لماذا يعد التعاون الافتراضي ضروريًا لقوى العمل لديك

التعاون الافتراضي ليس اتجاهًا - إنه موجود لتبقى.

لنأخذ العمل عن بعد ، على سبيل المثال. شهد العمل عن بُعد نموًا بنسبة 44٪ في السنوات الخمس الماضية وحدها - ولسبب وجيه. أصبحت الشركات تدرك أكثر فأكثر أن الموظفين لا يحتاجون إلى التواجد فعليًا في المكتب لإحداث تأثير. يلاحظ الموظفون أيضًا أنه من الأسهل الحصول على توازن جيد بين العمل والحياة دون التنقل من وإلى مكتب فعلي.

ومع ذلك ، فإن العمل عن بُعد لا يمكن أن يصبح سائدًا إلا بفضل أدوات التعاون الافتراضية المتاحة اليوم والتي تسمح للأشخاص من جميع أنحاء العالم بالاتصال دون عناء وبشكل فوري.

في ترتيب تعاون افتراضي ، يحصل أصحاب العمل على فوائد توفير التكاليف وزيادة إنتاجية العمال عن بُعد. وجدت الأبحاث ، على سبيل المثال ، أن موظفي أمريكان إكسبريس الذين يعملون من المنزل كانوا أكثر إنتاجية بنسبة 43٪ ، بينما كان العاملون عن بُعد في JD Edwards أكثر إنتاجية بنسبة تصل إلى 25٪ من زملائهم في المكتب.

بالنظر إلى إيجابيات التعاون الافتراضي هذه ، دعنا نلقي نظرة أعمق على الموضوع لتحديده وتحديد الطرق القابلة للتنفيذ التي يمكن لشركتك بها جني فوائد مثل هذا الترتيب.

لماذا يجب على الشركات إتقان التعاون الافتراضي؟

يكلف التعاون عن بعد أقل ، حيث يمكن للشركات استخدام هذه الترتيبات لتقليل أو محو التكاليف العامة مثل الإيجار والمرافق وتكاليف الإنترنت. ليست هناك حاجة للأثاث الفاخر أو الأعمال الفنية المكتبية أيضًا. تتراكم كل هذه التكاليف ، وعندما تتعاون عن بُعد بدلاً من ذلك ، يمكنك استثمار هذه الموارد مرة أخرى في العمل.

إتقان التعاون الافتراضي يعني أيضًا تبسيط العمليات. يمكن أن يؤدي طرح أدوات وأنظمة التعاون المناسبة إلى تقليل المهام الإدارية اليدوية إلى الحد الأدنى ، مما يمنح أعضاء الفريق النطاق الترددي للتركيز على عمل أكثر جدوى مما يؤدي إلى إنشاء التسليمات وإبهار العملاء وزيادة الإيرادات.

يمكن أن تكون بيئة العمل الافتراضية أيضًا حافزًا كبيرًا لجذب أفضل المواهب. نظرًا لأن شركتك لا تقتصر على مجموعتك المحلية من المتقدمين المحتملين ، يمكنك إنشاء شبكة أوسع وملء الأدوار بمرشحين مثاليين ، بدلاً من الاستقرار على من هم على مقربة منك.

4 طرق للتعاون بنجاح افتراضيًا

ينمو التعاون الافتراضي الناجح من العادات الفعالة. يطلب أعضاء الفريق التوجيه والهيكل ، لذا فإن وجود خطة إعداد واضحة ، وإيقاع منتظم للاجتماعات ، والأدوات المناسبة في مكانها يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في النتائج المرتبطة بجهود التعاون الرقمي الخاصة بك.

1. إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة مع زملائك في الفريق والتقارير المباشرة

تعد الاجتماعات الفردية الأسبوعية ضرورية للحفاظ على قوة العمل لديك سعيدة ومنتجة. بالنسبة للتقارير المباشرة ، ضع في اعتبارك الوقت الفردي "وقتهم" للتحدث عما يريدون. إذا كانوا يريدون الغوص في التفاصيل الدقيقة لمشروع ما أو التنفيس عن توقعات العميل غير الواقعية ، فمن الأفضل الجلوس وإعطاء أذن تعاطفية.

مع الفرق الافتراضية ، من المهم بشكل خاص الدفاع عن هذه المرة وتجنب الإلغاء أو إعادة الجدولة. تذكر أن أعضاء الفريق عن بُعد لا يتمتعون برفاهية رؤيتك حول المكتب لإجراء محادثات الشريط الجانبي.

