De ce colaborarea virtuală este esențială pentru forța de muncă

Colaborarea virtuală nu este o tendință – este aici pentru a rămâne.

Să luăm, de exemplu, munca la distanță. Lucrarea la distanță a înregistrat o creștere de 44% numai în ultimii cinci ani – și din motive întemeiate. Din ce în ce mai mult, companiile au ajuns să realizeze că angajații nu trebuie să fie fizic la birou pentru a avea un impact. De asemenea, angajații iau în seamă că este mai ușor să existe un echilibru bun între viața profesională și viața privată fără a face naveta la și de la un birou fizic.

Acestea fiind spuse, munca de la distanță este capabilă să se generalizeze numai datorită instrumentelor de colaborare virtuală disponibile astăzi, care permit oamenilor din întreaga lume să se conecteze fără efort și instantaneu.

Într-un aranjament de colaborare virtuală, angajatorii pot beneficia de economiile de costuri și de productivitatea crescută a lucrătorilor la distanță. Cercetările au descoperit, de exemplu, că angajații American Express care lucrau de acasă erau cu 43% mai productivi, în timp ce lucrătorii la distanță JD Edwards erau cu până la 25% mai productivi decât colegii lor de la birou.

Având în vedere aceste avantaje ale colaborării virtuale, haideți să ne aprofundăm subiectul, atât pentru a-l defini, cât și pentru a identifica modalități acționabile în care compania dumneavoastră poate profita de beneficiile unui astfel de aranjament.

De ce ar trebui companiile să stăpânească colaborarea virtuală?

Colaborarea de la distanță costă mai puțin, deoarece companiile pot folosi aceste aranjamente pentru a reduce sau a șterge costurile generale, cum ar fi chiria, utilitățile și costurile de internet. Nu este nevoie nici de mobilier elegant sau de artă de birou. Toate aceste costuri se adună, iar atunci când colaborezi de la distanță, poți investi acele resurse înapoi în afacere.

Stăpânirea colaborării virtuale înseamnă și eficientizarea operațiunilor. Lansarea instrumentelor și sistemelor de colaborare adecvate poate minimiza sarcinile de administrare manuale, oferind membrilor echipei lățimea de bandă pentru a se concentra pe o muncă mai semnificativă, care creează rezultate, surprind clienții și generează venituri mai mari.

Un mediu de lucru virtual poate fi, de asemenea, un catalizator excelent pentru atragerea de talente de top. Deoarece compania dvs. nu se limitează la grupul dvs. local de potențiali solicitanți, puteți crea o rețea mai largă și puteți ocupa roluri cu candidații ideali, în loc să vă mulțumiți cu cei din apropiere.

4 moduri de a colabora cu succes virtual

Colaborarea virtuală de succes crește din obiceiuri eficiente. Membrii echipei au nevoie de îndrumare și structură, așa că un plan clar de integrare, o cadență regulată a orelor de întâlnire și instrumentele potrivite pot face toată diferența în ceea ce privește rezultatele asociate eforturilor de colaborare digitală.

1. Faceți check-in-uri regulate cu colegii de echipă și subiecții direcți

Personalul săptămânal individual este esențial pentru a vă menține forța de muncă fericită și productivă. Pentru rapoartele directe, luați în considerare unul la unu „timpul lor” pentru a vorbi despre orice doresc. Dacă doresc să se scufunde în detaliile esențiale ale unui proiect sau să se dezvăluie despre așteptările nerealiste ale unui client, cel mai bine este să stea pe loc și să acorde o ureche empatică.

Cu echipele virtuale, este deosebit de important să aperi acest timp și să eviți anularea sau reprogramarea. Nu uitați, membrii echipei de la distanță nu au luxul de a vă vedea prin birou pentru conversații din bara laterală.

Deoarece timpul unu-la-unu este timpul echipei dvs., este imperativ să aveți programate în mod regulat întâlniri pentru a difuza anunțuri în afara acestor sesiuni. Pentru proiecte, cel mai bine este să oferiți o oră și o dată stabilite pentru întâlniri și o agendă clară a întâlnirilor, astfel încât oamenii să se poată pregăti din timp. Pentru mesajele unice care sunt sensibile la timp, puteți crea „lucuri virtuale” care vă oferă o platformă și cinci până la 15 minute pentru a vă informa echipa împreună.

Maximizarea eficacității întâlnirilor dvs. virtuale se reduce la luarea de note detaliate, care vă pot ajuta să vă amintiți să vă întoarceți la conversațiile esențiale sau să vă reîmprospătați memoria înainte de viitoarele sesiuni de colaborare virtuală.

Urmăriți-l pe Bill Clinton, care era cunoscut pentru că se pricepe la a lua notițe detaliate. După ce cunoștea pe cineva nou, Clinton scria adesea de mână detaliile conversației pe cărți de notițe și le însemna pentru mai târziu. Apoi, și-a revizuit cardurile în mod regulat pentru a face conexiuni, pentru a contacta urmăriri personale sau pentru a le spune oamenilor că se gândește la ele.

