가상 협업이 직원에게 필수적인 이유

가상 협업은 트렌드가 아니라 계속 유지됩니다.

원격 작업을 예로 들어 보겠습니다. 원격 근무는 지난 5년 동안에만 44% 성장했습니다. 여기에는 그럴만한 이유가 있습니다. 점점 더 많은 회사에서 직원들이 영향력을 행사하기 위해 물리적으로 사무실에 있을 필요가 없다는 사실을 깨닫게 되었습니다. 직원들도 이러한 사실에 주목하고 있으며 실제 사무실로 출퇴근하지 않고도 일과 삶의 균형을 유지하는 것이 더 쉽다는 사실을 알게 되었습니다.

그렇긴 하지만, 원격 작업은 오늘날 사용 가능한 가상 협업 도구 덕분에 주류가 될 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 전 세계의 사람들이 힘들이지 않고 즉각적으로 연결할 수 있습니다.

가상 협업 방식에서 고용주는 비용 절감과 원격 근무자의 생산성 향상이라는 이점을 누릴 수 있습니다. 예를 들어 연구에 따르면 집에서 일하는 American Express 직원은 43% 더 생산성이 높았고 JD Edwards 원격 직원은 사무실 동료보다 생산성이 최대 25% 더 높았습니다.

가상 협업의 이러한 장점을 고려하여 주제에 대해 더 깊이 파고들어 이를 정의하고 회사가 이러한 배치의 이점을 얻을 수 있는 실행 가능한 방법을 식별해 보겠습니다.

기업이 가상 협업을 마스터해야 하는 이유는 무엇입니까?

회사에서 이러한 방식을 사용하여 임대료, 유틸리티 및 인터넷 비용과 같은 간접비를 줄이거나 없앨 수 있으므로 원격 협업은 비용이 적게 듭니다. 화려한 가구나 사무용 미술품도 필요 없습니다. 이러한 모든 비용이 합산되며 대신 원격으로 협업할 때 해당 리소스를 비즈니스에 다시 투자할 수 있습니다.

가상 협업을 마스터한다는 것은 운영을 간소화한다는 의미이기도 합니다. 적절한 협업 도구와 시스템을 배포하면 수동 관리 작업을 최소화할 수 있으므로 팀원들이 결과물을 만들고 고객을 감동시키고 더 큰 수익을 창출하는 보다 의미 있는 작업에 집중할 수 있는 대역폭을 제공할 수 있습니다.

가상 작업 환경은 최고의 인재를 유치하는 데에도 큰 촉매제가 될 수 있습니다. 회사가 지역의 잠재적인 지원자 풀에 국한되지 않기 때문에 가까운 사람들에게 안주하는 대신 더 넓은 범위를 캐스팅하고 이상적인 후보자로 역할을 채울 수 있습니다.

가상으로 성공적으로 협업하는 4가지 방법

성공적인 가상 협업은 효과적인 습관에서 나옵니다. 팀 구성원은 지침과 구조를 요구하므로 명확한 온보딩 계획, 정기적인 회의 시간 및 적절한 도구가 있으면 디지털 협업 노력과 관련된 결과에 큰 차이를 만들 수 있습니다.

1. 팀원 및 부하직원과 정기적으로 체크인

직원의 행복과 생산성을 유지하려면 주간 일대일 서비스가 필수적입니다. 부하 직원의 경우 일대일 "그들의 시간"을 고려하여 원하는 것이 무엇이든 이야기하십시오. 그들이 프로젝트의 핵심적인 세부 사항에 뛰어들거나 클라이언트의 비현실적인 기대에 대해 이야기하고 싶다면 편히 앉아서 공감하는 귀를 기울이는 것이 가장 좋습니다.

가상 팀의 경우 이 시간을 방어하고 취소 또는 일정 변경을 피하는 것이 특히 중요합니다. 원격 팀 구성원은 사이드바 대화를 위해 사무실 주변에 있는 당신을 볼 여유가 없습니다.