نظرًا لأن الوقت الفردي هو وقت فريقك ، فمن الضروري أن تقوم بجدولة اجتماعات منتظمة لبث الإعلانات خارج هذه الجلسات. بالنسبة للمشروعات ، من الأفضل تحديد وقت وتاريخ محددين للاجتماعات وجدول أعمال واضح للاجتماع حتى يتمكن الأشخاص من الاستعداد مسبقًا. بالنسبة للرسائل غير المتكررة الحساسة للوقت ، يمكنك إنشاء "مواقف افتراضية" تمنحك منصة وخمس إلى 15 دقيقة لإحاطة فريقك معًا.

تنحصر فعالية اجتماعاتك الافتراضية إلى الحد الأقصى في تدوين الملاحظات التفصيلية ، والتي يمكن أن تساعدك على تذكر الرجوع إلى المحادثات الأساسية أو تحديث ذاكرتك قبل جلسات التعاون الافتراضية المستقبلية.

خذ إشارة من بيل كلينتون ، الذي اشتهر ببراعته في تدوين الملاحظات التفصيلية. بعد مقابلة شخص جديد ، كانت كلينتون تكتب في كثير من الأحيان تفاصيل المحادثة على بطاقات الملاحظات وتودعها في وقت لاحق. بعد ذلك ، قام بمراجعة بطاقاته بانتظام من أجل إجراء اتصالات ، أو التواصل مع المتابعات الشخصية ، أو لمجرد إعلام الناس بأنه يفكر فيها.

يعزو البعض نجاح كلينتون السياسي جزئيًا إلى هذا النوع من تدوين الملاحظات الدقيق. على نطاق أصغر ، يمكنك الاستفادة من الإستراتيجية مع فريقك الافتراضي لبناء روابط أقوى وجعل الاجتماعات أكثر إنتاجية.

احتفظ بدفتر في متناول يدك ، واكتب تفاصيل شيقة عن اجتماعاتك ، وحياة الحاضرين ، وعادات عملهم ، وما يزعجهم ، وما الذي يتحمسون بشأنه ، وأهدافهم. قم بتعبئة الملاحظات أثناء المكالمة وإعطاء هذه الملاحظات لمحة سريعة قبل اللقاء التالي لضمان عدم تفويت التفاصيل المهمة.

2. مشاركة المستندات المهمة ومنح كل شخص إمكانية الوصول

استفد من برامج إدارة المشاريع أو أدوات إدارة الملفات لإبقاء الجميع في نفس الصفحة - حرفيًا. من اليوم الأول ، يجب أن يحصل جميع الموظفين الجدد على حق الوصول إلى البرنامج الذي اخترته وأن يكون لديهم مجموعة الأذونات الصحيحة حتى لا يصطدموا بحواجز الطرق عندما يكونون في منتصف المشروع.

لتحقيق أقصى قدر من التعاون ، قم بإنشاء برنامج تأهيل يوضح بالضبط كيفية عمل أداة مشاركة المستندات ، والأهم من ذلك ، كيف تستخدمها شركتك على وجه التحديد. يمكن لهذه الخطوة وحدها أن تنقذ الكثير من الصداع وتقلل من ذهابًا وإيابًا بشكل كبير. إذا كنت تستفيد من القوالب ، فيجب عليك أيضًا التأكد من قفلها حتى لا يتمكن أي شخص من الكتابة فوقها عن طريق الخطأ.

3. حافظ على أوقات البدء والانتهاء المحددة للعمل كما تفعل في المكتب

يمكن أن يؤدي العمل الافتراضي إلى التراخي أو الميل إلى العمل الإضافي ، حيث يميل أعضاء الفريق الذين يعملون من المنزل إلى طمس الخطوط الفاصلة بين عملهم وحياتهم الشخصية. لمساعدة فريقك ، ادفع بقوة للحفاظ على التوازن بين العمل والحياة. حدد ساعات عمل محددة من البداية وفرضها.

مع الفرق البعيدة ، قد يكون من الصعب التغلب على اختلافات المناطق الزمنية ، لذا فإن العثور على وسيط سعيد للساعات الأساسية التي يُتوقع أن يكون الأشخاص خلالها متصلين بالإنترنت ومتاحين يمكن أن يكون بمثابة حل وسط كبير.