Unii atribuie succesul politic al lui Clinton în parte acestui tip de luare meticuloasă a notelor. La o scară mai mică, puteți folosi strategia cu echipa virtuală pentru a construi legături mai strânse și a face întâlnirile mai productive.

Ține un caiet la îndemână și notează detalii interesante despre întâlnirile tale, viața participanților, obiceiurile lor de lucru, ceea ce îi deranjează, de ce sunt încântați și obiectivele lor. Completați notele în timpul apelului și aruncați-le o privire rapidă înainte de următoarea întâlnire pentru a vă asigura că detaliile importante nu sunt ratate.

2. Distribuiți documente importante și acordați acces fiecărei persoane

Utilizați software-ul de gestionare a proiectelor sau instrumentele de gestionare a fișierelor pentru a menține pe toată lumea pe aceeași pagină - la propriu. Din prima zi, toți angajații noi ar trebui să aibă acces la software-ul ales de dvs. și să aibă setarea corectă a permisiunii, astfel încât să nu se lovească de obstacole atunci când sunt la jumătatea proiectului.

Pentru o colaborare maximă, creați un program de onboarding care prezintă exact modul în care funcționează instrumentul de partajare a documentelor și, mai important, modul în care compania dvs. îl utilizează în mod specific. Acest singur pas poate scuti o mulțime de dureri de cap și poate reduce enorm de mult înainte și înapoi. Dacă utilizați șabloane, ar trebui să vă asigurați că sunt blocate, astfel încât nimeni să nu le poată suprascrie din greșeală.

3. Păstrați timpi finiți de începere și de sfârșit de lucru așa cum ați proceda la birou

Lucrul virtual poate duce la slăbire sau la o tendință de a lucra peste ore, deoarece membrii echipei care lucrează de acasă au tendința de a estompa granițele dintre muncă și viața personală. Pentru a vă ajuta echipa, faceți eforturi pentru a menține echilibrul dintre viața profesională și viața privată. Fixați orele de lucru specifice de la început și puneți-le în aplicare.

Cu echipele de la distanță, poate fi dificil să navighezi în diferențele de fus orar, așa că găsirea unui mediu fericit de ore de bază în care se așteaptă ca oamenii să fie online și disponibili poate fi un compromis excelent.

Acestea fiind spuse, în funcție de structura companiei sau de livrabile, este posibil să nu fie nevoie să definiți orele stricte de „de lucru”. Angajații ar putea prefera să fie judecați în funcție de performanță și ar putea lucra mai bine la ceea ce Paul Graham se referă ca un program al producătorului, în care ziua este blocată în trepte de 3-4 ore neîntrerupte pentru o productivitate maximă.

Sursă

Cu toate acestea, chiar și în acest caz, orele de bază pot fi setate pentru a se asigura că oamenii sunt disponibili prin instrumente de mesagerie pentru a menține proiectele active. De asemenea, este înțelept să setați parametri pentru timpii medii de răspuns, cum ar fi „La toate e-mailurile ar trebui să se răspundă în 24 de ore și la toate mesajele în patru ore”.

4. Găzduiește întâlniri virtuale pentru brainstorming și comunicare

Eficacitatea generală a inițiativelor dvs. de colaborare virtuală provine din capacitatea echipei dvs. de a se integra între ele. Fiecare chat video nu trebuie să fie determinat de un scop sau să urmeze o structură formală de întâlnire. De asemenea, vă puteți folosi sesiunile pentru a face brainstorming problemele legate de proiecte, pentru a depana procesele ineficiente sau pentru a vă cunoaște pur și simplu.

„Orele fericite” virtuale sunt la modă, acum că software-ul de videoconferință este la îndemâna companiilor de toate dimensiunile. Fă-ți timp în fiecare săptămână sau două pentru a te sincroniza ca o echipă și a discuta despre elementele care nu sunt de lucru. Aduceți o băutură la alegere și faceți-o distracție cu jocurile de spărgător de gheață.

În calitate de lider, veți dori să vă alăturați distracției cu aceste întâlniri virtuale, dar încurajați-vă echipa să-și găzduiască propria lor, fără o prezență de conducere. Procedând astfel, se va reduce presiunea de pe sesiuni, permițând membrilor echipei să dea drumul și să vorbească despre subiecte pe care le pot evita atunci când conducerea este la îndemână.

5 instrumente pentru o colaborare virtuală optimă

Deși există un număr imens de instrumente de colaborare virtuală, acestea nu sunt toate potrivite pentru fiecare companie. Căutați nu doar pe cei care oferă tehnologie de ultimă oră, ci și pe cei care sunt suficient de intuitivi încât echipa dvs. va dori să le folosească. Iată cinci tipuri de instrumente specifice pe care veți dori să le aveți în arsenalul dvs. pentru o colaborare virtuală eficientă.

1. Instrumente de management de proiect

77% dintre proiectele de înaltă performanță folosesc software de management de proiect. Aceste suite sunt o necesitate absolută pentru colaborarea virtuală, acționând adesea ca sisteme all-in-one, cu funcții precum managementul fișierelor, mesageria în echipă, raportarea performanței și spațiile de lucru partajate pentru a urmări finalizarea sarcinilor.