일대일 시간은 팀의 시간이므로 이러한 세션 외부에 공지 사항을 방송하기 위해 정기적으로 회의 일정을 잡는 것이 중요합니다. 프로젝트의 경우 사람들이 미리 준비할 수 있도록 회의 시간과 날짜를 설정하고 회의 안건을 명확히 하는 것이 가장 좋습니다. 시간에 민감한 일회성 메시지의 경우 플랫폼을 제공하고 5~15분 동안 팀을 함께 브리핑하는 "가상 스탠드업"을 만들 수 있습니다.

가상 회의의 효율성을 극대화하려면 세부적인 메모를 작성해야 합니다. 이렇게 하면 향후 가상 협업 세션 전에 중요한 대화를 다시 회상하거나 기억을 새로 고칠 수 있습니다.

세세한 메모를 잘하는 것으로 알려진 빌 클린턴의 사례를 들어보자. 새로운 사람을 만난 후, 클린턴은 종종 메모 카드에 대화 내용을 손글씨로 써서 나중에 보관했습니다. 그런 다음 그는 정기적으로 자신의 카드를 검토하여 인맥을 만들고, 개인적인 후속 조치를 취하거나, 사람들에게 자신이 그것에 대해 생각하고 있다는 것을 알렸습니다.

일부 사람들은 클린턴의 정치적 성공을 부분적으로 이러한 유형의 세심한 메모 덕분이라고 생각합니다. 소규모에서는 가상 팀과의 전략을 활용하여 더 긴밀한 유대를 구축하고 회의를 더 생산적으로 만들 수 있습니다.

노트북을 가까이에 두고 회의, 참석자의 삶, 작업 습관, 귀찮게 하는 것, 흥분하는 것, 목표에 대한 흥미로운 세부 사항을 적어 두십시오. 통화 중에 메모를 작성하고 중요한 세부 사항을 놓치지 않도록 다음 만남 전에 메모를 한 눈에 볼 수 있습니다.

2. 중요한 문서를 공유하고 각 사람에게 액세스 권한 부여

프로젝트 관리 소프트웨어 또는 파일 관리 도구를 활용하여 말 그대로 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 합니다. 첫날부터 모든 신입 사원은 선택한 소프트웨어에 액세스할 수 있어야 하며 프로젝트 중간에 장애물에 부딪히지 않도록 올바른 권한이 설정되어 있어야 합니다.

공동 작업을 극대화하려면 문서 공유 도구의 작동 방식과 회사에서 구체적으로 사용하는 방식을 정확히 설명하는 온보딩 프로그램을 만드십시오. 이 한 단계만으로도 많은 두통을 줄일 수 있고 앞뒤로 오는 것을 엄청나게 줄일 수 있습니다. 템플릿을 활용하는 경우 아무도 실수로 템플릿을 덮어쓰지 못하도록 잠겨 있는지 확인해야 합니다.

3. 사무실에서와 같이 제한된 시작 및 종료 시간을 유지하십시오.

재택근무를 하는 팀원들은 업무와 개인 생활의 경계를 흐리게 하는 경향이 있기 때문에 가상으로 일하는 것은 게으름을 피우거나 야근을 하는 경향으로 이어질 수 있습니다. 팀을 돕기 위해 일과 삶의 균형을 유지하기 위해 열심히 노력하십시오. 구체적인 근로시간은 처음부터 확정하고 시행한다.

원격 팀의 경우 시간대 차이를 탐색하는 것이 어려울 수 있으므로 사람들이 온라인 상태이고 사용 가능할 것으로 예상되는 핵심 시간의 행복한 매체를 찾는 것은 큰 절충안이 될 수 있습니다.

하지만 회사의 구조나 결과물에 따라 엄격한 "근무" 시간을 정의할 필요가 없을 수도 있습니다. 직원들은 성과에 따라 평가받는 것을 선호할 수 있으며 최대 생산성을 위해 하루가 3-4시간 단위로 차단되는 메이커의 일정(Maker's Schedule)에 따라 더 잘 일할 수 있습니다.