ومع ذلك ، بناءً على هيكل شركتك أو نتائجها ، قد لا تحتاج إلى تحديد ساعات "عمل" صارمة. قد يفضل الموظفون الحكم على أدائهم وقد يعملون بشكل أفضل على ما يشير إليه بول جراهام كجدول صانع حيث يتم حظر اليوم بزيادات من 3-4 ساعات متواصلة لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

مصدر

ومع ذلك ، حتى في هذه الحالة ، لا يزال من الممكن تعيين الساعات الأساسية للتأكد من توفر الأشخاص عبر أدوات المراسلة من أجل الحفاظ على تدفق المشاريع النشطة. من الحكمة أيضًا تعيين معلمات لمتوسط ​​أوقات الاستجابة ، مثل "يجب الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة وجميع الرسائل في غضون أربع ساعات".

4. استضف لقاءات افتراضية لتبادل الأفكار والتواصل

تنبع الفعالية الإجمالية لمبادرات التعاون الافتراضية الخاصة بك من قدرة فريقك على التفاعل مع بعضهم البعض. لا يجب أن تكون كل محادثة فيديو مدفوعة بهدف أو تتبع هيكل اجتماع رسمي. يمكنك أيضًا استخدام جلساتك لتبادل الأفكار حول توقف المشروع ، أو استكشاف أخطاء العمليات غير الفعالة ، أو مجرد التعرف على بعضكما البعض.

أصبحت "الساعات السعيدة" الافتراضية رائجة ، والآن أصبح برنامج مؤتمرات الفيديو في متناول الشركات من جميع الأحجام. خصص وقتًا كل أسبوع أو أسبوعين للمزامنة كفريق واحد ومناقشة العناصر غير المتعلقة بالعمل. أحضر مشروبًا من اختيارك واجعله ممتعًا مع ألعاب كسر الجليد.

كقائد ، سترغب في الانضمام إلى المرح مع هذه اللقاءات الافتراضية ولكن شجع فريقك على استضافة اجتماعاتهم الخاصة دون وجود إداري أيضًا. سيؤدي القيام بذلك إلى تخفيف بعض الضغط عن الجلسات ، مما يسمح لأعضاء الفريق بالتخلي عن الموضوع والتحدث عن الموضوعات التي قد يتجنبونها عندما تكون القيادة في مرمى السمع.

5 أدوات للتعاون الظاهري الأمثل

على الرغم من وجود عدد هائل من أدوات التعاون الافتراضي ، إلا أنها ليست كلها مناسبة لكل شركة. لا تبحث فقط عن أولئك الذين يقدمون أحدث التقنيات ، ولكن أيضًا تلك التي تتميز بالبديهية بدرجة كافية بحيث يرغب فريقك في استخدامها. فيما يلي خمسة أنواع محددة من الأدوات التي سترغب في امتلاكها في ترسانتك من أجل تعاون افتراضي فعال.

1. أدوات إدارة المشروع

77٪ من المشاريع عالية الأداء تستخدم برامج إدارة المشاريع. تُعد هذه المجموعات ضرورة مطلقة للتعاون الافتراضي ، وغالبًا ما تعمل كنظم الكل في واحد مع ميزات مثل إدارة الملفات ، ومراسلة الفريق ، وتقارير الأداء ، ومساحات العمل المشتركة لتتبع إنجاز المهام.

إن وجود مساحة عمل مشتركة يعمل بها الجميع أمر لا يقدر بثمن لإتقان التعاون الافتراضي. ومع ذلك ، فهو مفيد فقط مثل الأشخاص الذين يستخدمونه ويبقونه محدثًا. من الأفضل الاشتراك مبكرًا وفرض تحديثات منتظمة حتى لا تصبح البيانات قديمة ويبدأ فريق العمل لديك في عدم الثقة فيما يتم تخزينه هناك.

2. أدوات إدارة الملفات

إن تقليل أعمال الإدارة ورسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة باستخدام أداة مناسبة لإدارة الملفات يستحق كل سنت. وفقًا لتقرير الاتصال الخاص بـ Project.co ، غالبًا ما يفقد 74٪ من الأشخاص الملفات التي تمت مشاركتها مع الآخرين.

في بيئة تعاون افتراضية ، من الضروري أن يكون البرنامج الذي تستخدمه قائمًا على السحابة بحيث يمكن للجميع الوصول بأمان إلى الملفات التي يحتاجون إليها من أي مكان في العالم (نقاط المكافأة إذا كانت أداة إدارة الملفات التي اخترتها متصلة بأي أدوات أخرى تستخدمها).

تتضمن أحدث وأكبر أدوات إدارة الملفات ميزات مثل الإشعارات في الوقت الفعلي لتغييرات الملفات والطوابع الزمنية للتحديثات وسعة التخزين القابلة للتطوير - وكلها تحافظ على كفاءة فريقك الافتراضي وتنظيمه وتزويده بالنمو.

