Başarılı LMS Uygulaması için İzlenecek 7 İpucu

Böylece yeni bir ÖYS uygulamaya karar verdiniz.

Bu harika. Sonuçta araştırmanı yaptın. Verilerin sizin tarafınızda olduğunu ve LMS uygulamasının önemli olduğunu biliyorsunuz. Aslında o kadar önemli ki, işverenleri kariyerlerine yatırım yapsaydı, çalışanların %94'ü bir şirkette daha uzun süre kalacaktı.

Ve çalışanlarınızı mutlu etmenin ve ciroyu düşük tutmanın bir kazan-kazan olduğunu biliyorsunuz. Sonuçta, çalışanlarına duygusal olarak yatırım yapabilen şirketlerin büyüme şansı daha yüksektir. Ancak başarılı bir LMS uygulamasının parkta yürümek olmadığını da biliyorsunuz.

Spot-on LMS uygulaması nasıl elde edilir

Dikkatli bir planlamaya, iyi düşünülmüş bir yol haritasına ve işin üstesinden gelmek için uygulama ekibinizde doğru kişilere ihtiyacınız var. Zaman çerçeveniz konusunda gerçekçi olmanız, veri taşıma sürecinde titiz olmanız ve tabii ki test etme konusunda gayretli olmanız gerekir. Kısacası, hiçbir köşeyi kesmeyen bir LMS uygulama proje planına ve belki bir veya iki baş ağrısı hapına ihtiyacınız var.

Tüm bu süreç, gerçek ve uyumlu bir çaba gerektirecektir, ancak bu makaleyi okuduktan sonra çok daha yapılabilir hale gelecektir. “Asetaminofen” demeden önce, şirketinizin ÖYS uygulama stratejisinden emin olmanıza yardımcı olacak yeni kusursuz kontrol listeniz için aşağıdaki yedi ipucunu göz önünde bulundurun.

1. Şirketinizin ihtiyaçlarını belirleyin

Bu "herkese uyan tek beden" bir şey değil. Farklı şirketlerin farklı LMS ihtiyaçları vardır. Peki sizinkiler tam olarak nedir? Uygulama stratejinizdeki ilk iş, şirketinizin benzersiz ihtiyaçlarını belirlemek için mümkün olduğunca çok soru sormaktır.

Bu noktada kapsamlı bir Soru-Cevap size bu konuda yardımcı olacaktır. Aşağıdaki gibi sorularla bir kontrol listesi oluşturabilirsiniz:

• ÖYS'nizi kaç kişi kullanacak?
• Kaç farklı kursa ihtiyacınız olacağını düşünüyorsunuz?
• ÖYS'niz diğer sistemlerle hangi entegrasyonlara sahip olmalıdır?
• E-Öğrenme ve ILT öğrenimi arasındaki denge nasıl olmalıdır?
• Peki ya oyunlaştırma yönü?
• Kurslarınızı satabilmeniz mi gerekiyor?
• Raporlama ve anket ihtiyaçlarınız nelerdir?
• Güvenlik gereksinimleriniz nelerdir?

Bu aşamada kötü soru yoktur. Sadece her şeyi yazdıktan sonra listenizi gözden geçirmeli ve onları sıralamaya başlamalısınız. Sıralama işlemi sırasında, özellikler ve yetenekler söz konusu olduğunda önceliklerinizin ne olduğunu anlarsınız. Bazı LMS işlevleri şirketiniz için olmazsa olmaz olurken, diğerleri iyi ama gerekli olmayan bir eklenti olabilir.

Dikkate alınması gereken bir şey, şirketinizin eğitim süreçlerini, beceri setlerini ve diğer yazılım ihtiyaçlarını değiştirmeniz gerekip gerekmediğidir. Bunu akılda tutarak, LMS uygulama stratejinizi uyarlayabilmeniz ve iş deneyimlerinizde ne gibi değişiklikler olursa olsun çalışanlarınızın katılımını sağlamanız, başarılarının devam etmesini sağlayacaktır.

2. LMS uygulama ekibinizi oluşturun

Artık ne olduğunu bildiğinize göre, kime odaklanmanın zamanı geldi. Yani, ÖYS uygulamanızı yönetecek ve denetleyecek kişiler kimler olmalıdır; sürecin sorunsuz geçeceğinden emin olmak için. Endişelenmeyin: Bunun için pahalı uzmanları dışarıdan temin etmeniz gerekmeyecek.