A avea un spațiu de lucru comun din care lucrează toată lumea este de neprețuit pentru stăpânirea colaborării virtuale. Cu toate acestea, este la fel de util ca și persoanele care îl folosesc și îl mențin la zi. Cel mai bine este să obțineți abonament din timp și să impuneți actualizări regulate, astfel încât datele să nu devină învechite și personalul dvs. să nu aibă încredere în ceea ce este stocat acolo.

2. Instrumente de gestionare a fișierelor

Reducerea muncii de administrator și a e-mailurilor dus-întors cu un instrument adecvat de gestionare a fișierelor merită fiecare cent. Potrivit unui raport de comunicare Project.co, 74% dintre oameni pierd adesea fișiere care au fost partajate altora.

Într-un mediu de colaborare virtuală, este imperativ ca software-ul pe care îl utilizați să fie bazat pe cloud, astfel încât toată lumea să poată accesa în siguranță fișierele de care au nevoie de oriunde în lume (puncte bonus dacă instrumentul de gestionare a fișierelor ales se conectează la orice alte instrumente pe care le utilizați).

Cele mai recente și mai bune instrumente de gestionare a fișierelor includ funcții precum notificări în timp real pentru modificările fișierelor, marcajele temporale pentru actualizări și capacitatea de stocare scalabilă - toate acestea menținând echipa virtuală eficientă, organizată și alimentată pentru creștere.

3. Instrumente pentru întâlniri video

În zilele noastre, din ce în ce mai multe companii apelează la instrumente de comunicare video pentru întreprinderi pentru a-și reuni echipele distribuite. Colaborarea virtuală eficientă este aproape imposibilă fără o cadență regulată de check-in. Colegii și subordonații direcți au nevoie de timp în față prin videoconferință pentru a pune întrebări, a clarifica detaliile proiectului, a solicita feedback cu privire la rezultate și pentru a construi un raport atât de necesar.

Multe instrumente de videoconferință, cum ar fi Teams, care este inclus cu Microsoft 365, oferă nu numai video și audio HD, ci și instrumente de colaborare încorporate, cum ar fi partajarea ecranului, co-adnotarea și chatul integrat. În plus, cele mai moderne instrumente de întâlnire video se integrează perfect cu sistemele de calendar populare, făcând sincronizarea între echipe la fel de ușoară ca un clic pe un buton.

Multe companii apelează, de asemenea, la interviuri video pentru a se putea conecta de la distanță cu candidații. Screening-ul video a candidaților cu scripturile de interviu potrivite poate simplifica procesul de interviu, poate economisi resurse și, probabil, vă poate aduce rezultate similare ca și o întâlnire în persoană.

4. Instrumente de programare

Programarea întâlnirilor poate fi un adevărat punct de durere pentru organizații, din cauza calendarelor conflictuale și a diferențelor de fus orar.

Din fericire, mai multe companii SaaS au umplut golul cu instrumente de programare care elimină presupunerile din ecuație, eliminând practic dus-întors. Cu aceste instrumente, programarea întâlnirilor devine la fel de simplă ca să partajați linkul dvs. de calendar personal și să le permiteți persoanelor de contact să vă vadă disponibilitatea și să-și ia un loc pentru ei înșiși.

5. Instrumente de chat

În cele din urmă, capacitatea de a schimba mesaje în timp real reprezintă o prioritate critică de productivitate pentru echipele virtuale. Fie că este vorba de chat-uri unu-la-unu, chat-uri de grup, canale bazate pe proiecte sau anunțuri la nivelul întregii companii, nu poți depăși confortul și eficiența unui instrument cuprinzător de chat de afaceri. Companiile care folosesc o platformă de comunicare internă dedicată pot vedea o creștere cu 30% a angajării angajaților.

Multe astfel de sisteme oferă acum integrări de apeluri audio și video și își pot extinde acoperirea prin integrări de aplicații terță parte cu instrumente de partajare a fișierelor, instrumente de management de proiect și programe software CRM.

Adunând totul împreună

Stăpânirea colaborării virtuale se reduce la construirea unei echipe stelare și la dotarea lor cu procese eficiente și cele mai bune instrumente disponibile. Dar oricât de simplu sună acea ecuație, nu este un proces peste noapte. Este nevoie de timp și energie pentru a atrage talentul potrivit, pentru a implementa sistemele potrivite și pentru a vă eficientiza operațiunile. Cu toate acestea, nu vă înșelați: efortul suplimentar merită fiecare bănuț și fiecare picătură de sudoare.

Cercetările de la Owl Labs sugerează că companiile care sprijină munca de la distanță au, în medie, o cifră de afaceri a angajaților cu 25% mai mică decât companiile care nu o fac. Simplul act de a împuternici echipa ta virtuală să colaboreze mai eficient poate avea un efect extraordinar de impact asupra organizației tale, care va plăti dividende pe termen lung.

Descoperiți o multitudine de opțiuni software de colaborare în echipă pe care le puteți utiliza pentru a crește productivitatea generală și succesul forței de muncă la distanță/virtuală, hibridă și distribuită.