéo d'entreprise pour rassembler leurs équipes distribuées. Une collaboration virtuelle efficace est presque impossible sans une cadence d'enregistrement régulière. Les collègues et les subordonnés directs ont besoin de temps en face via la vidéoconférence pour poser des questions, clarifier les détails du projet, demander des commentaires sur les livrables et établir des relations indispensables.

De nombreux outils de visioconférence, tels que Teams inclus dans Microsoft 365, offrent non seulement de la vidéo et de l'audio HD, mais également des outils de collaboration intégrés tels que le partage d'écran, la co-annotation et le chat intégré. De plus, la plupart des outils de visioconférence modernes s'intègrent de manière transparente aux systèmes de calendrier populaires, ce qui rend la synchronisation entre les équipes aussi simple qu'un clic sur un bouton.

De nombreuses entreprises se tournent également vers les entretiens vidéo afin de pouvoir se connecter à distance avec les candidats. La sélection vidéo des candidats avec les bons scripts d'entretien peut rationaliser le processus d'entretien, économiser des ressources et probablement vous apporter des résultats similaires à ceux d'une réunion en personne.

4. Outils de planification

La planification des réunions peut être un véritable problème pour les organisations, en raison des calendriers conflictuels et des différences de fuseaux horaires.

Heureusement, plusieurs sociétés SaaS ont comblé le vide avec des outils de planification qui éliminent les conjectures de l'équation, éliminant pratiquement les allers-retours. Avec ces outils, planifier des réunions devient aussi simple que de partager votre lien de calendrier personnel et de permettre aux contacts de voir votre disponibilité et de saisir un créneau pour eux-mêmes.

5. Outils de chat

Enfin, la possibilité d'échanger des messages en temps réel représente une priorité de productivité essentielle pour les équipes virtuelles. Qu'il s'agisse de discussions en tête-à-tête, de discussions de groupe, de canaux basés sur des projets ou d'annonces à l'échelle de l'entreprise, vous ne pouvez pas battre la commodité et l'efficacité d'un outil de discussion d'entreprise complet. Les entreprises qui utilisent une plateforme de communication interne dédiée peuvent constater une augmentation de 30 % de l'engagement des employés.

De nombreux systèmes de ce type proposent désormais des intégrations d'appels audio et vidéo et peuvent étendre leur portée grâce à des intégrations d'applications tierces avec des outils de partage de fichiers, des outils de gestion de projet et des logiciels CRM.

Rassembler le tout

Maîtriser la collaboration virtuelle revient à constituer une équipe stellaire et à la doter de processus efficaces et des meilleurs outils disponibles. Mais aussi simple que puisse paraître cette équation, ce n'est pas un processus du jour au lendemain. Il faut du temps et de l'énergie pour attirer les bons talents, mettre en œuvre les bons systèmes et rationaliser vos opérations. Pourtant, ne vous y trompez pas : l'effort supplémentaire vaut chaque centime et chaque goutte de sueur.

Les recherches d'Owl Labs suggèrent que les entreprises qui soutiennent le travail à distance ont, en moyenne, un taux de roulement du personnel inférieur de 25 % à celui des entreprises qui ne le font pas. Le simple fait de donner à votre équipe virtuelle les moyens de collaborer plus efficacement peut avoir un effet extrêmement percutant sur votre organisation qui rapportera des dividendes à long terme.

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