Bunu şirketinizin üstlendiği diğer özel projeler gibi düşünün. Uygulama ekibiniz, halihazırda istihdam ettiğiniz küçük bir grup insan ve ayrıca sıklıkla işbirliği yaptığınız bazı kişiler (danışmanlar veya danışmanlar gibi) olabilir. Bu grubun büyüklüğü büyük ölçüde şirketinizin büyüklüğüne ve LMS dağıtımınızın karmaşıklığına bağlıdır. Ancak çoğu durumda, yaklaşık beş kişi yeterli olacaktır.

Her ekip üyesi, teknik destek ve yönetimden içerik yönetimi ve eğitime kadar LMS uygulamanızın farklı bir sektörüne sahip olacaktır. Tabii ki, bu ekip üyelerinin dahili ve harici olarak işbirliği yapması gerekecek, özellikle de daha sonra ÖYS çalışmaya başladığında ve çalışanlarınızın geri kalanının farklı yönlerine aşina olması gerekecek. Bu ekibin yerinde olması, LMS uygulaması devam ederken şirketinizin günlük operasyonlarına engelsiz olarak devam edebileceği anlamına gelir.

Peki, uygulama ekibiniz hangi kilit rolleri içermelidir? Bu, bu proje için çevik metodoloji kullanıp kullanmayacağınıza bağlıdır. Bunu yaparsanız, o zaman bir PM/sahip ve bir scrum master ekibinizin bir parçası olmalıdır. Ancak her durumda, içerik/kurs sektörüyle ilgilenmek için e-Öğrenim konusunda deneyimli (uzman veya içerik oluşturucu olabilir) birine ihtiyacınız var.

Ardından, bir eğitim yöneticisine ihtiyacınız olacak. Bu, LMS kullanıcılarıyla etkileşime girecek, süreç boyunca onlara yol gösterecek ve raporlama ve anketlerden sorumlu olacak kişidir. Son olarak, tüm LMS uygulama proje planını denetlemek ve ekibin ilerlemesini izlemek için bir ekip liderine ihtiyacınız var. Bu kişi doğrudan size rapor verebilir. Uygulama ekibiniz hazır olduğunda, şimdi strateji konuşma zamanı.

3. Uygulama stratejinizi tasarlayın

Yapmanız gereken ilk şey, hedefleriniz konusunda spesifik olmak. Bu LMS uygulamasıyla elde etmek istediğiniz en önemli şey nedir? İşinizin hangi alanları eğitim açısından en çok dikkat gerektiriyor? Hangi çalışan becerilerini güçlendirmek istersiniz? Ana endişeniz işe alım mı? Şirket kültürü? Uzaktan çalışma? Liderlik Eğitimi? Yumuşak becerileri teşvik etmek?

Bu alanlardan birden fazlasının ilginizi çekmesi oldukça olasıdır. Ancak büyük resim hedefinizi düşünmek, ÖYS planınızın şu anda odaklanmanız gereken bölümlerine öncelik vermenize yardımcı olacaktır. Nereye gitmek istediğinizi öğrendikten sonra, oraya en iyi nasıl ulaşacağınıza dair bir plan taslağı hazırlayabilirsiniz.

Bu, süreci biraz açmanız gereken kısımdır. Uygulama ekibiniz, her departmandan kilit oyuncularla oturup onların geri bildirimlerini ve içgörülerini almalıdır. Bir LMS uygulaması, İK'dan BT'ye ve müşteri hizmetlerine kadar şirketinizin her yönüne şu veya bu şekilde dokunan bir şeydir.

Elbette her departmana fazladan iş yüklemek istemezsiniz - bu yüzden zaten uygulama ekibiniz var. Ancak herkesin katkısını almak, acı noktalarını ve ihtiyaçlarını anlamak çok önemlidir. Bu, daha sonra oluşturmanız veya edinmeniz gereken e-Öğrenim içeriğinin türünü bildirecektir.