3. أدوات اجتماعات الفيديو

في هذه الأيام ، يتجه المزيد والمزيد من الشركات إلى أدوات اتصالات الفيديو للمؤسسات لجمع فرقهم الموزعة معًا. يكاد يكون التعاون الافتراضي الفعال مستحيلًا بدون إيقاع تسجيل وصول منتظم. يحتاج الزملاء والتقارير المباشرة إلى وقت مواجهة عبر مؤتمرات الفيديو لطرح الأسئلة وتوضيح تفاصيل المشروع وطلب التعليقات على النتائج وبناء علاقة تمس الحاجة إليها.

لا تقدم العديد من أدوات مؤتمرات الفيديو ، مثل Teams المضمنة في Microsoft 365 ، فيديو وصوت عالي الدقة فحسب ، بل توفر أدوات تعاون مضمنة مثل مشاركة الشاشة والتعليق التوضيحي المشترك والدردشة المتكاملة. علاوة على ذلك ، تتكامل معظم أدوات اجتماعات الفيديو الحديثة بسلاسة مع أنظمة التقويم الشائعة ، مما يجعل المزامنة عبر الفرق سهلة مثل نقرة زر واحدة.

تتجه العديد من الشركات أيضًا إلى مقابلات الفيديو حتى يتمكنوا من التواصل عن بُعد مع المرشحين. يمكن أن يؤدي فحص الفيديو للمرشحين باستخدام البرامج النصية الصحيحة للمقابلة إلى تبسيط عملية إجراء المقابلات ، وتوفير الموارد ، ومن المحتمل أن يجلب لك نتائج مماثلة للاجتماع الشخصي.

4. أدوات الجدولة

يمكن أن تكون جدولة الاجتماعات نقطة ألم حقيقية للمؤسسات ، بسبب التقويمات المتضاربة والاختلافات في المنطقة الزمنية.

لحسن الحظ ، قامت العديد من شركات SaaS بسد الفجوة بأدوات الجدولة التي تخرج التخمين من المعادلة ، مما يلغي فعليًا الترجيح. باستخدام هذه الأدوات ، تصبح جدولة الاجتماعات بسيطة مثل مشاركة رابط التقويم الشخصي الخاص بك والسماح لجهات الاتصال برؤية مدى تواجدك والاستيلاء على فتحة لأنفسهم.

5. أدوات الدردشة

أخيرًا ، تمثل القدرة على تبادل الرسائل في الوقت الفعلي أولوية إنتاجية حاسمة للفرق الافتراضية. سواء كانت محادثات فردية أو جماعية أو قنوات قائمة على مشروع أو إعلانات على مستوى الشركة ، لا يمكنك التغلب على راحة وكفاءة أداة الدردشة التجارية الشاملة. قد تشهد الشركات التي تستخدم منصة اتصالات داخلية مخصصة زيادة بنسبة 30٪ في مشاركة الموظفين.

تقدم العديد من هذه الأنظمة الآن تكاملاً لمكالمات الصوت والفيديو ويمكنها توسيع نطاق وصولها من خلال تكامل تطبيقات الجهات الخارجية مع أدوات مشاركة الملفات وأدوات إدارة المشاريع وبرامج إدارة علاقات العملاء.

جمع كل ذلك معا

يتلخص إتقان التعاون الافتراضي في بناء فريق ممتاز وتزويدهم بعمليات فعالة وأفضل الأدوات المتاحة. ولكن بقدر ما تبدو هذه المعادلة واضحة ، فهي ليست عملية بين عشية وضحاها. يستغرق اجتذاب المواهب المناسبة وتنفيذ الأنظمة المناسبة وتبسيط عملياتك وقتًا وطاقة. ومع ذلك ، لا تخطئ: الجهد الإضافي يستحق كل بنس وكل قطرة عرق.

تشير الأبحاث من Owl Labs إلى أن الشركات التي تدعم العمل عن بعد لديها معدل دوران أقل بنسبة 25٪ من الشركات التي لا تدعم العمل عن بعد. يمكن أن يكون للفعل البسيط المتمثل في تمكين فريقك الافتراضي من التعاون بشكل أكثر فاعلية تأثيرًا هائلاً على مؤسستك والذي سيؤتي ثماره على المدى الطويل.

اكتشف العديد من خيارات برامج التعاون الجماعي التي يمكنك استخدامها لتعزيز الإنتاجية الإجمالية والنجاح لقوى العمل البعيدة / الافتراضية ، والقوى العاملة المختلطة ، والموزعة.