원천

그러나 이 경우에도 활성 프로젝트 흐름을 유지하기 위해 메시징 도구를 통해 사람들이 사용할 수 있도록 핵심 시간을 설정할 수 있습니다. "모든 이메일은 24시간 이내에, 모든 메시지는 4시간 이내에 응답해야 합니다."와 같은 평균 응답 시간에 대한 매개변수를 설정하는 것도 현명합니다.

4. 브레인스토밍 및 커뮤니케이션을 위한 가상 모임 주최

가상 협업 이니셔티브의 전반적인 효율성은 팀이 서로 맞물리는 능력에서 비롯됩니다. 모든 영상 채팅은 목적에 기반하거나 공식적인 회의 구조를 따를 필요가 없습니다. 또한 세션을 사용하여 프로젝트 중단을 브레인스토밍하거나 비효율적인 프로세스의 문제를 해결하거나 단순히 서로를 알아갈 수 있습니다.

모든 규모의 회사에서 화상 회의 소프트웨어를 사용할 수 있게 되면서 가상의 "해피 아워"가 대세입니다. 일주일에 한두 번 시간을 내어 팀으로 동기화하고 업무 외 항목에 대해 논의합니다. 원하는 음료를 가져와 쇄빙선 게임을 즐기세요.

리더로서 이러한 가상 모임에 참여하고 싶지만 팀이 경영진 없이도 모임을 주최하도록 권장합니다. 그렇게 하면 세션에 대한 압박이 어느 정도 해소되어 팀원들이 긴장을 풀고 리더십이 귀중할 때 회피할 수 있는 주제에 대해 이야기할 수 있습니다.

최적의 가상 협업을 위한 5가지 도구

엄청난 수의 가상 협업 도구가 존재하지만 모든 회사에 적합한 것은 아닙니다. 최첨단 기술을 제공하는 기술뿐만 아니라 팀에서 사용하고 싶어할 만큼 직관적인 기술도 찾아보십시오. 효과적인 가상 공동 작업을 위해 무기고에 있어야 하는 5가지 특정 도구 유형이 있습니다.

1. 프로젝트 관리 도구

고성능 프로젝트의 무려 77%가 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용합니다. 이러한 제품군은 파일 관리, 팀 메시징, 성과 보고 및 작업 완료를 추적하기 위한 공유 작업 공간과 같은 기능을 갖춘 올인원 시스템 역할을 하는 가상 협업에 절대적으로 필요합니다.

모든 사람이 작업할 수 있는 공유 작업 공간을 갖는 것은 가상 협업을 마스터하는 데 매우 중요합니다. 그러나 그것은 그것을 사용하고 최신 상태로 유지하는 사람들만큼만 유용합니다. 데이터가 부실해지지 않고 직원이 거기에 저장된 내용을 신뢰하지 않게 되도록 조기에 승인을 받고 정기적인 업데이트를 시행하는 것이 가장 좋습니다.

2. 파일 관리 도구

적절한 파일 관리 도구를 사용하여 관리 작업과 주고받는 이메일을 줄이는 것은 가치가 있습니다. Project.co 커뮤니케이션 보고서에 따르면 74%의 사람들이 다른 사람과 공유한 파일을 자주 잃어버립니다.

가상 협업 환경에서는 모든 사람이 전 세계 어디에서나 필요한 파일에 안전하게 액세스할 수 있도록 사용하는 소프트웨어가 클라우드 기반이어야 합니다(선택한 파일 관리 도구가 사용하는 다른 도구에 연결되는 경우 보너스 포인트).

최신의 가장 뛰어난 파일 관리 도구에는 파일 변경 사항에 대한 실시간 알림, 업데이트에 대한 타임스탬프, 확장 가능한 저장 용량과 같은 기능이 포함되어 있습니다. 이 모든 기능을 통해 가상 팀을 효율적이고 체계적으로 유지하고 성장을 촉진할 수 있습니다.