Geri bildirim turu tamamlandıktan sonra, uygulama ekibinin bulguları sindirmesi ve ileriye dönük bir plan hazırlamasının zamanı geldi. İlk olarak, yeni öğrendiklerinizi orijinal Soru-Cevap oturumunuzla birleştirerek e-Öğrenim içeriğiniz için bir kontrol listesi oluşturun. Ardından, yapılandırma protokolleri, prosedürler ve güvenlik ayarları gibi ilgili tüm bilgileri toplayacağınız bir yere karar verin: LMS uygulamanız için bir bilgi merkezi. Son olarak, projenin zaman çerçevesini dikkate alarak görevler oluşturmanız ve atamanız gerekecektir.

4. Zaman çerçevenizi ayarlayın

Her projenin belirli bir zaman dilimine ihtiyacı vardır. Aksi takdirde, bu sadece hoş bir fikir. LMS uygulama projeniz bir istisna değildir. Ancak birçok hareketli parçaya sahip bir proje olduğu için, zaman çerçevenizi oluştururken hem gerçekçi hem de esnek olmanız önemlidir.

İşte programa dahil etmeyi düşünmeniz gereken bazı şeyler:

• Başlamadan önce diğer departmanlardan gelen geri bildirim turu
• Neyi özelleştirmeniz gerektiğini görmek için LMS'nin farklı özelliklerini denemek
• Orijinal planınızın parçası olmayan bazı özelliklere ihtiyaç duymanız durumunda, LMS satıcınızla karşılıklı olarak
• LMS uygulaması ve veri geçişinin kendisi (tabii ki)
• Veri geçişi sırasında beklenmedik bir şey olması durumunda bir zaman "yastığı"
• Yayına girmeden önce yeterli test süresi

İçeri girmenin farkında olun: Bu, baştan sona birkaç ay sürebilecek bir projedir. Bir LMS uygulaması, bırakın önemli bir finansal yatırım bir yana, şirketinizin geleceğine yapılan büyük bir yatırımdır. Kullanımı zamanla sizin ve şirketinizin ihtiyaçları doğrultusunda gelişecektir. Bu nedenle, katılan herkesin ona bir yarış olarak değil, bir maraton olarak yaklaşması daha iyi olacaktır.

5. İçeriğinizi ve verilerinizi yeni LMS'nize aktarın

Halihazırda bir LMS kullanıyorsanız, tüm verileri yenisine aktarmanız gerekecektir. Bu ilk rodeonuzsa, diğer kaynaklardan (İK departmanınız gibi) ilgili tüm verileri yeni sisteminize aktarmalısınız.

Veri taşıma süreci uzun ve meşakkatli olabilir, ancak bu gerçekten veri temizliğinizin bu noktaya kadar ne kadar titiz davrandığına bağlıdır. Örneğin, verileriniz standartlaştırılmış mı? Sisteminizde gereksiz hasara neden olabilecek herhangi bir tekrar var mı? Bunlar, veri açısından hazır olduğunuzdan emin olmak için kesinlikle göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şeydir. Tüm verilerinizin düzgün olduğundan emin olduktan sonra, taşıma işlemine devam etmelisiniz.

LMS uygulama ekibiniz, bunun için hem BT departmanınızla hem de LMS satıcınızla el ele çalışmalıdır. Her LMS sistemi farklıdır, bu nedenle çatlakların arasına hiçbir şeyin düşmediğinden emin olmak önemlidir: kullanıcı profilleri, ders transkriptleri ve değerlendirme verileri, mevcut yeterlilikler ve kullanıcı anketleri. Kesinlikle çalışanlarınızın önceki LMS'nizle yaptıkları tüm eğitimlerin boşuna olduğunu hissettirmek istemezsiniz.

Son olarak, içeriğinizi düşünmeniz gerekir. Mevcut materyalinizin bir kısmını yeniden kullanacak mısınız? Öyleyse, içerik taşıma sonraki adımdır. Sürecin bu kısmı, ÖYS uygulama ekibinizin atanmış e-Öğrenim içerik uzmanı tarafından gözden geçirilmelidir.

6. Yeni e-Öğrenim içeriği oluşturun veya edinin

Eski içeriğinizin bir kısmını saklamak akıllıca olsa da, yeni içerik her zaman yararlıdır. LMS hedeflerinizin şimdi biraz farklı olması büyük bir olasılık. İçeriğiniz bunu yansıtmalıdır. Ayrıca, daha önce bir LMS kullanmadıysanız, yine de sıfır noktasından başlayacaksınız.

Peki içeriğinizi nereden alıyorsunuz? İki seçeneğiniz var: sıfırdan oluşturabilir veya satıcılardan satın alabilirsiniz. Sıfırdan e-Öğrenim içeriği oluşturmak daha fazla zaman ve emek yoğun olacaktır, ancak ihtiyaçlarınıza göre özel olarak tasarlanma avantajına sahiptir. Ancak, ÖYS ihtiyaçlarınız basitse, hazır içerik satın almak ekibinize değerli zaman kazandırabilir ve kaynakları boşaltabilir.

Her durumda, başlamadan önce ÖYS'nizin yeterli içerikle doldurulması önemlidir. LMS uygulamanızın test etme ve sorun giderme sürecinde mümkün olduğunca gerçekçi bir şekilde bir kurs döngüsünden geçebilmeniz gerekir.

Pek çok şirketin ilk başta fark etmediği bir şey, LMS'niz yayınlandığında içerik gereksinimlerinizin ortadan kalkmamasıdır. Düzenli bir içerik akışı çok önemlidir. Kurslarınızın en son teknolojik gelişmelerle güncel olmasını isteyeceksiniz. Ayrıca içeriğinizin, zaman içinde değiştikçe şirketinizin en son verilerini ve hedeflerini yansıtmasını isteyeceksiniz. Bu nedenle, bu görevi üstlenebilecek bir içerik oluşturma ekibiniz yoksa, dış kaynak kullanmanız gerekir.

Düşünmeniz gereken son bir şey, içeriğinizin uzun vadede kullanıcılarınız için çalışması gerektiğidir. Her üç ayda bir, niteliksel bir kontrol yapıyor olmalısınız. Yeterli bilgi saklama görüyor musunuz? Yoksa çalışanlarınız kursları tamamlayıp bırakmakta zorlanıyor mu? Uzun vadeli içerik stratejinizi bilgilendirecek olan yalnızca şirketinizin hedefleri değildir. Kullanıcı geri bildirimi ve raporlaması buna doğru uzun bir yol kat edecektir.

7. Yeni ÖYS'nizi yayınlanmadan önce test edin

Değerine değer her PM size test etmenin savaşın yarısı olduğunu söyleyecektir. Ve haklı olacaklar. Yeni ÖYS'nizi başlatmadan önce, düzgün çalıştığından emin olmanız çok önemlidir. Ama bu tam olarak ne anlama geliyor?

Yukarıda belirtildiği gibi, kullanıcı ortamından ve kurs döngüsünden olabildiğince gerçekçi bir şekilde geçebilmeniz gerekir. Kullanıcı kaydı ve profil özelleştirmesinden e-Öğrenim sürecinden geçmeye kadar çeşitli görevler gerçekleştirilmelidir.

Ciddi bir çalışma olacak. Bu çalışmayı, ideal olarak uygulama ekibinizin bazı üyelerinden ve aynı zamanda bazı dış taraflardan oluşan bir test ekibine atamak iyi bir fikirdir. Her işlev/süreç için görmeniz gereken beklenen davranışa sahip belgeler oluşturun ve bu belgeleri test ekibine verin. Deneyimlerini kaydetmelerini isteyin: plana göre neler oluyor? Ne olmaz? Yeni ÖYS'niz yayınlanmadan önce neleri iyileştirebilirsiniz? Ardından, uygulama ekibiniz bu bulguları gözden geçirmeli ve ÖYS'nizin yayınlanmaya hazır olup olmadığına karar vermelidir.

Çözüm

Kapsamlı bir LMS uygulama proje planının hazır olması, sizi birçok baş ağrısından kurtaracaktır. Ve elbette, beklenmedik hıçkırıklar yol boyunca her zaman ortaya çıkabilir. Ancak esnek, çalışkan ve ekibinizle iyi bir iletişim hattını koruduğunuz sürece, başarılı bir LMS uygulaması verilir.

Şirketinizin benzersiz ihtiyaçları için doğru LMS yazılım çözümünü bulun – yalnızca G2'de.