3. 화상 회의 도구

오늘날 점점 더 많은 회사에서 분산된 팀을 하나로 모으기 위해 엔터프라이즈 비디오 커뮤니케이션 도구로 전환하고 있습니다. 정기적인 체크인 주기 없이 효과적인 가상 협업은 거의 불가능합니다. 동료와 부하 직원은 화상 회의를 통해 질문하고, 프로젝트 세부 사항을 명확히 하고, 결과물에 대한 피드백을 요청하고, 매우 필요한 관계를 구축하기 위해 대면 시간이 필요합니다.

Microsoft 365에 포함된 Teams와 같은 많은 화상 회의 도구는 HD 비디오 및 오디오뿐만 아니라 화면 공유, 공동 주석, 통합 채팅과 같은 기본 제공 공동 작업 도구를 제공합니다. 또한 대부분의 최신 화상 회의 도구는 인기 있는 캘린더 시스템과 원활하게 통합되어 버튼 클릭만큼 쉽게 팀 간에 동기화할 수 있습니다.

또한 많은 회사에서 후보자와 원격으로 연결할 수 있도록 화상 인터뷰로 전환하고 있습니다. 적절한 인터뷰 스크립트를 사용하여 후보자를 비디오로 심사하면 인터뷰 프로세스를 간소화하고 리소스를 절약할 수 있으며 대면 회의와 유사한 결과를 얻을 수 있습니다.

4. 스케줄링 도구

회의 일정을 잡는 것은 충돌하는 캘린더와 시간대 차이로 인해 조직의 진정한 골칫거리가 될 수 있습니다.

고맙게도 여러 SaaS 회사는 방정식에서 추측을 제거하여 사실상 앞뒤가 맞지 않는 일정 도구로 격차를 메웠습니다. 이러한 도구를 사용하면 개인 캘린더 링크를 공유하고 연락처가 귀하의 참석 여부를 확인하고 스스로 자리를 잡을 수 있게 하는 것만큼 간단하게 회의 일정을 잡을 수 있습니다.

5. 채팅 도구

마지막으로, 실시간으로 메시지를 교환하는 기능은 가상 팀의 중요한 생산성 우선 순위를 나타냅니다. 일대일 채팅, 그룹 채팅, 프로젝트 기반 채널, 전사적 공지 등 무엇이든 포괄적인 비즈니스 채팅 도구의 편리함과 효율성을 능가할 수는 없습니다. 전용 내부 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하는 회사는 직원 참여도가 30% 향상될 수 있습니다.

이러한 많은 시스템은 이제 음성 및 화상 통화 통합을 제공하며 파일 공유 도구, 프로젝트 관리 도구 및 CRM 소프트웨어 프로그램과 타사 앱 통합을 통해 도달 범위를 확장할 수 있습니다.

모든 것을 함께 가져옴

가상 협업을 마스터하려면 뛰어난 팀을 구성하고 효율적인 프로세스와 사용 가능한 최고의 도구를 제공해야 합니다. 그러나 그 방정식이 들리는 것처럼 간단하지만 하룻밤 사이에 진행되는 과정이 아닙니다. 적절한 인재를 유치하고 적절한 시스템을 구현하며 운영을 간소화하려면 시간과 에너지가 필요합니다. 그러나 실수하지 마십시오. 추가된 노력에는 한 푼의 땀도 가치가 있습니다.

Owl Labs의 연구에 따르면 원격 근무를 지원하는 회사는 그렇지 않은 회사보다 직원 이직률이 평균 25% 낮습니다. 가상 팀이 보다 효과적으로 협업할 수 있도록 권한을 부여하는 간단한 작업은 장기적으로 배당금을 지불할 조직에 엄청난 영향을 미칠 수 있습니다.

원격/가상, 하이브리드 및 분산 인력의 전반적인 생산성과 성공을 높이는 데 사용할 수 있는 다양한 팀 협업 소프트웨어 옵션을 살펴보십시오.